Nowa opcja Zarządzanie Bezpieczeństwem Danych służy do wspomagania w firmie przestrzegania wymagań w zakresie ochrony danych osobowych określonych w ROZPORZĄDZENIU PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz w dokumentach powiązanych z Rozporządzeniem: UE i krajowych zwanych w skrócie RODO. Opcja jest dostępna w instalacjach, w których włączono obsługę teczek dla osób fizycznych.
Realizacja wymagań RODO w SIMPLE.ERP odbywa się poprzez:
●Powiązanie danych osobowych przechowywanych w bazie z obsługą procesów biznesowych – zasada celowości i adekwatności danych,
●Możliwość generowania dokumentów oraz rejestrowania w systemie zgody na przetwarzanie danych, przekazania informacji o przetwarzaniu danych osobowych, a także wycofania zgody – zasada zgodności z prawem rzetelności i prawidłowości danych,
●Możliwość zanonimizowania lub usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do obsługi celów biznesowych lub w stosunku, do których została wycofana zgoda na przetwarzanie – prawo do "bycia zapomnianym”,
●Możliwość utworzenia raportu systemowego opisującego sposób przetwarzania danych osobowych, w tym: zakres danych przechowywanych w systemie, opis struktury danych i ich przepływy do systemów zewnętrznych – zasada przejrzystości,
●Możliwość tworzenia w bazie szablonów dokumentów i generowania raportów z klauzulami informacji i zgód - wspomaganie wypełnienia przez administratora danych obowiązku informacyjnego oraz posiadania wymaganych zgód na przetwarzanie danych osobowych.
SIMPLE.ERP zapewnia możliwość pełnej poufności i kontroli dostępu do danych poprzez system logowania i zmiany haseł, rozbudowany system nadawania praw dostępu do danych i możliwość rejestrowania wprowadzenia danych do systemu oraz ich modyfikacji bądź usunięcia albo zanonimizowania.
Funkcje dostępne w obszarze Zarządzania Bezpieczeństwem Danych posiadają rozbudowany zestaw uprawnień użytkownika.
Rysunek 1861. Zestaw uprawnień do funkcjonalności w obszarze Zarządzania Bezpieczeństwem Danych
Domyślnie uprawnienia nie są przydzielone.
Do obsługi i definiowania poszczególnych funkcjonalności służą specjalnie dedykowane okna:
●Informacja o zbiorach danych osobowych – okno wydruku dokumentu opisującego sposób przetwarzania danych osobowych. W dokumencie opisano zakres danych osobowych przechowywanych w systemie SIMPLE.ERP oraz struktury danych.
●Administrator danych – okno definiowania:
oInspektora ochrony danych,
oPrzedstawiciela administratora upoważnionego do kontaktów ws przetwarzania danych,
oWspóładministratora/ów.
●Cele przetwarzania (procesy) – okno definiowania procesów w firmie, do obsługi których są wykorzystywane dane osobowe.
●Rejestr informacji i zgód – okno zarządzania (powiązania) osób fizycznych z celami przetwarzania ich danych osobowych.
●Rejestr osób – okno zawiera katalog (listę) osób w bazie z informacjami o celach przetwarzania ich danych osobowych oraz statusach udzielenia zgody i wysłania do nich informacji o przetwarzaniu danych osobowych.
●Zarządzanie poufnością – okno umożliwiające wykonanie anonimizacji danych osobowych.
Uwaga
Funkcjonalności dostępne z okien "Informacja o zbiorach danych osobowych", "Administrator danych", "Cele przetwarzania (procesy)" są dostępne również w bazach bez włączonej obsługi teczek.
Więcej:
Informacja o zbiorach danych osobowych
Raporty z obszaru Zarządzania bezpieczeństwem danych