Dokument rozliczenia delegacji przeznaczony jest rejestracji poszczególnych pozycji kosztowych rozliczających wyjazd służbowy pracownika. Poszczególne pozycje mogą dotyczyć poszczególnych rodzajów kosztów delegacji typu ryczałt, dieta lub dokumentów typu: bilet, faktura VAT. Niezależnie od ilości pozycji w dokumencie, po jego zatwierdzeniu, powstanie jedno zobowiązanie dla wskazanego w dokumencie pracownika z możliwością rozliczenia tego zobowiązania z wypłaconą zaliczką na delegację.
Rysunek 832. Rozliczenie delegacji i zaliczek
Okno Rozliczenie delegacji i zaliczek zawiera podstawowe parametry dokumentu, takie jak:
●Typ – typ dokumentu rozliczenia delegacji,
●Data dokumentu – data wystawienia dokumentu rozliczenia,
●Data operacji – data z jaką zostanie wygenerowane zobowiązanie i dekret. Pole staje się niedostępne po zapisie ze względu na jego wpływ na identyfikator dokument,
●Data rozl. – data rozliczenia dokumentu,
●Tytuł – tytuł rozrachunku dla konta rozliczenia z pracownikami,
●Strona rozrachunku – pracownik, dla którego zostanie wygenerowany rozrachunek,
●Ident. obcy – opis dokumentu,
●Ident. zewn. – numer delegacji pracownika,
●Kwota zaliczki – wprowadzana informacyjnie kwota zaliczki wypłaconej pracownikowi,
●Oddział – przypisany do dokumentu oddział firmy,
●Zatwierdził – użytkownik systemu ERP zatwierdzający dokument,
●Operator – użytkownik systemu ERP rejestrujący dokument.
Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje. Podczas definicji typu dokumentu, użytkownik może przypisać do niego parametry zdefiniowane w repozytorium. Wszystkie dokumenty tego typu będą posiadały zestaw taki parametrów, których wartości nadawane będą przez użytkownika.
Rysunek 833. Okno Rozliczenie delegacji i zaliczek – parametry
Dokument rozliczenia jest dokumentem walutowym, tzn. może generować rozrachunek w różnych walutach. Zakładka danych walutowych zawiera takie same informacje jak inne dokumenty walutowe w systemie SIMPLE.ERP.
Pozycje dokumentu
Przejście do pozycji dokumentu jest możliwe po zapisaniu nagłówka dokumentu. Rejestracja pozycji jest dwupoziomowa. Pierwszym elementem, po uruchomieniu prawym przyciskiem myszy menu podręcznego, jest funkcja: Dodaj Dokument.
Rysunek 835. Rozliczanie delegacji i zaliczek
Formatka zawiera pola:
●Identyfikator – numer lub rodzaj rejestrowanego dokumentu – pole opisowe,
●Data dok. – data dokumentu,
●Data płatn. – data płatności dokumentu,
●Suma dokumentu – łączna suma rejestrowanego dokumentu, pole wyliczane automatycznie,
●Kontrahent – identyfikator kontrahenta dla rejestrowanego dokumentu – pole słownikowe. Pole to jest niewymagane, gdy rejestrowanym dokumentem jest rodzaj koszty np. Dieta.
Dodatkowo do obsługi dokumentu w pozycji jest utworzona zakładka: Dane podstawowe zawierająca pola do edycji:
●Podokres – wskazanie okresu rozliczeniowego rejestrowanego dokumentu,
●Opis faktury – pole opisowe,
●Sposób zapłaty – identyfikator sposobu zapłaty.
Drugim elementem rejestracji jest funkcja: Dodaj Pozycję dokumentu.
Rysunek 836. Okno Dodaj pozycję dokumentu
Rysunek 837. Okno Rozliczenie delegacji i zaliczek – Właściwości
Zakładka Dane podstawowe
Zakładka zawiera pola:
●Produkt – wybór z listy zdefiniowanych produktów,
●Ilość – pole ilość,
●Czy rej. VAT – włączenie tej opcji oznacza, że rejestrowana pozycja zostanie wpisana do rejestru VAT. Po włączeniu aktywują się kolejne pola,
●VAT – kwota VAT, pole wyliczane,
●Kwota brutto – pole wyliczane,
●Stawka VAT – wybór z listy stawek VAT, po wyborze przeliczą się pola: VAT i Kwota brutto,
●Atrybut VAT – wybór z listy atrybutów VAT,
●Podokres VAT – przypisanie pozycji typu faktura do okresu VAT.
W dolnej części ekranu są zakładki znane z obszaru faktur zakupu służące do wypełniania atrybutów związanych z dekretacją dokumentu oraz rozliczeniem dokumentów budżetowania oraz dokumentów zarządzania projektami. Dodatkowym polem, które w przypadku pozycji typu faktura VAT jest wymagane to: Przeznaczenie – wybór przeznaczenia podobnie jak w pozycji faktur zakupu.
Dla pozycji typu: Dokument, można dopisać wiele pozycji typu: Pozycja dokumentu.
Pozycje walutowe
Rysunek 838. Okno Rozliczenie delegacji i zaliczek – Dane walutowe
W pozycji rejestrowanego rozliczenia delegacji dla typu: Dokument, w przypadku typu rozliczenia walutowego uruchomiona jest obsługa waluty. W całym dokumencie rozliczenia delegacji dla poszczególnych pozycji można wprowadzać różne waluty z obsługą tabel kursowych. W takim przypadku z dokumentu powstanie tyle pozycji zobowiązań z kwotami w walucie i w PLN, ile było walut w dokumencie.
Akcje dostępne na oknie Rozliczenie delegacji zaliczek - lista
Użycie przycisku uaktywnia okno z nowym dokumentem delegacji.
RaportyDostępne są następujące raporty: ●Dokument delegacji, ●Lista dokumentów delegacji – analityczna, ●Lista dokumentów delegacji – syntetyczna.
Zatwierdzenie dokumentu powoduje wygenerowanie pozycji zobowiązania dla pracownika podanego w nagłówku dokumentu. Kwota wpisana do pozycji rozrachunku będzie sumą kwot ze wszystkich pozycji dokumentu rozliczenia.
Akcja dekretuje zaznaczone na liście dokumenty. Akcja dotyczy tylko dokumentów, które są zatwierdzone.  Anuluj dekretAkcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety.  Podgląd dekretuAkcja umożliwia podgląd, edycję i wydruk dekretu wygenerowanego z dokumentu.
Z listy dokumentów dostępne jest przeglądanie nierozliczonych zobowiązań wobec pracowników. Możliwe jest wykonanie rozrachunku z zaliczką pracownika.
Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie funkcji dodatkowej.
Użycie funkcji wywołuje okno, w którym mamy możliwość obejrzenia wszystkich operacji na danym obiekcie.  Edycja skryptówAkcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego jako Akcja użytkownika. Dostępne konteksty (momenty, w których uruchamiany jest skrypt): –Funkcja użytkownika (10 funkcji) –Po akceptacji –Po anulowaniu akceptacji –Po anulowaniu zatwierdzenia –Po dodaniu pozycji –Po otwarciu okienka –Po zapisie nagłówka –Po zapisie pozycji –Po zatwierdzeniu / zamknięciu dokumentu –Przed anulowaniem zatwierdzenia –Przed edycją dokumentu –Przed usunięciem pozycji –Przed zapisem dokumentu –Przed zapisem pozycji –Przed zatwierdzeniem / zamknięciem –Przejście nagłówek / pozycja –Sprawdzenie dokumentu –Sprawdzenie nagłówka –Sprawdzenie pozycji –Usunięcie dokumentu
Akcja umożliwia skopiowanie wskazanego dokumentu z nowym identyfikatorem i identyfikatorem skróconym, które podaje się w okienku podnoszącym się po kliknięciu ikony kopiowania. Można określić, czy kopiować również parametry dodatkowe typu. |
