Szablony okresów planistycznych umożliwiają planowanie i przegląd harmonogramu budżetu kosztów bezpośrednich projektu w układzie definiowalnych przez operatora okresów planistycznych. Funkcja ma za zadanie łączenie miesięcznych podokresów systemowych w okresy użytkownika. Okresy użytkownika mogą się składać z dowolnej ilości kolejnych podokresów miesięcznych.
Pierwszym krokiem jest utworzenie własnej definicji okresów planistycznych. Wykonujemy to w oknie Szablon okresów planistycznych dostępnym w Menu pełne->Zarządzanie projektami->Obiekty uzupełniające budżetów->Szablon okresów planistycznych.
W oknie tym najpierw tworzymy nagłówek własnego szablonu (menu kontekstowe, funkcja dodaj w polu Szablony okresów po lewej stronie).
Po utworzeniu nagłówka szablonu tworzymy definicję właściwych szablonów poprzez dodawanie kolejnych pozycji w środkowym polu okna.
Rysunek 1845. Okno Szablon okresów planistycznych
Poszczególne kolejne pozycje opisujemy polami:
●Identyfikator– unikalny ciąg 32 znaków jednoznacznie określający definiowany podokres,
●Nazwa,
●Nr pozycji,
●Ilość podokresów.
Pierwsze trzy pola są polami opisowymi i odpowiadają za identyfikacje okresów w oknach. Najważniejszym jest pole Ilość podokresów. Wartość liczbowa wpisana w to pole określa z ilu kolejno następujących po sobie podokresach miesięcznych ma składać się definiowany okres planistyczny.
Przykład
Dla ułatwienia przedstawiono poniżej ekrany z konfiguracja wraz z opisem:
Utworzono jeden szablon okresów planistycznych o nazwie Szablon1:
Rysunek 1846. Szablon okresów planistycznych - dodanie nowej pozycji do szablonu
Szablon składa się z 3 pozycji (3 okresów planistycznych): Okres1, Okres2, Okres3:
Rysunek 1847. Szablon okresów planistycznych - dodanie pozycji szablonu
Okres1 w polu Ilość podokresów ma wpisaną wartość = 3. Oznacza to ze 3 kolejne miesięczne podokresy będą agregowane do tego jednego okresu planistycznego.
Rysunek 1848. Szablon okresów planistycznych - definicja ilości podokresów
Operator planując koszty w harmonogramie kosztów etapu będzie wprowadzał dane do podokresu: Okres1 – natomiast wszystkie kwoty kosztów przypisane do tych trzech miesięcznych podokresów będą agregowane do tego samego podokresu Okres1.
Analogicznie dla kolejnych okresów. Okres planistyczny: Okres2 składać się będzie z 5 miesięcznych podokresów:
Rysunek 1849. Szblon okresów planistycznych - definicja ilości podokresów
Natomiast okres planistyczny: Okres3 składać się będzie z 4 kolejnych podokresów miesięcznych:
Rysunek 1850. Szablon okresów planistycznych - definicja ilości podokresów
Aby zastosować stworzoną definicję okresów planistycznych należy aktywować obsługę w typie kontraktu za pomocą pola wyboru: Obsługa indywidualnych okresów planistycznych:
Kolejnym krokiem jest przypisanie określonego okresu do Kontraktu. Realizuje się to poprzez wskazanie szablonu dla kontraktu w oknie Kontrakty, zakładka Osoby i daty, zakładka Daty:
Rysunek 1852. Okno Projektu/kontraktu - zakładka Daty i osoby
Uwaga
Przypisanie szablonu musi być realizowane po tym jak ustalone zostaną daty graniczne kontraktu. Po przypisaniu szablonu okresów planistycznych – modyfikacja dat rozpoczęcia i zakończenia kontraktu nie będzie możliwa.
Dzięki takiej konfiguracji w której mamy z jednej strony informacje o tym ile kolejnych miesięcznych podokresów agregujemy do okresu planistycznego oraz z drugiej strony informacje o konkretnych datach rozpoczęcia kontraktu – system tworzy „mapę” konkretnych miesięcy które zostają przyporządkowane do okresów planistycznych użytkownika.
Uwaga
W podanym przykładzie suma miesięcy z 3 okresów planistycznych wynosi 12, ale taka konfiguracja nie jest obowiązkowa. Przypisana do projektu/kontraktu definicja szablonu będzie zliczać kolejne podokresy w pętli aż do daty końca projektu/kontraktu.