Dokument zawiera pola pogrupowane w zakładki:

Zakładka Podstawowe

●Typ – unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dokumentu,

●Identyfikator - identyfikator dokumentu utworzony na podstawie maski wynikającej z typu dokumentu,

●Budżet – identyfikator Budżetu kosztów bezpośrednich, dla którego wystawiona jest karta,

●Projekt – identyfikator projektu w ramach, którego wystawiono kartę,

●Podwykonawca– identyfikator oraz nazwa podwykonawcy, którego prace obejmuje wystawiona karta,

●Warunki płatn. – warunki płatności ustalone do rozliczenia z podwykonawcą,

●Data – data wystawienia karty,

●Rzeczywisty termin wykonania „od-do” – rzeczywisty termin wykonania prac objętych kartą,

●Status – status dokumentu.

Zakładka Zaawansowane

●Utworzył – operator, który utworzył kartę w programie oaz data utworzenia,

●Zatwierdził - operator, który zatwierdził kartę w programie oraz data zatwierdzenia,

●Rozliczono kaucję w wysokości – wysokość kaucji rozliczonej na podstawie tej karty,

●

●Zafakturowano IP w wysokości – wysokość zafakturowanych faktur IP dla tego podwykonawcy,

Rysunek 1797. Karta pracy podwykonawcy – zaawansowane

Zakładka Adnotacje

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,  

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,  

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,  

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,  

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.

Zakładka Dane dodatkowe

Dane dodatkowe zawierają parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium” oraz „Parametry pozycji z repozytorium” definiowane są w typie kart pracy podwykonawców. Użytkownik może wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Zakładka Właściwości

Lista pozycji zawiera pola:

●Budżet kosztów bezpośrednich –

●Etap –

●Zasób – zasób w ramach, którego wykonywane były prace podwykonawcy,

●Nazwa – nazwa pozycji, określona przez zasób w budżecie dynamicznym,

●Jm. – jednostka dla ilości,

●Ilość wykonana – ilość jednostkowa wykonanej przez podwykonawcę pracy,

●Cena rzecz. – cena jednostkowa wykonanej przez podwykonawcę pracy,

●Wartość rzecz. – wartość rzeczywista wykonanej przez podwykonawcę pracy,

●Ilość plan. – ilość pracy planowana w budżecie realizacyjnym,

●Cena plan. – planowana cena pracy wg preliminarza kosztów,

●Wartość plan. – wartość pracy planowana w budżecie realizacyjnym,  

Do obsługi dokumentu Karta pracy podwykonawcy dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z danym dokumentem.

Dodaj

Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu.

Zapisz

Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu dostawy.

Usuń

Przycisk kasuje dokument, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu, a następnie wydruk na drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora.

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Sortuj

Funkcja umożliwia posortowanie listy dokumentów wg zadanego kryterium.

Odśwież dane w oknie

Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku.

Okno uwag

Pole do wprowadzenia uwag do danego dokumentu.

Zatwierdź

Użycie tego przycisku powoduje zatwierdzenie karty pracy podwykonawcy. Po zatwierdzeniu karty niemożliwe jest dodawanie nowych pozycji. Dopiero po zatwierdzeniu możliwe jest generowanie faktur do karty. Anulowanie zatwierdzenia możliwe jest tylko do momentu wygenerowania faktury zakupu.

Anuluj zatwierdzenie

Anuluje zatwierdzenie karty i umożliwia ponowne dokonywanie zmian w pozycjach karty.

Generuj dokument zakupu

Na podstawie utworzonej i zatwierdzonej karty pracy podwykonawcy należy wygenerować fakturę zakupu na wykonaną przez podwykonawcę pracę. Na wyświetlonym okienku należy określić parametry generowanego dokumentu i kliknąć Generuj fakturę. Pozycja zakupowa faktury została określona w parametrach obsługowych projektu. W polu Pozycja rejestru podpowiadane będą pozycje z Rejestru dokumentów przychodzących wprowadzone dla danego podwykonawcy. Wybór określonej pozycji spowoduje powiązanie tworzonego dokumentu z utworzoną już pozycją w rejestrze.

Rysunek 1798. Karta pracy podwykonawcy – parametry faktury

Odepnij dokument zakupu

Na podstawie karty pracy podwykonawcy można utworzyć tylko jedną fakturę zakupu. Jeśli jest konieczność utworzenia kolejnego dokumentu należy istniejącą fakturę „odpiąć” od karty. Po tej operacji ponownie aktywna stanie się funkcja Generuj dokument zakupu.

Zmień kaucję

Kaucja określona w parametrach projektu jest automatycznie naliczana do wygenerowanej karty. Wartość kaucji pomniejsza wysokość generowanej faktury zakupu. Za pomocą funkcji Zmień kaucję operator ma możliwość określenia innej wartości kaucji dla tylko tego dokumentu.

Generuj fakturę IP

Funkcja Generuj fakturę IP służy do rozliczania podwykonawców kosztami użytkowania infrastruktury zleceniodawcy. Fakturę IP można utworzyć po uprzednim wygenerowaniu z karty faktury zakupu. Procedura tworzenia faktury sprzedaży jest identyczna jak w przypadku faktury zakupu. Pozycja sprzedaży faktury IP została określona w parametrach obsługowych projektu.

Rysunek 1799. Karta pracy podwykonawcy – parametry faktury IP

Identyfikator

Funkcja umożliwia zmianę identyfikatora dokumentu.

Otwórz fakturę IP

Wywołanie akcji otwiera fakturę sprzedaży – faktura IP, która została wygenerowana na podstawie zaznaczonej karty pracy podwykonawcy. Jeśli do danego protokołu nie została wystawiona jeszcze faktura przycisk jest nieaktywny.

Otwórz dokument zakupu

Wywołanie akcji otwiera fakturę zakupu, która została wygenerowana na podstawie zaznaczonej karty pracy podwykonawcy. Jeśli do danego protokołu nie została wystawiona jeszcze faktura przycisk jest nieaktywny.

Zarówno fakturę zakupu jak I fakturę IP można otworzyć klikając na jej numer na liście kart pracy podwykonawców.

Funkcja użytkownika

Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie dedykowanej funkcji dodatkowej typu skrypt przypisanej do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’. Możliwe jest przypisanie dziesięciu funkcji dedykowanych (Funkcja użytkownika 0…9).

Kopiuj KPP

Użycie akcji umożliwia skopiowanie karty pracy podwykonawcy. Powstający nowy dokument ma status roboczy.

Korekta

Aby wygenerować korektę karty pracy podwykonawcy należy najpierw utworzyć korektę dokumentu zakupu dla właściwej karty. Przy zatwierdzaniu korekty operator zostanie poinformowany o możliwości automatycznego wygenerowania korekty karty pracy podwykonawcy. Wygenerowana korekta będzie zgodna co do pozycji z kartą korygowana i zgodna kwotowo netto z korektą dokumentu zakupu. Wartość kosztu jaki zostanie przekazany do budżetu kosztów bezpośrednich będzie uwzględniał wygenerowana korektę dokumentu zakupu bez względu na to czy operator zdecyduje się wygenerować korektę karty pracy podwykonawcy.

Dodaj pozycję z budżetu

Umożliwia dodanie nowej pozycji do karty pracy podwykonawcy.

Aby dodać pozycje do zatwierdzonej karty należy anulować zatwierdzenie. Funkcja ta jest aktywna tylko do momentu wystawienia faktury zakupu, po jej wystawieniu niedozwolone są zmiany w karcie a co za tym idzie operacja Anuluj zatwierdzenie staje się nieaktywna.

Dodaj pozycję poza budżetem

W przypadku rejestrowania pracy nieujętej w planie budżetu kosztów bezpośrednich należy określić zasób w ramach, którego wykonana była dodatkowa praca a także tak jak w przypadku pozycji budżetowej podać ilość i cenę jednostkową pracy wraz z czasem jej realizacji. Program pozycję taką wyróżni informacją: Pozycja poza budżetem.

Przejdź do kontraktu

Funkcja umożliwia przejście do kontraktu powiązanego z danym dokumentem.

Przejdź do budżetu kosztów bezpośrednich

Funkcja umożliwia przejście do budżetu kosztów bezpośrednich powiązanego z danym dokumentem.

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.

Uruchom obieg lub zmień stan

Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu.

Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:

Uruchom obieg lub zmień stan

Odrzuć

Usuń z obiegu

Edycja obiegów

Analiza-konfiguracja

Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane (fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).

Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do nagłówka dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Parametry pozycji dokumentu z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.