Okno Zastępstwa teczek służy do edycji zastępstw pracownika. Okno jest wywoływane z menu: Personel->Dane kadrowo-płacowe->Zastępstwa teczek oraz przy pomocy przycisku 
bezpośrednio z okien wprowadzania i rozliczania nieobecności: płatnych, niepłatnych i rozliczanych w ZUS.
Funkcjonalność jest dostępna w bazach, w których dane zostaną skojarzone z danymi nadzorowanymi:
●Nr 016085 – Osoba zastępująca. Dana typu S z zakresem dat informująca o tym, kto i w jakim zakresie dat zastępuje pracownika nieobecnego. Dana domyślnie korzysta ze słownika systemowego APZ – Lista osób zatrudnionych.
oraz
●Nr 016086 – Uwagi. Dana typu O zawierająca dodatkowe informacje związane z zastępstwem pracownika w okresie jego nieobecności, np. w przypadku żołnierzy może to być nr rozkazu, na podstawie którego udzielono zastępstwa.
Okno Zastępstwa teczek umożliwia dodawanie, edycję i usuwanie zastępstw, przy czym:
●w trakcie wprowadzania i edycji danych następuje sprawdzenie poprawności danych dotyczących zastępstw, w tym:
owyświetla się ostrzeżenie na dodanie zastępstwa przez Teczkę, która jest już zastępcą w nakładającym się zakresie dat,
onastępuje blokada zmiany dat lub dodania zastępstwa powiązanego z absencją, gdy data początkowa albo data końcowa nie mieści się w zakresie dat absencji,
owyświetla się ostrzeżenie przy zapisaniu zmiany dat, gdy zastępstwo wchodziłoby w kolizję z datami z innym zastępstwem realizowanym przez tę samą Teczkę.
●przy usuwaniu zastępstw jest sprawdzenie, czy w zakresie dat usuwanego zastępstwa istnieje którakolwiek z absencji (ZUS, płatna, niepłatna). Jeśli tak, to pojawi się ostrzeżenie odpowiednie dla wykrytych konfliktów.
Okno uruchamiane z menu: Personel->Dane kadrowo-płacowe->Zastępstwa teczek umożliwia wprowadzanie i usuwanie zastępstw dla wybranej teczki; w oknie wywołanym z okna dokumentu nieobecności jest dostępna edycja zastępstw w okresie wprowadzonej nieobecności w oknie danej nieobecności.
Okno jest podzielone na trzy obszary:
●Część nagłówkowa z polami filtrowania,
●Środkowa część okna z listą osób/teczek zastępowanych i zastępujących,
●Dolna część okna z lista dostępnych i nadanych uprawnień.
Zawartość informacji w dwóch pierwszych częściach okna jest różna w zależności od kontekstu jego uruchomienia:
●Okno uruchamiane z menu: Personel->Dane kadrowo-płacowe->Zastępstwa teczek zawiera:
oDwie zakładki Zastępowani i Zastępujący podzielone na:
▪Część nagłówkową z polami filtrowania teczek i okresów obowiązywania zastępstw.
▪Środkową część z listą teczek zastępowanych i zastępujących.
▪Dolną część z listą dostępnych i nadanych uprawnień.
oW zakładce Zastępowani jest dostępny podgląd i edycja listy teczek zastępujących dla teczki zaznaczonej na liście zastępowanych oraz uprawnień zastępowania.
oW zakładce Zastępujący można przeglądać dane dotyczące nadanych praw zastępowania teczek przez osobę/teczkę zaznaczoną na liście zastępujących.
●W oknie uruchomionym z okien wprowadzania i rozliczania nieobecności: płatnych, niepłatnych i rozliczanych w ZUS, jest wyświetlana zakładka Zastępujący, w której w części nagłówkowej są wyświetlane dane z dokumentu wprowadzonego w oknie nieobecności. W części środkowej jest wyświetlana lista podglądu i edycji zastępców dla edytowanej teczki w zakresie dat od do w dokumencie nieobecności.
●Edycja uprawnień odbywa się w dolnej części okna. W sekcji Obszary uprawnień są wyświetlane rodzaje uprawnień zastępcy zdefiniowane w słowniku nadzorowanym OUZ - ObszrUprawZast, w sekcji Obszary uprawnień wybrane - uprawnienia nadane zastępcy. Nadanie lub odebranie danego rodzaju uprawnienia odbywa się przy pomocy znaków 
, 
, 
, 
zamieszczonych pomiędzy sekcjami. W zakładce poglądu danych znaki przenoszenia uprawnień są wyłączone z aktywności.
Rysunek 998. Okno Zastępstwa teczek wywołane z menu: Dane kadrowo-płacowe->Zastępstwa teczek
Rysunek 999. Okno Zastępstwa teczek wywołane z okna Nieobecność rozliczana w ZUS
Dodawanie zastępcy dla zaznaczonego zastępowanego odbywa się po umieszczeniu kursora w polu z listą zastępców i wyborze polecenia Dodaj lub Wstaw pod prawym przyciskiem myszy. Zostanie dodany wiersz z polami edycji w poszczególnych kolumnach:
●Od Do - edycja dat okresu zastępstwa. W przypadku wywołania okna z dokumentu nieobecności, domyślnymi datami będą daty w dokumencie nieobecności, po wywołaniu okna z menu Dane kadrowo-płacowe->Zastępstwa teczek – data bieżąca.
●Nr teczki – pole wyboru nr teczki zastępcy. Po wyborze nr teczki, w pozostałych kolumnach zostaną wyświetlone dane z wybranej teczki.
●Dok.n. - w kolumnie będzie wyświetlony rodzaj dokumentu, którego dotyczy zastępstwo (PŁATN., NIEPŁ., ZUS).
●Opis - pole edycji opisu zastępstwa.
●Uwagi – pole edycji uwag.
Usunięcie zastępcy nastąpi po wyborze polecenia Usuń na zaznaczonej pozycji. W okresie nieobecności można dodać jednego lub wielu zastępców – maksymalnie tylu na ile dni nieobecności opiewa dokument. Dodawanie i wprowadzanie zmian w zastępstwach jest możliwe we wszystkich statusach rozliczenia dokumentu, również w dokumentach o statusie CR – całkowicie rozliczony.
Dane o zastępstwach w okresie nieobecności zasiłkowej są przechowywana w drzewku danych nr 016000 – Rodzaj dokumentu oraz w dodanych skojarzonych daną nadzorowaną nr 016085 – Osoba zastępująca i daną do niej podrzędną nr 016086 – Uwagi. Pozostałe zastępstwa są dostępne do podglądu w oknie Zastępstwa teczek, zakładka Zastępujący.
Po dodaniu zastępcy danej osoby, w czasie zastępstwa zastępca widzi jako "grupę użytkownika" numery teczek z grupy przypisanej do siebie, jak i z grupy przypisanej do użytkownika, którego zastępuje. Lista stanowi sumę wszystkich pracowników z przypisanych grup z możliwością wyboru tylko jednej do wyświetlenia.