Rysunek 2000. Szablon obiegu dokumentów
Przygotowanie szablonu obiegu
Aby przygotować szablon obiegu dla danego typu dokumentu należy wykonać poniższe kroki:
●zdefiniować stany dokumentów dla danego rodzaju dokumentu,
●utworzyć szablon obiegu dla danego rodzaju dokumentu,
●powiązać dany typ dokumentu z odpowiednim szablonem obiegu.
Wszystkie czynności zostały wcześniej opisane.
Cykl życia obiegu
Po otwarciu zamówienia do dostawcy wybieramy typ dokumentu, dla którego wcześniej zdefiniowaliśmy szablon. Wypełniamy wszystkie niezbędne pola i wstawiamy dokument do obiegu przez wybranie opcji Zmień stan lub Edycja obiegów. Pierwsza opcja pozwala na wprowadzenie dokumentu do pierwszego obiegu zdefiniowanego dla danego typu, natomiast druga opcja daje możliwość edycji wybranego obiegu.
Rysunek 2001. Okno edycji stanów
Powyższy przykładowy przebieg składa się z 3 stanów nie licząc Początku i Końca, które definiują stan bezpośrednio przed rozpoczęciem i po zakończeniu obiegu. Mamy do wyboru 6 przejść między stanami, które można przedstawić na poniższym diagramie.
Rysunek 2002. Diagram stanów oraz przejść w przykładowym obiegu dokumentów
Należy pamiętać, że dokument rozpocznie obieg, tylko wtedy, gdy posiada zdefiniowany szablon obiegu dla swojego typu oraz spełnia warunki początkowe.
Po przez menu Obiegu dokumentów, znajdujące się w oknie danego dokumentu obsługujemy zmiany stanów. Mamy do wyboru 4 akcje – Edycję obiegu, Zmianę stanu, Odrzucenie stanu lub Usunięcie dokumentu z obiegu. Poszczególne akcje zostały już opisane w sekcji Obieg pojedynczego dokumentu. Uproszczony diagram czynności znajduję się poniżej.
Rysunek 2003. Diagram czynności – akcje w obiegu dokumentów
Powyższy diagram przedstawia ogólną ścieżkę możliwych akcji. Każda z nich zawiera kilka bloków decyzyjnych np. w przypadku wyboru wycofania dokumentu z danego stanu mogą wystąpić 4 przypadki:
●poprawna zmiana stanu – dokument znajduje się w obiegu,
●poprawna zmiana stanu – dokument przeszedł w stan Początek, czyli wyszedł z obiegu,
●brak zmiany stanu – użytkownik nie ma praw dostępu dla danej akcji,
●brak zmiany stanu – dokument znajduje się w stanie Koniec, czyli zakończył obieg.
W czasie korzystania z obiegu dokumentów należy pamiętać o krotności, warunkach, osobach uprawnionych do zmiany danego stanu.
Kiedy wybierzemy akcję zamiany stanu pojawi się poniższe okno.
Rysunek 2004. Zmiana stanu – lista dostępnych przejść
Na powyższej liście widzimy tylko te przejścia, do których dany użytkownik ma prawa dostępu oraz dany dokument spełnia warunki określone dla danej akcji. Prawa dostępu oraz warunki określane są przy tworzeniu szablonu obiegu, ale mogą być również zmieniane w oknie edycji obiegu dla konkretnego dokumentu (jeżeli użytkownik ma prawa do danego szablonu obiegu).
Jeżeli dana akcja ma być wykonana n-krotnie (parametr - Krotność), to musi zostać wykonana przez n różnych operatorów.
Po poprawnie wykonanej akcji, informację o aktualnym stanie znajdziemy w oknie danego dokumentu.
Rysunek 2005. Informacja o stanie dokumentu
Cały proces obiegu dokumentu można przejrzeć w zakładce Log obiegu w oknie dokumentu.
