Podstawą do wygenerowania faktury zaliczkowej jest Harmonogram sprzedaży. Harmonogram zawiera specyfikację prac, których sprzedaż poprzedza zaliczka. Każdej pozycji Harmonogramu odpowiada indeks usługi, która podlega fakturowaniu. Faktury zaliczkowe można wystawić z dowolnego typu Harmonogramu sprzedaży. Faktury zaliczkowe można generować z poziomu okna Kontraktów oraz bezpośrednio z okna Harmonogramu sprzedaży.
Rysunek 1761. Tworzenie faktury zaliczkowej
Faktury zaliczkowe wyodrębniono w systemie, jako oddzielny dokument (jest to ten sam dokument stosowany przy obsłudze zaliczek generowanych z zamówień od odbiorców). Rodzaj ten ma zawsze wskazany agregat, jako pozycje dokumentu oraz wyznaczanie wartości VAT odbywa się na podstawie kwoty brutto.
Do generowania faktur zaliczkowych służy odrębna akcja dostępna z paska narzędziowego dla harmonogramu sprzedaży lub za pomocą menu kontekstowego w oknie Kontrakty, która otwiera okno z parametrami dla utworzenia faktury zaliczkowej.
Rysunek 1762. Parametry generowania faktury zaliczkowej
Tymi parametrami są: typ faktury sprzedaży (dostępne są tylko typy faktur zaliczkowych) oraz pozycje w poszczególnych stawkach VAT dla wprowadzenia opisów zaliczek oraz kwot brutto zaliczek. Na podstawie tych danych tworzona jest faktura zaliczkowa, której pozycje są pozycjami typu agregat z powyższymi danymi. Dopuszcza się wiele zaliczek dotyczących jednego harmonogramu.
Rysunek 1763. Zaliczki do harmonogramu sprzedaży
Fakturę zaliczkową można korygować. Wywołanie tej korekty jest takie samo, jak dla zaliczki. Należy wybrać z listy istniejącą dla danego harmonogramu sprzedaży zaliczkę i podać kwotę po korekcie. Generowana korekta będzie od razu zatwierdzona. Podczas rozliczania danej zaliczki przez fakturę sprzedaży będzie brany od razu stan po wszystkich ewentualnych korektach.
Dla faktury zaliczkowej i jej korekty przewidziano odrębne szablony wydruku, uwzględniające aktualne wymogi Ustawy w tej kwestii. Oprócz danych o wpłaconej zaliczce zawiera on także specyfikację sprzedawanych towarów i usług wg źródłowego harmonogramu oraz dane o poprzednio wystawionych fakturach zaliczkowych, jeśli takie faktury występują. Faktura zaliczkowa może być zafiskalizowana, podobnie jak paragon fiskalny.
Na podstawie Protokołu przerobowego (wygenerowanego z Harmonogramu sprzedaży) wystawiana jest faktura sprzedaży, która rozlicza wcześniej wpłacone zaliczki. W przypadku, gdy zaliczki całkowicie rozliczają sprzedaż, ustawowo nie ma wymogu wystawienia takiego dokumentu, niemniej jednak dla kompletności zestawień sprzedaży w systemie a także ułatwienia zadekretowania sprzedaży, w systemie SIMPLE.ERP jest on zalecany.
Zwykła faktura sprzedaży generowana jest z Protokołu przerobowego wg dotychczasowych reguł, czyli zawiera pozycje z Harmonogramu, do których zdefiniowana jest usługa, ale dodatkowo jest sprawdzenie, czy Harmonogram sprzedaży odwołuje się do faktur zaliczkowych. O stanie rozliczenia informuje lista korekt dostępna w oknie Harmonogramu sprzedaży oraz w oknie Kontrakty w zakładce Zaliczki.
Rysunek 1764. Harmonogram sprzedaży
Jeśli faktura jest jeszcze niezatwierdzona, kwoty zaliczki przewidziane do rozliczenia mogą zostać zmienione przez operatora. Wówczas w powyższym oknie otwartej zaliczki dostępna jest edycja kwoty do rozliczenia, a także dostępne są przyciski do anulowania ręcznego rozliczania i ponownego naczytania kwoty do rozliczenia. Przed zatwierdzeniem takiej faktury jest komunikat, że są zaliczki, które zostaną rozliczone, z możliwością kontynuacji lub rezygnacji.
Rysunek 1765. Faktura zaliczkowa
Jeśli zatwierdzanie jest kontynuowane, kwota rozliczanej zaliczki w stawce VAT umieszczana jest, jako dodatkowa nieedytowalna pozycja na fakturze zwykłej (jest to pozycja typu agregat z flagą „zaliczka" zawierająca ujemną kwotę zaliczki). Kwota automatycznie rozliczanej zaliczki w danej stawce VAT jest wyznaczana, jako suma zaliczek w fakturach zaliczkowych w tej stawce minus suma rozliczonych zaliczek w innych fakturach zwykłych wystawionych poprzednio.
Jeśli kwota ta przekracza wartość wystawianej faktury, to, jako wartość rozliczanej zaliczki brana jest wartość faktury, jeśli nie, to brana jest wyliczona powyżej kwota tej zaliczki. Jeśli kwota zaliczki wskazana ręcznie do rozliczenia przez daną fakturę dotyczy stawki VAT niewystępującej w tej fakturze, zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe aż do momentu poprawienia danych.
Dodatkowo umożliwiono ukrywanie zakładki Zaliczki jeśli funkcja ta nie jest wykorzystywana w obsłudze projektów. Ukrywanie zakładki Zaliczki ustawia się w Parametrach modułu Budżety proj. w repozytorium systemu poprzez ustawienie na NIE parametru: Obsługa zaliczek.