Cecha ta określa dostępność danej, możliwość jej wykorzystania przez różnych użytkowników systemu. Prawa do określonych danych nadaje się użytkownikom w obszarze: Użytkownicy. Każdemu użytkownikowi można określić prawo dostępu do oglądania lub modyfikacji określonej grupy danych. W systemie przewidziano "pięćdziesiąt pięć grup praw dostępu do danych". Jedna dana może mieć przypisane jedno prawo. Użytkownik będzie miał dostęp do określonej danej, tylko wtedy gdy w opcji Użytkownik->Edycja praw będzie miał przydzielone prawo takie jak ma ta dana.
Rysunek 904. Fragment okna definicja struktury danych – Okno wyboru praw dostępu do danej
Tak, więc użytkownicy mogą mieć zróżnicowany dostęp do danych z różnych grup praw dostępu. W przypadku, gdy użytkownik nie ma żadnego prawa do określonej grupy danych nie będzie mógł oglądać ani drukować wartości danych należących do tej grupy.
Jeżeli użytkownik ma prawo do oglądania a nie ma prawa do modyfikacji, będzie mógł korzystać z wartości danych, ale nie będzie mógł ich modyfikować, dopisywać ani kasować.
Uwaga
Prawa dostępu do odczytu i do modyfikacji danych kadrowych są sprawdzane podczas bezpośredniego dostępu do danych (formatki danych i raporty), ale również we wszystkich funkcjach obliczeniowych odczytujących lub modyfikujących wartości danych kadrowych. Brak prawa do danej sygnalizowany jest wtedy odpowiednim komunikatem.
Ustalenie praw dostępu do danej odbywa się podczas jej definiowania przez wprowadzenie w pole Prawa dostępu określonego prawa z wykazu dostępnych wartości. Określoną wartość należy wybrać z listy przemieszczając się strzałkami lub prawym przyciskiem myszy i zaakceptować dokonany wybór klawiszem Enter albo lewym przyciskiem myszy. Dane kadrowe nagłówkowe (o numerach od 100000 do 100006) mają predefiniowaną grupę praw dostępu i nie można jej zmienić.