W ramach tej funkcjonalności możliwe jest skonfigurowanie stanów, jakie dokument danego kontekstu będzie mógł przyjąć na ścieżce obiegu i akceptacji. Dla zdefiniowanego stanu w obiegu można określić:
●Dokument – kontekst dokumentu, np. Dokument zakupu, Dokument RW, Wniosek o rezerwację.
●Identyfikator – krótki, symboliczny opis stanu w obiegu; widoczny w kolumnie na listach dokumentów, służy do filtrowania dokumentów.
●Nazwa - opis stanu w obiegu.
●Rgb – kolor, którym można wyróżnić stan dokumentu; widoczny w otwartym dokumencie i na liście dokumentów.
●Właściciel – domyślny właściciel stanu, identyfikator (login) użytkownika, który będzie automatycznie podpowiadany podczas akcji zmiany stanu w obiegu i przekazywania do kolejnej osoby na ścieżce akceptacji.
●Plik – umożliwia wskazanie pliku graficznego, który będzie symbolizował stan w obiegu na listach dokumentów objętych obiegiem.
●Opis.
●Dopuszczalni inni właściciele – użytkownicy, do których w ramach definicji obiegu i akcji użytkownika, może zostać przekazany procedowany dokument. Pole Powiadomienie służy określeniu, czy zmiana stanu w obiegu ma być komunikowana do użytkownika za pośrednictwem wewnętrznego ERP.Komunikatora.
●Zachowanie okien – umożliwia nadanie właściwości, w jaki sposób dokument wprowadzony w określony stan w obiegu ma sie zachowywać; najbardziej powszechne to: blokada edycji, blokada zatwierdzenia.
Rysunek 957. Okno Stany obiegów dokumentów
Rysunek 958. Zakładka Zachowanie okien
Uprawnienia
Konfiguracja uprawnień obejmuje kilka poziomów:
●uprawnienia do akcji w obiegu – aby użytkownik mógł wykonać daną akcję zmiany stanu w obiegu lub usunięcia z obiegu powinien być dodany jako użytkownik uprawniony do wykonania akcji w ramach szablonu.
●uprawnienia funkcyjne – lista praw użytkownika lub grupy użytkowników:
Rysunek 959. Okno Uprawnienia - zakładka Edycja praw
oStany dokumentów – prawo definiowania stanów dokumentów w obiegu
oSzablony obiegów – prawo definiowania szablonów obiegu dokumentów
oEdycja obiegu na dokumencie – prawo do edytowania obiegu na dokumencie; funkcja 
Edycja obiegów
oUsuwanie z obiegu – prawo do usuwania dokumentów z obiegu; funkcja 
Usuń z obiegu
oOdrzucanie w obiegu – prawo do odrzucania dokumentów w obiegu; funkcja 
Odrzuć
Uwaga
Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby przypisując uprawnienia na poziomie użytkownika oraz z grup użytkowników, uprawnienia do działania się nie wykluczały, w konsekwencji nie pozbawić użytkownika prawa do wykonywania operacji np. odrzucania w obiegu.
●Właściciel domyślny i dopuszczalni właściciele stanu – opisano wyżej.