Zdefiniowanie celów przetwarzania danych (procesów) przez Administratora jest kluczowe z punktu widzenia wspomagania systemu ERP w realizacji wymagań RODO. Do obsługi funkcjonalności służy okno Cele przetwarzania. W oknie należy opisać procesy w firmie do obsługi, których są wykorzystywane dane osobowe. Szczegółowość i liczba procesów powinna odzwierciedlać aktualne potrzeby administratora danych. Zaleca się zdefiniowanie wszystkich procesów, w których są wykorzystywane dane osobowe.
Opcja dostępna z menu:
Rysunek 1864. Okno definiowania Celów przetwarzania danych przez Administratora
Górna część okna zawiera:
●Listę celów przetwarzania danych zdefiniowanych z bazie z możliwością sortowania i wyszukiwania po kolumnach
oraz
●Zestaw poleceń do dodawania u usuwania pozycji dostępnych pod prawym przyciskiem myszy: Wstaw, Dodaj, Usuń. Użycie polecenia Dodaj lub Wstaw spowoduje dodanie pozycji celu odpowiednio na końcu listy lub przed zaznaczoną pozycją. Dodana pozycja będzie powiązania z administratorem. Nazwa skrócona administratora z okna Administrator danych wyświetla się w kolumnie i polu o takiej samej nazwie. Pole nie podlega edycji w tym miejscu. Pozostałe pola opisujące cel nie będą wypełnione i należy je uzupełnić. Służą do tego zakładki w dolnej części okna.
Table 54: Zakładka Zaawansowane w oknie edycji celów przetwarzania danych osobowych
Opis celu przetwarzania danych
Szczegółowy opis i definiowanie parametrów procesu odbywa się w zakładkach w dolnej części okna, przy czym do zapisu dodanego celu wymagane jest wypełnienie co najmniej dwóch pól: Identyfikator celu oraz Cel przetwarzania:
W poszczególnych polach zakładki Podstawowe należy wpisać:
●Identyfikator celu - unikalny ciąg znaków, po którym cel będzie identyfikowany, maksymalnie 20 znaków.
●Cel przetwarzania - rozszerzony opis celu, maksymalnie 50 znaków.
●Czy decyzje automatyczne - zaznaczenie pola oznacza, że w realizacji celu podejmowanie decyzji, opiera się wyłącznie na przetwarzaniu zautomatyzowanym, np.: automatyczne odrzucenie elektronicznego wniosku kredytowego czy elektroniczne metody rekrutacji bez interwencji ludzkiej.
●Data od i data do - daty niewypełnione oznaczają, że cel jest aktualny bez ograniczenia czasowego. Wstawienie dat od do określa horyzont czasowy aktualności celu, a więc okres, w którym będą dane przetwarzane. Jest to jednocześnie maksymalny horyzont czasowy dla przetwarzania danych poszczególnych osób, które uczestniczą w procesie.
●Opis celu przetwarzania - pole do szczegółowego opisu procesu, w którym będą wykorzystywane dane osobowe.
Kategorie odbiorców - w polu tym można wpisać (wyliczyć) kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych.
Zakładka Zaawansowane służy do wpisania podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych w realizacji celu.
Zdefiniowane cele są wykorzystywane w oknach Rejestr informacji i zgód oraz Rejestr osób w generowaniu dokumentów związanych z RODO, w tym: w edycji informacji o przetwarzaniu danych osobowych, o możliwości wycofania zgody na przetwarzanie danych oraz w obsłudze procesu rejestrowania zgód itp.
Z okna są dostępne wydruki raportów/dokumentów informacji i zgód. Opis wykonania raportów znajduje się w rozdziale Raporty z obszaru Zarządzania Bezpieczeństwem Danych.
Uwaga
Informacje zawarte w funkcjonalności Cele przetwarzania (procesy) mogą zostać wykorzystane do obsługi rejestru czynności przetwarzania danych (RCPD).