Sposób aktualizacji danych oznacza sposób wyznaczania wartości danej i jest definiowany w sekcji Sposób aktualizacji. Wyboru sposobu aktualizacji danej dokonuje się podczas jej definiowania wprowadzając uprzednio znacznik w pole sposób aktualizacji.
Rysunek 920. Okno Definicja danych – sekcja Sposób aktualizacji
W sekcji sposób aktualizacji musi być zaznaczone, co najmniej jedno z pól: Formuła początkowa, Edycja lub Formuła końcowa. Jeżeli żadne z pól nie zostanie zaznaczone, nie będzie można wprowadzić wartości danej w teczce osoby fizycznej – pola wprowadzania wartości będą nieaktywne. W zależności od zaznaczonych pól, dane kadrowe będą aktualizowane na jeden z siedmiu sposobów:
●Zaznaczenie pola Edycja oznacza, że wartość danej kadrowej jest wprowadzana z klawiatury komputera.
●Zaznaczenie pól Formuła początkowa i Edycja oznacza, że wartość danej kadrowej jest obliczana zgodnie ze zdefiniowaną początkową formułą obliczeniową, a następnie może być aktualizowana z klawiatury.
●Zaznaczenie wszystkich trzech pól Formuła początkowa, Edycja i Formuła końcowa oznacza, że wartość danej kadrowej jest obliczana zgodnie ze zdefiniowaną początkową formułą obliczeniową, następnie może być aktualizowana z klawiatury, a na koniec obliczana jest końcowa formuła obliczeniowa, która może, choć nie musi modyfikować wartość danej kadrowej.
●Zaznaczenie pól Edycja i Formuła końcowa oznacza, że wartość danej kadrowej wprowadzana jest z klawiatury, a następnie obliczana jest końcowa formuła obliczeniowa, która może, choć nie musi modyfikować wartości danej kadrowej.
●Zaznaczenie pola Formuła początkowa oznacza, że wartość danej kadrowej jest obliczana zgodnie ze zdefiniowaną początkową formułą obliczeniową bez możliwości wprowadzenia z klawiatury.
●Zaznaczenie pól Formuła początkowa i Formuła końcowa oznacza, że wartość danej kadrowej jest obliczana zgodnie ze zdefiniowaną początkową formułą obliczeniową, a następnie obliczana jest końcowa formuła obliczeniowa, która może, choć nie musi modyfikować wartość danej kadrowej bez możliwości wprowadzenia z klawiatury.
●Zaznaczenie pola Formuła końcowa oznacza, że wartość danej kadrowej jest obliczana zgodnie ze zdefiniowaną końcową formułą obliczeniową bez możliwości wprowadzenia z klawiatury.
Pojęcie OBLICZANIE nie określa wyłącznie działań na liczbach. Jego znaczenie jest szersze. Określa wszelkie operacje na danych kadrowych każdego typu zdefiniowane przez użytkownika w postaci formuł obliczeniowych. Dana zadeklarowana, jako obliczana musi mieć zdefiniowaną formułę obliczeniową: początkową lub końcową albo początkową i końcową, przy czym formuła początkowa danej określa operacje, jakie mają być wykonane w momencie jej aktualizacji w konkretnej teczce osoby, formuła końcowa określa operacje wykonywane na końcu aktualizacji danej.
Poza formułami wyliczającymi wartości danej, w definicji danej jest możliwość zdefiniowania:
●Uruchamiania formuły końcowej po usunięciu danej w Teczce osoby. Służy do tego sekcja Formuła uruchamiana po usunięciu dane. Zaznaczenie pola i wstawienie w aktywnym polu Końcowa danej, danej zawierającej formułę końcową oznacza, że po usunięciu tej danej zostanie uruchomiona formuła końcowa danej wstawionej w polu. Formuła uruchamia się pod warunkiem istnienia tej danej w Teczce. W przypadku występowania wielu danych w teczce, formuła zostanie uruchomiona po usunięciu ostatniej danej w teczce. Uruchomienie formuły końcowej następuje w taki sposób, że:
oJeżeli formuła końcowa należy do danej znajdującej się w tym samym drzewku co dana usuwana, jest to formuła ostatniej danej w drzewku.
oJeżeli formuła należy do danej spoza drzewka danej usuwanej, jest to formuła ostatniej danej z zapisanych w Teczce.
oW wypadku braku danej lub braku formuły końcowej w danej wstawionej w polu – nic się nie dzieje, program NIE SYGNALIZUJE braku.
oFunkcjonalność działa w dwóch kontekstach:
▪W oknie Dane osobowe,
▪W dokumentach absencji płatnych, niepłatnych i absencji rozliczanych w ZUS w trakcie anulowania zatwierdzenia dokumentu. Anulowanie wiąże się z usunięciem drzewek danych Miesiąc rozliczenia albo Kod RSA i powiązanie którejkolwiek definicji danej z tych drzewek z formułą innej danej kadrowej pozwoli np. na przeliczenie pozostałego urlopu albo stażu po anulowaniu rozliczenia dokumentu.
●Włączenia aktywności dodawania do danej atrybutów zdefiniowanych w repozytorium danych w zakładce Atrybuty z repozytorium. Zakładka dodawania atrybutów będzie aktywna po zaznaczeniu pola Podpowiedź w sekcji Współpraca z repozytorium.
Definiowanie formuł obliczeniowych odbywa się w specjalnie do tego wyznaczonej opcji systemu Edytor formuł obliczeniowych. Przycisk 
przejścia do edytora formuł obliczeniowych wyświetla się po zaznaczeniu pola Formuła .... Wciśnięcie przycisku obok zaznaczonego pola Formuła początkowa lub Formuła końcowa w sekcji Sposób aktualizacji uruchomi Edytor formuł obliczeniowych. Po wciśnięciu przycisku Edycja wyświetli się okienko z pytaniem Czy skopiować formułę początkową z innej danej przy definiowaniu formuły początkowej lub Czy skopiować formułę końcową z innej danej przy definiowaniu formuły końcowej.
●Po wciśnięciu przycisku Tak, wyświetli się okno z listą danych kadrowych zdefiniowanych w bazie, w którym należy wybrać daną z formułą do skopiowana. Po wyborze danej, jej formuła zostanie skopiowana i nastąpi przejście do edytora formuł. W oknie edytora formuł będzie wyświetlona skopiowana formuła, którą należy zaakceptować bez modyfikacji albo po uprzednim zmodyfikowaniu,
●Po wciśnięciu przycisku Nie, nastąpi przejście do edytora formuł, w którym należy zdefiniować i zapisać formułę danej.
Rysunek 921. Fragment okna definicja struktury danych – inicjowanie edycji formuły danej
Opis opcji Edytor formuł obliczeniowych jest zamieszczony w rozdziale Edytor formuł obliczeniowych.
Okno podglądu zdefiniowanej formuły początkowej lub końcowej danej kadrowej zostanie wyświetlone po wciśnięciu przycisku podglądu 
zamieszczonego w sekcji Sposób aktualizacji. Opis okna zamieszczono w rozdziale Podgląd formuły obliczeniowej danej kadrowej.
Uwaga
Zdefiniowane formuły obliczeniowe wcale nie muszą modyfikować danej kadrowej, której są przypisane. Mogą one wykonywać inne operacje lub obliczać wartości innych danych kadrowych. Formuła końcowa z założenia nie modyfikuje danej kadrowej. Modyfikację danej kadrowej można spowodować również przez użycie odpowiedniej funkcji np. kadr_wart_wpisz dla danej typu W (wartość) w raporcie definiowanym, w trakcie przeliczania lub wypłacania listy płac.
Uwaga
W definicjach danych kadrowych mogą być używane funkcje obliczeniowe do wskazywania nr kont kosztowych, na które będą księgowane koszty pracy, np. funkcja wybor_konta. Funkcje te mogą korzystać z podpowiedzi kont kosztowych zdefiniowanych w obszarze Finanse. W podpowiedzi w danej kadrowej segmentu konta opartego na klasie osadzonej MTF Źródło, wykazywane są wyłącznie aktywne źródła finansowania oznaczone flagą Czy Personel. Ustawienie flagi Czy Personel odbywa się w menu: Finanse->Obiekty uzupełniające->Źródła finansowania.