SIMPLE.ERP > Personel > Współpraca z innymi obszarami SIMPLE.ERP > Sposoby numeracji dokumentów w obszarze Personel

Opcja dostępna z menu Obiekty uzupełniające wspólne. Służy do definiowania automatycznego nadawania identyfikatorów dokumentom tworzonym w niektórych funkcjonalnościach obszaru PERSONEL poprzez zdefiniowanie tzw. masek wprowadzania.

Identyfikator dokumentu lub listy płac jest to unikalny ciąg określonej liczby znaków przypisywanych dokumentowi lub liście płac w momencie ich tworzenia. Aby proces nadawania identyfikatorów przebiegał w sposób automatyczny, należy:

●Zdefiniować w oknie Sposoby numeracji dokumentów, sposób lub sposoby numeracji (nadawania identyfikatorów),

●Przypisać określony sposób numeracji (maskę wprowadzania) do typu dokumentu lub szablonu list płac.

Przy czym, w oknie Sposoby numeracji dokumentów jest lista dedykowanych rodzajów numeracji do określonych obszarów. Rodzaj wybrany do kontekstu wskazuje obszar, w których można użyć zdefiniowanego sposobu numerowania.

Aktualnie w systemie zdefiniowano 5 rodzajów numeracji, które mogą być użyte w obszarze PERSONEL do definiowania sposobu nadawania identyfikatorów dokumentom:

●PER – Listy płac – sposoby numeracji dokumentów w których wybrano ten rodzaj do kontekstu mogą być użyte szablonach list płac. Listy sporządzone według takiego szablonu będą numerowane zgodnie z formatem w zdefiniowanym sposobie numeracji.

●Trzy rodzaje numeracji dedykowane do definiowania sposobów numeracji dokumentów w obszarze umów zlecenia/o dzieło w wersji personelu z włączoną obsługą tych umów:

oPER – Wnioski o umowę zlecenia/o dzieło – do numeracji wnioski o umowę zlecenia/o dzieło,

oPER – Umowy zlecenia/o dzieło Wnioski – do numeracji umów zlecenia/o dzieło,

oPER – Rachunki do umów zlecenia/o dzieło – do numeracji rachunków do umów zlecenia/o dzieło.

●PER – Umowy o pracę – do numerowania umów o pracę w wersji personelu z włączoną obsługą tych umów.

W ramach jednego rodzaju numeracji dostępnego do kontekstu można zdefiniować wiele formatów numeracji (masek wprowadzania), z tym że formaty numeracji nie mogą się powtarzać. Przykładowo do numerowania list płac, wszystkie szablony list płac mogą mieć takie same sposoby numeracji (maski wprowadzania), określone grupy szablonów mogą mieć identyczne maski wprowadzania, każdy szablon może mieć swój sposób numeracji. To samo dotyczy typów dokumentów w obszarze umów o pracę i umów zlecenia/o dzieło.

Maska wprowadzania przypisana do szablonu lub szablonów listy płac albo typów dokumentów umów decyduje o sposobie nadawania identyfikatorów odpowiednio: listom płac, które korzystają z tego lub tych szablonów i dokumentom tworzonym w obszarach umów o pracę, umów zlecenia/o dzieło korzystającym z typów dokumentów z przypisaną maską numeracji.

W przypadku powielania dokumentów z identyfikatorami:

●Bez maski automatycznej – po zaznaczenie tylko jednej umowy z maską nieautomatyczną wyświetli się okno do edycji identyfikatora unikalnego dla powielonego dokumentu. Po zaznaczeniu więcej niż jednego dokumentu do powielenia – dokumenty znajdą się na liście niemożliwych do powielenia.

●Z maską automatyczną – zostaną powielone, nawet po zaznaczeniu więcej niż jednego dokumentu do powielenia.

Definiowanie sposobu numeracji list płac

Uruchomienie opcji: Obiekty uzupełniające wspólne->Sposoby numeracji dokumentów lub Personel->Listy płac->Szablony list płac->rozwinięcie paska Maska wprowadzania->wciśnięcie przycisku .

Rysunek 1653. Okno Sposoby numeracji dokumentów

W celu zdefiniowania nowego sposobu numeracji należy:

●Po ustawieniu kursora w oknie definiowania wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj (pozycja zostanie dodana na końcu listy) lub Wstaw (dodanie pozycji bezpośrednio pod podświetlonym wierszem).

●Kursor ustawi się w polu Identyfikator, gdzie należy wpisać unikalny identyfikator sposobu numeracji, w następnym polu nadać nazwę.

●W pozycji Rodzaj należy wybrać do kontekstu – rodzaj numeracji związany z typem dokumentów. Przykładowo rodzajem numeracji związanym z numerowaniem list płac jest PER – Listy Płac, któremu to rodzajowi został przyporządkowany zbiór dozwolonych elementów stałych numeracji (elementy wybierane z listy przy tworzeniu formatu numeracji).

Rysunek 1654. Fragment okna definiowania sposobu numeracji dokumentów

●W pozycji Format należy wprowadzić elementy numeracji oraz sposób ich wyświetlania. Lista dostępnych elementów zależy od rodzaju numeracji, np. w sposobie numeracji list płac dostępne są następujące elementy: segmenty formatu – LICZ, MIES, UZS, PODO, _ROK, ROK2, znaki formatujące, znaki specjalne (& i %), oraz pozostałe znaki dostępne z klawiatury.

Znaczenie poszczególnych SEGMENTÓW:

●LICZ – cyfrowy licznik; długość licznika może zawierać się w przedziale <0, 4>,

●MIES – numer miesiąca z daty listy płac,

●UZS – identyfikator operatora sporządzającego listę płac,

●_ROK – rok z daty listy płac (wyświetlany w formacie czterocyfrowym),

●ROK2 – rok z daty listy płac (wyświetlany w formacie dwie ostatnie cyfry).

Wprowadzanie do formatu elementów stałych identyfikatora polega na dwukliku lewym przyciskiem myszy na wybranym elemencie z listy – wstawienie elementu poprzedzonego znakiem &, gdy podczas dwukliku zostanie wciśnięty klawisz Shift – nastąpi wstawienie elementu poprzedzonego znakiem %.

ZNAKI FORMATUJĄCE – znaki formatujące umożliwiają wymuszenie na osobie wystawiającej dokument wprowadzenie znaku z określonego podzbioru znaków. Wyróżnia się następujące znaki formatujące:

●! – Duże litery,

●^ – Małe litery,

●#, 0, b, B – cyfry,

●a lub A – litery lub cyfry,

●x lub X – dowolny znak dostępny z klawiatury,

●& i % – znaki używane podczas definiowania elementów (LICZ, _ROK, itd.), które muszą rozpoczynać się i kończyć jednym z tych znaków (np. %_ROK%, &ROK2&, itp.). Poprzedzający element znak & oznacza, że element nim otoczony ma wpływ na nadawanie kolejnych wartości licznika, znak % oznacza, że wpływu takiego nie ma, z tym, że dla elementu LICZ, nie ma znaczenia, jakim znakiem zostanie otoczony. Przykładowo dla identyfikatora &LICZ&/&MIES&/&ROK2& – będą nadawane kolejne wartości licznika w obrębie tego samego miesiąca, dla &LICZ&/%MIES%/&ROK& – kolejne wartości licznika będą nadawane w obrębie tego samego roku.

POZOSTAŁE ZNAKI DOSTĘPNE Z KLAWIATURY (oprócz & i %) – znaki te wprowadzone do definicji kształtu identyfikatora nie podlegają dalszej modyfikacji, pełnią więc rolę stałych, np. znaki: -, / mogą być użyte jako znaki oddzielające poszczególne segmenty numeracji.

●Informacje:

oMaska automatyczna – pole, które w trakcie definiowania formatu numeracji list płac jest ustawiane automatycznie. Oznacza to, że wartość numeracji będzie generowana bez udziału użytkownika. Dlatego w formacie numeracji niezbędne jest użycie elementu licznika (LICZ).

oUżyta w dokumentach – pole określa czy numeracja jest już wykorzystywana przez dokumenty. (jeżeli nie, to istnieje jeszcze możliwość zmiany formatu).

●Licznik obszar ustawiania parametrów mających wpływ na licznik w numeracji:

oCiągły – pole ustawione oznacza, że licznik jest ciągły, tzn. będą nadawane kolejne wartości licznika.

oEdytowalny – pole ustawione oznacza, że użytkownik może sam nadawać wartości licznikowi, nadawanie wartości nie jest możliwe w przypadku liczników ciągłych i chronologicznych.

oChronologiczny – chronologiczność jako parametr licznika oznacza, że kolejne wartości licznika będą nadawane tylko dla dokumentów o datach równych lub większych od daty dokumentu, któremu nadano ostatnią wartość.

Przykład

Przykładowe formaty identyfikatorów list płac:

●&LICZ4&/&MIES&/&ROK2& – identyfikator postaci 0001/01/10 numeracja będzie rozpoczynana w każdym miesiącu od nowa, np.: (0001/01/10, 0001/02/10, 0001/03/10)

●&LICZ4&/%MIES%/&LICZ4& – identyfikator postaci 0001/01/10 numeracja nie będzie rozdzielana w każdym miesiącu, będzie wznawiana na początku każdego roku, np.: (0001/01/10, 0001/01/11)

Sposób wyboru formatu zawiera poniższy rysunek.

Rysunek 1655. Fragment okna definiowania sposobu numeracji dokumentów->wprowadzanie formatu dokumentu