Numeracja dokumentów służy w systemie do definiowania identyfikatorów wszystkich rodzajów dokumentów dostępnych w systemie. Sposoby numeracji są używane do generowania unikalnego identyfikatora dokumentu w systemie dla każdego rodzaju dokumentu. Możliwe jest zdefiniowanie sposobów numeracji generowanych całkowicie automatycznie jak również numeracji edytowalnych.
W systemie i dokumentacji pojawia się termin "maska dokumentów", który jest odpowiednikiem sposobu numeracji dokumentów.
Okno zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych sposobów numeracji dokumentów– umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi sposobami numeracji, oraz dane szczegółowe – umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych sposobów numeracji.
Rysunek 979. Sposoby numeracji dokumentów
Sposoby numeracji dokumentów opisują parametry:
●Identyfikator – unikalny ciąg dwudziestu znaków jednoznacznie określający definiowany sposób numeracji dokumentu. Jeśli identyfikator nie jest tworzony automatycznie w oparciu o zmienne opisane poniżej w sposobach numeracji dokumentów, tylko zbudowany jest z ciągu dowolnych znaków, wówczas dostępne jest piętnaście znaków.
●Format – określa elementy numeracji, oraz sposób ich wyświetlania. W sposobie numeracji dokumentów dostępne są następujące elementy: _TYP, _ROK, KOMR, MAGZ, MIES, ODZI, OKRS, PODO, SPRZ, STDO, STWF, LICZx, SROK, SMSC, TDOK, KONT, itd..., znaki formatujące, znaki specjalne (& i %), oraz pozostałe znaki dostępne z klawiatury.
Znaczenie poszczególnych elementów jest następujące:
●_TYP – jeden znak opisujący typ dokumentu. Dopuszczalne są następujące typy:
oK – dokument korygujący
oS – dokument stornujący
oSPACJA – zwykły dokument
●_ROK – rok z daty dokumentu (wyświetlany w formacie czterocyfrowym),
●KOMR – czteroznakowy identyfikator skrócony komórki, w której wystawiany jest dokument,
●MAGZ – czteroznakowy identyfikator skrócony magazynu,
●MIES – miesiąc z daty dokumentu (wyświetlany w formacie dwucyfrowym),
●ODZI – czteroznakowy identyfikator skrócony oddziału, w którym wystawiany jest dokument,
●OKRS – czteroznakowy identyfikator skrócony okresu rozliczeniowego, w którym jest wystawiany dokument,
●PODO – dwuznakowy identyfikator okresu rozliczeniowego, w którym wystawiany jest dokument,
●SPRZ – czteroznakowy skrócony identyfikator sprzedawcy wystawiającego dokument,
●STDO – czteroznakowy identyfikator skrócony stanowiska dostaw,
●STWF – czteroznakowy identyfikator skrócony stanowiska sprzedaży,
●LICZx – x cyfrowy licznik. Długość licznika może zawierać się w przedziale <0, 10>,
●SROK – Rok sprzedaży (Dostępne tylko na dokumencie sprzedaży)
●SMSC – Miesiąc sprzedaży (Dostępne tylko na dokumencie sprzedaży)
●TDOK – Identyfikator skrócony typu dokumentu
●KONT – Konto analityczne rachunku bankowego (Dokument sprzedaży)
●WAL – Identyfikator skrócony waluty dokumentu
●UZS – Identyfikator operatora wystawiającego dokument.
ZNAKI FORMATUJACE – znaki formatujące umożliwiają wymuszenie na osobie wystawiającej dokument wprowadzenie znaku z określonego podzbioru znaków. Wyróżnia się następujące znaki formatujące:
●! – Duże litery,
●^ - Małe litery,
●# lub 0 lub b lub B – cyfry,
●a lub A– litery lub cyfry,
●x lub X– dowolny znak dostępny z klawiatury
●& i % - znaki używane podczas definiowania elementów (_TYP, _ROK, itd.). Powyższe elementy muszą rozpoczynać się i kończyć jednym tych znaków (np. %_ROK%, &MAGZ&, itp. ). Poprzedzający element znak & oznacza, że element nim otoczony ma wpływ na nadawanie kolejnych wartości licznika, znak % oznacza, że wpływu takiego nie ma.
Przy czym dla elementu LICZ, nie ma znaczenia, jakim znakiem zostanie otoczony. Przykładowo dla identyfikatora %MAGZ%&ODZI&&LICZ&, kolejne wartości licznika będą nadawane w obrębie tego samego oddziału niezależnie, w jakim magazynie wystawiane będą dokumenty. Taki kształt identyfikatora gwarantuje nam unikalność wartości licznika w oddziale. Z kolei dla indeksu &MAGZ&%ODZI%&LICZ&, kolejne wartości licznika będą nadawane w obrębie tego samego magazynu.
POZOSTAŁE ZNAKI DOSTĘPNE Z KLAWIATURY (oprócz &i%) – znaki te wprowadzone do definicji kształtu identyfikatora nie podlegają dalszej modyfikacji pełnią, więc rolę stałych.
Jeżeli chcemy użyć jednego ze znaków formatujących jako znaku stałego (częste w przypadku znaków b, B, a, A, x, X) należy taki znak poprzedzić znakiem ~ (tyldy) lub ` (apostrof) (znajdujący się nad klawiszem Tab).
Przykład●AF/&_ROK&/%MIES%/%LICZ4% oznacza maskę edytowalną i znak A będzie zastąpiony przez użytkownika innym znakiem wprowadzonym podczas edycji dokumentu.
●Rodzaj – rodzaj numeracji. Rodzaj numeracji jest związany z typem dokumentów. Każdy rodzaj ma określony zbiór dozwolonych elementów stałych numeracji (elementy wybierane z listy).
●Numeracja automatyczna – pole, które jest ustawiane automatycznie, jeśli wartość numeracji może zostać wygenerowana bez udziału użytkownika. Niezbędne jest tu użycie numeracji w formacie zmiennej elementu licznika. Jest to niezbędne dla transakcji generowanych automatycznie (dotyczy dokumentów magazynowych – rozchodowych i przychodowych).
●Użyta w dokumentach – pole określa czy numeracja jest już wykorzystywana przez dokumenty. (Jeżeli nie, to istnieje jeszcze możliwość zmiany formatu).
●Właściwości licznika – parametry mające wpływ na licznik o ile występuje w numeracji.
●Ciągły – pole ustawione oznacza, że licznik jest ciągły, tzn. będą nadawane kolejne wartości licznika.
●Edytowalny - pole ustawione oznacza, że użytkownik może sam nadawać wartości licznikowi, nadawanie wartości nie jest możliwe w przypadku liczników ciągłych i chronologicznych.
●Chronologiczny – chronologiczność jako parametr licznika oznacza, że kolejne wartości licznika będą nadawane tylko dla dokumentów o datach równych lub większych od daty dokumentu, któremu nadano ostatnią wartość.
●Lista elementów stałych identyfikatora – elementy stałe numeracji, które można umieszczać w definicji formatu. Wybór z listy następuje w momencie kliknięcia lewym przyciskiem myszy na elemencie listy. Gdy podczas kliknięcia przytrzymamy klawisz Shift nastąpi wstawienie elementu poprzedzonego znakiem %, w przeciwnym przypadku zostanie on poprzedzony znakiem &.
Przykładowe formaty identyfikatorów:
●&_ROK&/&MIES&/&LICZ4& - identyfikator postaci 2001/01/0023 numeracja będzie rozpoczynana w każdym miesiącu od nowa. (2001/01/0001, 2001/02/0001, 2001/03/0001)
●&_ROK&/%MIES%/&LICZ4& - identyfikator postaci 2001/01/0023 numeracja nie będzie rozdzielana w każdym miesiącu, będzie wznawiana na początku każdego roku (2001/01/0001, 2002/01/0001)
●&_ROK&/%MIES%/&ODDZ&/&LICZ4& - numeracja będzie prowadzona oddzielnie dla każdego oddziału, np. 2001/01/OWA /0001, 2001/01/OKR /0001
●&_ROK&/&MIES&/&ODDZ&/&LICZ4& - numeracja będzie prowadzona oddzielnie dla każdego oddziału oraz będzie wznawiana od początku każdego miesiąca np. 2001/01/OWA /0001, 2001/02/OWA /0001, 2001/01/OKR /0001
Ustawienie wartości startowej licznika
Z poziomu okna edycji sposobów numeracji dokumentów dostępne jest polecenie Licznik, które otwiera okno prezentujące wartości liczników. Wartość startową licznika można ustawić w przypadku, gdy nie wystawiono jeszcze żadnego dokumentu wykorzystującego dany sposób numeracji.
Rysunek 980. Licznik
Wartości licznika można zmieniać tylko w przypadku liczników edytowalnych i chronologicznych. W przypadku liczników ciągłych można ustawić tylko wartość startową licznika (Poprzez dodanie nowego licznika).
Ustawienie wartości startowej
Należy dodać nowy licznik i wypełnić kolumny:
●Data – istotne w przypadku liczników chronologicznych, należy ustawić datę, z jaka zostanie wystawiony pierwszy dokument wykorzystujący licznik (nie może to być data późniejsza).
●Wartość – wartość początkowa licznika (pierwszy dokument dostanie kolejny numer).
●Część rozdzielająca licznik – tekst rozdzielający numerację jest on generowany automatycznie przez aplikację na podstawie formatu identyfikatora. W przypadku ręcznego ustawiania wartości w tej kolumnie należy zwrócić uwagę na format.
Przykład&_ROK&/%MIES%/&ODDZ&/&LICZ4& na podstawie tego formatu widać, że licznik będzie wznawiany dla segmentu _ROK i ODDZ, jeżeli chcemy ustawić wartość startową na 15 w roku 2001 dla oddziału o identyfikatorze OKr to będziemy musieli ustawić wartość „2001OKr ", należy zwrócić uwagę na spację znajdującą się na końcu tekstu jest ona niezbędna, ponieważ rozmiar segmentu ODDZ wynosi 4 znaki i jest uzupełniany spacjami na końcu, w przypadku gdyby identyfikator oddziału miał dwa znaki np OW to trzeba by było dodać dwie spacje.
Dziury w numeracji dokumentów
W przypadku liczników edytowalnych i chronologicznych mogą wystąpić „dziury w numeracji", powstają one w przypadku usuwania dokumentu i mogą być wykorzystane w przyszłości przez inne dokumenty. W przypadku liczników chronologicznych „dziura" może być wykorzystana tylko w przypadku zgodności daty dokumentu i daty „dziury".
Dziurę można usunąć ręcznie z okna edycji licznika, w takim przypadku jej numer zniknie całkiem z systemu.