W celu dodania nowego raportu należy włączyć tryb edycji Przechodzi w tryb edycji danych z górnego paska narzędzi, po czym w oknie wykazu raportów wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenia Wstaw, Dodaj, lub Kopiuj raport.

Rysunek 1261.  Okno Uruchomi raport szybki

Po wyborze polecenia Wstaw lub Dodaj zostanie dodana nowa pozycja raportu, odpowiednio powyżej podświetlonej pozycji lub na końcu listy raportów. W dolnej części okna domyślnie do raportu zostanie przypisany identyfikator Użytkownika – jeśli raport był dodawany w grupie prywatne lub wszystkie, użytkownik z domyślną nazwą kadry – jeśli raport dodano w grupie kadry, płace – gdy raport został dodany w grupie płace. Następnie należy kolejno wpisać numer i nazwę identyfikującą raport. Wprowadzone informacje należy potwierdzić przyciskiem Zapisz.

Użytkownik może utworzyć kopię raportu istniejącego. Służy do tego polecenie Kopiuj raport. Wystarczy wybrać/zaznaczyć raport, który ma być skopiowany, a następnie wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Kopiuj raport.

Raport nieużywany można wyłączyć z aktywności przy pomocy polecenia Wyłącz aktywność, które jest dostępne pod prawym przyciskiem myszy na liście raportów aktywnych. Raport wyłączony z aktywności można pozostawić w grupie raportów nieaktywnych, przywrócić aktywność lub usunąć. Przywracanie aktywności lub usuwanie raportu wyłączonego z edycji odbywa się w oknie Uruchom raport przy użyciu odpowiedniego polecenia: Przywróć aktywność lub Usuń pod prawym przyciskiem myszy po uprzednim podświetleniu nazwy raportu nieaktywnego.

Definiowanie zawartości i wykonanie raportu odbywa się w oknie Edycja szybkich raportów. Przejście do okna edycji nastąpi po wykonaniu jednej z poniższych czynności:

●Dwukliku na pozycji raportu

albo

●Po wciśnięciu jednego z przycisków w górnym pasku narzędzi: Podgląd wydruku lub Wydruk na podświetlonej pozycji raportu

●albo

●Po wciśnięciu na podświetlonej pozycji raportu kolejno przycisków: najpierw Przechodzi w tryb edycji danych – przejście w tryb edycji danych, a następnie Edycja raportu.

Okno Edycji szybkich raportów szybkich spełnia kilka funkcji:

●Definiowanie raportu

●Wykonanie raportu

●Wydruk lub zapis raportu do pliku

Rysunek 1262.  Okno Edycja szybkich raportów ->Układ raportu

Definiowanie raportu polega na wyborze danych do raportu z listy danych dostępnych po prawej stronie okna. Dane mogą być prezentowane w układzie danych lub w układzie formatek danych. Prezentacja danych w układzie formatek nastąpi po zaznaczeniu pola Formatki, wyborze grupy formatek, a następnie konkretnej formatki zdefiniowanej w danej grupie. Dane w formatkach i w drzewkach danych są prezentowane w takim układzie, jak w wybranej formatce.

Przenoszenie danej do raportu nastąpi po dwukliku na wybranej danej.

Definiowanie zawartości, układu danych w raporcie oraz rodzaju pobieranych wartości odbywa się w dwu zakładkach zamieszczonych w dolnej części okna Edycji raportów szybkich.

Układ raportu definiuje się poprzez wybór dowolnej danej z wykazu danych kadrowych, wyświetlonych w prawej, górnej części ekranu i dwukrotne kliknięcie myszką na wybranej danej. Dane kolejno wybierane ustawiają się obok siebie tworząc kolumny. Po wybraniu danych do raportu, użytkownik może:

●Zmienić kolejność kolumn w następujący sposób: po ustawieniu kursora na kolumnie, należy wcisnąć lewy przycisk myszy, przenieść kolumnę we właściwe miejsce i zwolnić przycisk myszy.

●Zmienić szerokość kolumn – należy ustawić kursor na linii dzielącej kolumny tak, aby wyświetlił się czarny znaczek; po wyświetleniu znaczka, należy wcisnąć lewy przycisk myszy i przenieść linię we właściwe miejsce, po czym zwolnić przycisk myszy.

Edycja kolumn służy do formatowania wydruku raportu poprzez modyfikację zawartości poszczególnych kolumn:

●Dwie pierwsze kolumny: Lp i Dana nie podlegają modyfikacji. Kolumna pierwsza określa kolejność kolumn w raporcie, druga zawiera opis danej kadrowej wybranej do raportu (treść opisu pobrana z danych kadrowych).

●W kolumnie Tekst na wydruku można wpisać dowolny tekst, który pojawi się na wydruku jako Tytuł kolumny zawierającej wartości danej.

●W kolumnie Kolejność sortowania należy wpisać w jakiej kolejności dana ma wystąpić w raporcie.

●Kolumna Rodzaj informacji służy do określenia, jakiego rodzaju informacja opisująca daną kadrową pojawi się w raporcie. Wyboru dokonuje się z menu po kliknięciu w okienko lewym przyciskiem myszy i rozwinięciu paska menu. Lista informacji do wyboru jest zależna od definicji danej, np.:

odla danej określonej zakresem dat, będzie to wartość data początkowa i data końcowa,

odla danej typu Z – wartość, data początkowa, data końcowa, liczba dni, liczba miesięcy, liczba lat, liczba lat/miesięcy/dni, rozwinięcie kodu,

ojeżeli dla danej typu D zostanie wybrany rodzaju informacji: Wartość, to w trakcie wykonania raportu nastąpi dodatkowe sprawdzenie, czy dana posiada zakres dat lub ma wskazanie na daną z zakresem dat; jeżeli brak tych dat, to wartość danej zostanie użyta przy kryterium dotyczącym Zakresu ważności danej.

ojeżeli dla danej typu D zostanie wybrany rodzaj informacji Wart.data.wg dat  - Wartość danej używana jako parametr wyboru danych wg dat raportu.

●W kolumnie Wybór istnieje możliwość określenia, czy w raporcie pojawią się: wszystkie wystąpienia danej u pracownika, pierwsze wystąpienie danej, ostatnie wystąpienie danej, wszystkie dane - ostatnia dana powielona, pierwsze wystąpienie danej/w raporcie powielone, ostatnie wystąpienie danej/w raporcie powielone. Zestaw dostępnych możliwości pojawi się po kliknięciu w okienko lewym przyciskiem myszy i rozwinięciu paska menu.

●Kolumna Szerokość kolumny służy do ustawienia szerokości kolumny dla danej w raporcie.

Z zakładki Edycja kolumn można również usunąć daną kadrową z raportu. W celu usunięcia należy podświetlić daną oraz nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Usuń.

Rysunek 1263.  Fragment okna Edycja szybkich raportów->Edycja kolumn

Uruchomienie wykonania raportu odbywa się za pomocą przycisku Uruchom raport, z górnego paska narzędzi. Przed wykonaniem raportu należy w lewej górnej części okna ustawić parametry wykonania raportu, tj:

●W sekcji Zakres ważności danej prowadzić zakres dat, z którego będą pobierane wartości danych kadrowych umieszczonych w raporcie.

●W sekcji Numery kolejne, po zaznaczeniu pola i wyborze, czy mają to być numery kolejne Teczek, czy Osób w raporcie będzie kolumna z odpowiednimi numerami kolejnymi: Osób lub Teczek.

●Pola definiowania sposobu prezentacji danych na wydruku:

oUruchom w Excel - po zaznaczeniu pola, raport zostanie wyświetlony w arkuszu Excel.

oDrukuj licznik - po zaznaczeniu w raporcie będzie kolumna z numerami kolejnymi pozycji.

oPowiel dane powielić dane nagłówkowe - zaznaczenie oznacza powielanie danych nagłówkowych. Ma to istotne znaczenie gdy zostanie zdefiniowane zbieranie do raportu wszystkich wystąpień danej; po zaznaczeniu powielania danych nagłówkowych przy wielokrotnym wystąpieniu danej, dane podstawowe pracownika (nazwisko, imię, nr ewidencyjny) będą powielane we wszystkich wierszach raportu, w przeciwnym razie w raporcie pozostaną puste komórki.

oPomiń wiersz gdy tylko dane nagłówkowe - w przypadku zaznaczenia pola, do raportu zostaną pobrane wyłącznie teczki posiadające przynajmniej jedną daną kadrową, wśród wybranych do raportu, tj. z daną, której numer jest mniejszy od 100000.

oSumuj dane typu W - po zaznaczeniu pola, wartości danych typu W zostaną w raporcie podsumowane.

●W sekcji Lista osób do raportu dokonać wyboru rodzaju listy osób, dla których będzie sporządzony raport. Raport można wykonać dla wszystkich, dla z listy teczek wybranych, dla osób wybranych według wzorca wyszukiwania. Przy czym:

oW przypadku wyboru opcji Osoby z listy, wyświetli się w oknie aktualna lista osób wybranych, dla której raport zostanie wykonany. Jeżeli lista powinna być zmodyfikowana, przejście do modyfikacji listy osób nastąpi po wciśnięciu przycisku .

oPo wyborze opcji Wszyscy, zostanie wyświetlona sekcja ograniczenia listy do teczek osób: Wszyscy/Zatrudnieni/Zwolnieni w ramach wybranego zakresu dat i rodzaju aktywności: Tylko zatwierdzone umowy o pracę oraz Data zakończenia stosunku pracy/Okres umowy o pracę/Data lub okres umowy.

Po ustawieniu parametrów wykonania raportu i wciśnięciu przycisku Uruchom raport, raport zostanie wykonany.

W przypadku danych, które w definicji w zakładce Atrybuty danej kadrowej mają nadany atrybut 0101 - Okresy ciągłe są scalane nastąpi scalenie wierszy mających przylegające okresy o tej samej wartości.

Rysunek 1264.  Okno Podgląd raportu szybkiego z powielaniem danych nagłówkowych

Wygenerowany raport szybki można wydrukować, wysłać w formacie PDF albo zapisać do pliku w jednym z dostępnych formatów: .xls, .txt, .csv.

●Wydruk raportu lub wysyłka w formacie PDF uruchamia się w dwu etapach:

oNajpierw należy wcisnąć przycisk z górnego paska narzędzi Podgląd wydruku. Na ekranie zostanie wyświetlony raport w układzie takim, jaki zostanie wydrukowany lub wysłany,

oNastępnie, w celu wydruku – wcisnąć przycisk z górnego paska narzędzi Wydruk. Zostanie wykonany wydruk na drukarce zgodnie z ustawieniami użytkownika. W celu wysyłki – wcisnąć przycisk Wyślij dokumenty PDF. Wyświetli się okno wyboru adresu e-mailowego, na który raport zostanie wysłany z możliwością wpisania tekstu.

Uwaga

Wysyłka raportu w PDF wymaga wcześniejszej konfiguracji adresów e-mailowych w danych kadrowych.

●Zapis do pliku uruchamia przycisk Eksport do pliku. Po wyborze opcji zapisz do pliku wyświetli się okno, w którym użytkownik powinien określić miejsce zapisu na dysku (ścieżkę dostępu) i format pliku.

Rysunek 1265.  Okno Zapis do pliku raportu szybkiego