Nagłówek dokumentu Plan zakupu zawiera pola zgrupowane w zakładki:

Zakładka Dane podstawowe

●Typ dokumentu – unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dokumentu,

●Identyfikator – identyfikator dokumentu utworzony na podstawie maski wynikającej z typu dokumentu,

●Kategoria obrotu – identyfikator kategorii obrotu; wartość domyślna dla każdej pozycji dokumentu jest pobierana z typu dokumentu tylko w przypadku zaznaczenia flagi na typie dokumentu Czy blokować kategorię obrotu,

●Rodzaj – rodzaj zapotrzebowania wynikający z typu dokumentu.

●Operator – identyfikator operatora wystawiającego dokument,

●Data dokumentu – data, z którą dokument jest wystawiany,

●Data ważności – data obowiązywania planu zakupu,

●Podpowiedź dostawców towarów – nad listą pozycji jest umieszczona flaga dotycząca podpowiedzi dostawcy w pozycjach. Zaznaczenie tej flagi spowoduje, że w podpowiedzi dostawców będą odfiltrowani tylko ci, którzy mają wskazany dany produkt w danych produktu u dostawcy (traktowani są wówczas, jako dostawcy danego produktu). Przy braku zaznaczenia tej flagi w podpowiedzi będą widoczni wszyscy dostawcy,

●Oddział – identyfikator oddziału, w którym dokument jest wystawiony,

●Komórka – identyfikator komórki składającej zapotrzebowanie,

●Pracownik – identyfikator pracownika składającego zapotrzebowanie,

●Zlecenie – identyfikator zlecenia związanego z zapotrzebowaniem.

Zakładka Właściwości

Umieszczone są tam informacje pochodzące z obszaru Zarządzanie projektami:

●Kontrakt – identyfikator projektu związanego z zapotrzebowaniem.

●Budżet kosztów bezpośrednich – identyfikator budżetu kosztów projektu.

●Etap – etap ostatniego poziomu ze wskazanego budżetu projektu.

●Zasób – pozycja zasobu ze wskazanego etapu.

Wprowadzone dane są uzupełniane podczas dodawania pozycji w dokumencie.

Zakładka Dane budżetowe

Umieszczone są tam informacje pochodzące z obszaru Budżetowanie:

●Wniosek o rezerwację – identyfikator wniosku o rezerwację środków; jeżeli zastosowano obsługę wniosków o rezerwację dla projektów to można wskazać wniosek w powiązaniu z obszarem Zarządzania projektami.  

●Budżet w okresie – identyfikator budżetu kosztów w okresie.  

●Budżet kosztów – budżet kosztów jednostki w ramach wybranego budżetu w okresie; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB.  

●Pozycja budżetu – pozycja wybranego budżetu kosztów jednostki; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB.  

●PZB – plan zamówień budżetowych w ramach wybranego budżetu w okresie.  

●Pozycja PZB – pozycja wybranego planu zamówień budżetowych.  

●Zasób pozycji PZB – pozycja zasobu dla wyboru w polu Pozycja PZB.  

Zakładka Zadania i źródła finansowania

W przypadku, gdy w systemie obsługiwane są budżety jednostek lub projektów w połączeniu z zadaniami i/lub źródłami finansowania to w zakładce tej prezentowane są zadania i/lub źródła finansowania powiązane z wyżej wymienionymi obiektami budżetowymi.

Okno podzielone jest na sekcje:

●Zadania – sekcja dodawania zadań i określania udziału wybranych zadań w wartości pozycji.  

●Źródła finansowania – sekcja dodawania źródeł finansowania i określania udziału wybranych źródeł w wartości pozycji; lista wyświetlanych do wyboru źródeł finansowania jest regulowane przez konfigurację przyjętą w typie dokumentu.  

Zakładka Dane walutowe

Zakładka Dane walutowe jest dostępna tylko wtedy, gdy dokument jest walutowy. Parametry walutowości dokumentu określane są w konfiguracji typu dokumentu. Dane walutowe opisują następujące parametry:

●Waluta – określa walutę dokumentu,

●Tabela kursowa – pole wyboru zdefiniowanych tabel kursowych; lista zawiera tabele kursowe dla typu kursu określonego w typie dokumentu np. średni,

●Kurs – określa kurs waluty dokumentu do przeliczania na kwoty w walucie PLN; kurs pochodzi z wybranej tabeli kursowej lub wprowadzony ręcznie przez użytkownika.

Zakładka Adnotacje

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących danego dokumentu.

Zakładka Załączniki

Umożliwia dodanie załącznika do dokumentu. Program informuje o liczbie załączników dodanych w tym miejscu. Dołączanie polega na wybraniu z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy rodzaju obiektu załącznika:

●Nowy plik – zapisuje wskazany w lokalizacji na dysku plik do bazy danych; umożliwia zarządzanie wersjami załącznika,  

●Nowy skrót – zapisuje skrót do wskazanego w lokalizacji na dysku pliku; jeżeli plik ten ma być dostępny dla innych użytkowników systemu to powinien być on udostępniony na współdzielonym zasobie sieciowym,

●Nowy URL – umożliwia wprowadzenie adresu URL np. link do strony WWW, link do dokumentu w sieci internet lub intranet,

●Nowy folder – dodaje folder, w którym mogą być następnie umieszczane załączniki; pozwala uporządkować i zorganizować załączniki,

●Nowy skrót folderu – dodaje skrót folderu na dysku lub zasobie sieciowym.  

Zakładka Dane dodatkowe

Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Zakładka Log obiegu

W zakładce wyświetlana jest historia procesu obiegu dokumentu, zawierająca informacje szczegółowe: zmiany stanów w obiegu, data i godzina wykonania, dane użytkownika.

Obsługa obiegu dokumentu jest możliwa, gdy dla typu skonfigurowano i przypisano szablon obiegu. Możliwość konfiguracji szablonów obiegu i jego obsługi w dokumentach jest możliwy na podstawie zakupionej licencji.

Lista pozycji zawiera pola zgrupowane w zakładki:

Zakładka Dane podstawowe pozycji

●Identyfikator produktu – unikalny identyfikator produktu z kartoteki Produkty-edycja,

●Nazwa produktu – nazwa produktu,

●Kod CPV, CPV uzup. (podstawowy i uzupełniający) – dane pobrane z definicji wybranego produktu. Dane służą do oznaczenia, które pozycje wymagają procedury przetargu dla zakupu,

●Wartość dostarczona – wartość dostarczona przez powiązany (pośrednio) z pozycją dokument dostawy lub zakupu,

●Wartość zrealizowana – wartość pozycji dołączona do planu zakupu albo z wygenerowanych i zatwierdzonych umów lub zamówień dostawy/wartość pozycji z wygenerowanych i zatwierdzonych umów lub zamówień dostawy,

●II. dostarczona rozliczona – ilość, która została rozliczona przez pobrania magazynowe/ilość, która została rozliczona z zapotrzebowaniem w planie zakupu,

●II. dostarczona – ilość dostarczona przez powiązany z pozycją dokument dostawy lub zakupu; jeżeli pozycja zapotrzebowania została dodana do planu zakupu z opcją łączenia to rozliczenie pozycji odbywa się pośrednio przez funkcję Rozlicz,

●Il. zrealizowana – ilość pozycji dołączona do planu zakupu albo z wygenerowanych i zatwierdzonych umów lub zamówień dostawy/ilość pozycji z wygenerowanych i zatwierdzonych umów lub zamówień dostawy,

●Stawka VAT – obowiązująca stawka VAT na dany produkt,

●Kategoria obrotu – identyfikator kategorii obrotu dla produktu w pozycji,

●Dostawca – identyfikator dostawcy wybranego jako sugerowany przez składającego dokument. Pole może pozostać puste, podlega edycji na zatwierdzonym zapotrzebowaniu. Lista umożliwia wybór wg ustawienia w nagłówku dokumentu opcji ‘Podpowiedź dostawców towarów’.

Zakładka Adnotacje dla pozycji

Umożliwia wprowadzenie dodatkowych uwag lub informacji dotyczących poszczególnych pozycji dokumentu.

Zakładka Parametry segregacji

Zakładka zawiera listę zdefiniowanych parametrów dla wybranego w pozycji dokumentu produktu (towar lub usługa), przy czym w przypadku towaru parametry te stanowią informacje określające partię towaru na stanie magazynowym tzw. parametry partii. Lista parametrów zawiera dwie kolumny – nazwę cechy (nieedytowalną) oraz jej wartość, która może być polem wyboru z listy lub wpisywanym przez użytkownika.

Zakładka Właściwości

Na zakładce są umieszczone tzw. nośniki kosztów dla pozycji, czyli: Komórka, Pracownik, Zlecenie, Kontrakt, Budżet kosztów bezpośrednich, Etap, Zasób. Domyślnie przyjmują wartości z analogicznych danych w nagłówku.

Zakładka Dane budżetowe

Umieszczone są tam informacje pochodzące z obszaru Budżetowanie:

●Wniosek o rezerwację – identyfikator wniosku o rezerwację środków; jeżeli zastosowano obsługę wniosków o rezerwację dla projektów to można wskazać wniosek w powiązaniu z obszarem Zarządzania projektami.

●Pozycja wniosku o rez. – pozycja wybranego wniosku o rezerwację.

●Budżet kosztów – budżet kosztów jednostki w ramach wybranego budżetu w okresie; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB.

●Pozycja budżetu – pozycja wybranego budżetu kosztów jednostki; jeżeli zastosowano w konfiguracji powiązania pozycji budżetu kosztów z pozycją PZB to pole jest wypełniane na podstawie wyboru w polu Pozycja PZB.

●Budżet w okresie – identyfikator budżetu kosztów w okresie.

●PZB – plan zamówień budżetowych w ramach wybranego budżetu w okresie.

●Pozycja PZB – pozycja wybranego planu zamówień budżetowych.

●Zasób pozycji PZB – pozycja zasobu dla wyboru w polu Pozycja PZB.

Zakładka Zadania i źródła finansowania

W przypadku, gdy w systemie obsługiwane są budżety jednostek lub projektów w połączeniu z zadaniami i/lub źródłami finansowania to w zakładce tej prezentowane są zadania i/lub źródła finansowania powiązane z wyżej wymienionymi obiektami budżetowymi.

Okno podzielone jest na sekcje:

●Zadania – sekcja dodawania zadań i określania udziału wybranych zadań w wartości pozycji.  

●Źródła finansowania – sekcja dodawania źródeł finansowania i określania udziału wybranych źródeł w wartości pozycji; lista wyświetlanych do wyboru źródeł finansowania jest regulowane przez konfigurację przyjętą w typie dokumentu.

Zakładka Dane dodatkowe

Zawiera parametry repozytorium. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, wprowadzone poprzez tzw. parametry repozytorium. Parametry te mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Dane dodatkowe dla nagłówka i pozycji definiowane są w typie dokumentu, a do konfiguracji można wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium.

Na oknie dokumentu planu zakupu dostępne są standardowe przyciski oraz akcje związane tylko z danym typem dokumentu.

Dodaj

Użycie przycisku powoduje dodanie nowego dokumentu Plan zakupów.

Zapisz

Użycie przycisku powoduje zapisanie danych dokumentu Plan zakupów.

Usuń

Przycisk kasuje dokument zamówienia zakupu, akcja dostępna tylko dla dokumentów o statusie ‘roboczy’.

Wyślij dokumenty PDF

Użycie przycisku umożliwia wygenerowanie kompletnego raportu w formacie pdf, a następnie wysłanie dokumentu do określonego odbiorcy.

Wydruk

Użycie przycisku umożliwia wskazanie konkretnego raportu do wykonania, a następnie wydruk na wybraną drukarkę.

Podgląd wydruku

Użycie przycisku umożliwia obejrzenie kompletnego raportu na ekranie monitora, a następnie wydruk na wybraną drukarkę.

Edycja skryptów

Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów.

Karta produktu

Użycie tej opcji na polu z identyfikatorem produktu, uruchamia wyświetlenie danych o danym produkcie. Oprócz danych podstawowych są wyświetlane informacje o różnych dokumentach, w których dany produkt został użyty.

Karta kontrahenta

Umożliwia szybki podgląd danych związanych z danym klientem: stan rozliczeń, co kupował/co nam sprzedał, po ile, co zamówił/co zamówiliśmy i stan realizacji, na kiedy będzie oraz pozostałe informacje.

Zatwierdź

Użycie tego przycisku powoduje zatwierdzenie dokumentu zapotrzebowania. Zatwierdzonego dokumentu nie można modyfikować. Z zatwierdzonych zapotrzebowań można generować plany zakupu, zamówienia do dostawców lub umowy, z zatwierdzonych planów można generować zamówienia lub umowy.

Anuluj/Odrzuć

Użycie tego przycisku powoduje anulowanie dokumentu zapotrzebowania. Dokument uzyskuje status ‘odrzucone’. Taki dokument nie jest brany pod uwagę przy generowaniu zamówień do dostawców.

Powiązania dokumentów

Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowane są alokacje tego dokumentu. Alokacja dokumentu pokazuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu.

Kopiuj dokument

Istniejące zapotrzebowanie lub plan można skopiować. Powstający nowy dokument ma status roboczy.

Parametry wywołania funkcji:

●Typ dokumentu – typ dokumentu zapotrzebowania/planu zakupu,

●Data dokumentu – data utworzenia dokumentu zapotrzebowania/planu zakupu,

●Data zapotrzebowania – data zapotrzebowania dla powyższego dokumentu,

●Komórka – komórka odpowiedzialna za planowanie zakupów,

●Pracownik – pracownik odpowiedzialny za przygotowanie planu zakupów,

●Zlecenie – zlecenie, na podstawie którego tworzony jest plan zakupu,

●Kontrakt – kontrakt, do którego tworzony jest plan zakupu,

●Uwzględnij inflację – flaga określająca czy w tworzonym dokumencie ma być uwzględniony poziom inflacji.  

Kopiuj pozycję

Istniejącą na dokumencie, zapotrzebowania lub planu, pozycję można skopiować, warunkiem jest to, aby dokument miał status roboczy.

Identyfikator

Umożliwia zmianę segmentów w automatycznie wygenerowanej masce identyfikatora, np. produktu, dokumentu.

Funkcja użytkownika

Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie dedykowanej funkcji dodatkowej typu skrypt przypisanej do zdarzenia ‘Funkcja użytkownika’. Możliwe jest przypisanie dziesięciu funkcji dedykowanych (Funkcja użytkownika 0…9).

Realizuj

Użycie tego przycisku dla wskazanego zapotrzebowania/planu lub zaznaczonej grupy zapotrzebowań/planów umożliwia przygotowanie danych do realizacji, a także wygenerowanie automatyczne zamówienia do dostawcy lub umowy z dostawcą. Możliwość ta dotyczy zatwierdzonych zapotrzebowań. Po wybraniu tego przycisku pojawia się formatka:

Przygotowanie danych głównie polega na określeniu dostawcy dla każdej pozycji z niezależnym zapisem do dokumentu – przycisk ‘Wpisz do zaznaczonej pozycji’ . Dla wspomożenia tego wyboru dodano możliwość odfiltrowania w podpowiedzi tylko dostawców danego produktu (tj. takich dostawców, dla których w danych produktu u dostawcy jest zapisany dany produkt).

Wybrany dostawca może być przepisany do wszystkich zaznaczonych pozycji albo wyznaczany dla każdej pozycji indywidualnie. Przed wygenerowaniem zamówienia lub umowy należy zaznaczyć realizowane pozycje oraz zmienić ilości zamawiane, jeśli realizacja dotyczy tylko ilości częściowej. Podpowiadane są ilości pozostałe do realizacji, czyli ilości zapotrzebowane pomniejszone o ilości zrealizowane (zamówione) poprzednio. W przypadku zapotrzebowań przez ilości zrealizowane rozumie się także ilości uwzględnione w planie.

W oknie są dostępne akcje wyboru dostawcy, dla aktualnie zaznaczonych wierszy :

Okienko ‘Dostawca‘ – ustawienie dostawcy, do zapisania w pozycjach okna przygotowania,

Przycisk ‘Wpisz do zazn. poz. ‘ – wpisanie ustawionego dostawcy, do zaznaczonych wierszy,

Pole do zaznaczenia ‘Podpowiedź dostawców towarów‘ – nad listą pozycji jest umieszczona flaga dotycząca podpowiedzi dostawcy w pozycjach. Zaznaczenie tej flagi spowoduje, że w podpowiedzi dostawców będą odfiltrowani tylko ci, którzy mają wskazany dany produkt w danych produktu u dostawcy (traktowani są wówczas, jako dostawcy danego produktu). Przy braku zaznaczenia tej flagi w podpowiedzi będą widoczni wszyscy dostawcy

Przyciski Zaznacz / Odznacz – umożliwiają zaznaczanie / odznaczanie wszystkich wierszy

Przycisk Generuj zamówienie – umożliwia generowanie zamówień do dostawców, według wybranych dostawców; powstanie tyle zamówień, ilu jest różnych dostawców

Przycisk Generuj umowę – umożliwia generowanie umów z dostawcami, według wybranych dostawców; powstanie tyle umów, ilu jest różnych dostawców.

Wygenerowane z zapotrzebowań, dokumenty zamówień / umów, są systemowo połączone ze sobą. Dostęp do powiązań, poprzez ikonę Powiązania .

Przycisk Anuluj – zamknięcie okna przygotowania danych.

Rozlicz

Dla poszczególnych pozycji planu umożliwiono rozliczanie ilości dostarczonej (przez dostawy magazynowe lub poprzez faktury zakupu) ze źródłowymi planami zapotrzebowania.

Zaznaczanie pozycji do przetargu

Wywołanie akcji zaznaczania pozycji, których wartość przekracza progową wartość, ustaloną do obowiązywania przetargów. Uwzględnione są kody CPV pozycji. Parametry wywołania funkcji:

Anuluj zatwierdzenie

Użycie tego przycisku skutkuje anulowaniem zatwierdzenia dokumentu, o ile nie zostały wygenerowane z niego inne dokumenty.

Prześlij dokument do innego operatora

Umożliwia przesłanie wiadomości do wybranych użytkowników systemu wraz z dokumentem jako załącznikiem wiadomości. Załącznik umożliwia uruchomienie dokumentu przez adresata w celu wykonania innych akcji np. zatwierdzenie, wydrukowanie.

Uruchom obieg lub zmień stan

Grupa funkcji służąca do zarządzania dokumentem na ścieżce zdefiniowanego szablonu obiegu dokumentów. Szablony obiegu są przypisywane w definicji typu dokumentu.

Przycisk po rozwinięciu zawiera funkcje:

Odrzuć

Usuń z obiegu

Edycja obiegów

Analiza-konfiguracja

Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary).

Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do nagłówka dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Parametry pozycji z repozytorium

Parametry te mogą być przypisane do pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. „Parametry nagłówka dokumentu” oraz „Parametry pozycji dokumentu” definiowane są w typie dokumentów. Użytkownik może wykorzystać wszystkie typy danych zdefiniowane w repozytorium.

Historia modyfikacji obiektu

Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie

Osoby wpisane, jako kontaktowe dla kontrahenta

Lista osób ze strony kontrahenta upoważnionych do kontaktów.

Dokumenty Zapotrzebowania/Plany:

●Podstawowy

●Podstawowy w walucie obcej

●Szczegółowy

●Szczegółowy w walucie obcej

Plan zakupów:

●Plan zakupów

●Pozycje wymagające przetargu

Zapotrzebowania/Plany zakupów:

●Ogólny

●Raport różnic zapotrzebowania - plany

●Szczegółowy

●Wykaz pozycji nieuwzględnionych w planie