Funkcja Dane do deklaracji Intrastat służy do uzupełnienia danych uzyskanych z dokumentu o dodatkowe opisy wymagane w deklaracji Intrastat. Jest ona dostępna dla faktur zakupu, faktur sprzedaży, dokumentów dostawy i dokumentów wydania zewnętrznego. Podstawowe dane o towarze są automatycznie kopiowane z dokumentu do deklaracji podczas zatwierdzania tego dokumentu, ale zwykle w dokumencie nie są dostępne wszystkie wymagane informacje. Wartość netto w PLN jest pobierana z dokumentu, podobnie wartość w EURO, jeśli jest to waluta dokumentu, jeśli natomiast występuje inna waluta, to następuje przeliczenie na EURO na podstawie tabeli kursowej wskazanej w dokumencie. Wartość w EURO jest potrzebna dla ewentualnego scalania pozycji o łącznej wartości nie przekraczającej równowartości 200 EURO (kwota ta jest przykładowa – może być zmieniana przez odpowiednie rozporządzenie). Jeśli dane uzupełniające nie zostaną wprowadzone z kontekstu dokumentu, można je także wprowadzić bezpośrednio w funkcji Deklaracja Intrastat, ale już bez wspomagania przenoszeniem wartości domyślnych do wszystkich pozycji.
Funkcja Dane do deklaracji Intrastat umożliwia także ponowne skopiowanie danych źródłowych z dokumentu w przypadku ich skasowania. Wywoływana jest na żądanie. Na pasku narzędziowym dostępny jest odpowiedni przycisk.
Poniższe okno służy do obsługi danych dla nabycia wewnątrzwspólnotowego. Analogiczne okno jest dostępne dla dostawy wewnątrzwspólnotowej, jedynie nie występuje w nim kraj pochodzenia towarów.
Rysunek 2030. Okno dane do deklaracji Intrastat
Deklaracja Intrastat dotyczy wyłącznie obrotów towarowych pomiędzy krajami Unii Europejskiej, więc dla identyfikacji kontrahenta unijnego wymagane jest wprowadzenie właściwych informacji o kraju wysyłki w adresie odbiorcy oraz kraju odbioru w adresie dostawcy.
Kraj ten powinien być zaznaczony jako kraj unijny (zaznaczona flaga Unia Europejska).
Dla prawidłowego działania tego mechanizmu niezbędne jest także wskazanie własnego kraju w Strukturze organizacyjnej firmy (zakładka Adres).
Rysunek 2033. Struktura organizacyjna firmy
Podczas zatwierdzania wspomnianych powyżej dokumentów kopiowane są do deklaracji Intrastat tylko pozycje typu towar oraz komplety, o ile wartość ich jest wprowadzana do nagłówka (nie pochodzi z pozycji) lub sposób drukowania przewiduje tylko pozycje a także zawierają choć jedną pozycję typu towar. Usługi są pomijane.
Część danych specyficznych dla deklaracji może już być w tym momencie wypełniona, o ile znane są wartości domyślne. Z danych kontrahenta pobierane są: kraj wysyłki / dostawy, kraj pochodzenia (dla nabycia). Z danych produktu pobierane są: kod PCN, jednostka uzupełniająca (celna), waga w kg przeliczona z ilości, zaokrąglona do pełnych kg. Dane te w definicji produktu przedstawia poniższy rysunek.
W parametrach firmy należy wskazać, która ze zdefiniowanych przez użytkownika jednostek jest kilogramem.
Rysunek 2035. Struktura organizacyjne firmy
Jak wspomniano powyżej, deklaracja Intrastat uwzględnia nie tylko zafakturowane obroty towarowe z krajami unijnymi, ale także innego rodzaju przemieszczenia towarów np. w celu ich przetwarzania, instalacji. Dlatego też dane do tej deklaracji mogą pochodzić nie z faktur, ale bezpośrednio z dokumentów dostaw i dokumentów wydania zewnętrznego. Dla wyróżnienia tego rodzaju obrotu należy utworzyć odrębne typy tych dokumentów z zaznaczoną flagą Odrębna rejestracja Intrastat? Jest to warunek niezbędny, oprócz właściwego kraju w adresie kontrahenta, aby dane z dokumentu znalazły się automatycznie w deklaracji.
Kraj wysyłki dla wszystkich pozycji domyślnie pobierany jest z kraju wskazanego dla odbiorcy w adresie wysyłki. Kod warunków dostawy także może być od razu wpisany do pozycji, jeśli w fakturze jest wskazana metoda dostawy zawierająca ten kod.
Podobnie dla nabycia kraj wysyłki i kraj pochodzenia pobierane są domyślnie z kraju w adresie odbioru odbiorcy. Pole „Kod PCN" występujący w bloku wartości domyślnych służy uzupełnieniu tego kodu w pozycjach, w których nie jest on wpisany (chodzi o sytuacje, gdy większość pozycji opisana jest tym samym kodem). Z podpowiedzi tego kodu można wywołać jego edycję (dodawanie, modyfikację, usuwanie).
Pole Koszty dodatkowe umożliwia automatyczne wyznaczenie wartości statystycznej, czyli doliczenie do wartości fakturowej kosztów transportu, ubezpieczenia itp.
Jeśli w fakturze zakupowej lub sprzedaży występują kwoty transportu i ubezpieczenia to są one wprowadzane do powyższego pola jako wartość domyślna.
W oknie Dane do deklaracji Intrastat przycisk Ustaw umożliwia przeniesienie danych domyślnych do wszystkich pozycji. Oczywiście, jest także dostępna ich edycja dla każdej pozycji indywidualnie.