Okno Rejestr informacji i zgód służy do obsługi wdrożenia i zarządzania procesem wspomagania RODO, a mianowicie:
●Powiązania procesów z osobami, których dane przetwarzamy.
●Określenia osób, do których powinniśmy wysłać propozycje zgód na przetwarzanie danych osobowych, informacje o możliwości wycofania zgody, a także informacje o przetwarzaniu ich danych osobowych w związku z obsługą tych procesów.
●Generowania informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz rejestrowania zgód i ich wycofania od osób, których dane przetwarzamy.
●Generowania raportów/dokumentów informacji i zgód.
Opcja dostępna z menu:
Okno zawiera:
●Statusy zrealizowania wymagań informacyjnych i zgód osób, których dane przetwarzamy w powiązaniu z celami przetwarzania ich danych.
●Funkcję edycji informacji i zgód.
●Opcję inicjowania okna wydruków klauzul informacji i zgód.
Widok okna, filtrowanie i wyszukiwanie pozycji w oknie
Rysunek 1865. Okno Rejestr informacji i zgód
Okno zostało wyposażone w filtry ograniczające listę pozycji w oknie do:
●Parametru identyfikującego osobę w sekcji Osoba.
●Identyfikatora przypisanego osobie w sekcji Identyfikatory.
●Parametrów określających przetwarzanie danych osoby w sekcji Zgoda:
oCelu przetwarzania danych, które zostały przypisane osobom z listy określonych w opcji "Cele przetwarzania (procesy)",
oPodstawy przetwarzania danych i jej statusu w sekcji Status:
•Robocza - w trakcie analizy i podejmowania decyzji przez administratora danych,
•Czeka - oczekiwanie na decyzję właściciela danych,
•Brak potwierdzenia - osoba została poinformowana o konieczności wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, które posiadamy i brak potwierdzenia zgody,
•Informacja OK - osoba została poinformowana o przetwarzaniu przez administratora jej danych, proces nie wymaga zgody osoby, której dane przetwarzamy,
oZgoda OK - osoba wyraziła zgodę na przetwarzanie jej danych i zgoda została zarejestrowana,
oZgoda wycofana - osoba wycofała zgodę na przetwarzanie jej danych i wycofanie zgody została zarejestrowane,
oBrak zgody - osoba nie udzieliła zgody na przetwarzanie jej danych osobowych w celu, który wymaga takiej zgody. Dane powinny być usunięte lub zanonimizowane.
●Okresu aktualności zgody lub klauzuli informacyjnej w sekcji Aktywność,
●Informacji z rejestru przetwarzania danych w sekcji Audyt dotyczących":
oOperatora i dat od do rejestracji zgody na przetwarzanie danych
oOperatora rejestrującego wycofanie zgody oraz dat od do rejestracji wycofania zgody
oraz
●Pole wyboru sposobu filtrowania i wyszukiwania danych - "Teksty wyszukaj dokładnie". Po zaznaczeniu, w oknie wyświetlą się tylko wyszukiwane pozycje posiadające dokładnie taki opis parametru jaki wpisano do wyszukiwania.
●Pola szybkiego wyszukiwania pozycji w kolumnach.
Służy do tego rozwijalna ikona w górnym pasku menu.
Rysunek 1866. Wywołanie funkcji zmiany listy widocznych kolumn w oknie
Po rozwinięciu listy i wyborze opcji "Zmień listę widocznych kolumn" wyświetli się okno edycji, w którym po prawej stronie są nazwy kolumn aktualnie wyświetlanych w oknie, po lewej nazwy kolumn, które mogą zostać dodane. Pomiędzy prawą i lewą strona okna znajdują się przyciski przenoszenia pozycji:
Przenieś zaznaczoną pozycję - 
, 
, 
Do ustawienia kolejności kolumn w oknie służą przyciski po prawej stronie okna:
Przenieś zaznaczoną pozycję do góry - 
Przenieś zaznaczoną pozycję w dół - 
Po przeniesieniu właściwych nazw kolumn na prawą stronę okna oraz ustawieniu ich kolejności należy w okienku Zapamiętaj wybór: wpisać nazwę, pod którą ma być zapamiętany, wcisnąć dyskietkę w celu zapisu oraz zaznaczyć pole Domyślny dla użytkownika jeżeli to ma być ustawienie domyślne i pole Odśwież dane w oknie aby wybór był widoczny bez konieczności zamykania okna. Po wciśnięciu przycisku OK, wybór zostanie zapisany - w oknie będą wybrane kolumny w ustalonej kolejności.
Zarządzanie klauzulami informacji i zgód
W dolnej części okna znajduje się lista pozycji zarejestrowanych informacji i zgód. W poszczególnych kolumnach w układzie domyślnym są wyświetlone informacje o:
●Celu przetwarzania w kolumnie "Ident.celu",
●Statusie informacji lub zgody - kolumna "Status",
●Osobie, której dotyczy pozycja - kolumny: "Id.podstawowy", "Nazwisko", "Imię", "Nr ewid.Teczek", "Pesel", "Nip",
●Celu przetwarzania w kolumnach: "Cel przetwarzania", "Opis celu przetwarzania", okres obowiązywania zgody/informacji - "Data od " i Data do", "Data rejestracji" i identyfikator operatora rejestrującego - "Operator rej.zgody", "Data rejestracji wycofania zgody" i identyfikator operatora rejestrującego wycofanie - "Operator rej.wycofania".
W ramach funkcji zmiany listy widocznych kolumn, użytkownik może zmienić układ i listę kolumn w oknie jak również dodać nowe kolumny dotyczące:
●Dat od do obowiązywania celu przetwarzania - "Data celu od", "Data celu do". Daty te ograniczają zakres dat udzielenia zgody lub obowiązywania informacji,
●Daty utworzenia pozycji - "Data utworzenia",
●Identyfikatora operatora - "Operator",
●Informacji o osobie - "Drugie imię", Ident.osoby".
Z tego miejsca pod prawym przyciskiem myszy są dostępne polecenia edycji klauzul informacji i zgód na przetwarzanie danych osobowych:
●Dodaj - polecenie wywołuje okno dodawania nowej pozycji do rejestru.
Rysunek 1867. Okno dodawania nowej pozycji do rejestru informacji i zgód
W poszczególnych polach okna należy wybrać odpowiednią pozycję z listy podpowiedzi, tj.:
●Osoba fizyczna - wybór osoby z listy osób zarejestrowanych w bazie,
●Cel przetwarzania - wybór celu z listy celów zdefiniowanych w oknie Cele przetwarzania (procesy),
●Status - wybór statusu dodawanej pozycji z listy statusów informacji i zgód zdefiniowanych w systemie.
Pola obowiązkowe do wypełnienia. W przypadku braku wyboru w pozycji Status, dodana pozycja otrzyma status Roboczy.
Ponadto, jeżeli cel jest określony zakresem dat, to należy je wpisać w polach Data od:" i Data do:.
W przypadku wprowadzania/zmiany statusu na Zgoda wycofana, Brak zgody obowiązkowo w polu Data wycofania: należy wpisać datę; domyślnie system podpowiada datę bieżącą.
Zapisanie poprawnie wprowadzonej pozycji nastąpi po wciśnięciu przycisku Zapisz i zamknij; zamknięcie okna bez zapisu - po wciśnięciu przycisku Anuluj. Jeżeli w zapisywanej pozycji nie zostały wypełnione obowiązkowe pola - pozycja nie zostanie zapisana, a na ekranie wyświetli się komunikat o przyczynie.
●Dodaj dla osoby i Dodaj dla celu - użycie poleceń wywołuje to samo okno co w przypadku polecenia Dodaj, z tym że:
oW przypadku polecenia Dodaj dla osoby, w polu Osoba fizyczna wyświetli się imię i nazwisko oraz identyfikator skrócony osoby z podświetlonej pozycji - okno gotowe do dodawania celu przetwarzania danych dla wybranej osoby,
Rysunek 1868. Okno dodawania nowego celu przetwarzania danych dla wybranej osoby
oW przypadku polecenia Dodaj dla celu, w polu Cel przetwarzania wyświetli się identyfikator celu z podświetlonej pozycji - okno gotowe do dodawania osoby do wybranego celu przetwarzania danych.
Rysunek 1869. Okno dodawania osoby do wybranego celu przetwarzania danych
Wpisywanie wartości do poszczególnych pól i zapis odbywa się w taki sam sposób jak przy dodawaniu nowej pozycji do rejestru.
●Edytuj zgodę - polecenie pod prawym przyciskiem myszy lub dwuklik na podświetlonej pozycji. Okno służy do edycji/zarządzania statusami pozycji rejestru i dat. W oknie dane dotyczące osoby fizycznej i celu przetwarzania nie podlegają edycji. Informacje o wprowadzonych zmianach są odkładane w systemie.
Rysunek 1870. Okno edycji pozycji rejestru informacji i zgód
Opis generowania raportów/dokumentów informacji i zgód z okna znajduje się w rozdziale Raporty z obszaru Zarządzania Bezpieczeństwem Danych.