Nagłówek dokumentu Karta realizacji budżetu zawiera pola zgrupowane w zakładki.

Zakładka Dane Podstawowe

Dane podstawowe opisują następujące parametry:

●Typ – typ karty realizacji budżetu, wybierany z listy rozwijanej,

●Identyfikator obcy – dodatkowe obligatoryjne pole służące do identyfikacji dokumentu,

●Budżet w okresie - rok budżetowy, którego dotyczy karta. Pole uzupełniamy tylko wtedy, gdy karta dotyczy modułu Budżetowanie (Budżet kosztów, Budżet Przychodów),

●Rodzaj karty – 

●Okres obrotowy - pole wypełniane automatycznie po wyborze budżetu w okresie,

●Pracownik - wskazuje osobę odpowiedzialną za realizację karty,

●Podokres – określa okres sprawozdawczy.

Zakładka Zaawansowane

Zakładka zawiera dane określające dane operatora, który utworzył i zatwierdził Kartę realizacji budżetu oraz datę operacji.

Po otwarciu nowego okna Karty realizacji budżetu uwidacznia się szereg zakładek odnoszących się do konkretnych dokumentów budżetowych jak: BDG – Budżet kosztów, BDG – Budżet przychodów, ZP – Budżet kosztów bezpośrednich, ZP – Harmonogram sprzedaży. Wybór określonego typu karty zawęża zakres zakładek tylko do wybranego typu.

Zakładka Zadania i Źródła finansowania

W zakładkach tych zawarte są informacje dotyczące źródeł finansowania pozycji budżetowej w ramach której dokonywane jest przeniesienie realizacji oraz wskazane są zadania, w ramach których nastąpiło przeniesienie wykonania.

Zakładka Adnotacje

Zakładka umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,  

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Zakładka Zakres Zmian

W zakładce tej operator ma możliwość wprowadzenia opisu ewentualnych zmian lub komentarza dotyczącego powodu wprowadzenia zmian.

Zakładka Dane dodatkowe

Zawiera parametry Repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry przypisać możemy zarówno do nagłówka jak i pozycji dokumentu. Definiowanie danych dodatkowych odbywa się w typie dokumentu.

Zakładka Log obiegu

W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentów oraz informacje szczegółowe jak: zmiana stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika. Aby przypisać kartę do obiegu wymagane jest skonfigurowanie i przypisanie szablonu w typie karty.

Dodanie nowej pozycji do karty odbywa się poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybranie opcji Dodaj, analogicznie dokonać możemy innych zdefiniowanych pod klikiem operacji: Wstaw lub Usuń.

Na dane pozycji składają się następujące pola:

●Nazwa pozycji zmiany budżetu – dowolny ciąg znaków określający nazwę pozycji,

●Kwota zmiany budżetu – określenie wysokości kwoty realizacji.

Lista pozycji Karty realizacji budżetu zawiera pola, podobnie jak w przypadku nagłówka dokumentu, zgrupowane w zakładki.

Rysunek 476.  Lista pozycji na Karcie realizacji budżetu

Lista pozycji na Karcie realizacji budżetu

W zależności od wybranego typu Karty realizacji budżetu, pierwsza zakładka pozycji karty, określająca budżet docelowy i/lub źródłowy to:

Zakładka BDG – BK (Budżet kosztów)

W zakładce tej po stronie dokumentu źródłowego określamy z jakiego Budżetu w okresie, budżetu kosztów/przychodów (uzupełniony automatycznie z nagłówka dokumentu) i pozycji budżetu kosztów/przychodów przeniesiona zostanie do realizacji. Natomiast po stronie dokumentu docelowego, określamy te same parametry (BWO, BK/BP jak i pozycja BK/BP mogą dotyczyć innego dokumentu budżetowego) gdzie trafić ma przeniesienie realizacji.

●Dokument źródłowy

●Kontrakt/Projekt

●Budżet kosztów bezpośrednich

●Etap

●Zasób

●Dokument docelowy

●Kontrakt/Projekt

●Budżet kosztów bezpośrednich

●Etap

●Zasób

Zakładka BDG-BP (Budżet przychodów)

W zakładce tej po stronie dokumentu.

Zakładka ZP – Budżet kosztów bezpośrednich

W zakładce tej po stronie dokumentu źródłowego określamy z jakiego Kontraktu, Budżetu Kosztów Bezpośrednich, Etapu i Zasobu przeniesiona zostanie realizacja. Natomiast po stronie dokumentu docelowego, przy określeniu tych samych parametrów, decydujemy gdzie trafić ma realizacja.

Zakładka ZP – Harmonogram sprzedaży

W zakładce tej po stronie dokumentu źródłowego określamy z jakiego Kontraktu, Harmonogramu sprzedaży i etapu przeniesiona zostanie realizacja. Natomiast po stronie dokumentu docelowego, określamy te same parametry (Kontrakt, Harmonogram sprzedaży, etap – niekoniecznie tego samego co po stronie dokumentu źródłowego), gdzie trafić ma przeniesienie realizacji.

Kolejna dwie zakładki Zadania i Źródła finansowania pozycji pozwalają, w przypadku gdy w systemie obsługiwane są budżety jednostek lub projektów na przeniesienie realizacji także w ich obrębie. Definiujemy tutaj zadanie/źródło źródłowe i/lub docelowe. Określić możemy ich kwotę albo procent (%). Zadania i źródła finansowania wypełniane są obligatoryjne.

Zakładka Zakres zmian

W zakładce tej operator ma możliwość wprowadzenia opisu ewentualnych zmian lub komentarza dotyczącego powodu wprowadzenia zmian.

Zakładka Dane dodatkowe pozycji

Zawiera parametry Repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Zakładka Kwoty zapłacone

Uwaga

Opcja dostępna po włączeniu w Repozytorium na TAK parametru Obsługa wymiaru kasowości.

W zakładce tej wprowadzić można z dowolną datą wykonanie kasowe, które w przypadku modułu Budżetowanie pojawia się w nagłówku Budżetu przychodu, Budżetu kosztów w kolumnie Wyk. kasowo, po zaznaczeniu opcji Wyświetl wykonanie kasowo. W module Zarządzanie projektami wykonanie kasowe widoczne jest tylko dla Budżetu kosztów bezpośrednich w zakładce Wykonanie memoriałowo/kasowo.

Do obsługi dokumentu Karta realizacji budżetu dostępne są przyciski oraz akcje związane tylko z danym rodzajem dokumentu.

Dodaj

Użycie tego przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu Karta realizacji budżetu.

Zapisz

Użycie tego przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu Karta realizacji budżetu.

Usuń

Przycisk ten kasuje dokument Karta realizacji budżetu. Akcja dostępna jest jedynie dla dokumentów o statusie roboczy.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie raportu Listy kart realizacji budżetu w formacie PDF, a następnie wysłanie zestawienia do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na określone urządzenie/drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Odśwież

Przycisk odświeża dane w oknie dokumentu po dokonanej zmianie przez użytkownika.

Zmień listę widocznych kolumn

Zatwierdź

Użycie tego przycisku powoduje zatwierdzenie karty realizacji budżetu. Zatwierdzonego dokumentu nie można modyfikować. Akcja dostępna jest jedynie dla kart o statusie Zaakceptowany.

Anuluj zatwierdzenie

Akcja umożliwia anulowanie zatwierdzenia dokumentu, dostępna jest jedynie dla kart o statusie Zatwierdzony.

Zaakceptuj

Użycie tego przycisku spowoduje zaakceptowanie karty realizacji budżetu. Akcja dostępna jest jedynie dla kart o statusie Roboczy.

Anuluj akceptację

Użycie przycisku spowoduje anulowanie zaakceptowania karty, tym samym powróci ona do statusu roboczy.

Identyfikator

Użycie tej ikony umożliwia zmianę segmentów w automatycznie wygenerowanej masce identyfikatora karty.

Serwis wyszarzania

Funkcja użytkownika

Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie skryptu przypisanego do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’.

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia przesyłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowania.

Uruchom obieg lub zmień stan

Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu przypisywane są w definicji typu dokumentu.

Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:

Cofnij

Usuń z obiegu

Edycja obiegów

PowerPivot

Funkcja uaktywnia okno generowania w trybie ad-hoc zestawień i analiz w układzie tabeli przestawnej na podstawie bieżących danych. Uruchomienie jest uwarunkowane posiadaniem dodatkowej licencji.

Kopiowanie karty realizacji budżetu

Funkcja umożliwia skopiowanie istniejącej Karty realizacji  budżetu – np. z poprzedniego okresu. Nowy dokument ma status roboczy i umożliwia naniesienie ewentualnych zmian.

Historia modyfikacji obiektu

Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.