Edycja informacji o Administratorze danych oraz Inspektorze ochrony danych, Przedstawicielu administratora upoważnionego do kontaktów ws przetwarzania danych i Współadministratorze, jeżeli takie funkcje występują u Administratora odbywa się w oknie Administrator danych.
Opcja dostępna z menu:
Okno jest podzielone na dwa obszary:
●Lewa strona okna zawiera pola dotyczące Administratora danych, które obowiązkowo powinny być wypełnione, ponieważ są z nimi powiązane procesy przetwarzania danych osobowych zdefiniowane w bazie oraz korzystają z nich raporty generowane z obszaru Zarządzanie Bezpieczeństwem Danych.
●Prawa strona zawiera trzy zakładki do edycji danych: Inspektor ochrony danych, Przedstawiciel administratora i Współadministrator. Zakładki powinny być wypełnione w przypadku, gdy dotyczy to Administratora danych, tj. gdy w firmie występują takie funkcje. Przy czym:
oW jednym zakresie dat od do może być jeden Inspektor ochrony danych. To samo dotyczy Przedstawiciela administratora.
oWspóładministratorów może być wielu równocześnie.
Rysunek 1863. Okno edycji administratora danych
Edycja danych
Administrator danych - domyślnie dane "Administratora" są pobierane z danych firmy z możliwością ich edycji w oknie. Pola Imię i Nazwisko nie muszą być wypełniane, chyba że administrator danych jest osobą fizyczną. Aktualnie w bazie może być jeden administrator.
Zakładka Inspektor ochrony danych
w zakładce należy wpisać w poszczególnych polach dane osoby pełniącej u "Administratora" funkcję "Inspektora ochrony danych". Jeżeli "Inspektor" jest użytkownikiem systemu, to należy również wypełnić pola Użytkownik ERP i Osoba, poprzez wybór z listy podpowiedzi: użytkowników systemu - w polu "Użytkownik ERP" oraz osób zarejestrowanych w bazie - w polu Osoba. Ponieważ w jednym zakresie dat od do może być jeden "Inspektor ochrony danych", kolejnego "Inspektora" można wpisać po zamknięciu dat od do przy wcześniej wprowadzonym.
Zakładka Przedstawiciel administratora
podobnie jak w zakładce Inspektor ochrony danych, dane osoby pełniącej u "Administratora" funkcję "Przedstawiciela administratora" należy wpisać w poszczególnych polach. Jeżeli "Przedstawiciel" jest użytkownikiem systemu, to należy również wypełnić pola Użytkownik ERP i Osoba, poprzez wybór z listy podpowiedzi: użytkowników systemu - w polu Użytkownik ERP oraz osób zarejestrowanych w bazie - w polu Osoba. Ponieważ w jednym zakresie dat od do może być jeden "Przedstawiciel administratora", kolejnego można wpisać po zamknięciu dat od do przy wcześniej wprowadzonym "Przedstawicielu".
Zakładka Współadministratorzy
Zasady wprowadzania "Współadministratorów" polegają na ręcznej edycji pól w zakładce. System dopuszcza wprowadzenie wielu "Współadministratorów" w jednym czasie. Dotyczy to "Administratorów danych", którzy powierzyli ich przetwarzanie wielu "Współadministratorom".
Uwaga
Bardzo ważne jest wprowadzenie właściwych wartości w oknie Administrator danych i w poszczególnych jego zakładkach oraz okresów obowiązywania (zakres dat od do) , ze względu na powiązania z nimi zdefiniowanych w bazie "Celów przetwarzania danych" oraz raportów i dokumentów (informacje i zgody) generowanych z obszaru RODO.