SIMPLE.ERP > Praca bieżąca > Przebieg inwentaryzacji w SIMPLE.ERP

Podstawą do rozliczenia inwentaryzacji w magazynie są wypełnione przez komisje arkusze spisowe. W SIMPLE.ERP tych arkuszy może być wiele, a tym samym jest umożliwione przeprowadzanie spisu w magazynie przez wiele komisji. Arkusze są dołączane do wspólnego dokumentu inwentaryzacji, który następnie jest przeliczany dla wyznaczenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Na tym etapie może wystąpić konieczność uzupełnienia danych. Informację o tym znajdzie operator w załączonym raporcie.

Po uzupełnieniu danych dokument inwentaryzacji jest zatwierdzany. Wówczas generowane są odpowiedniego typu transakcje magazynowe, które albo są od razu zatwierdzane albo wymagają zatwierdzenia przez operatora (zależy to od ustawienia w dokumencie inwentaryzacji). Dopiero po ostatecznym zatwierdzeniu wszystkich dokumentów uzyskujemy kompletny, czyli ilościowo – wartościowy raport z rozliczenia inwentaryzacji w magazynie, z podsumowaniem wartości przed inwentaryzacją, wartościami różnic oraz wartością po inwentaryzacji.

W trakcie trwania inwentaryzacji magazyn może być zablokowany, bez możliwości wystawiania dokumentów, albo może funkcjonować bez ograniczeń. W tym drugim przypadku jest wymagana pewna dyscyplina organizacyjna, aby było jednoznaczne, czy ilości zostały spisane przed wprowadzeniem transakcji czy też po wprowadzeniu transakcji w danym dniu.

Spis może dotyczyć stanów towarów w magazynie (na poziomie indeksu) albo stanów towarów w poszczególnych partiach magazynowych (na poziomie partii). Ostateczne różnice są zawsze odnoszone do partii, także dla spisu na poziomie indeksu wyliczone różnice muszą ostatecznie być przypisane do partii. Operacja ta jest możliwie zautomatyzowana, jedynie w sytuacjach niejednoznacznych wymagana jest interwencja operatora. Dotyczy to wskazania partii, do której ma być wprowadzona nadwyżka, gdy tych partii jest wiele. Dla niedoborów funkcjonuje automatyczny dobór partii (podobnie jak dla innych rozchodów), dla stanu jednopartiowego wybór dla różnicy jest jednoznaczny, więc obsłużony jest automatycznie.

System umożliwia rozliczenie inwentaryzacji wstecz, w sytuacji, gdy spis trwa wiele dni a magazyn musi prowadzić swoją działalność, czyli na bieżąco wystawiać dokumenty. Wówczas zarówno stany spisane jak i stany wg dokumentów w systemie są przeliczane wstecz na dzień inwentaryzacji z uwzględnieniem wystawionych w międzyczasie dokumentów. Przeliczanie stanów odbywa się wg dat dokumentów wprowadzonych przez operatora a nie daty systemowej ich zatwierdzenia.

Dla kontroli, czy spis objął wszystkie stany magazynowe, dostępny jest tryb inwentaryzacji generujący automatycznie arkusz zawierający brakujące pozycje.

Podczas spisu może ujawnić się pozycja nie wprowadzona do tej pory do ewidencji magazynowej. Powinna być ona wprowadzona jako pozycja bilansu otwarcia.

Koszt niedoborów wyceniany jest wg zasady wyceny wskazanej dla magazynu (np. FIFO, cena średnioważona itp.), natomiast cena, w jakiej wprowadzana jest do magazynu nadwyżka musi być określona przez operatora, podobnie, jak dla innych przychodów. System podpowiada sposób wyznaczenia tej ceny (cena ostatnia, cena średnia, cena maksymalna), ale operator może tę cenę zmienić w dokumencie magazynowym. Aby dokonać takich zmian należy odznaczyć opcję automatycznego zatwierdzania dokumentów różnic inwentaryzacyjnych.

Ostateczny wynik rozliczenia inwentaryzacji jest dostępny w postaci raportu, a obroty magazynowe po zadekretowaniu dokumentów magazynowych są zarejestrowane na kontach księgowych.

Czynności wymagane do przeprowadzenia inwentaryzacji w SIMPLE.ERP można podzielić na następujące etapu:

1.Zainicjowanie dokument inwentaryzacji. W tym dokumencie są zawarte podstawowe dane mające wpływ na przebieg inwentaryzacji. Są to:

Data inwentaryzacji. Na ten dzień będą przeliczane stany: stany spisane i stany wg systemu. Ich różnica to nadwyżki i niedobory inwentaryzacyjne. Do rozstrzygnięcia dla prowadzących inwentaryzację jest jeszcze, czy transakcje we wskazanym dniu mają być brane pod uwagę w przeliczeniach, czy nie.

O tym decyduje „Stan na początek / koniec dnia" Jest to bardzo ważne ustawienie, jeśli nie stosujemy blokady magazynu a dokumenty są w międzyczasie wystawiane, albo gdy spisujemy teraz, ale rozliczenie inwentaryzacji ma dotyczyć czasu minionego. Przykład: inwentaryzacja ma być rozliczona na dzień 2002-12-31, spis trwa cały styczeń, dokumenty są normalnie wystawiane. Trzeba przypilnować, aby dla spisywanej danego dnia, np. 2003-01-15 partii towarów ilość spisana uwzględniała (stan na koniec dnia) lub nie uwzględniała (stan na początek dnia) ilości w dokumentach wystawionych tego dnia.

Spis na poziomie indeksu / partii. Jeśli na poziomie indeksów (zalecane ustawienie), to spisujemy stan całego towaru w magazynie. Jeśli na poziomie partii, to spisujemy stan poszczególnych partii (może być istotne w firmach, gdzie rozróżniane są parametry partii). Różnice są wyznaczane na wskazanym poziomie, ale gdy już są wyliczone, to zawsze ich rozliczenie dotyczy partii magazynowych.

Rodzaj: z blokadą / bez blokady. Jeśli z blokadą, to magazyn jest zablokowany od razu po zapisie dokumentu. Jeśli bez blokady, to można wystawiać dokumenty do momentu dołączenia pierwszego arkusza (przez wystawianie dokumentu rozumiane jest ich zatwierdzanie; blokada nie dotyczy inicjowania dokumentów roboczych i dyspozycji stanów). Podobnie, odłączenie ostatniego arkusza odblokowuje magazyn. Może to być istotne, gdy dane są konfliktowe, np. nie mogło być w magazynie podanej ilości, bo potem wydano więcej niż ta ilość. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. operator wprowadził błędne daty do dokumentów. Dla rozwiązania konfliktu musi być możliwość wystawienia odpowiednich korekt, czyli odblokowania magazynu.

Zasięg: wybrane indeksy / cały magazyn. Jeśli potrzebna kontrola, czy wszystkie stany w magazynie zostały spisane, wybieramy „cały magazyn". Wtedy można skorzystać z możliwości wygenerowania arkusza różnicowego, w którym zostaną zapisane brakujące pozycje. Po dołączeniu istniejących arkuszy do dokumentu inwentaryzacji w dokumencie tym wpisane zostają także pozycje nie spisane, czyli nie występujące w tych arkuszach. Zaznaczone one są kursywą. Te pozycje zostaną automatycznie wprowadzone do arkusza różnicowego z domyślnymi ilościami równymi zero. Taki arkusz należy także dołączyć przed przeliczeniem inwentaryzacji.

Wycena przychodu. Ceny nadwyżek muszą być wprowadzone do systemu, określa je zwykle księgowość, natomiast system podpowiada ewentualną cenę wg tego ustawienia. Cena ta może być edytowana na dokumencie magazynowym typu nadwyżka (wyjątek to oczywiście magazyny w stałej cenie ewidencyjnej).

Data dokumentów magazynowych. Data ta może być inna niż data rozliczenia. Z tą datą różnice inwentaryzacyjne wejdą do obrotów magazynowych.

Powyższe dokumenty mogą ale nie muszą być od razu zatwierdzane. Decyduje o tym odrębna flaga.

Wśród typów dokumentów, mogących być wynikiem inwentaryzacji, oprócz oczywistych nadwyżek i niedoborów, występują także: przekwalifikowanie dla ewentualnej zmiany parametrów partii oraz BO dla umożliwienia wprowadzenia stanów dotychczas nie zarejestrowanych w systemie. Przekwalifikowanie jest możliwe tylko dla inwentaryzacji na poziomie partii – wtedy w arkuszu są dostępne parametry segregacji. Produkty, które nie występowały dotychczas w magazynie należy wprowadzić do arkusza funkcją Dodaj BO ( a nie Dodaj pozycje). Status takiej pozycji jest Dopisana, w przypadku pozycji o istniejącym już stanie status ten jest Spisana.

2.Pozycje inwentaryzacji pochodzą z arkuszy spisowych. Arkuszy tych może być wiele. Otwarcie arkuszy powiązanych z daną inwentaryzacją dostępne jest poprzez odpowiedni klawisz w dokumencie inwentaryzacji. W nagłówku arkusza można podać domyślną datę spisu, ale i tak istotna dla przeliczeń będzie data zliczenia w pozycji. Wyboru pozycji arkusza najwygodniej jest dokonać korzystając z podpowiedzi produktu. Po zaznaczeniu właściwego magazynu, flagi „Stany w magazynie" otrzymamy listę towarów w magazynie. Można wyłączyć „Stany zerowe", ale nie jest to polecane, bo stany te w rzeczywistości nie muszą być zerowe. Po zaznaczeniu wszystkich pozycji (można używać opcji multiwyboru przy pomocy klawiszy SHIFT czy CTRL) i ich wybraniu są one przepisywane do arkusza. Pozostaje tylko wprowadzić ilości mając na uwadze, czy stany dotyczą początku czy końca dnia – musi być odpowiednia data. Zwykle arkusze są drukowane i służą do wpisywania danych podczas spisu.

3.Kolejną czynnością jest dołączenie arkuszy do inwentaryzacji. System wstępnie sprawdza poprawność danych. Jeśli spis jest na poziomie partii, stany są już przeliczane.

4.Podczas następnej czynności, czyli przeliczenia inwentaryzacji są wyznaczane różnice inwentaryzacyjne. System wylicza na podstawie stanu aktualnego oraz transakcji magazynowych zaistniałych pomiędzy chwilą obecną a datą inwentaryzacji tzw. stan początkowy (stan wynikający z zarejestrowanych w systemie dokumentów – taki stan był w dniu inwentaryzacji). Podobnie przeliczane są stany spisane w dniu spisu na stan, jaki byłby po odliczeniu dokumentów wystawionych pomiędzy datą spisu a datą inwentaryzacji. W taki sposób oba stany można porównywać, a nie ma przymusu blokowania magazynów na czas spisu. Sam spis może być kontynuowany przez wiele dni.

5.Jeśli są to niedobory, system automatycznie dysponuje ilości w partiach wg zasady doboru automatycznego. Operator może jednak zmienić partię, z której ma pochodzić rozchód. Zaznaczenie po prawej strony pozycji (flaga) oznacza, że w niej jest wskazana różnica. Rozwinięcie pozycji na partie odbywa się poprzez zdjęcie tej flagi – wówczas rozwijane są pozycje. Zaznaczamy pozycję z partią (flaga) i wprowadzamy ilość. Ilość, którą wpisujemy, w dalszym ciągu jest ilością ze spisu we wskazanym w arkuszu dniu, czyli podajemy stany w poszczególnych dniach spisane w dniu zliczenia. Jeśli różnica jest nadwyżką, to w przypadku pojedynczej partii magazynowej stanowiącej cały stan system automatycznie dokłada różnicę do tej partii. Jeśli partii jest więcej, musi to już zrobić operator. Partie są już rozwinięte, więc wystarczy wskazać właściwą partię lub właściwe partie (rozbicie nadwyżek na wiele partii) i wpisać ilości ze spisu dla każdej z nich.

6.Zatwierdzanie inwentaryzacji, jeśli system nie odnajdzie błędu w danych, powoduje zdjęcie blokady z magazynu i wygenerowanie odpowiednich transakcji magazynowych. Jeśli są one nie zatwierdzone, to w tym momencie w raporcie z rozliczenia inwentaryzacji nie jest znany koszt rozchodów. Wartość niedoborów jest wyznaczana dopiero podczas ich zatwierdzania. Podana jest natomiast wartość nadwyżek, ale ta dana też nie jest wiarygodna do momentu zatwierdzenia transakcji – operator może jeszcze zmienić cenę nadwyżki. Raport z rozliczenia inwentaryzacji powinien być dostarczony do księgowości dopiero po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów.

7.Przyczyny najczęstszych błędów, uniemożliwiających zatwierdzenie inwentaryzacji to:

–Istniejące już dyspozycje (z innych dokumentów) stanów, które powinny zostać rozchodowane. Należy wtedy zdjąć tę dyspozycję, aby umożliwić rozchód dla niedoboru.

–Nielogiczność danych (dotyczy to tylko rozliczenia wstecz), np. nie mógłby zostać wykonany rozchód, który jest w systemie, gdyby stan był taki, jak podany w arkuszu. Uwaga: wszystkie przeliczenia ilości, dla ustalenia chronologii transakcji, uwzględniają datę dokumentu, a nie datę systemową ich zatwierdzania. Data dokumentu jest datą dekretacji obrotów. Należy w takiej sytuacji przeanalizować dokumenty wg dat i w razie potrzeby wykonać odpowiednie korekty.