W oknie na pierwszych pozycjach pojawiają się dane podstawowe (nagłówkowe), zastrzeżone w systemie. Dane te posiadają zarezerwowane numery, nie można ich modyfikować ani kasować. Dane podstawowe są niepowielarne, co oznacza, że taka dana może wystąpić w teczce osoby tylko jeden raz. Dane podstawowe mają w systemie odrębne prawo do ich podglądu i edycji. Są to dane:
●100000 – Nr ewidencyjny. Każda teczka osoby fizycznej musi posiadać swój unikalny sześciocyfrowy "Numer ewidencyjny", po którym jest rozpoznawana przez system. Teczka w bazie nie może mieć takiego samego numeru ewidencyjnego jak inna już występująca.
●100001 – Imię.
●100002 – Nazwisko.
●100003 – Kom. organizacyjna. Dana Kom. organizacyjna (komórka organizacyjna) jest przeznaczona do wprowadzania kodu komórki organizacyjnej, do której należy teczka osoby fizycznej. Jest to dana typu S – kod systemowy. Definiowanie kodów i nazw komórek organizacyjnych odbywa się w opcji: Firma->Struktura organizacyjna.
●100004 – Grupa zawodowa. Dana Grupa zawodowa pozwala określić, do jakiej grupy zawodowej należy teczka osoby fizycznej. Jest to dana typu K – kod kadrowy. Definiowanie grup zawodowych odbywa się w menu: Personel->Obiekty uzupełniające->Słowniki->Słowniki lokalne.
●100005 – Data rozwiąz. umowy. Dana Data rozw. umowy pozwala podzielić teczki osób w oknie Dane osobowe i na listach osób na zatrudnionych i zwolnionych. Jeżeli do teczki osoby zostanie wprowadzona wartość danej Data rozw. umowy to do tej daty program zalicza osobę do grupy osób zatrudnionych. Następnego dnia po dacie rozwiązania umowy pracownik traktowany jest, jako osoba zwolniona. Istnieje, więc możliwość wprowadzenia daty rozwiązania umowy (np. 2013.10.31) w dniu np. 2012.10.05 – program do dnia 2013.10.31 włącznie z tym dniem będzie traktował pracownika, jako zatrudnionego. Do zaliczenia osoby do zatrudnionej na umowę o pracę w raportach i zestawieniach służy dana Rodzaj umowy o pracę.
●100006 – Grupa pracowników. Dana Grupa pracowników pozwala podzielić teczki osób na grupy według uznania użytkownika systemu. W systemie są zdefiniowane odrębne uprawnienia do nadawania prawa do grup pracowników w menu: Użytkownicy->Użytkownik->Edycja praw->Personel->Obiekty uzupełniające->Przydział grup pracowników oraz prawa dostępu do danych w teczkach przypisanych do określonej grupy pracowników w opcji: Personel->Obiekty uzupełniające->Przydział grup pracowników. Nadanie użytkownikowi systemu prawa do grupy pracowników ogranicza jego dostęp do edycji i podglądu danych teczek przypisanych do innych grup pracowników, do których nie ma prawa. W przypadku, gdy zostanie przydzielona użytkownikowi więcej niż jedna grupa pracowników, wybór tej, na której użytkownik chce pracować, odbywa się po wybraniu odpowiedniej opcji z listy grup widocznych na filtrze. Opis nadawania prawa do grup pracowników znajduje się w rozdziale Przydział grup pracowników. Wartością inicjalną tej danej dla wszystkich pracowników, jest grupa: Bez przydziału – Wszyscy pracownicy. Kody grup pracowników, podobnie jak kody grup zawodowych pochodzą ze słownika kadrowego definiowanego menu: Personel->Obiekty uzupełniające->Słowniki->Słowniki lokalne.
●Nr NIP.
●Nr PESEL.
Do przechowywania historii zmian danych podstawowych: Kom. organizacyjna, Grupa zawodowa, Grupa pracowników, Imię, Nazwisko, nr NIP, nr PESEL są zdefiniowane odpowiadające im dane systemowe (nadzorowane) z zakresem dat, z którymi powinny być zmapowane dane zdefiniowane w bazie:
●Dane obligatoryjne do mapowania:
o000100 – Kom. organiz. hist.
o000110 – Grupa zawodowa hist.
o000120 – Grupa pracow. hist.
●Dane fakultatywne – historia zmian danych podstawowych:
oImię – historia
oNazwisko – historia
oPESEL – historia
oNIP – historia
Po zmapowaniu danych, w oknie Zmiana danych teczki są dodane zakładki odpowiadające zmapowanym danym historycznym. Zmiana danych podstawowych odpowiadających danym zmapowanym odbywa się wyłącznie w oknach edycji danych osoby i teczki. Wartości danych podstawowych po ich zmianie są synchronizowane z odpowiadającymi im danymi przechowującymi historię ich zmian.
Uwaga
Wartości danych podstawowych osoby są wprowadzane w oknie Dodaj osobę wywoływanym z polecenia pod prawym przyciskiem myszy w oknie Dane osobowe i widoczne w zakładce Dane osoby. Dane podstawowe teczki są dodawane w oknie Dodaj teczkę osobie. Jeżeli osobie dodano teczkę, to dane podstawowe teczki i osoby są widoczne w zakładce Lista teczek. Przy danych: Komórka organizacyjna, Grupa zawodowa i Grupa pracowników jest wymagane wprowadzenie daty początkowej.
Przydział praw dostępu do określonej grupy pracowników poszczególnym użytkownikom odbywa się w opcji Personel->Obiekty uzupełniające->Przydział grup pracowników. W przypadku, gdy zostanie przydzielona użytkownikowi więcej niż jedna grupa pracowników, wybór tej, na której użytkownik chce pracować, odbywa się po wybraniu odpowiedniej opcji z listy grup widocznych w filtrze.
Uwaga
Począwszy od wersji 6.10@A01.1, ograniczenie dostępu do List osób/teczek, List Płac i innych okien wyboru/podglądu danych odwołuje się nie tylko do jednej, aktualnej grupy zapisanej w nagłówku (w danych podstawowych), ale i do listy danych zawierających historię przydziału do grup obowiązujących dla pracownika w aktualnej dacie. Użytkownik posiadający uprawnienie do określonych (jednej lub wielu) grup pracowników, będzie miał uprawnienie do tych pracowników lub numerów teczek w bazach działających w trybie teczkowym, które w danej nagłówkowej lub w danej kadrowej nadzorowanej nr 000120 Grupa pracowników historia będą miały tę grupę. Wartość danej "Grupa pracowników historia" może występować wiele razy w nakładających się okresach, czyli RÓWNOLEGLE można przypisać Teczkę (Pracownika) do wielu grup. Oznacza to, że pracownik posiadający uprawnienie do jednej grupy zawodowej, np. „Umowy zlecenia” będzie miał dostęp do danych Teczki (Pracownika), który w danej nagłówkowej lub w danej "Grupa pracowników historia” będzie miał aktywną tę wartość danej.
Dane podstawowe oraz nr PESEL są widoczne w oknach list teczek osób. Podczas pracy w systemie istnieje możliwość sortowania wyświetlonej listy osób/teczek według tych danych oraz filtrowania (ograniczania widoku) osób/teczek na listach do określonej grupy pracowników (jeżeli użytkownik ma nadane uprawnienia do grup pracowników) i/lub statusu zatrudnienia (Wszyscy/Zatrudnieni/Zwolnieni).
