System ewidencji jest miejscem gdzie przechowywane są obroty na kontach. Każdy system ewidencji można traktować jako osobną warstwę systemu kont. Jeżeli klasa kont należy do kilku systemów ewidencji wtedy obroty na kontach należących do tej klasy przechowywane są każdym z tych systemów oddzielnie. Jeżeli system posiada kilka atrybutów (wartościowy, walutowy, ilościowy lub euro) to wtedy obroty dodatkowo przechowywane są w rozbiciu na te atrybuty.
Jeden z systemów ewidencji – Podstawowy Zakładowego Planu Kont – jest predefiniowany. Jeżeli system ten nie został jeszcze nigdzie użyty to można zmienić jego atrybuty z wyjątkiem flagi bilansujący i wartościowy. Każdy zapis, który pojawia się w tym systemie pojawi się także w dzienniku księgowań. Zapisy w pozostałych systemach nie tworzą dziennika księgowań.
Rysunek 650. Definiowanie systemów ewidencji
Dane podstawowe obiektu
Systemy ewidencji opisywane są następującymi atrybutami:
●Identyfikator – unikalny 15-znakowy identyfikator systemu ewidencji;
●Nazwa – 40- znakowy ciąg znaków opisujący system ewidencji;
●Podstawowy Zakładowego Planu Kont – nieedytowalne pole wyróżniające predefiniowany system ewidencji, będący podstawowym systemem zakładowego planu kont;
●Bilansujący – flaga określająca, czy zapisy w obrębie dekretu dla tego systemu ewidencji mają się bilansować (dla kwot w walucie bazowej (atrybut wartościowy) suma zapisów po stronie Wn i Ma ma się zgadzać);
●Wartościowy – flaga określająca, czy w tym systemie ewidencji będą ewidencjonowane dane wartościowe;
●Walutowy – flaga aktywna tylko wówczas, jeżeli aktywna jest flaga Wartościowy, określająca czy będzie prowadzona także ewidencja w walucie transakcji;
●Ilościowy – flaga określająca, czy prowadzona będzie ewidencja ilościowa;
●Euro – flaga aktywna tylko wówczas jeżeli aktywna jest flaga Wartościowy, określająca czy będzie prowadzona także ewidencja w wyróżnionej walucie euro.
W przypadku gdy pojawia się potrzeba prowadzenia dodatkowej ewidencji na kontach księgowych w tym samym przekroju kont to wystarczy dodać nowy system ewidencji, przypisać klasy kont do tego systemu ewidencji i można dokonywać zapisów.
W obrębie jednego dekretu księgowego można wprowadzać zapisy w wielu systemach ewidencji.
Uwaga
Księgowania na kontach rozrachunkowych tworzą rozrachunki wyłącznie w podstawowym systemie ewidencji (Podstawowy Zakładowy Plan Kont). Zapisy pozabilansowe nie utworzą pozycji rozrachunkowych niezależnie od definicji klasy kont.