Plan zakupów jest obiektem systemowym, który umożliwia planowanie oraz realizację zakupów w ramach przyjętych kategorii budżetowych. Stanowi osobny obiekt systemowy, podlega indywidualnej ścieżce obsługi i akceptacji. Plan zakupów może być powiązany z jednej strony z budżetem kosztowym poprzez przyporządkowanie pozycji zakupowych do określonych pozycji grup kosztowych z drugiej natomiast z wnioskami o rezerwację środków oraz dokumentami realizującymi koszt (dokumenty zakupowe, dostawy czy rozchodu wewnętrznego – zależnie od przyjętego modelu rozliczeń budżetowych).
Plan zakupów umożliwia uszczegółowienie potrzeb w ramach jednej dużej grupy kosztowej z budżetu kosztów jak i zwiększenie katalogu potrzeb w ramach kilku grup. Plany zakupowe umożliwiają określanie planowanych terminów realizacji i dostaw i mogą być wprowadzane na dowolnym poziomie szczegółowości.
Rysunek 457. Plan zakupów budżetowych
Okno zawiera trzy funkcjonalne części: dane nagłówka dokumentu, lista pozycji planu zakupów oraz podsumowanie, które zawiera szczegóły dotyczące danej pozycji planu.
Dane nagłówka dokumentu
Na dane nagłówka składa się szereg funkcjonalności zawartych w zakładkach:
Zakładka Dane podstawowe
Dane podstawowe opisują następujące parametry:
●Typ zakupu – typ dokumentu planu zakupów, wybierany z listy rozwijanej
●Budżet w okresie – wskazuje budżet w okresie, którego częścią jest plan zakupów v Komórka budżetowa – określa komórkę budżetową, której plan zakupów dotyczy
●Szablon PZB – wskazuje szablon, który został użyty do stworzenia dokumentu
●Czy obsługa zasobów – zaznaczenie tego pola wyboru włącza obsługę zasobów
●Czy obsługa pozycji BK – wybór tego pola przyporządkowuje pozycje zakupowe do określonych pozycji grup kosztowych v Informacje o danych
●Data zmiany – wskazuje datę dokonania ostatnich zmian w dokumencie
●Data przeliczenia – informacja o ostatnim przeliczeniu wartości dokumentu
●Układ podokresy – zaznaczenie tego pola umożliwia wybór wyświetlania pozycji dokumentu w rozbiciu na okresy:
oRoczny
oPółroczny
oKwartalny
oMiesięczny
●Zadania – zaznaczenie tego pola włącza wyświetlanie zadań
●Cenny brutto – po wybraniu tego pola kwoty wskazane na dokumencie będą przeliczone na ceny brutto
●Kwoty w tyś – umożliwia zmianę sposobu wyświetlania kwot na dokumencie
●Tylko aktywne – zaznaczenie tego pola spowoduje wyświetlanie na dokumencie wyłącznie aktywnych pozycji planu.
Zakładka Zaawansowane
Zakładka zawiera dane określające użytkownika który utworzył i zatwierdził dokument wraz z datami tych operacji.
Zakładka Adnotacje
W zakładce znajduje się miejsce na dodatkowe uwagi/opisy dotyczące dokumentu.
Zakładka Załączniki
Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:
●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,
●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,
●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,
●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,
●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.
Zakładka Zakres zmian
W zakładce zakres zmian operator ma możliwość wprowadzenia opisu ewentualnych zmian lub komentarza dotyczącego powodu wykonania archiwizacji danego dokumentu.
Zakładka Zespoły bud.
Zakładka zawiera informacje o osobach odpowiedzialnych za realizację budżetu przychodów wraz z określeniem ich roli i uprawnień.
Zakładka Zadania
W zakładce prezentowane są występujące w planie zakupów budżetowych zadania z określeniem kwoty planowanej, rzeczywiście wykonanej i zarezerwowanej.
Zakładka Dane dodatkowe
Zakładka Dane dodatkowe zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów.
Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium oraz Parametry pozycji z repozytorium definiowane są w typie planów zakupów budżetowych.
Zakładka Log obiegu
W zakładce wyświetlane są informacje o stanie dokumentu w obiegu dokumentów SIMPLE.ERP.
Środkowa część okna, w której prezentowane są pozycje planu, składa się z szeregu zakładek:
●Zakupy budżetowe – to lista pozycji tworzących plan zakupów budżetowych z uwzględnieniem kwot pozycji w podziale na podokresy i zadania. W podsumowaniu pozycji, w dolnej znajdują się dane o planowanym koszcie, ilościach, wystawionych wnioskach o rezerwację.
●Zakupy budżetowe (ilościowo) – układ listy pozycji jest identyczny jak w pierwszej zakładce, natomiast dane prezentowane w tym oknie dotyczą planowanej ilości produktów ujętych w pozycjach planu zakupów.
●Zadania – lista pozycji w tej zakładce zawiera dane dotyczące planowanych zakupów a podsumowaniu pozycji prezentowany jest podział kwoty pozycji na poszczególne zadania.
●Załączniki – w tej zakładce znajdują się dołączone do pozycji planu dodatkowe pliki zewnętrzne w formatach .pdf; .txt; .jpg; .xls; .doc i innych.
●Dane dodatkowe – zakładka zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów.
●Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium oraz Parametry pozycji z repozytorium definiowane są w typie budżetów kosztów.
●Adnotacje – w zakładce znajduje się miejsce na dodatkowe uwagi/opisy dotyczące pozycji planu.
W przypadku dokumentu PZB z włączoną obsługą zasobów w typie, aktywna jest także zakładka Zakupy budżetowe z zasobami w której użytkownik ma możliwość podpięcia zasobu kosztowego pod pozycję PZB (prawy klawisz myszy Dodaj).
Akcje dostępne na oknie Plan zakupów budżetowych
Na oknie Plan zakupów budżetowych dostępne są następujące przyciski oraz akcje. 
Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.
Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu.
Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.
Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.
Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.
Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.
Powoduje aktualizację zmian wprowadzonych w planie zakupów budżetowych w obrębie całego planu.
Zatwierdza ostatecznie dokument. Niemożliwe stają się zmiany w planie zakupów.
Przywraca dokument do stanu przed zatwierdzeniem.
Akceptuje wstępnie dokument uniemożliwiając dokonywanie zmian w planie zakupów, jednak stan ten można anulować i powrócić do statusu Roboczy.
Przywraca dokument do statusu Roboczy.  Funkcja użytkownika
Za pomocą tej ikony operator może przenumerować pozycje w danym dokumencie.  Rozdziel automatycznie
Umożliwia wysyłkę dokumentu jako załącznik wraz z komentarzem do innego operatora za pomocą wbudowanego w system komunikatora.
Pozwala na import pliku MS Excel z planem zakupów budżetowych komórki.  Aktualizacja wartości planu w pozycjach XML
Umożliwia wyeksportowanie konkretnej pozycji PZB każdej komórki budżetowej do pliku Excel. W ten sposób użytkownik może w szybki sposób edytować kwotę określonej pozycji PZB w obrębie całego budżetu, dla każdej z komórek budżetowych.
Pozwala na import edytowanej w MS Excel pozycji PZB do każdej z komórek budżetowych.
Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu. Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:
Pozwala na wyeksportowanie zdefiniowanego w programie planu zakupów do pliku Excel.  Eksport planu zakupu XML
 Podgląd realizacji
Pozwala na przepisanie do pozycji ceny jednostkowej przypisanej do danego produktu/ usługi w katalogu produktów/ usług.
Funkcja pozwala na zapisanie aktualnego planu zakupów. Tworzony jest plik archiwalny z zapisanym aktualnego stanu planu. W programie tworzone są duplikaty aktualnych dokumentów. Każdy z nich otrzymuje kolejny numer wersji. Dzięki tej funkcji operator ma możliwość rejestracji wykonania planu zakupów na konkretny dzień. Wersje archiwalne pdf są zablokowane przed edycją. Program informuje nas o operatorze, który utworzył wersję archiwalną oraz wskazuje datę, kiedy to zostało zrobione.
Pozwala na archiwizację konkretnych pozycji planu zakupów.
Umożliwia podgląd archiwalnych wersji pozycji planu zakupów budżetowych.
Umożliwia wybór okresu budżetowego. Po kliknięciu tej ikony otworzy się okno z listą Budżet w okresie.
Uruchomienia akcji pozwala dokonać rezerwacji na danej pozycji planu zakupów, poprzez wybranie odpowiedniego typu wniosku oraz określając jego datę.
Umożliwienie podglądu wszystkich wniosków o rezerwację środków utworzonych z danego planu zakupów.
Funkcja uaktywnia okno generowania w trybie ad-hoc zestawień i analiz w układzie tabeli przestawnej na podstawie bieżących danych. Uruchomienie jest uwarunkowane posiadaniem dodatkowej licencji.
 Harmonogram planowania
Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie. |
