Na atrybuty dostawcy składają się dane podstawowe identyfikujące osobę fizyczną lub prawną, zestaw adresów, dane kontaktowe, parametry dostawy i data wprowadzenia modyfikacji jego danych. Oprócz tego każdy dostawca może posiadać zestaw danych definiowanych przez użytkownika zwanych cechami dodatkowymi dostawcy.
Dostawcy mogą być posegregowani w systemie w struktury zwane klasami. Umożliwia to ich wygodne segregowanie uwzględniające ich cechy wspólne. Dostawcy dziedziczą cechy z klasy, do której należą na określonych zasadach dziedziczenia.
Ikony (funkcje) dodatkowe dla okna Dostawca
Od lewej:
Porównanie z Bazą Internetową Regon
Opis nawigacji w oknie edycji dostawców
Edycji dostawców jak i klas dostawców dokonuje się za pomocą jednego okna. Składa się ono z trzech zasadniczych elementów:
●Drzewa struktury klas,
●Listy podklas i dostawców wybranej klasy,
●Szczegółów aktualnie wybranego dostawcy lub klasy.
Nawigacja w oknie polega na wybraniu w drzewie struktury klas aktualnej klasy. Na liście pojawiają się wtedy wszyscy dostawcy i podklasy tej klasy. Spośród nich na liście można wybrać bieżącego dostawcę lub klasę, którego (której) wszystkie dane można edytować w dolnej części okna.
Rysunek 53. Okno Dostawca
Istnieje możliwość, aby na liście ukazywali się wszyscy dostawcy zdefiniowani w systemie, niezależnie od ich położenia w strukturze klas. Taki sposób pracy nazywa się pracą bez trybu klasyfikacji.
Edycja danych dostawcy
Dane dostawcy edytuje się w dolnej części okna edycji dostawców, w której znajduje się zbiór zakładek z danymi. W tym celu należy odblokować dane do edycji klikając w ikonę "czerwonej kłódki". Ikona zmieni się na 
.
Zakładka Dane podstawowe
Dane podstawowe dostawcy można edytować po ustawieniu na liście obiektów żądanego dostawcy jako bieżącego lub po dodaniu nowego dostawcy.
Rysunek 54. Okno Dostawca - zakładka Dane podstawowe
W dolnej części okna w zakładce pojawiają się pola z danymi żądanego dostawcy. Należy wybrać poniższą zakładkę, po czym można edytować następujące pola:
●Identyfikator i Nazwa – identyfikator jest to ciąg maksymalnie 15 znaków jednoznacznie określających dostawcę. Za identyfikatorem można edytować pełną nazwę podmiotu.
●Rozszerzenie nazwy – jest to dodatkowy ciąg znaków do przechowywania nazwy w przypadku, gdyby pole z nazwą okazało się niewystarczające pod względem długości.
●Klasa – klasa , do której jest przypisany kontrahent.
●Kraj rejestracji podatkowej – kraj, w którym Kontrahent spełnia obowiązek podatkowy.
●NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej dostawcy.
●Regon – numer identyfikacyjne Regon.
●Konto analityczne – Numeryczny identyfikator obiektu księgowego.
●Płatnik – Identyfikator znakowy podmiotu z którym przeprowadza się rozliczenie za dostarczony wytwór. Podmiotem tym może być dowolny dostawca zdefiniowany w systemie.
●Bank – Identyfikator znakowy banku obsługującego transakcję.
●Odbiorca – jest to identyfikator znakowy odbiorcy zdefiniowanego w systemie, który jest tym samym podmiotem prawnym co edytowany dostawca. Pole to umożliwia zdefiniowanie w systemie jednej osoby fizycznej lub prawnej występującej jednocześnie jako dostawca i odbiorca.
●Atrybut VAT – Identyfikator znakowy atrybutu określającego sposób traktowania dostawcy ze względu na podatek VAT.
●Branżysta – Identyfikator znakowy pracownika firmy odpowiedzialnego za obsługę dostawcy.
●Aktywny – pole wyboru określające status dostawcy. Ustawione oznacza, iż dane dostawcy mogą być zmieniane. Nie ustawione oznacza, że dane dostawcy nie mogą być zmieniane, np. gdy dany podmiot prawny już nie istnieje, a dane są przechowywane w systemie tylko do celów archiwizacyjnych.
●Blokada zakupu – Pole wyboru określające czy ustanowiono blokadę operacji z danym dostawcą.
Weryfikacja NIP (VIES / Portal Podatkowy MF)
●Czy zweryfikowany NIP? – pole jest zaznaczane autoamtycznie w przypadku zaznaczenie tego pola informuje, czy kontrahent został zweryfikowany w bazie podatników w VAT.
●Data weryfikacji – data weryfikacji podatnika,
●Żródło weryfikacji – instytucja, na podstawie informacji której został sprawdzony podatnik.
●Obsługa ZSMOPL:
oRodzaj podmiotu – lista wyboru ze słownika, zawiera wartości oznaczone w definicji Czy kontrahent,
oRodzaj miejsca działalności – lista wyboru ze słownika,
oIdent. Rejestru Aptek – identyfikator z właściwego rejestru według rodzaju miejsca działalności: dla MPDAP jest to identyfikator z Rejestru Aptek; dla MPDHU – z Rejestru Hurtowni Farmaceutycznych.
●Kod typu dokumentu zakupu – lista rozwijana, która umożliwia wybór wartości propagowanej do nagłówka dokumentu zkupu w momencie wyboru danego dostawcy na oknie edycji. Propagacja danych z dostawcy działa również na oknie Edycja rejestru zakupów VAT.
Zakładka Adresy
Adresy dostawców i ich funkcje
Dany dostawca może mieć zdefiniowanych dowolnie wiele adresów. Wyróżnia się jednak trzy predefiniowane funkcje adresu:
●Adres podstawowy – główny adres dostawcy.
●Adres zakupu – adres domyślny dla dokumentów wystawianych przez dostawcę.
●Adres odbioru – domyślny adres miejsca odbioru towaru.
Dla danego dostawcy dana funkcja jest przypisana tylko jednemu adresowi. Możliwe jest jednak, aby jeden adres pełnił kilka z tych funkcji naraz, w szczególności wszystkie. Adresu, który pełni przynajmniej jedną z tych trzech funkcji nie można usunąć.
Dostawca musi mieć zdefiniowany co najmniej jeden adres. Przy dodawaniu pierwszego adresu automatycznie staje się on adresem podstawowym, zakupu i odbioru.
Funkcje przypisane poszczególnym adresom można swobodnie zmieniać.
W sytuacji, gdy podmiot reprezentowany przez dostawcę figuruje w systemie również jako odbiorca, będą oni mieli wspólne adresy. W takim wypadku zmiana adresów przy edycji dostawcy pociąga również zmianę w adresach odpowiadającego mu odbiorcy (i odwrotnie).
Przy przypisywaniu dostawcy odpowiadającego mu odbiorcy adresy z dostawcy i odbiorcy sumują się dla obu obiektów.
W powyższej sytuacji występuje dodatkowe ograniczenie przy usuwaniu adresów – edytując dostawcę nie można usunąć adresów, które spełniają funkcje adresów faktury i wysyłki dla odbiorcy, będącego tym samym podmiotem prawnym co edytowany dostawca.
Aby edytować adresy należy z listy obiektów wybrać żądanego dostawcę i wybrać zakładkę Adresy.
Rysunek 55. Okno Dostawca – zakładka Adresy
Z lewej strony zakładki widnieje lista z adresami zawierająca ich nazwy i funkcje pełnione w systemie. Z prawej strony ukazują się szczegóły aktualnego adresu z listy takie jak kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, kod pocztowy, ulica, numer domu i numer mieszkania.
Przejście do innego adresu w sytuacji, gdy została zmieniona nazwa adresu lub jakikolwiek atrybut ze szczegółów adresu powoduje zapytanie o zapis zmian. Rezygnacja z zapisu w tym momencie powoduje utratę wprowadzonych zmian.
Aby dodać nowy adres należy trzymając wskaźnik myszy w polu listy adresów wywołać menu podręczne i wybrać z niego opcję Wstaw lub Dodaj.
Aby usunąć adres należy trzymając wskaźnik myszy w polu listy adresów nad usuwanym adresem wywołać menu podręczne i wybrać z niego opcję Usuń. Możliwość usunięcia adresu jest ograniczona przez jego funkcje.
Definiowanie IDWew w dostawcach
W oknie definicja dostawcy, na zakładce Adresy znajduje się pole KSeF IDWew, w którym można wpisać identyfikator wewnętrzny jednostki zależnej dostawcy. Dla każdego zdefiniowanego adresu jest możliwość przypisania KSeF IDWew.
Zakładka Dane adresowe
Rysunek 56. Okno Dostawcy - Zakładka Dane adresowe
Zmiana adresu podstawowego, zmiana atrybutów adresu podstawowego lub zmiana adresu zakupu lub odbioru powoduje, że dane tego adresu propagują się automatycznie na zakładkę Dane adresowe. Aby edytować dane adresowe należy z listy obiektów wybrać żądanego dostawcę i wybrać powyższą zakładkę.
Zakładka zawiera Identyfikator i Nazwę dostawcy, pełny adres podstawowy dostawcy, aktualne adresy zakupu i odbioru oraz dane do kontaktu osobowego. Na zakładce edytować można tylko identyfikator i nazwę, oraz atrybuty kontaktu osobowego: imię, nazwisko, telefony, fax, e-mail. Dane adresu podstawowego i adres zakupu i odbioru są powtarzane z zakładki Adresy i tylko tam można je edytować.
Sekcja Kompetencje osób - kontakt domyślny służy do określenia danych personalnych osoby odpowiedzialnej za wysyłkę dokumentów KSeF.
Zakładka Parametry dostawy
Aby edytować parametry dostawy należy z listy obiektów wybrać żądanego dostawcę i w dolnej części okna wybrać zakładkę Parametry dostawy.
Rysunek 57. Okno Dostawcy - Zakładka Parametry dostawy
W zakładce można edytować następujące atrybuty:
●Identyfikator i Nazwa dostawcy.
●Warunki płatności – Identyfikator znakowy sposobu wnoszenia opłat za dostarczone produkty i wszelkich ograniczeń związanych z zapłatą.
●Metoda dostawy – Identyfikator znakowy sposobu dostarczenia produktu przez dostawcę.
●Waluta – Identyfikator znakowy waluty, w której odbywa się rozliczenie transakcji.
●Typ kredytu handlowego – określenie typu kredytu udzielonego przez dostawcę.
Możliwe opcje:
oBrak kredytu;
oKredyt z limitem;
oKredyt bez limitu.
●Limit kredytu handlowego – Maksymalna suma kredytu udzielonego przez dostawcę. Pole jest edytowalne tylko w przypadku gdy w polu Typ kredytu handlowego wybrano wartość kredyt z limitem.
●Maksymalna wartość faktury – największa wartość, na jaką może opiewać faktura.
●Zamówienie minimalne – minimalna wartość składanego zamówienia danemu dostawcy.
●Opust handlowy – procentowa wielkość opustu udzielanego przez dostawcę.
●Margines końca miesiąca – liczba dni przed upływem końca miesiąca kalendarzowego dla danego dostawcy, w których zrealizowane płatności są księgowane już na miesiąc następny.
Zakładka Cechy dodatkowe
Cechy dodatkowe dostawcy są to wszelkie atrybuty dostawcy zdefiniowane przez użytkownika systemu. Definiowania cech polegającego na nadaniu nazwy, typu i wartości domyślnej dokonuje się poprzez opcję w menu pełnym Dostawcy – cechy dodatkowe.
W oknie dostawcy można tylko określać zbiór tych cech oraz ich wartości dla poszczególnych dostawców, korzystając ze zdefiniowanego zestawu.
Zbiór cech deklaruje się tylko i wyłącznie w klasach, nie można deklarować ani usuwać deklaracji dla poszczególnych dostawców. Cechy dodatkowe zadeklarowane w klasie i ich wartości propagują się do podklas i do dostawców na określonych zasadach dziedziczenia cech.
Dla konkretnego dostawcy można zmieniać wartość cechy, pod warunkiem, że nie ma ona ustawionego atrybutu Wspólna. Ustawiony atrybut Wspólna powoduje, że wartość cechy jest pobierana z klasy, do której należy dostawca i wartości tej w tym wypadku nie można zmienić. Atrybut Wspólna może być modyfikowany tylko w klasie, w której zadeklarowano daną cechę.
Aby edytować cechy definiowalne należy z listy obiektów wybrać żądanego dostawcę i w dolnej części okna wybrać zakładkę Cechy dodatkowe. Po wyborze ukazuje się lista cech dostępnych dla danego dostawcy. Jedynym polem edytowalnym może być Wartość cechy, przy czym sposób edycji tego pola zależy od zdefiniowanego typu cechy.
Zakładka Inne dane
Rysunek 58. Okno Dostawcy - Zakładka Inne dane
Aby edytować inne dane należy z listy obiektów wybrać żądanego dostawcę i w dolnej części okna wybrać powyższą zakładkę. Informacje zebrane na tej zakładce opisują czas, sposobu i użytkownika modyfikującego dane dostawcy, przechowywanie danych dostawcy w systemie i kwalifikacje dostawcy.
W zakładce można edytować następujące atrybuty: Identyfikator, Nazwa dostawcy oraz Hasło. Hasło to ciąg maksymalne 10 znaków będących hasłem danego dostawcy wykorzystywanym przy przeprowadzaniu operacji handlowych przez Internet,
●Samofakturowanie – widoczność znacznika jest uwarunkowana włączeniem parametru w Repozytorium, umożliwiającego funkcjonalność samofakturowania dokumentów pobieranych z platformy KSeF.
Sekcja Ocena okresowa
●Ocena okresowa – wartość oceny okresowej,
●Data ostatniej – data ostatniej oceny okresowej,
●Data następnej – data następnej oceny okresowej,
Sekcja Kwalifikacja
●Kwalifikowany – pole wyboru określające, czy dostawca posiada certyfikat ISO 9000. Jeśli pole jest ustawione, można wprowadzić początkową i końcową datę okresu ważności certyfikacji w polach: Data od, Data do,
Sekcja Przetwarzanie danych osobowych
●Czy osoba fizyczna – określenie formy prawnej kontrahenta.
●Czy wyraża zgodę – znacznik określający czy kontrahent wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
●Data decyzji – data od kiedy obowiązuje zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
Sekcja Przechowywanie historii
●W układzie kalendarzowym – pole wyboru wymuszające przechowywanie danych o operacjach danego dostawcy w układzie kalendarzowym,
●Z podziałem na lata obrotowe – pole wyboru wymuszające przechowywanie danych o operacjach danego dostawcy z uwzględnieniem podziału na okresy obrotowe,
●Z podziałem na podokresy sprawozdawcze – pole wyboru wymuszające przechowywanie danych o operacjach danego dostawcy z uwzględnieniem podziału na podokresy obrotowe. Ustawienie tego pola ustawia automatycznie pole Przechowywanie historii z podziałem na okresy.
Sekcja Obsługa ZSMOPL umożliwia określenia parametrów (Rodzaj podmiotu, Rodzaj miejsca dział. gosp., Identyfikator rejestru) niezbędnych do obsługi monitorowania obrotem produktami leczniczymi.
Ponadto na zakładce znajdują się niemodyfikowalne pola, uzupełniane automatycznie przez system:
●Operator – identyfikator znakowy osoby dokonującej ostatniej zmiany w danych dostawcy.
●Data utworzenia – data zdefiniowania dostawcy w systemie.
●Data modyfikacji – data ostatniej modyfikacji danych dostawcy w systemie.
Zakładka Konta bankowe
Na zakładce znajdują się konta bankowe przypisane kontrahentowi.
Zakładka Kody branżowe
W zakładce mamy możliwość przypisania kodu branżowego ze słownika Kodów branżowych.
Zakładka Załączniki
Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:
●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,
●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,
●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,
●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,
●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.