Lista Budżety w okresach umożliwia szybkie przeglądanie nagłówków zdefiniowanych budżetów w danym okresie według wybranych filtrów oraz dodatkowo umożliwia podgląd wersji archiwalnych budżetów w okresie.

●Typ – umożliwia wyszukanie BWO wg określonego typu,

●Status – umożliwia filtrowanie kontraktów o określonym statusie,

●Str. budżetowa – wybór budżetów w okresie dla danej struktury budżetowej,

●Wersja str. bud. – wybór wersji struktury budżetowej,

●Wersje aktualne – umożliwia włączenie trybu wyświetlania tylko aktualnych wersji budżetów w okresie,

●Wersje archiwalne – umożliwia włączenie trybu wyświetlania wersji archiwalnych,

●Projekty planu – umożliwia włączenie trybu wyświetlania projektów planów,

●Rok obrotowy – umożliwia wyświetlanie budżetów według roku obrotowego,

●Stan dokumentu – pozwala na filtrowanie listy według stanu dokumentu: w przygotowaniu, zaakceptowany, zatwierdzony,

●Data dokumentu/zatwierdzenia – pozwala na filtrowanie dokumentów po dacie sporządzenia/zatwierdzenia budżetu.

Stopka okna Budżety w okresach to dane dla pozycji, zawierające pola pogrupowane w szeregu zakładek. Nowy budżet w okresie można dodać klikając na ikonę Dodaj na pasku narzędzi lub poprzez klik prawym przyciskiem myszy. Operator tworząc nowy dokument musi zdefiniować jego podstawowe parametry:

Zakładka Dane podstawowe

●Typ– zdefiniowany przez operatora typ BWO,

●Nazwa - ciąg znaków stanowiący nazwę dokumentu,

●Struktura budżetowa – rodzaj struktury użyty w danym dokumencie,

●Wersja str. budżetowej – wersja użytej struktury,

●Komórka budżetowa – określa, której komórki budżetowej budżet w okresie dotyczy,

●Rok budżetowy – wskazuje okres rozliczeniowy,

●Konto analityczne – numeryczny identyfikator obiektu księgowego,

●Stan – wskazuje stan dokumentu: w przygotowaniu, zaakceptowany, zatwierdzony,

●Obowiązuje od/Obowiązuje do – określa datę początkową i końcową okresu budżetowego.

Zakładka Szablony

Rysunek 432.  Okno Budżet w okresach – zakładka Szablony

Szablony dodawane są za pomocą polecenia Dodaj dostępnego pod prawym klawiszem myszy i wybierane z listy rozwijanej. Po wyborze szablonu PRF należy kliknąć w przycisk Edytuj – automatycznie zostaną dodane szablony kosztów i przychodów. Szablon planu zakupów budżetowych dodawany jest osobno. Domyślnie podpowiadają się tylko szablony oznaczone jako szablony PZB.

Wersja szablonu – informacja, której wersji dotyczy dany szablon wykorzystany w budżecie.

Komórki uczestniczące w procesie zakupów – wciśnięcie przycisku Edytuj umożliwia zaznaczenie/sprawdzenie, którym komórkom budżetowym przypisany będzie dany szablon.

Na oknach Budżety w okresie oraz Budżety w okresie - Plany finansowe

Zakładka Budżet przychodów

W zakładce prezentowane są budżety dla poszczególnych komórek przychodowych w formie tzw. drzewka. Po rozwinięciu struktury, dwukrotne kliknięcie myszą na wybranej gałęzi drzewka otwiera okno danego budżetu przychodów.

Rysunek 433.  Budżet w okresie – zakładka Budżet przychodów

Zakładka Budżet kosztów

W zakładce prezentowane są budżety dla poszczególnych komórek kosztowych w formie drzewka. rozwinięciu struktury, dwukrotne kliknięcie myszą na wybranej gałęzi drzewka otwiera okno danego budżetu kosztów.

Zakładki Plan rzeczowo-finansowy i Plan zakupów budżetowych

Zakładki zawierają plany rzeczowo finansowe i plany zakupów budżetowych dla poszczególnych jednostek. Z tego poziomu można otworzyć okno dokumentu z planem rzeczowo finansowym/zakupów budżetowych dla danej komórki za pomocą dwukliku.

Zakładka Zadania

W zakładce umieszczone są wszystkie zadania realizowane w budżecie w okresie. W celu przypisania zadania należy wybrać je z listy Dostępne zadania i wcisnąć przycisk .

Za pomocą przycisku użytkownik ma możliwość podłączenia wszystkich dostępnych zadań. Usuwanie zadań z budżetu odbywa się za pomocą przycisków (odłącza pojedyncze zaznaczone zadania) lub , który usuwa wszystkie przypisane do BWO zadania.

Wybór/edycja komórek uczestniczących w poszczególnych zadaniach możliwy jest po wciśnięciu przycisku Edytuj przy wybranym zadaniu. Zaznaczenie pola wyboru Aut. (autouzupełnianie) przy dopisywaniu zadań skutkuje przypisaniem zadania wszystkim komórkom w strukturze budżetowej.

Rysunek 434.  Okno Budżet w okresach – zakładka Zadania

Operator ma możliwość określenia reguły kontrolnej poprzez wpisanie kwoty limitu globalnego dla zadań co skutkuje kontrolą wykonania/ rezerwacji według tego limitu. Po wpisaniu limitu dla zadania na poziomie BWO limit tak określony będzie służył także do rezerwacji środków i kontroli wykonania kosztów na dokumentach zakupu, finansowych i rozchodu wewnętrznego.

Aby ustawić limit dla zadania należy kliknąć pole wyboru w kolumnie „+” a następnie wpisać kwotę limitu.

W kolumnie Wartość globalna prezentowana jest suma wartości danego zadania na wszystkich dokumentach budżetowych.

Zaznaczenie pola wyboru Wspólne przy zadaniu spowoduje, że limit globalny dla zadania będzie wartością wspólną dla budżetu kosztów i planu zakupów budżetowych.

Zakładka Źródła

Zakładka zawiera wszystkie źródła finansowania występujące w budżecie w okresie, w podziale na budżet kosztów i przychodów. Przejście pomiędzy budżetami możliwe jest po kliknięciu w pole BK (budżet kosztów) lub BP (budżet przychodów).

W zakładce umieszczone są wszystkie źródła realizowane w budżecie w okresie. W celu przypisania zadania należy wybrać je z listy Dostępne źródła i wcisnąć przycisk .

Za pomocą przycisku użytkownik ma możliwość podłączenia wszystkich dostępnych źródeł. Usuwanie źródeł z budżetu odbywa się za pomocą przycisków (odłącza pojedyncze zaznaczone źródła) lub (usuwa wszystkie przypisane do BWO źródła).

Wybór/edycja komórek uczestniczących w poszczególnych źródłach możliwy jest po wciśnięciu przycisku Edytuj przy wybranym źródle. Zaznaczenie pola wyboru Aut. (autouzupełnianie) przy dopisywaniu źródeł skutkuje przypisaniem źródła wszystkim komórkom w strukturze budżetowej.

Zakładka Dane dodatkowe

Zakładka zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. Parametry pozycji z repozytorium definiowane są w typie BWO. Użytkownik może wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Zakładka Kontrole budżetowe

W zakładce Kontrole budżetowe operator ma możliwość podejrzenia lub przypisania zasad kontroli budżetowej obowiązujących w obrębie dokumentów danego BWO. Zasady użytkownik definiuje z poziomu Obiekty uzupełniające budżetowania->Zasady kontroli budżetowej. Aby je włączyć w danym BWO, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w zakładce Kontrole BUD., kliknąć Dodaj i wybrać z podpowiedzi żądaną wartość.

Zakładka Osoby

Zakładka zawiera wykaz osób - dysponentów budżetu i określa ich role. Role definiuje się z poziomu Obiekty uzupełniające budżetowania->Role zespołu budżetowego. Nową wartość w zakładce można przypisać za pomocą polecenia Dodaj dostępnego pod prawym klawiszem myszy.

Zakładka Parametry obsługowe

●Typ PRF – wybór typu planu rzeczowo finansowego.

●Typ budżetu kosztów – określenie typu budżetu kosztów.

●Typ budżetu przychodów – określenie typu budżetu przychodów.

●Typ planu zakupów –  wybór planu zakupów.

●Kategoria obrotu – określenie kategorii obrotu.

●Budżetowanie od góry wg szablonów - Umożliwia włączenie w systemie procedury budżetowania do góry dla danych wg szablonu budżetowego. W takiej konfiguracji operator będzie miał możliwość określenia limitu wartościowego dla poszczególnych pozycji budżetowych (pozycji szablonu budżetowego) wg struktury budżetowej (limit określany będzie na poziomie jednostek nadrzędnych dla jednostek podrzędnych).

●Budżetowanie od góry wg zadań – zaznaczenie pola wyboru skutkuje włączeniem w nagłówku dokumentów budżetowych możliwości określenia limitów dla zadań w obrębie danego budżetu. W takiej sytuacji wartość zadania nie może przekraczać limitu określonego w nagłówku dokumentu.

●Obsługa planów zakupów wieloletnich – zaznaczenie pola wyboru aktywuje obsługę planów zakupów wieloletnich dla pozycji planie zakupów budżetowych.

●Obsługa specyfikacji typ/model – zaznaczenie pola wyboru skutkuje aktywację pola Typ/model (opis) na planie zakupów budżetowych.

●Zasilenie BK z PZB – zaznaczenie pola wyboru spowoduje, że powiązane pozycje BK z PZB nie będą dostępne do edycji a ich plan i realizacja pobierane będą z PZB.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Zakładka Log obiegu

W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentu, zawierająca informacje szczegółowe: zmiany stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika.

Obsługa obiegu dokumentu jest możliwa, gdy dla typu skonfigurowano i przypisano szablon obiegu. Możliwość konfiguracji szablonów obiegu i jego obsługi w dokumentach jest możliwy na podstawie zakupionej licencji.

Do obsługi dokumentów budżetów w okresie dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z danym typem dokumentów.

Dodaj

Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.

Zapisz

Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu.

Usuń

Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie raportu, na podstawie zadanych parametrów, na ekranie monitora.

       Raporty dostępne na oknie Budżety w okresach

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Odśwież dane w oknie

Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.

Zmień listę widocznych kolumn

Użycie tej ikonki pozwala użytkownikowi zdefiniować listę kolumn, które chce widzieć na liście dokumentów. Taką zdefiniowaną listę kolumn można zapisać jako parametr skrótu dla list dokumentów. Można zdefiniować i zapisać kilka list kolumn.

Przelicz dokument

Powoduje aktualizację zmian wprowadzonych w dokumentach w obrębie całego budżetu w okresie.

Funkcja użytkownika

Konta księgowe kontraktów

Konta księgowe projektów

Lista projektów planów planu budżetowego

Funkcjonalność umożliwia szybkie przeglądanie nagłówków zdefiniowanych dokumentów wg filtrów podstawowych i zaawansowanych.

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia wysyłkę dokumentu jako załącznik wraz z komentarzem do innego operatora za pomocą wbudowanego w system.

Uruchom obieg lub zmień stan

Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu.

Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:

Uruchom obieg lub zmień stan

Odrzuć

Usuń z obiegu

Edycja obiegów

Zachowaj jako archiwalny

Funkcja pozwala na zapisanie aktualnego budżetu. Tworzony jest plik archiwalny z zapisem aktualnego stanu budżetu a wraz z nim zapisywane są jako archiwalne wszystkie aktualne budżety kosztów i przychodów dla danego budżetu w okresie. W programie tworzone są duplikaty aktualnych dokumentów.  Każdy z nich otrzymuje kolejny numer wersji. Dzięki tej funkcji operator ma możliwość rejestracji wykonania budżetu na konkretny dzień.  Wersje archiwalne budżetu są zablokowane przed edycją. Program informuje nas o operatorze, który utworzył wersję archiwalną oraz wskazuje datę modyfikacji. Uruchomienie trybu wyświetlania wersji archiwalnych budżetów  wykonywane jest przy użyciu dostępnego w nagłówku okna pola: Wersje archiwalne.

Podgląd realizacji

Funkcjonalność umożliwia poznanie wartości poszczególnych pozycji kosztowych realizacji budżetów.

Twórz/aktualizuj budżety

Funkcja ta tworzy wszystkie zaplanowane i zdefiniowane w budżecie w okresie dokumenty wg przypisanych typów dokumentów oraz szablonów. Operację można wywołać za każdym razem gdy dokonamy np. modyfikacji w strukturze

Pobierz dane rzeczywiste

/ Podgląd konsolidacji kosztów/przychodów

Analiza-konfiguracja

Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).

Kopiuj budżet w okresie

Funkcja umożliwia skopiowanie istniejącego budżetu – np. z poprzedniego okresu. Nowy budżet w okresie ma status roboczy i umożliwia naniesienie ewentualnych zmian. Pola z wartościami są zerowane podczas kopiowania.

PowerPivot

Harmonogram planowania

Parametry pozycji z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Twórz projekt planu budżetowego

Wywołanie akcji umożliwia utworzenie projektu planu budżetowego na podstawie istniejącego budżetu. Aby utworzyć projekt planu budżetowego należy:

●na oknie Lista budżetów w okresie wybrać dany budżet,

●kliknąć ikonę Twórz projekt planu lub z menu górnego wybrać opcję,

●w pojawiającym się oknie potwierdzić wybór,

●następnie system po pomyślnym utworzeniu projektu planu poinformuje nas komunikatem,

Rysunek 435.  Tworzenie projektu planu budżetu

Budżet w okresie zmieni rodzaj wersji na kolejny, co jest widoczne w kolumnie Wersja na oknie Budżety w okresie, a projekt planu przejmie wersje budżetu w okresie z dopiskiem P (widoczne jest to na oknie Budżety w okresie po wyfiltrowaniu po identyfikatorze budżetu, wersji aktualnych i projektów planu).

Budżety projektu planu można modyfikować i w dowolnym momencie przywrócić projektu planu budżetowego (ikona Przywróć projekt planu budżetowego). Budżet w okresie zostanie w takim przypadku zarchiwizowany.

Przywróć projekt planu budżetowego

Funkcja ta umożliwia przywrócenie wybranego projektu planu budżetu do wersji aktualnej budżetu w okresie.

Uwaga

W zależności od ustawień w repozytorium parametru Archiwiz. BWO przed przywr.proj. przy przywracaniu wersji z projektu zostanie (parametr na TAK)  lub nie zostanie (parametr na NIE) wykonana archiwizacja wersji aktualnej. Informacja o automatycznej archiwizacji pojawi się w nowo otwartym oknie przy uruchomieniu tej akcji.

Przelicz sumy dla analiz

Funkcja przelicza sumy budżetu w okresie dla analiz.

Historia modyfikacji obiektu

Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.