Warunki, jakie powinien spełnić płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych składający PIT drogą elektroniczną:

Krok 1

●Złożenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatkowej pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej – formularz UPL-1 (wzór formularza znajduje się na stronie: http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/e-deklaracje/formularze). Pełnomocnictwo można złożyć w formie papierowej - w urzędzie skarbowym właściwym dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników, lub przekazać w wersji elektronicznej - Szefowi KAS za pośrednictwem platformy ePUAP podpisując wniosek.

Krok 2

●Zakup certyfikatu Certyfikat może być:

oUniwersalny – dla osób podpisujących dokumenty w imieniu własnym lub w imieniu innych podmiotów (przedsiębiorstw, instytucji, administracji samorządowej, administracji rządowej),

oZ dodatkowymi danymi – dotyczy osób pełniących funkcje publiczne lub zawodowe, a zakres uprawnień wynikający z pełnionej funkcji jest jednoznacznie określony prawem, np. prezydent miasta, burmistrz, notariusz, radca prawny itp.

●Kompletny zestaw do składania podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym może składać się:

oZ karty mikroprocesorowej i czytnika oraz oprogramowania.

lub

oZ dedykowanej aplikacji oraz oprogramowania bez fizycznej karty oraz czytnika. Dzięki temu jest możliwość sygnowania dokumentów w dowolnym czasie – na telefonie, tablecie lub komputerze.

Krok 3

●Zarejestrowanie certyfikatu kwalifikowanego z karty kryptograficznej, z poziomu asystenta certyfikatów poprzedzające użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego na danym koncie komputera polega na zainstalowaniu oprogramowania z CD-ROM dołączonego do podpisu, które umożliwi odczytanie certyfikatu znajdującego się na karcie kryptograficznej lub urządzeniu USB (pendrive) do podpisywania dokumentów bezpiecznym podpisem. Uruchomienie opcji podpisywania wymaga uprzedniego zainstalowania karty i użycia hasła.

Krok 4

●Przygotowanie informacji i deklaracji PIT do wysyłki:

oDokumenty muszą być zapisane w formacie XML zgodnym ze strukturą dokumentów XML określoną przez Ministerstwo Finansów, tj:

▪Struktura dokumentów według standardu XSD-XML Schema Definition (w specyfikacji WSDL – operacja sendDocument),

▪Dokument elektroniczny musi zawierać jeden dokument – dokument główny lub zestaw składający się z dokumentu głównego i załączników w przypadku wysyłania dokumentów za pośrednictwem bramki eDeklaracje, zestaw dokumentów wielopozycyjnych jednego rodzaju w przypadku wysyłania dokumentów za pośrednictwem bramki UBD do systemu e-Deklaracje 2,

▪Do kodowania znaków dokumentu zastosowane kodowanie UTF-8,

▪Atrybut kodowania występuje na początku dokumentu.

oDokumenty pojedyncze lub zestaw dokumentów wielopozycyjnych muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu – do podpisu elektronicznego jest wykorzystany jeden z formatów określonych przez:

▪Specyfikację techniczną ETSI TS 101 903 XML Advanced Electronic Signatures (XAdES Basic Electronic Signature, w skrócie XAdES-BES) wydaną przez European Telecommunications Standards Institute,

lub

▪Dokument PKCS#7 Cryptographic Message Syntax Standard wydany przez RSA Security.

oPodpisany dokument XML przed wysłaniem jest kodowany zgodnie z formatem base64Binary, format zgodny z aktualnie obowiązującym schematem.

●użycia hasła.

Krok 5

●Przesyłanie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem bramki eDeklaracje lub UBD:

oUstanowienie sesji przy wykorzystaniu protokołu https (http + ssl), poprzez zastosowanie protokołu wywoływania zdalnego dostępu do obiektów (SOAP), opisanego językiem opisu usług sieciowych (WSDL), dostępnego przez sieć WWW (HTTPS), szyfrowanego przy użyciu protokołu szyfrującego dla sieci (TLS):

▪Przesyłanie dokumentu przy wykorzystaniu usługi Web Service,

▪Odbiór przez system przesłanego dokumentu w postaci pliku XML, weryfikacja wstępna (zgodność ze schemą), nadanie numeru referencyjnego dokumentu (identyfikator), numeru statusu i opisu statusu.

SIMPLE.ERP dostarcza narzędzia do tworzenia informacji podatkowych PIT wraz z załącznikami, a w przypadku dokumentów korygujących z uzasadnieniem korekty ORD-ZU w formacie XML, które użytkownik może:

●Podpisać podpisem elektronicznym i wysłać korzystając z dodatkowego oprogramowania umożliwiającego zastosowanie protokołu wywoływania zdalnego dostępu do obiektów w formacie XML (SOAP),

lub

●Zaimportować do interaktywnego formularza PDF dostarczanego przez MF, po czym każdy z formularzy interaktywnych zapisać w odrębnym pliku, podpisać elektronicznym podpisem i wysłać (formularze interaktywne są wyposażone w protokół SOAP) a następnie odebrać i zapisać nr referencyjny oraz przy pomocy interaktywnego formularza UPO odebrać potwierdzenie odbioru na podstawie zapisanego numeru referencyjnego.

Tworzenie i wysyłka PIT na portal Ministerstwa Finansów jest podzielona na kilka etapów:

●Tworzenie paczek dokumentów zawierających jednego rodzaju PIT wraz z załącznikami,

●Zatwierdzanie utworzonych paczek dokumentów lub dokumentów zaznaczonych w paczce,

●Opatrywanie wybranych dokumentów podpisem elektronicznym,

●Wysyłka wybranych PIT na portal MF,

●Pobranie i zapisanie numeru referencyjnego oraz urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Obsługa poszczególnych etapów tworzenia i wysyłki ePIT jest dostępna w czterech formatkach systemowych:

●Wydruki PIT – tworzenie paczek jednego rodzaju PIT wraz z załącznikami PIT-R, a w przypadku korekt dokumentów z uzasadnieniem korekty ORD-ZU.

●Emisja dokumentów elektronicznych – przygotowanie utworzonych dokumentów w formacie/w pliku XML umożliwiającym przekazanie dokumentów drogą elektroniczną na bramkę Ministerstwa Finansów.

●Podpisywanie cyfrowe PIT – opatrzenie dokumentów podpisem elektronicznym.

●Wysyłka PIT na portal Ministerstwa Finansów i odbiór urzędowego potwierdzenia odbioru UPO.

Przed przystąpieniem do tworzenia i wysyłki ePIT niezbędne jest poza napełnieniem kartotek podatkowych odpowiednie przygotowanie danych płatnika i podatników, a także zdefiniowanie profilu użytkownika i ewentualna konfiguracja serwera proxy pośredniczącego w transmisji danych w przypadku, gdy użytkownik nie posiada bezpośredniego dostępu do internetu.

Warunkiem sporządzenia PIT w formie elektronicznej jest wypełnienie w danych płatnika i podatnika:

●Kompletnych danych adresowych płatnika i podatnika – województwo, powiat, gmina, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta, w tym dane Kraj oraz Urząd skarbowy, z którymi są skojarzone stałe pola formularzy PIT powinny mieć ściśle określone wartości:

oDana Kraj w adresie płatnika i dana w drzewku danych adresowych podatnika skojarzona z daną Kod państwa w opcji Personel->Obiekty uzupełniające->Kojarzenie danych kadrowych, powinny mieć w wartości dwuliterowy symbol państwa, np.: PL dla Polski. Kody państw w adresie podatnika w zależności od typu danej skojarzonej mogą być: wpisywane w danej typu O, pobierane ze słownika kadrowego w danej typu K, pobierane ze słownika zewnętrznego w danej typu S. W przypadku danych typu K lub S kody pozycji słownika przypisanego danej powinny mieć dwuliterowe symbole państw.

oW danych "urzędów skarbowych" przypisanych płatnikowi i podatnikom powinien być czterocyfrowy kod nadawany przez Ministerstwo Finansów. Dane Urzędów Skarbowych są aktualizowane w opcji: Obiekty uzupełniające wspólne->Urzędy->pole Kod urzędu->wybór kodu z rozwijalnej listy.

●Danych identyfikacyjnych płatnika:

oOsoba prawna – NIP i pełna nazwa,

oOsoba fizyczna – NIP, nazwisko i imię, data urodzenia.

●Danych identyfikacyjnych podatnika – nazwisko, imię, data urodzenia oraz nr PESEL lub NIP w przypadku podatnika prowadzącego działalność gospodarczą albo będącego płatnikiem VAT. Jeżeli identyfikatorem podatnika jest NIP, to taki podatnik powinien mieć wartość Tak danej kadrowej typu L skojarzonej z daną Czy prow.dz.gosp.lub jest płatn.VAT w opcji Personel->Obiekty uzupełniające->Kojarzenie danych kadrowych.

Uwaga

W celu przygotowania poprawnego pliku do przesłania drogą elektroniczną jest wymagane, aby w danych Płatnika podatku (pracodawcy) i Podatnika (pracownika) były wprowadzone: dwuznakowe symbole literowe państwa, np.: PL dla Polski, pełne dane adresowe oraz czterocyfrowe kody urzędów skarbowych nadawane przez Ministerstwo Finansów.

Uwaga

Dane płatnika i podatnika pobierane do formularzy PIT muszą mieć wartości. Jeżeli brak wartości danych, to należy wpisać znak lub ciąg znaków, np.: "X" lub "Brak".