Budżety kosztów zawierają informację o planowanych oraz rzeczywistych kosztach według przyjętych kategorii zdefiniowanych w szablonach budżetowych. Poszczególne budżety jednostek organizacyjnych składają się na budżety komórek nadrzędnych, aż do poziomu jednostki centralnej, tworząc budżet całej jednostki w określonym okresie – Budżet w okresie. Poszczególne budżety tworzone są wg zdefiniowanej struktury budżetowej, która może być różna od struktury organizacyjnej.
Dla poszczególnych pozycji budżetów możliwe jest zdefiniowanie źródeł finansowania oraz zadań.
Poszczególne budżety zarówno w zakresie tworzenia szablonów budżetowych jak i ich uzupełniania/tworzenia posiadają funkcję umożliwiającą import z arkuszy kalkulacyjnych (pliki w formacie xls) lub bezpośrednio z wybranego BWO i BK.
Formatka budżetu kosztów jest częścią programu, w której znajdują się informacje o planowanych kosztach. Dzięki temu istnieje możliwość oszacowania kosztów dla poszczególnych komórek struktury budżetowej oraz pozycji budżetowych.
Okno Budżet kosztów uruchamiane jest z Menu pełne->Budżetowanie->Budżety kosztów->Budżet kosztów.
Okno Budżetu kosztów zawiera trzy funkcjonalne części: dane nagłówka dokumentu, lista pozycji kosztowych oraz podsumowanie, które zawiera szczegóły operacji dotyczących danej pozycji budżetowej.
Nagłówek dokumentu Budżet kosztów
Nagłówek dokumentu Budżet kosztów zawiera pola zgrupowane w zakładki: Zakładka Dane podstawowe ●Budżet w okresie – wskazuje budżet w okresie, którego częścią jest budżet kosztów, ●Kom. Budżetowa – wskazuje komórkę budżetową, której budżet kosztów dotyczy, ●Szablon – wskazuje szablon budżetowy, na podstawie którego powstał budżet kosztów, ●Wsp. Prowizorium – umożliwia określenie prowizorium budżetowego – współczynnika określającego poziom kosztów jaki może być wykorzystany z zaplanowanych aktualnie danych, ●Wyświetl dane przyrost.: - umożliwia przyrostową prezentację danych na oknie budżetu kosztów, ●Czy aktywny – budżet kosztów jest aktywny, ●Wyświetl wykonanie kasowe – flaga określająca czy dany pozwalająca na wyświetlenie w kolumnie Wykonanie wykonania kasowego, ●Pokaż rezerwacje jako sumę wniosków – zaznaczenie tej flagi spowoduje, iż wnioski o rezerwację prezentowane będą jako suma, ●Pokaż tylko niezerowe pozycje – zaznaczenie flagi spowoduje, iż w budżecie kosztów zaprezentowane zostaną jedynie niezerowe pozycje, ●Pokaż tylko niezerowe zad. i źr.fin.: – zaznaczenie tej flagi spowoduje, iż w budżecie kosztów zaprezentowane zostaną jedynie niezerowe zadania i źródła finansowania, ●Informacje o danych podzielone są na informacje o datach: ●Data zmiany – wskazuje datę dokonania zmian w dokumencie, ●Data przeliczenia – wskazuje datę ostatniego przeliczenia wartości dokumentu. W sekcji Układ istnieje możliwość doprecyzowania układu danych wyświetlanych w dokumencie. Zaznaczenie dostępnych opcji i odświeżenie dokumentu pozwala wyświetlać dane w oparciu o dostępne parametry: ●Podokresy – dostępne są opcje w rozbiciu na okresy: Roczny, Półroczny, Kwartalny i Miesięczny, ●Źródła – zaznaczenie flagi aktywuje zakładkę Źródła finansowania, ●Zadania - zaznaczenie flagi aktywuje zakładkę Zadania, ●Kwoty w tyś.: – umożliwia zmianę sposobu wyświetlania kwot na dokumencie, kwoty widoczne będą w tysiącach, ●Tylko aktywne – zaznaczenie tego pola wyboru umożliwia wyświetlenie wyłącznie aktywnych pozycji budżetu kosztów. Zakładka Zaawansowane Zakładka zawiera dane określające dane użytkownika, który utworzył i zatwierdził dokument wraz z datami tych operacji. Zakładka Filtry Zakładka zawiera Statusy wniosków o rezerwację w rozbiciu na statusy: Robocze, Zaakceptowane, Zatwierdzone. Zakładka Adnotacje Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu Zakładka Załączniki Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika: ●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika, ●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym, ●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet, Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki, ●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym. Zakładka Zakres zmian W zakładce operator ma możliwość wprowadzenia opisu ewentualnych zmian lub komentarza dotyczącego powodu wykonania archiwizacji danego dokumentu. Zakładka Zespoły bud. Zakładka zawiera informacje o osobach odpowiedzialnych za realizację budżetu kosztów wraz z określeniem ich ról i uprawnień. Zakładka Zadania Wyświetla zadania budżetowe przypisane do budżetu kosztów. Zakładka Źródła Wyświetla źródła finansowania budżetu kosztów jednostki. Zakładka Dane dodatkowe Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium. Zakładka Log obiegu W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentu, zawierająca informacje szczegółowe: zmiany stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika. Obsługa obiegu dokumentu jest możliwa, gdy dla typu skonfigurowano i przypisano szablon obiegu. Możliwość konfiguracji szablonów obiegu i jego obsługi w dokumentach jest możliwy na podstawie zakupionej licencji. |
Lista pozycji Budżetu kosztów
Każda pozycja Budżetu kosztów posiada podsumowanie zgrupowane w zakładki: Zakładka Szczegóły operacji W zakładce znajdują się szczegółowe dane każdej z pozycji budżetu kosztów, opisane w polach: ●Czy aktywna – wskazuje czy dana pozycja budżetu jest pozycją aktywną, ●Pozycja – wskazuje liczbę porządkową pozycji w budżecie kosztów i jej nazwę, ●Pozycja podrzędna – ustalanie czy dana pozycja jest podrzędna względem innej pozycji budżetu odbywa się poprzez zdefiniowanie podrzędności w szablonach budżetowych. Określany jest wtedy także Współczynnik podrzędności. ●Współczynnik, Lp. oraz Edycja wartości pola widoczne są w szczegółach operacji pozycji podrzędnej. W pozycji podrzędnej brak jest możliwości edycji danych kwotowych. ●Indeks – wyświetla indeks produktu/usługi przypisany do danej pozycji budżetu, W sekcji Koszy podstawowe zawierają się dane: ●Koszt planowany – wskazuje planowaną kwotę kosztów, ●Koszt rzeczywisty – określa rzeczywistą kwotę kosztów, ●Pozostało – wskazuje różnicę pomiędzy kwotą planowaną a rzeczywistą, Natomiast w sekcji Wnioski o rezerwację prezentowane są dane: ●Suma wniosków – wskazuje sumę rezerwacji dla danej pozycji budżetu, ●Do rozliczenia – wskazuje kwotę wniosków, które pozostały do rozliczenia, ●Do rezerwacji – wskazuje kwotę wolnych środków do rezerwacji. ●Opis – miejsce na dodatkowy opis, ●Kod – miejsce na wpisanie dodatkowego kodu. Zakładka Zadania W zakładce prezentowane są dostępne dla pozycji budżetu zadania. Użytkownik ma możliwość określenia dla poszczególnych zadań Planu. Zakładka pokazuje także dane określające kwotę Rezerwacji i Wykonania. W osobnej kolumnie prezentowane jest podsumowanie całego planu dla zadań. Zakładka Źródła Zakładka pokazuje dostępne dla pozycji budżetu źródła finansowania. Pozwala określić dla nich Plan oraz pokazuje dane odnośnie Rezerwacji i Wykonania. W osobnej kolumnie prezentowane jest podsumowanie całego planu dla źródeł finansowania. Zakładka Załączniki Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika: ●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika, ●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym, ●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet, ●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki, ●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym. Zakładka Dane dodatkowe Podobnie jak w nagłówku dane dodatkowe zawierają parametry repozytorium zdefiniowane dla pozycji w typie budżetu kosztów. Zakładka Dysponenci Zakładka zawiera informację na temat osób dysponujących budżetem pozycji i odpowiedzialnych za jego realizację. Zakładka aktywowana jest po zaznaczeniem flagi Obsługa Dysponenta kosztu na typie BK. |
Akcje dla dokumentu Budżet kosztów
Do obsługi dokumentu Budżet kosztów dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z daną listą. 
Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.
Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu.
Przycisk kasuje dokument budżetu kosztów, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.
Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.
Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.
Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.
Akcja umożliwia przeliczenie pojedynczego, aktualnego budżetu, całego BWO bądź anulowanie przeliczenia.
Funkcja pozwala zatwierdzić dany budżet kosztów. Blokowaniu ulegają wszystkie pozycje, brak jest wtedy możliwości edycji. Zamknięcie budżetu należy wykonać, gdy zostanie on w pełni zrealizowany. Aby zatwierdzić dokument trzeba go najpierw zaakceptować.
Przywraca dokument do stanu przed zatwierdzeniem.
Umożliwia wstępną akceptację budżetu kosztów, bez możliwości wprowadzania dalszych zmian. Stan ten można odwrócić korzystając z ikony Anuluj akceptacje. Budżet powróci do stanu Roboczego.
Przywraca dokument do statusu roboczy.
Użycie tej ikony umożliwia zmianę segmentów w automatycznie wygenerowanej masce identyfikatora karty.
Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie skryptu przypisanego do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’.
Akcja wywołująca przenumerowanie pozycji w danym dokumencie.
Akcja uaktywnia okno Edycja planu budżetów kosztów i umożliwia automatyczne rozdzielenie kwoty pojedynczej pozycji lub wszystkich pozycji (po zaznaczeniu flagi Rozdziel wszystkie pozycje) lub wyzerowaniu wcześniej ustalonego rozdziału kosztów.  Prześlij dokument do innego operatora
Anuluje wcześniej ustalony rozdział kosztów dla dane pozycji budżetu kosztów.
Pozwala na zaimportowanie określonego budżetu kosztów z pliku Excel bądź z budżetu wraz z rozdziałem pozycji jak i planem z podokresów.  Aktualizacja budżetu kosztów XML
Akcja pozwala na zaimportowanie z pliku Excel pozycji kosztu wraz z wyborem odpowiednich parametrów importu.
Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu. Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:
Akcja umożliwia wyeksportowanie budżetu kosztów do pliku Excel wraz z wyborem odpowiednich wartości do eksportu. Wyeksportować można plan, rezerwację, wykonanie wraz z rozbiciem na podokresy.  Eksport budżetu kosztów XML
Akcja umożliwia eksport pozycji kosztów do pliku Excel.
Akcja pozwala przywrócić archiwalną wersję danego budżetu kosztów.
Akcja umożliwia zarchiwizowanie budżetu. Pozycje są zablokowane do edycji.
Akcja uruchamia okno Podgląd realizacji pozycji budżetowych, gdzie poprzez różnorodnie zdefiniowane filtry wyszukiwać możemy wszelkie dokumenty dotyczące konkretnego budżetu kosztów, odnoszące się do rezerwacji, wykonania, karty realizacji budżetu i planu kont.
Funkcja pozwala na zapisanie aktualnego budżetu. W programie tworzony jest duplikat aktualnego dokumentu a nowy, aktualny budżet (nie archiwalny) otrzymuje kolejny numer wersji. Dzięki tej funkcji operator ma możliwość rejestracji wykonania budżetu na konkretny dzień. Wersja archiwalna budżetu jest zablokowana przed edycją. Program informuje nas o operatorze, który utworzył wersję archiwalną oraz datę, kiedy to zostało zrobione. Podczas tworzenie wersji archiwalnej operator ma możliwość jednoczesnego wykonania wersji archiwalnych wszystkich pozostałych dokumentów w obrębie danego kontraktu oraz zapisać powód lub zakres zmian wykonywanych w archiwizowanej wersji.
Akcja ukazuje historię pozycji.
Uruchomienie akcji odsyła operatora do nadrzędnego dokumentu dla budżetu kosztów jakim jest Budżet w okresie (zakładka Bud.koszt.).
Akcja umożliwia zaktualizowanie pozycji budżetu kosztów w przypadku wprowadzenia na szablonach budżetowych zmian.
Umożliwianie ponownego przeliczenia pozycji podrzędnych budżetu kosztów.
 Podgląd konsolidacji
Umożliwienie przeliczenia kwot z pozycji nadrzędnych.
Umożliwienie wygenerowania skryptu eksportu.
Uruchomienia akcji pozwala dokonać rezerwacji na danej pozycji budżetu kosztów, poprzez wybranie odpowiedniego typu wniosku oraz określając jego datę.
Umożliwienie podglądu wszystkich wniosków o rezerwację środków utworzonych z danego budżetu kosztów.
 Harmonogram planowania
Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie. |
