Kody grup pracowników definiuje się w słowniku kadrowym. Okno edycji kodów słownika jest wywoływane bezpośrednio z okna Edycja słowników lokalnych poprzez dwuklik na pozycji słownika lub z okna Przydział grup pracowników za pomocą ikony 
Edycja grup w górnym pasku narzędziowym.
Okno jest podzielone na dwie części:
●Dane aktywne
●Dane nieaktywne
oraz zawiera:
●Przyciski 
w środkowej części okna służące do przenoszenia pozycji z listy aktywnych (wyłączenie aktywności) lub nieaktywnych (włączenie aktywności) i dotyczą zaznaczonych grup pracowników.
Wyłączenie danej grupy z aktywności powoduje, że nie będzie ona widoczna w podpowiedziach grup pracowników, np. po zaznaczeniu Grupy Pracownicy w oknie danych aktywnych i wciśnięciu przycisku , grupa ta pojawi się w oknie danych nieaktywnych i przy wprowadzaniu pracownikom grup, nie będzie widoczna w podpowiedzi.
Okna danych aktywnych i nieaktywnych zawierają:
●Część górną – wykaz kodów grup pracowników z ich symbolami oraz opisami,
●Część dolną – dane szczegółowe podświetlonej pozycji kodu: Symbol, Opis, Opis rozszerzony oraz Pełny opis kodu.
W oknie danych aktywnych są dostępne polecenia edycji grup pracowników: Wstaw, Dodaj, Usuń. Dodanie nowej grupy pracowników następuje po wyborze opcji Wstaw lub Dodaj z podręcznego menu po wciśnięciu prawego przycisku myszy na wykazie kodów lub za pomocą opcji 
Dodaj z paska narzędzi. Nowa pozycja zostanie dodana powyżej wybranej pozycji (opcja Wstaw) lub na końcu spisu (opcja Dodaj). Po dodaniu pozycji należy uzupełnić pola: Symbol (unikalna wartość) oraz w razie potrzeby: Opis, Opis rozszerzony i Pełny opis kodu.
Rysunek 1577. Okno definiowania grup pracowników
Zdefiniowane kody grup pracowników stanowią słownik systemowy KGB, z którego korzysta dana kadrowa podstawowa Kody grup pracowników. Po wartości tej danej są sprawdzane prawa użytkownika do danych w teczce osoby.