W opcji Zarządzania Bezpieczeństwem Danych, przygotowany został raport systemowy, który bazuje na zapytaniu do bazy, pobierając odpowiedni strumień danych, przekształcany kontekstowo na odpowiednie wydruki. Opcja umożliwia tworzenie raportów z wykorzystaniem szablonów systemowych oraz załączanie własnych szablonów, obsługujących odpowiednie pola mapowane w MS Word. Umożliwia to obsługę raportów o szatach graficznych, dostosowanych do wymogów klienta.
Aktualnie w kontekście okien: Cele przetwarzania (procesy) oraz Rejestr informacji i zgód udostępniono trzy szablony systemowe klauzul informacyjnych wymaganych w RODO:
●Klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych zwykłych z podstawami prawnymi,
●Klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych zwykłych z informacja o prawie do cofnięcia zgody,
●Klauzula informacyjna o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie informacji.
Modyfikacja raportów systemowych
Użytkownik może przygotować własne raporty lub na bazie szablonów systemowych z własną szatą graficzną. Raporty przygotowane wg szablonu, można konfigurować dla dedykowanego okna w opcji System->Raporty->okno Definiuj raport.
Rysunek 1875. Konfiguracja szablonu raportu dla okna Rejestr informacji i zgód
Obsługa szablonów polega na dodawaniu nowych sekcji i kategorii wydruków, przez np.:
●Opcję importu nowego szablonu do istniejącego raportu:
Rysunek 1876. Definiowanie szablonu raportu - import nowego szablonu
lub
●Dodania całkiem nowego szablonu raportu:
Rysunek 1877. Definiowanie szablonu raportu - dodawanie nowego szablonu
Poniżej przedstawiono przykładowe szablony systemowe klauzul, z mapowanymi polami MS Word:
Rysunek 1878. Szablon raportu Zgody na przetwarzanie danych osobowych
Rysunek 1879. Szablon raportu Informacja o prawie do cofnięcia zgody
Pola mapowane w MS Word wstawiane są w opcji Wstawianie->Szybkie części.
Rysunek 1880. Wstawianie pól w szablonie w MS Word w opcji: Wstawianie -> Szybkie części
W dokumencie szablonie, możliwe jest też edytowanie ich lub formatowanie, przez opcje wywoływane prawym klawiszem myszy:
Rysunek 1881. Wstawianie pól w szablonie przez opcje wywoływane prawym klawiszem myszy
Generowanie raportów
Szablony raportów służą do wygenerowania klauzul informacyjnych z bazy. Opcja generowania raportów z wykorzystaniem zdefiniowanych szablonów jest dostępna z okien:
●Cele przetwarzania (procesy),
●Rejestr informacji i zgód.
Wywołanie okna generowania raportu nastąpi po wciśnięciu ikony w górnym pasku narzędziowym: Drukuj lub Podgląd wydruku i dwukliku na wierszu "Raporty RODO" w otwartym oknie lub wciśnięciu przycisku OK.
Rysunek 1882. Wywołanie okna generowania raportów RODO
Rysunek 1883. Okno generowania raportów RODO
Okno zawiera:
●W lewej części okna w sekcji Wybierz szablon - listę wyboru szablonów raportu, którą stanowią szablony systemowe (nazwy podkreślone) i szablony zdefiniowane przez użytkownika systemu. Szablon zaznaczony zostanie zastosowany do wydruku.
●W prawej dolnej części okna znajduje się lista celów zdefiniowanych w bazie, dla których mogą być wygenerowane raporty. Wybór celów do raportu polega na zaznaczeniu pozycji na liście dostępnych celów i przeniesieniu ich na prawą stronę przy pomocy strzałek: pojedyncza - przenieś zaznaczone, podwójna - przenieś wszystkie. W raporcie będą cele wstawione do prawej części okna, jeżeli z dalszych wyborów będzie to wynikało.
●W prawej górnej części okna - zestaw pól do określenia parametrów wykonania raportu, w tym:
oZakres danych wejściowych - parametry w sekcji pozwalają na określenie dla jakich pozycji z okna inicjowania raportu ma być wykonany wydruk. Zaznaczenie poszczególnych pól wyboru oznacza:
•Niezależny dokument - zostanie wygenerowany raport bezosobowy na wybranym szablonie i dla wybranych celów. Parametry w sekcji "Lista celów przetwarzania" są nieaktywne,
•Dla aktualnego wiersza - raport na wybranym szablonie dla jednej z pozycji (osoby) zaznaczonej w oknie,
•Dla wszystkich zaznaczonych - raport na wybranym szablonie dla wszystkich pozycji (osób) zaznaczonych w oknie,
•Dla wszystkich z okna - raport na wybranym szablonie dla wszystkich pozycji (osób) wyświetlonych w oknie,
●Lista celów przetwarzania - określenie czy w raporcie mają być wszystkie cele oczekujące dla wybranych pozycji (zaznaczenie pola Oczekujące), czy wybrane w dolnej części okna (zaznaczenie pola Z tej formatki,
●Sposób emisji - pola w sekcji służą do określenia sposobu tworzenia wydruku, tj.:
oCzy łączyć w jeden dokument? - zaznaczenie pola oznacza, że wszystkie dokumenty zostaną i zapisane w jednym pliku, pole odznaczone - powstaną odrębne pliku dla każdej osoby/dokumentu,
oCzy otworzyć katalog? - zaznaczenie pola oznacza, że po wykonaniu raportu, katalog w którym zapisano raport będzie otwarty na pulpicie użytkownika,
oCzy otworzyć plik? - po zaznaczeniu utworzony raport będzie otwarty na pulpicie,
●Dokument wynikowy - określenie miejsca (ścieżki) zapisu utworzonego raportu,
●Dodaj do nazwy - zaznaczenie pól oznacza, że raport/raporty będą zawierały informacje:
oO dacie i godzinie wykonania raportu - zaznaczenie pola Data i czas,
oIdentyfikator operatora - zaznaczenie pola Operator,
●Typ - wybór typu formatu w jakim ma być raport zapisany z listy dostępnych.
Rysunek 1884. Lista wyboru typów formatów do zapisu dokumentów RODO
Przykładowe dokumenty wygenerowane na systemowych szablonach i zapisane w pliku PDF
Rysunek 1885. Przykładowy raport klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych
Rysunek 1886. Przykładowy raport klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych z informacją o prawie do cofnięcia zgody
Rysunek 1887. Przykładowy raport klauzuli informacyjnej o prawie do cofnięcia zgody