W danych organizacyjnych firmy wprowadza się dane Płatnika lub Płatników podatku i składek ZUS, które są pobierane m.in. przez dokumenty podatkowe (PIT) oraz dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS.
Dane płatnika wprowadza się na poziomie odpowiedniej jednostki organizacyjnej (firma lub oddział), która pełni funkcję płatnika ZUS i podatku, tj: na poziomie firmy gdy jest jeden płatnik lub na poziomie firmy i oddziału przy wielu płatnikach.
Rysunek 1639. Struktura organizacyjna - dane płatnika
W oknie Struktura organizacyjna na poziomie jednostki organizacyjnej pełniącej funkcję płatnika należy:
●W zakładce Dane:
oWypełnić pola: Identyfikator, Skrót i Nazwa.
oZaznaczyć w lewej części okna pole Płatnik podatku.
●W zakładce Adres:
oWpisać adres płatnika zgodny z dokumentami firmy oraz w formacie wymaganym przez ZUS i MF, np.: przy elektronicznym przesyłaniu dokumentów PIT płatnik powinien mieć wpisany dwu znakowy symbol literowy państwa – przykładowo PL dla Polski.
Po wprowadzeniu danych w zakładkach Dane i Adres, należy zdefiniować szczegółowe dane płatnika składek ZUS i podatku, w tym podatku dochodowego od osób fizycznych (PDOF).
Do definiowania danych płatnika jest dedykowane odrębne okno Płatnik uruchamiane z okna Struktura organizacyjna przy pomocy ikony 
Płatnik z górnego paska menu. Pola do wypełnienia w oknie Płatnik:
●Nazwa skrócona do ZUS zgodna ze zgłoszeniem do ZUS.
●Data modyfikacji – pole nieedytowalne jest wypełniane systemowo numerem dnia, w którym zmodyfikowano dane w oknie.
●% składki wypadkowej – wpisanie lub wybór tabeli systemowej z zakresem dat, w której jest wpisany % składki wypadkowej płatnika. Wybór tabeli nadpisuje wartość wpisaną w polu i umożliwia pobieranie do dokumentów ZUS % składki wypadkowej właściwego dla okresu, za który jest sporządzana deklaracja ZUS.
●Termin przesyłania deklaracji ZUS – wybór terminów ZUS z listy.
●Zasiłki wypłaca ZUS – zaznaczenie oznacza, że płatnikiem zasiłków jest ZUS i kwoty zasiłków nie będą naliczane przy rozliczaniu nieobecności w oknie Nieobecności rozliczane w ZUS.
●Obl. wynagr. płatn. od św. ubezp. chor. – obliczanie wynagrodzenia należnego płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Zaznaczenie oznacza, że w deklaracji DRA będzie wyliczane wynagrodzenie płatnika, odznaczenie – wynagrodzenie nie będzie wyliczane.
●Dane do ZUS IWA – sekcja służy do:
oKojarzenia tabel systemowych, w których są przechowywane informacje o z liczbie ubezpieczonych – pole Liczba ubezp. oraz o wypadkach i zagrożeniach – pole Wypadki, zagroż.
oWpisania kodu terytorialnego ZUS, który jest pobierany do dokumentu IWA – pole Kod teryt. ZUS.
●Dane do ZUS RIA – sekcja do wstawienia danych niezbędnych do tworzenia informacji RIA w przypadku zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W firmach, których to dotyczy należy wypełnić pola:
oData złożenia OSW – data złożenia informacji o złożeniu oświadczenia ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA.
oData zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – data od kiedy dokumentacja pracownicza będzie przechowywana w formie elektronicznej.
oPracod. od dnia powstania posiada status podmiotu prywatnego i nie ma obowiązku stosowania wykazów pracy w szczególnych warunkach stanowiących załącznik do zarządzeń i uchwał resortowych – pole dotyczy wypełniania formularza ZUS RIA blok X. – Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 Ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych od 01.01.1999 do 31.12.2008 r., tj. wg przepisów branżowych. Punkt jest wypełniany, jeżeli w danych płatnika pole nie jest zaznaczone.
●Dane identyfikacyjne – NIP, REGON, a jeżeli płatnik jest osobą fizyczną należy zaznaczyć pole Osoba fizyczna i wprowadzić dane identyfikujące osobę fizyczną: Imię, Nazwisko, Data urodzenia, Nr PESEL, Rodzaj i Symbol dokumentu tożsamości. W przypadku gdy adres zamieszkania płatnika będącego osobą fizyczną jest inny niż adres firmy, to należy zaznaczyć pole i w aktywnych okienkach adresowych wpisać właściwe informacje.
●Działalność gospodarcza – w odpowiednich polach sekcji należy wprowadzić dane z dokumentów rejestrowych firmy.
●Dodatkowy opis – pole do wpisywania dodatkowego tekstu.
●Urząd skarbowy i Urząd Skar.zagr. – w zależności od tego czy płatnik jest osobą krajową czy zagraniczną należy wypełnić odpowiednie pole poprzez wybór urzędu skarbowego z listy urzędów zdefiniowanych w bazie. W przypadku płatnika będącego osobą zagraniczną powinien to być urząd skarbowy obsługujący podmioty zagraniczne. Przy elektronicznym przesyłaniu dokumentów PIT urząd skarbowy przypisany do płatnika podatku powinien mieć czterocyfrowy kod nadawany przez MF. Aktualizacja danych Urzędów Skarbowych odbywa się opcji Obiekty uzupełniające wspólne>Urzędy.
●ZPCH – zaznaczenie czy jednostka jest zakładem pracy chronionej i podanie okresu, w którym są spełnione warunki zakwalifikowania podmiotu do ZPCH. Jest to ważne przy sporządzaniu deklaracji podatku dochodowego PIT-4R, gdyż po zaznaczeniu system bada progi podatkowe podatników i wylicza kwoty do odprowadzenia na PFRON, ZFRON lub FAZ, które następnie są wpisywane do odpowiednich pól deklaracji PIT-4R.
●Wynagrodzenie płatnika – sekcja do definiowania czy płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych korzysta z wynagrodzenia z tytułu terminowego odprowadzania podatku dochodowego oraz do kojarzenia dla danego płatnika odpowiednich tabel do wyliczania tego wynagrodzenia w poszczególnych miesiącach roku podatkowego. Edycja tabel odbywa się w opcji Edycja tabel.
●Pomn. zaliczek/podatku (art. 26eb U o PDOF lub art. 18bd U o PDOP) - sekcja definiowania czy płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych korzysta z pomniejszenia zaliczek/ podatku z tytułów, o których mowa w art. 26eb U o PDOF lub art. 18bd U o PDOP oraz do kojarzenia dla danego płatnika odpowiednich tabel do zawierających kwoty w poszczególnych miesiącach roku podatkowego. Edycja tabel odbywa się w opcji Edycja tabel.
Rysunek 1640. Widok okna definiowania płatnika podatku dochodowego i składek ZUS
Po zdefiniowaniu płatnika bądź płatników, dokumenty podatkowe i ZUS będą sporządzane zgodnie z przyporządkowaniem organizacyjnym pracowników (Dane podstawowe>Komórka organizacyjna).