Dana do grup.osób

Dana do grupowania osób jest szczególną daną. W bazach z włączonym trybem obsługi osoby fizycznej jest to dana dodawana systemowo, która służy jedynie do identyfikowania osoby fizycznej i po wartości tej danej są grupowane teczki osób w bazie. W innych bazach – może to być dowolna dana skojarzona przez użytkownika, najczęściej jest to nr NIP lub PESEL. W przypadku włączenia w Repozytorium grupowania danych wg danej kadrowej, konieczne jest skojarzenie danej kadrowej z daną Dana do grup.osób, po której będą grupowane dane z teczek (nr ewid.) osób posiadających taka samą wartość danej skojarzonej. Włączenie grupowania w Repozytorium i skojarzenie danej, wg której będą grupowane informacje umożliwia sporządzenie jednego dokumentu podatkowego PIT lub dokumentu ZUS RCA, RSA dla wielu nr teczek/ewid. występujących w systemie o tej samej wartości danej grupującej.

Dane osobowe i adresowe

Dane osobowe i adresowe stanowią grupę danych, z którymi należy skojarzyć odpowiadające im dane występujące w bazie, które są pobierane do dokumentów, np.: formularzy podatkowych PIT, dokumentów do ZUS: Nazwisko, Imię1, Data urodzenia, Płeć, Nr PESEL, Nr NIP, Kod adresu, Gmina/Dzielnica, Ulica, Nr domu, Nr mieszkania, Kod pocztowy, Miejscowość, Urząd Skarbowy, Poczta, Kraj, Powiat, Województwo, Skrytka pocztowa, Telefon, Teleks, Fax, Poczta elektroniczna, Kod państwa, Te dane posiadają odpowiedniki w danych nadzorowanych i są wyłączone z kojarzenia w oknie Kojarzenie danych kadrowych:

●Dana Kod adresu określa, czy adres umieszczany w dokumencie jest adresem zameldowania (0), zamieszkania (1), korespondencji (2) lub przeznaczonym do umieszczania na formularzach PIT (3). Kolejność pobierania adresów do formularzy podatkowych jest określona w Repozytorium.

●Skojarzenie danej Kod państwa z daną kadrową typu S zawierającą dwuliterowy kod państwa umożliwia sporządzenie i emisję elektronicznych dokumentów podatkowych e-PIT.

●Skojarzenie danej Poczta elektroniczna jest niezbędne do obsługi wysyłki PIT w formacie PDF na adres e-mailowy podatnika.

●Dane osobowe i adresowe członka rodziny – zestaw danych pobieranych do zgłoszenia członka rodziny do ubezpieczeń.

Dane sterujące wykonaniem określonego rodzaju dokumentu lub pobierane tylko do określonych rodzajów dokumentów, np.:

●Rozliczenie roczne – dana logiczna decydująca o tym czy pracownik ma mieć wykonane rozliczenie roczne PIT-40 (TAK) czy wystawiony PIT-11 (NIE).

●Czy rozliczenie roczne PIT w tej teczce? – jeżeli w danych podatnika, który ma wiele teczek wystąpi dana z wartością TAK, to wynik obliczenia podatku zostanie umieszczany w kartotece podatkowej ostatnio dodanej teczki spośród teczek posiadających tę daną z wartością TAK.

●Ulga podatkowa – jeżeli pracownik ma ustawioną tą daną na TAK to przy ręcznej edycji dochodów, przy wprowadzaniu pierwszego w miesiącu składnika typu Y (ulgi w zaliczce) zostanie podpowiedziana ustawowa miesięczna ulga w zaliczce.

●Wskaźnik kosztów – dana typu kod informująca o kosztach uzyskania przychodu (PIT-11 i PIT-40). Dla PIT-40 kod może mieć wartość "1", "2", "3", "4" lub "5" odpowiadającą właściwej pozycji w grupie INFORMACJA O KOSZTACH UZYSKANIA PRZYCHODU na PIT-40. Każda inna wartość kodu lub brak danej jest traktowana jak wartość "1". Ta sama dana jest wykorzystywana na PIT-11 z tym, że wartość "1" i "2" odpowiadają kosztom na podstawie art.22 ust.2. p.1 i 3 ustawy, wartość "3" kosztom na podstawie art.22 ust.2. p.2 ustawy zaś wartość "4" kosztom na podstawie art.22 ust.2. p.4 ustawy. Każda inna wartość kodu lub brak danej jest traktowana jak wartość "1". Dana kadrowa, przechowująca odpowiednią wartość wskaźnika kosztów, może być typu opis lub kod. W przypadku kiedy jest to kod, w opisie kodu, jako pierwszy znak powinien być powtórzony identyfikator typu kosztów, np. 1-zwykłe koszty.

●Składki obowiązkowe i Zwrot nienależnie pobranych świadczeń – te dane zawierają kwoty odliczeń od dochodu przed opodatkowaniem. Uwzględniane są ponadto na PIT-40 w odpowiednich polach. Jeżeli dane będą posiadały zakres dat to zakres ten musi obejmować dzień, który jest podawany przy uruchomieniu wydruku raportu w polu "Dane kadrowe na dzień". Zalecane ustawienie zakresu dat tych zmiennych to 1 stycznia do 31 grudnia roku podatkowego. W przypadku braku zakresu dat – brane jest pod uwagę ostatnie wystąpienie tej danej.

●Cztery poniższe dane są ważne tylko dla pracowników, którym wykonano rozliczenie roczne i są wyliczane na PIT-40 i uwzględniane tylko na PIT-4R za rok następny, jeżeli rozliczenie roczne jest różne od zera – dotyczy kresu do roku 2017, po tym okresie wartości w PIT-4R nie będą wykazywane gdyż ostatnim rokiem, za który sporządzano PIT-40 był rok 2016:

oZaliczenie nadpłaty za rok ubiegły – kwota nadpłaty zaliczek, która zostanie zaliczona na poczet zaliczki marcowej. Zakres dat tej danej powinien się zawierać między 1 stycznia a 31 marca roku następnego.

oZwrot nadpłaty za rok ubiegły – kwota nadpłaty zaliczek, która zostanie zwrócona podatnikowi w gotówce. Zakres dat tej danej powinien się zawierać między 1 stycznia a 31 marca roku następnego. Na PIT-40 data końca obowiązywania danej jest traktowana jako data zwrotu nadpłaty.

oDodatkowo pobrany podatek za rok ubiegły – pobranie z marca – kwota niedopłaty zaliczek, która zostanie pobrana z zaliczki marcowej. Zakres dat tej danej powinien się zawierać między 1 stycznia a 31 marca roku następnego.

oDodatkowo pobrany podatek za rok ubiegły – pobranie-reszta – kwota reprezentująca tę część ewentualnej niedopłaty zaliczek, która pozostanie do pobrania po pobraniu marcowym. Zakres dat tej danej powinien się zawierać między 1 stycznia a 30 kwietnia roku następnego. Na PIT-40 data końca obowiązywania danej jest traktowana jako data pobrania niedopłaty.

●Przychód ograniczony – dana określająca wartość dochodu, od którego pobór zaliczek został ograniczony na podst. art.32 ust.2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwota jest uwzględniana na formularzach PIT-4R, PIT-11 lub PIT-40 jako przychód ze stosunku pracy. Zakres dat tej danej powinien się zawierać między pierwszym, a ostatnim dniem miesiąca.

●Skł.ub.sp. od prz.ogr – dana określająca wartość składki na ubezpieczenie społeczne od dochodu, od którego pobór zaliczek został ograniczony na podst. art.32 ust.2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

●Zaliczka ograniczona – dana określająca kwotę zaliczek, których pobór został ograniczony na podstawie art.32 ust.2. Kwota ta jest uwzględniana na formularzu PIT-4R w odpowiedniej rubryce (pole nr 67-78). Zakres dat powinien się zawierać między pierwszym, a ostatnim dniem miesiąca.

●Dane podatkowe nierezydenta:

oRodzaj numeru identyfikującego i Kraj wydania numeru identyfikującego – dane pobierane do formularza IFT-1/IFT-1R.

oZagraniczny kod pocztowy – dana pobierana do formularzy podatkowych i zgłoszeniowych do ZUS w przypadku gdy w adresie jest kraj inny niż Polska.

oNr identyfikacji podatnika – wartość danej pobierana do formularzy podatkowych nierezydenta, który posiada dane Rodzaj numeru identyfikującego i Kraj wydania numeru identyfikującego inny niż Polska.

●Kolejną grupą danych są dane pobierane do dokumentów zgłoszenia osób do ubezpieczeń i rozliczeniowych ZUS. Poza danymi adresowymi, są to m. in.:

oTyp identyfikatora dokumentu – dana wymagana przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych ZUS.

oZestaw danych zgłoszenia do ubezpieczeń i wyrejestrowania: Kod tytułu ubezpieczenia, Podmiot podst.z rozsz., Stopień niepełnosprawności, Prawo do emerytury/renty, Rodzaje ubezpieczeń i Daty powstania obowiązku ubezpieczenia oraz Przyczyna i Data wyrejestrowania z ubezpieczeń, dane do zgłoszenia do ubezpieczenia i wyrejestrowania członków rodziny.

oZestaw trzech danych sterujących tworzeniem dokumentów zmiany lub korekty danych ubezpieczonego: Zgł.zmiany/korekty danych, Zgł.zmiany danych identyfikujących ubezpieczonego, Zgł.korekty do wyrejestrowania.

●Pozostałe dane niezbędne są do obsługi umów o pracę i umów zlecenia oraz tworzenia różnego rodzaju raportów systemowych.

Okno zawiera listę danych do kojarzenia wraz z określeniem typów wartości danych w nawiasach kwadratowych, które mogą być skojarzone z daną. Kojarzenie polega na powiązaniu danej do kojarzenia z daną w bazie, o dopuszczalnym typie wartości i tym samym znaczeniu merytorycznym. Ustawienie kursora myszy na określonej danej i wciśnięcie przycisku lub użycie w tym polu klawisza F4 spowoduje wyświetlenie podpowiedzi listy danych kadrowych zdefiniowanych w bazie. Po wyborze (zaznaczeniu właściwej danej) i akceptacji przyciskiem OK, wybrana dana zostanie skojarzona. Lista danych zostanie zamknięta i numer wybranej danej z listy wyświetli się w okienku przy danej do kojarzenia.

Z daną do kojarzenia można skojarzyć jedną daną; daną w bazie można skojarzyć z więcej niż jedną daną do kojarzenia.

Usunięcie skojarzonej danej nastąpi po podświetleniu danej, wciśnięciu klawisza Delete i zapisie dyskietką.

Rysunek 1566.  Kojarzenie danych kadrowych – wybór danej do kojarzenia