Ogólny opis funkcji
System SIMPLE.ERP umożliwia przygotowywanie planu zakupu na podstawie zapotrzebowań składanych przez poszczególne komórki w firmie, przygotowanie danych do ogłoszenia przetargu oraz wygenerowanie i obsługę kontraktu na zakup zamówionych produktów, a także śledzenie i rozliczanie realizacji tych umów.
Poniżej omówiono tę funkcjonalność poprzez przedstawienie scenariusza działań z nią związanych.
Składanie zapotrzebowań przez komórki – określanie potrzeb
Poszczególne komórki w firmie składają zapotrzebowania na zakup produktów (towarów, materiałów lub usług). Dokumenty te mogą być wyedytowane ręcznie (należy wybrać rodzaj dokumentu "Inicjowany ręcznie") , powstać automatycznie z bilansowania stanów lub na podstawie poprzednich dokumentów poprzez ich skopiowanie (akcja wywołana przyciskiem 
).
W pozycjach dokumentu zapotrzebowania można wskazać datę, do której oczekiwane jest dostarczenie danego produktu. Data ta może być potem parametrem podczas realizacji tego zapotrzebowania.
Rysunek 1971. Zapotrzebowanie dostawy
W pozycjach zapotrzebowania widoczny jest kod CPV (podstawowy i rozszerzony), o ile został on wprowadzony w definicji danego produktu. Ma on znaczenie w przypadku obowiązku zgłaszania tej pozycji do przetargu.
Nośniki kosztów na zapotrzebowaniach
Na zakładce Właściwości można edytować tzw nośniki kosztów, czyli : Komórka, Pracownik, Zlecenie. Domyślnie przyjmują one wartości podane w nagłówku.
W pewnych sytuacjach już na tym etapie można określić dostawcę. Do tego służy pole dostawca w pozycji dokumentu, przy czym podpowiedź dostawców można ograniczyć poprzez zaznaczenie odpowiedniej flagi tylko do dostawców danego towaru. Dostawców danego towaru można wskazać w opcji "Dane produktu u dostawcy".
Rysunek 1973. Dane produktu u dostawcy
Wybór dostawcy na tym etapie nie jest obligatoryjny.
Przygotowane zapotrzebowanie zostaje zatwierdzone. Od tego momentu można włączyć je do planu zakupu lub wygenerować zamówienie do dostawcy, jeśli realizacja ma być od razu. Jeśli jednak okazałoby się, ze dokument jeszcze należy poprawić, a do żadnej realizacji tego dokumentu nie doszło, można anulować to zatwierdzenie (przycisk 
). Dokument ma z powrotem status Roboczy i podlega modyfikacjom. Jeśli zapotrzebowanie jest już w części zrealizowane, a nie powinno z jakichś powodów być kontynuowane, to można je anulować.