Obowiązek przekazywania informacji o dokonanych przywozach i wywozach towarów między Polską a innymi krajami Unii Europejskiej ciąży na tych przedsiębiorcach, którzy przekroczą ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wartości tzw. statystycznego progu asymilacji w ramach tych obrotów – odrębnie dla nabycia i dla dostaw. Po przekroczeniu następnego progu statystycznego, tzw. progu specyficznego zwiększona jest szczegółowość danych wymaganych w deklaracji (dodatkowo muszą być wypełniane dane: kod transportu, kod warunków dostawy, wartość statystyczna). W parametrach firmy (opcja: Struktura organizacyjna firmy) jest możliwość wskazania tych progów.
Jeśli w danym miesiącu sprawozdawczym nie zostały zrealizowane żadne obroty towarowe z Unią, a firma podlega obowiązkowi przekazywania tej sprawozdawczości, to należy wysłać „pustą" deklarację, zawierającą tylko dane nagłówkowe.
Osoby zobowiązane do przekazywania informacji w ramach systemu Intrastat będą mogły uczynić to na dwa sposoby:
●za pomocą teletransmisji danych (przesłanie informacji w formie elektronicznej),
●pisemnie, na formularzach określonych w przepisach dla wywozu i przywozu.
Edycja danych do deklaracji Intrastat
Funkcja Intrastat umożliwia przygotowanie danych do deklaracji Intrastat oraz utworzenie elektronicznej postaci tej deklaracji wg wymaganej specyfikacji lub wydruk tej deklaracji według wymaganego wzorca. Dane te mogą być przeglądane, modyfikowane oraz wprowadzane w poniżej przedstawionym oknie:
Rysunek 933. Intrastat
Dostępne są następujące filtry dla danych:
●Typ deklaracji – dla rozróżnienia nabycia i dostawy wewnątrzwspólnotowej.
●Zakres dat i miesiąc sprawozdawczy. Jeśli zakres dat nie jest zgodny z początkiem i końcem miesiąca, brane są pod uwagę dane z węższego przedziału dat.
Źródło danych. Dane mogą pochodzić z innych dokumentów, jak faktura sprzedaży (Sprzedaż), wydanie z magazynu (Wydanie), faktura zakupu (Zakup), przychód do magazynu (Dostawa). Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale Dane do Intrastatu.
Uwaga
W SIMPLE.ERP pojęcie dokumentu dostawy oznacza przychód zewnętrzny do magazynu, czyli związany jest z nabyciem, natomiast w nomenklaturze unijnej oznacza sprzedaż. Zgodność z nazewnictwem unijnym jest zachowana dla określenia typu deklaracji, natomiast źródła danych zostały nazwane tak, jak nazywają się dokumenty źródłowe.
●Dane mogą też być wprowadzone bezpośrednio w powyższym oknie i wtedy ich źródło jest określone nazwą „Intrastat"
●Pozycja Intrastat - flaga włączająca aktywność oznaczenia pozycji, czy ma być ujęta w deklaracji
●Pozycja wchodzi – flaga określająca, czy mają być widoczne pozycje wchodzące do deklaracji, czy też pozycje z niej wykluczone
●Wysłana – flaga włączająca aktywność oznaczenia pozycji jako występującej w wysłanej deklaracji
●Czy wysłana – flaga określająca, czy mają być widoczne pozycje wysłane, czy nie wysłane
●Data wysłania – filtr na określoną datę wysłania deklaracji. Ma znaczenie dla znalezienia deklaracji utworzonych określonego dnia
●Numer cząstkowy deklaracji – filtr na określoną deklarację cząstkową. Ma znaczenie, jeśli ilość deklaracji przekraczała jeden
Na liście pozycji widoczne są następujące kolumny:
●Źródło danych
●Numer deklaracji cząstkowej
●Kod PCN towaru
●Masa w kg
●Kraj wysyłki (dla nabycia) lub kraj dostawy dla dostawy (dla dostawy)
●Kod transakcji
●Wartość z podsumowaniem pozycji nad kolumną
●Wartość statystyczna z podsumowaniem pozycji nad kolumną
●Wysłane – flaga, która jest automatycznie zaznaczana po wysłaniu deklaracji
●Intrastat – flaga określająca, czy dana pozycja ma być uwzględniona w deklaracji. Flaga ta umożliwia wykluczenie z deklaracji danych, które z jakichś powodów nie powinny być ujęte w deklaracji
●Identyfikator pozycji - unikalny identyfikator pozycji, który umożliwi odszukanie błędnej pozycji na podstawie raportu błędów. Kolumna ta, jako nieistotna podczas zwykłej pracy z danymi, została schowana poza standardowym rozmiarem okna – należy je rozciągnąć, aby uzyskać dostęp do tych danych
●Dodatkową informacją jest ilość aktualnie odfiltrowanych w oknie pozycji
Pozycje na liście można sortować w kolejności rosnącej i malejącej wg dowolnej z kolumn.
W szczegółach pozycji dostępne są następujące dane – do edycji albo w celach tylko informacyjnych:
●Numer pozycji, pod jaka dana pozycja została zarejestrowana w wysłanej deklaracji
●Typ deklaracji (nabycie czy dostawa)
●Identyfikator produktu wg jego definicji w SIMPLE.ERP. Pole to nie jest obligatoryjne dla pozycji ręcznie wprowadzanych (nie pochodzących z dokumentu)
●Nazwa produktu (wstępnie pobrana z definicji produktu w SIMPLE.ERP, ale do modyfikacji)
●Ilość produktu, jeśli dane pochodzą z dokumentu
●Ilość produktu w jednostce uzupełniającej. Dane te są automatycznie wprowadzone, o ile w definicji produktu jest wskazana jednostka celna z przelicznikiem
●Dane dotyczące dokumentu źródłowego (dla celów kontrolnych), jak rodzaj, identyfikator i data dokumentu, identyfikator i NIP kontrahenta
●Okres rozliczeniowy
●Kod kraju pochodzenia (dla nabycia)
●Kod transportu
●Kod warunków dostawy
●Operator ostatnio modyfikujący dane
●Data ostatniej modyfikacji
●Data wysłania deklaracji z daną pozycją
Jak wspomniano powyżej, można dodawać pozycje bezpośrednio na liście i tylko takie pozycje podlegają usuwaniu. Pozycje pochodzące z dokumentów można wykluczyć z deklaracji poprzez zdjęcie zaznaczenia flagi „Intrastat"
Generacja deklaracji Intrastat
Wygenerowanie deklaracji Intrastat za określony miesiąc powinno być poprzedzone kontrolą danych. Wyniki tej kontroli dostępne są w postaci raportu (w podglądzie lub na wydruku). Sprawdzanie obejmuje wypełnienie wszystkich wymaganych pól oraz poprawność zastosowanych kodów. Na wykazie błędnych pozycji podany jest unikalny identyfikator pozycji, co umożliwia odnalezienie i poprawienie danych źródłowych. Kontrola poprawności danych wykonywana jest zawsze przed ostatecznym wygenerowaniem deklaracji. Jeśli wykazuje błędy, wtedy jest komunikat informujący, że w danych są błędy i że należy wydrukować ich wykaz. Niezależnie od automatycznej kontroli użytkownik może w każdej chwili wykonać ją korzystając z wymienionego raportu.
Przed wygenerowaniem deklaracji należy podać jej parametry
Rysunek 934. Parametry deklaracji Intrastat
Parametry deklaracji:
●Typ deklaracji: nabycie czy dostawa
●Okres sprawozdawczy wg jego definicji w SIMPLE.ERP, z którego pobierany jest dla deklaracji rok i miesiąc
●Numer – oznacza numer pierwszej deklaracji cząstkowej dla danego okresu. Numeracja jest automatyczna, zaczyna się od 1 dla danego miesiąca. Maksymalna ilość pozycji dla pojedynczej deklaracji wynosi 9999, więc jeśli ilość pozycji zastanie przekroczona, system automatycznie utworzy następną deklarację o kolejnym numerze
●Wersja – oznacza numer wersji deklaracji. Kolejne wersje uzyskiwane są przez tworzenie korekt . Dla pierwotnej deklaracji ten numer wynosi 1. Pierwsza korekta tej deklaracji posiada numer wersji 2, następna korekta posiada numer 3 itd. Jeśli w podanym okresie była już wysłana deklaracja, to będzie podany kolejny numer wersji
●Rodzaj deklaracji – rozróżnienie: deklaracja, deklaracja korygująca. Jeśli w podanym okresie była już wysłana deklaracja, to będzie podany rodzaj: deklaracja korygująca
●Urząd celny wybierany z listy wprowadzonych do systemu urzędów
●Kod urzędu identyfikujący urząd celny. Jeśli został on wprowadzony w definicji urzędu celnego, to zostanie on w tym miejscu skopiowany
●Wypełniający. Domyślne nazwisko i imię pobierane jest z danych operatora, pozostałe dane, jak telefon, faks, Email domyślnie pochodzą z danych kontaktowych wprowadzonych w opcji: Struktura organizacyjna, zakładka Adres, dane Kontakt osobowy. Wszystkie te dane można zmienić
●Miejscowość – domyślnie także pobierana jest z powyżej wspomnianych danych adresowych firmy
●Data wypełnienia – domyślnie data aktualna
●Lokalizacja pliku – możliwość wskazania lokalizacji i nazwy pliku XML, zawierającego elektroniczny zapis deklaracji Intrastat
Po poprawnym zapisie tego pliku wszystkie pozycje źródłowe uwzględnione w tej deklaracji są zaznaczone jako wysłane.
Dane zawarte w deklaracji mogą posłużyć do wykonania wydruku tejże deklaracji w postaci zgodnej z obowiązującym formularzem.
Korekty deklaracji Intrastat
Ustawodawca przewiduje alternatywnie dwa rodzaje korekt: deklaracje korygującą i korektę deklaracji. Deklaracja korygująca polega na zastąpieniu w całości dotychczasowej, ostatnio wysłanej deklaracji Intrastat, natomiast korekta deklaracji polega tylko na zmianie danych we wskazanej pozycji ostatnio wysłanej deklaracji. W SIMPLE.ERP obsługiwana jest deklaracja korygująca. Dane ujęte w wysłanej deklaracji mogą być modyfikowane, mogą być też dodawane nowe pozycje. Na ich podstawie zostanie utworzona nowa deklaracja, ale już z atrybutem korekty.