Faktury zaliczkowe generowane są na podstawie zamówień odbiorców, w których zawarta jest specyfikacja sprzedawanych towarów i usług. Zamówienia w tym wypadku ogrywają rolę umów, wymaganych w przypadkach dokonywania zaliczek czy przedpłat. W systemie wyróżniono faktury zaliczkowe jako odrębny rodzaj dokumentu (obok faktur i paragonów fiskalnych). Rodzaj ten ma zawsze wskazany agregat jako pozycje dokumentu oraz wyznaczanie wartości VAT odbywa się na podstawie kwoty brutto.
Rysunek 1962. Definicja typu faktury zaliczkowej
Do generowania faktur zaliczkowych służy odrębna akcja dostępna z paska narzędziowego dla zamówienia od odbiorcy, która otwiera okno z parametrami dla utworzenia faktury zaliczkowej.
Rysunek 1963. Generowanie faktury zaliczkowej
Tymi parametrami są: typ faktury sprzedaży (dostępne są tylko typy faktur zaliczkowych) oraz pozycje w poszczególnych stawkach VAT dla wprowadzenia opisów zaliczek oraz kwot brutto zaliczek. Na podstawie tych danych tworzona jest faktura zaliczkowa, której pozycje są pozycjami typu agregat z powyższymi danymi. Dopuszcza się wiele zaliczek dotyczących jednego zamówienia.
Rysunek 1964. Faktura zaliczkowa
Fakturę zaliczkową można korygować. Wywołanie tej korekty jest takie samo, jak dla zaliczki. Należy wybrać z listy istniejącą dla danego zamówienia zaliczkę i podać kwotę po korekcie. Generowana korekta będzie od razu zatwierdzona. Podczas rozliczania danej zaliczki przez fakturę sprzedaży będzie brany od razu stan po wszystkich ewentualnych korektach.
Rysunek 1965. Tworzenie faktury zaliczkowej
Dla faktury zaliczkowej i jej korekty przewidziano odrębne szablony wydruku, uwzględniające aktualne wymogi Ustawy w tej kwestii. Oprócz danych o wpłaconej zaliczce zawiera on także specyfikację sprzedawanych towarów i usług wg źródłowego zamówienia oraz dane o poprzednio wystawionych fakturach zaliczkowych, jeśli takie faktury występują. Faktura zaliczkowa może być zafiskalizowana, podobnie jak paragon fiskalny.
Na podstawie zamówienia wystawiana jest też faktura sprzedaży, która rozlicza wcześniej wpłacone zaliczki. W przypadku, gdy zaliczki całkowicie rozliczają sprzedaż, ustawowo nie ma wymogu wystawienia takiego dokumentu, niemniej jednak dla kompletności zestawień sprzedaży w systemie a także ułatwienia zadekretowania sprzedaży, w systemie SIMPLE.ERP jest on zalecany.
Zwykła faktura sprzedaży generowana jest z zamówienia wg dotychczasowych reguł czyli zawiera pozycje typu towar, usługa lub komplet, ale dodatkowo jest sprawdzenie, czy zamówienie odwołuje się do faktur zaliczkowych. O stanie rozliczenia informuje dodatkowe okno otwierane na żądanie.
Rysunek 1966. Rozliczone zaliczki
Jeśli faktura jest jeszcze nie zatwierdzona, kwoty zaliczki przewidziane do rozliczenia mogą zostać zmienione przez operatora. Wówczas w powyższym oknie dostępna jest edycja kwoty do rozliczenia, a także dostępne są przyciski do anulowania ręcznego rozliczania i ponownego naczytania kwoty do rozliczenia. Przed zatwierdzeniem takiej faktury jest komunikat, że są zaliczki, które zostaną rozliczone, z możliwością kontynuacji lub rezygnacji.
Jeśli zatwierdzanie jest kontynuowane, kwota rozliczanej zaliczki w stawce VAT umieszczana jest jako dodatkowa nieedytowalna pozycja na fakturze zwykłej (jest to pozycja typu agregat z flagą „zaliczka" zawierająca ujemną kwotę zaliczki). Kwota automatycznie rozliczanej zaliczki w danej stawce VAT jest wyznaczana jako suma zaliczek w fakturach zaliczkowych w tej stawce minus suma rozliczonych zaliczek w innych fakturach zwykłych wystawionych poprzednio.
Jeśli kwota ta przekracza wartość wystawianej faktury, to jako wartość rozliczanej zaliczki brana jest wartość faktury, jeśli nie, to brana jest wyliczona powyżej kwota tej zaliczki. Jeśli kwota zaliczki wskazana ręcznie do rozliczenia przez daną fakturę dotyczy stawki VAT nie występującej w tej fakturze, zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe aż do momentu poprawienia danych.
W przypadku zaliczek walutowych, w fakturze rozliczającej zaliczkę dodawana jest jeszcze jedna pozycja – różnica kursowa dla zbilansowania kwot w PLN w sytuacji, gdy zaliczka i faktura wystawione są wg różnych kursów walutowych. Pozycja ta ma tylko znaczenie księgowe, w związku z czym jest pomijana na wydruku faktury dla odbiorcy, a występuje na wydruku faktury eksportowej na potrzeby księgowości.
Rysunek 1967. Dokument sprzedaży
Przewidziano odrębny szablon wydruku dla faktury rozliczającej zaliczki jak i jej korekty, w której wskazane są wszystkie poprzednio wystawione faktury zaliczkowe.
Mechanizm rozliczania zaliczek jest zastosowany również do faktur, które powstały bezpośrednio na podstawie wydań wygenerowanych z zaliczkowanych zamówień.
W zmiennych dekretacji dodane zostały zmienne dla zadekretowania kwoty netto i VAT pozycji rozliczających oraz dla zadekretowania różnic kursowch.
Rysunek 1968. Definicje zmiennych dla kwot pozycji rozliczających
Przykładowe dekrety związane z rozliczeniem zaliczki:
Płatność
Wn konto bankMa konto rozrachunkowe z kontrahentemkwota zaliczki
Faktura zaliczkowa
–Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem – kwota należności z faktury
–Ma konto rozliczenia zaliczek (np. rozliczenia międzyokresowe przychodów) - kwota netto zaliczki (zmienna Netto_W_N z nagłówka)
–Ma konto VAT należny - kwota VAT zaliczki (zmienna VAT_W_N z nagłówka)
Faktura rozliczająca
–Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem – kwota należności z rozliczonej faktury
–Wn konto rozliczenia zaliczek - kwota netto rozliczonej zaliczki (zmienna Netto_W_P_Zal z pozycji)
–Ma konto VAT należny – kwota VAT rozliczonej faktury (zmienna Netto_W_N z nagłówka)
–Ma konto sprzedaży - kwota netto sprzedaży (zmienna Netto_W_N z pozycji)
Faktura rozliczająca
–Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem – kwota należności z rozliczonej faktury
–Wn konto rozliczenia zaliczek - kwota netto rozliczonej zaliczki (zmienna Netto_W_P_Zal z pozycji)
–Ma konto VAT należny – kwota VAT rozliczonej faktury (zmienna Netto_W_N z nagłówka)
–Ma konto sprzedaży - kwota netto sprzedaży (zmienna Netto_W_N z pozycji)