Lista osób jest to zbiór pracowników wybranych przez użytkownika zapisany do pamięci w określonej grupie użytkowników (Prywatne, Kadrowe, Płacowe, Wszystkie) i pod określonym podczas jej tworzenia numerem i nazwą.
Różnica pomiędzy zbiorem Wybrani pracownicy a Listą osób polega na tym, że zbiór Wybrani pracownicy należy do danego użytkownika i jest dla niego tylko jeden. Każda zmiana zawartości zbioru Wybranych pracowników powoduje nieodwracalną utratę poprzedniej zawartości.
Lista osób umożliwia natomiast zapisywanie do pamięci określonej grupy pracowników i korzystanie z niej, gdy jest to potrzebna.
Można utworzyć dowolną liczbę list, jak również można korzystać z list przygotowanych przez innych użytkowników, o ile użytkownik ma nadane odpowiednie prawa dostępu.
Okna tworzenia i podglądu nagłówków List osób zawierają kolumny z informacjami identyfikującymi daną listę:
●Kategoria – kolumna zawiera etykiety tekstowe o dowolnej treści nadawane przez użytkownika w oknie edycji nagłówka listy. Utworzenie nowej kategorii polega na wpisaniu jej nazwy do pola na formatce i zapisaniu informacji do bazy dla list, których źródłem zapisu osób są pracownicy wyszukani. W przypadku list tworzonych w inny sposób – etykiety kategorii są nadawane przez system w momencie tworzenia listy. Użytkownik może je zmienić w oknie edycji nagłówka listy.
●Użytkownik – w kolumnie jest wyświetlana:
oNazwa użytkownika, który utworzył nagłówek listy (taka lista znajdzie się w grupie list Prywatnych tego użytkownika),
oNazwa jednej z grup użytkowników: Kadry lub Płace, jeżeli nagłówek został przypisany do jednej z tych grup (takie listy znajdą się odpowiednio w grupie list Kadry lub Płace).
●Nr – unikalny w danej grupie numer listy.
●Nazwa – nazwa listy.
●Źródło – kolumna zawiera informację o źródłach pochodzenia osób na liście:
oWyszukani – oznacza, że osoby są zapisywane na listę w wyniku przeniesienia ze zbioru wybranych pracowników lub wykonania funkcji obliczeniowej w formule wywoływanej np. w trakcie wykonania raportu definiowanego dopisującego listy osób,
oChwilowi - oznacza listy osób utworzone w trakcie wykonania raportów albo przeliczeń systemowych, które powinny być usunięte automatycznie po zakończeniu operacji. W razie problemu z automatycznym usunięciem listy, jej czas przechowywania w systemie wynosi 24 godziny od chwili sporządzenia. Użytkownik może zmienić datę graniczną przechowywania listy w oknie edycji nagłówka listy,
oPominięci – oznacza listy utworzone w sytuacji gdy w trakcie wykonania raportu definiowanego albo dopisywania grupowego danych dostęp do danych niektórych osób był zablokowany przez innych użytkowników, osoby takie są pomijane i dla łatwości powtórzenia operacji zapisywane na liście osób. Użytkownik powiadamiany jest o fakcie stworzenia listy i jej identyfikatorze komunikatem systemu. Listy osób pominiętych w operacji są usuwane automatycznie po upływie 48 godzin od utworzenia. Użytkownik może zmienić datę graniczną przechowywania listy w oknie edycji nagłówka listy.
●Kiedy usunąć – kolumna występuje tylko w oknie edycji nagłówka listy. Data wypełniana przez system przy tworzeniu list w kategorii Chwilowi i Usunięci oznacza termin automatycznego usunięcia listy. Data może być zmieniona przez użytkownika.
●Ostatnia zmiana – kolumna występuje tylko w oknie wyboru listy do wyświetlania. Data wypełniana przez system przy tworzeniu nagłówka listy osób i nadpisywana późniejszymi datami w przypadku gdy są wprowadzane zmiany w nagłówku lub w wykazie osób na tej liście. Data nie jest edytowalna przez użytkownika.
Rysunek 1214. Fragment okna Listy osób – okno wyboru Listy osób do wyświetlenia i przechodzenia do edycji nagłówków list osób
Rysunek 1215. Widok okna edycji nagłówków list osób
Listy osób, podobnie jak formatki danych, wzorce wyszukiwania są tworzone w czterech grupach:
●Prywatne listy osób – przeznaczone dla jednego użytkownika. Ta grupa list osób jest związana jest z nazwiskiem i hasłem użytkownika – każdy użytkownik ma własny wykaz prywatnych list.
●Kadrowe listy osób – przeznaczone dla użytkowników obszaru KADRY.
●Płacowe listy osób – przeznaczone dla użytkowników obszaru PŁACE.
●Wszystkie listy osób – wykaz zawiera wszystkie utworzone listy osób.
Tworzenie nagłówka listy osób
Nowy nagłówek listy osób może zostać utworzony na dwa sposoby: ●W oknie Listy osób wywoływanym z rozwiniętego wykazu list w oknie wyszukiwania osób do zbioru wybranych pracowników i na listy płac. ●Poprzez wykonanie funkcji obliczeniowej w formule wywoływanej np. w trakcie wykonania raportu definiowanego dopisującego listy osób. Poszczególne kolumny w oknie tworzenia i podglądu nagłówków list osób zawierają informacje identyfikujące daną listę. Okno Listy osób jest wywoływane przyciskiem Po dodaniu nowego nagłówka listy należy w polu Nr nadać unikalny numer listy, w polu Nazwa – nazwę listy o maksymalnej długości 20 znaków, w polu Opis – szczegółowy opis listy, w polu Kategoria list wpisać własny opis kategorii, wybrać kategorię z dostępnej listy podpowiedzi lub pozostawić puste. Wypełnienie pól: Nazwa, Opis, Kategoria list nie jest obowiązkowe. Wprowadzone zmiany należy zapisać przyciskiem Zapisywanie osób na listach odbywa się poprzez przepisanie pracowników ze zbioru wybranych pracowników przy pomocy przycisków zamieszczonych w środkowej części okna albo raportem definiowanym. Usuwanie osób z listy – po wyświetleniu listy osób należy wcisnąć przycisk Usunięcie całej listy odbywa się w oknie definiowania list osób. Na rozwiniętym wykazie list należy wcisnąć przycisk |
na rozwiniętym wykazie list w danej grupie. Domyślnie po wywołaniu okna zostaną wyświetlone prywatne listy osób. W celu dodania nowej listy należy wybrać grupę, do której będzie należała nowa lista, a następnie umieścić kursor w środkowej części okna, wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj lub Wstaw. Zostanie dodana nowa pozycja (lista) dla danego użytkownika – lista w grupie prywatne. Jeżeli lista była dodana w grupie Wszystkie i ma być dostępna dla innych użytkowników, to w okienku użytkownik można zmienić grupę na Kadry lub Płace.
Zapisz z paska narzędzi, a w przypadku braku zapisu należy wybrać polecenie Tak w wyświetlonym okienku w trakcie zamykania okna.
umieszczony nad listą; wyświetli się pytanie: Czy wyczyścić zawartość wybranej listy osób?, po wyborze Tak, osoby z listy zostaną usunięte.