Rejestr produktów jest wykazem produktów dostępnych w określonym punkcie obrotu. Punkt obrotu to firma, obszar obrotu w firmie, oddział, obszar obrotu w oddziale, miejsce ( punkt dostaw, magazyn, punkt sprzedaż). Ten sam produkt może być widziany w różnych punktach obrotu w różny sposób. W praktyce oznacza to, że patrzymy na niego poprzez pryzmat jego definiowalnych cech segregujących. To czy dany punkt obrotu wymaga rejestru określamy w definicji tego punktu.
Produkt aktywny
Aktywizacja produktu.
Każdy produkt zdefiniowany w systemie otrzymuje status 'Aktywny'. Status ten może zostać zmieniony co powoduje, że produkt nie będzie mógł być używany w systemie. Aktywizacja produktu jest równoznaczna z jego rejestracją na poziomie firmy (najwyższy punkt obrotu).
Możliwość do aktywizacji produktu pozwala na opis nowo wprowadzanych do bazy produktów nie gotowych jeszcze do obsługi w całym systemie.
Tworzenie rejestru
Tworzenie rejestru polega na wskazaniu dla produktu punktu obrotu w jakim ma być zarejestrowany i wybraniu cech segregujących obowiązujących w tym punkcie.
Zapis do rejestru może być wykonany z okna edycji produktu przez wykonanie dla wybranego produktu akcji: 'Rejestracja produktu' bądź z okna edycji rejestru. W tym drugim przypadku wybieramy produkt z listy aktywnych w firmie produktów.
Aby ułatwić tworzenie rejestru system pozwala na zapis do rejestru całych klas produktów. Wszystkim produktom klasy zostaną w rejestrze nadane takie same zestawy cech segregacji i określone wartości domyślne tych cech. W trybie edycji rejestru pojedynczych produktów można zmieniać jego atrybuty.
Rejestracja w magazynie
Punktem obrotu wymagającym podania dodatkowych cech poza parametrami segregacji jest magazyn.
Parametry te dotyczą partii magazynowych i sposobu doboru partii. Definiuje się tu cenę ewidencyjną towaru konieczną w przypadku gdy magazyn prowadzony jest wg cen ewidencyjnych. Określa, czy tworzone partie są uzupełnialne w przypadku gdy istnieją już partie towaru o tych samych parametrach segregacji. Ilości w takich partiach są sumowane. Ponadto, określa się czy miejsca składowania mają być wyróżnialne na liście partii oraz kolejność i sposób ich wyróżniania. Wyróżnialność miejsc składowania oznacza, że na liście partii przy ich doborze oddzielnie będą pokazywane partie z różnych miejsc składowania. Liczebność partii jest w sposób naturalny wyróżnikiem partii i dla liczebności określamy jedynie sposób i kolejność doboru.
Określa, czy tworzone partie są uzupełnialne w przypadku gdy istnieją już partie towaru o tych samych parametrach segregacji. Ilości w takich partiach są sumowane. Ponadto, określa się czy miejsca składowania mają być wyróżnialne na liście partii oraz kolejność i sposób ich wyróżniania. Wyróżnialność miejsc składowania oznacza, że na liście partii przy ich doborze oddzielnie będą pokazywane partie z różnych miejsc składowania. Liczebność partii jest w sposób naturalny wyróżnikiem partii i dla liczebności określamy jedynie sposób i kolejność doboru.
Rysunek 1912. Rejestr produktów
Rejestr towarów magazynowanych można prowadzić na poziomie oddziału. Wszystkie parametry tam zdefiniowane tj. parametry segregacji, partii i sposób doboru partii dotyczą wtedy wszystkich magazynów należących do tego oddziału. W efekcie do każdego magazynu z takiego rejestru można będzie przyjąć ten sam towar a od decyzji osoby wprowadzającej transakcje bilansu otwarcia lub inny dokument przychodowy zależy wybór magazynu.
Rejestr w punkcie sprzedaży
Rejestracja produktów w punkcie sprzedaży jest wykazem produktów jakie mogą być w tym punkcie sprzedawane.
Rejestr ten pozwala na podział sprzedawanego asortymentu produktów pomiędzy różne punkty sprzedaży. Jeśli punkt sprzedaży nie wymaga rejestracji to wykaz sprzedawanych w nim produktów pobierany jest z najbliższego nad nim punktu obrotu. Może to być obszar obrotu 'Sprzedaż' w oddziale lub sam Oddział i wyżej obszar obrotu 'Sprzedaż' w firmie. Zatem, znowu nie ma konieczności tworzenia oddzielnych rejestrów dla każdego punktu sprzedaży, ale jest taka możliwość.
Można wydzielić szczególnie ważny asortyment do sprzedaży w określonym punkcie a całą resztę zarejestrować na poziomie Oddziału lub Firmy. Jakie znaczenie mają parametry segregacji w punkcie sprzedaży? Generalnie służą one wyborowi partii magazynowych wg zadanych cech. Dotyczy to jednak tylko tych parametrów które są w punkcie sprzedaży i w magazynie z którego sprzedajemy dany towar. Pozostałe zaś są cechą dokumentu sprzedaży. Daje to możliwość zapisania dodatkowych cech dla sprzedawanego towaru np. wpisania numeru gwarancji.
Rejestr w punkcie zakupu
Rejestracja produktów w punkcie zakupu jest wykazem produktów jakie mogą być w tym punkcie przyjmowane do firmy.
Rejestr ten pozwala na podział materiałów zakupowych pomiędzy różne punkty zakupu/zaopatrzenia. Jeśli punkt zakupu nie wymaga rejestracji to wykaz materiałów pobierany jest z najbliższego nad nim punktu obrotu.
Może to być obszar obrotu 'Zakupy' w oddziale lub sam Oddział i wyżej obszar obrotu 'Zakupy' w firmie.
Zatem, znowu nie ma konieczności tworzenia oddzielnych rejestrów dla każdego punktu zakupów, ale jest taka możliwość. Jakie znaczenie mają parametry segregacji w punkcie zakupu?
Generalnie służą one nadaniu wartości parametrów segregacji do tworzenia partii magazynowych. Te parametry które nie występują w rejestrze magazynu pozostają zapisane przy dokumencie zakupu/dostawy.
Daje to możliwość zapisania dodatkowych cech dla kupowanego materiału/towaru np. wpisania klasy jakości, wyników kontroli dostaw i innych danych.