Wysyłka e-mail jest dostępna tylko dla profili o typie SMTP i HTML.

Konfiguracja profilu odbywa się z w opcji: Funkcje specjalne -> Konfiguracja wysyłki e-mail->okno Simple ERP – ustawienia wysyłki e-mail. Dostęp do opcji jest obwarowany odrębnymi prawami nadawanymi z menu: Użytkownicy->Użytkownik->zakładka Edycja praw->drzewko Prawa->SIMPLE ERP->Prawa->SIMPLE ERP->Użytkownicy->Konfigurowanie własnych/wszystkich profili e-mail.

Rysunek 1673.  Okno Ustawienia wysyłki e-mail

Poniżej przykładowa konfiguracja profilu o typie SMTP:

●Po uruchomieniu okna należy umieścić kursor w części Profile e-mail i dodać nowy profil przyciskiem '+'.

●Wyświetli się okienko Nowy profil e-mail na zakładce Protokół zawierającej listę wyboru protokołów, na której należy wybrać (zaznaczyć) protokół SMTP i wcisnąć przycisk Dalej. Spowoduje to przejście do zakładki Użytkownik z danymi użytkownika, a po kolejnym wciśnięciu przycisku Dalej - do zakładki Kontekst. Po wyborze kontekstu z listy dostępnych i wciśnięciu przycisku Dodaj zostanie dodany nowy profil i nastąpi powrót do zakładki Ogólne, w której są wyświetlone informacje o profilu.

●Następnym krokiem jest przejście do zakładki Konfiguracja profilu w celu zdefiniowania dodanego profilu. W zakładce należy zdefiniować co najmniej 5 pozycji:

oAdres serwera poczty, np.: owa.simple.com.pl.

oHasło użytkownika na serwerze SMTP: takie jak do Outlooka.

oNumer portu na serwerze SMTP, np: 587.

oNazwę użytkownika na serwerze SMTP: zwykle taką, jak przy logowaniu do RDP np. simple\mmyszka.

oAdres e-mail nadawcy, z którego będą wysyłane e-maile: taki jak w outlook, np.: michalmyszka@simple.com.pl.

Ponadto w celu poprawnego formatowania treści wiadomości dołączanej do raportu ZUS Inf. roczna dla osoby ub. PŁATNIK >= 10.01.001 w konfiguracji profilu, z którego będą wysyłane dokumenty, należy ustawić formatowanie e-mail HTML, tj. zaznaczyć pole Treść e-mail HTML. Jeżeli pole nie będzie zaznaczone, odbiorca może dostać wiadomość z brakiem formatowania.

Poprawne skonfigurowanie profilu jest warunkiem wysyłki dokumentów. Przy braku lub niekompletnej definicji profilu, próba wysyłki zakończy się niepowodzeniem, o czym użytkownik zostanie poinformowany stosownymi komunikatami.

Do obsługi wysyłki dokumentów na adres e-mail jest dedykowane nadzorowane drzewko danych kadrowych nr 018020 E-mail korespondenc. Z danymi w drzewku należy skojarzyć odpowiednie dane w bazie i dane skojarzone wypełnić u odbiorców dokumentów/pracowników.

Utworzone dokumenty zostaną wysłane tylko do tych osób, które w danych będą miały wypełnione minimum trzy dane kadrowe w skojarzonym drzewku danych:

●Nr 018020 – E-mail korespondenc.->poprawny adres e-mail.

●Nr 018025 – E-mail potwierdzony?->wartość TAK.

●Nr 018030 – E-mail aktywny?->wartość TAK.

W przypadku braku odpowiedniej wartości jednej z tych trzech danych, e-mail nie zostanie wysłany, a w oknie podglądu wiadomości przed wysłaniem pozycje takie będą miały literkę N w kolumnie Adres OK? oraz odznaczone pole Czy wysyłać z brakiem możliwości zaznaczenia.

Szyfrowanie dokumentów hasłem odbywa się z poziomu zakładki Forma raportu wynikowego/Emisja i dotyczy wszystkich raportów w technologii syncfusion, przy czym szyfrowanie dokumentów z obsługą wysyłki e-mail jest obligatoryjne.

Po zaznaczeniu pola Czy hasło:, w polu Hasło domyślne jest ustawiane domyślnie hasło z możliwością jego edycji. Hasło służy do jednokrotnego rozpakowania dokumentu przez operatora; zostanie też użyte do wysyłki, jeśli odbiorca nie ma swojego hasła zdefiniowanego w teczce. Hasło w teczce osoby można ustawić w danej skojarzonej w opcji Kojarzenie danych kadrowych->Hasło pliku PDF z PIT. W takim przypadku dokument wysłany e-mailem do odbiorcy jest zabezpieczony hasłem wpisanym w teczce osoby, do której został wysłany.

Uwaga

Przy zapisie na dysk i wysyłce e-mail raportów syncf w formacie pdf z aktywną opcją hasła, plik jest szyfrowany w formacie natywnym. W przypadku plików w innych formatach szyfrowanie następuje na poziomie paczki ZIP. Ponadto w systemie istnieje możliwość ustalenia hasła własnego z poziomu procedury rapo raportu dodając węzeł <haslo_nadrzedne>haslo</haslo_nadrzedne> w kolumnie wynikowej procedury rapo -> iteracja_dane.

Aktualnie opcja wysyłki dokumentów e-mailem jest dostępna dla raportu ZUS Inf. roczna dla osoby ub. PŁATNIK >= 10.01.001. Inicjowanie wysyłki dokumentu odbywa się w oknie uruchomienia raportu w zakładce Forma raportu wynikowego w taki sposób, że w celu wysłania raportu e-mailem, należy zaznaczyć pole Czy wysłać pocztą elektroniczną oraz wskazać (wybrać) profil wysyłkowy w polu Profil wysyłkowy e-mail.

Rysunek 1674.  Okno przygotowania wysyłki e-mail

Użytkownik może wysłać wygenerowane dokumenty bez podglądu albo przed wysyłką wywołać okno Parametry wysyłki e-mail zaznaczając pole Podgląd wiadomości przed wysłaniem. Okno wyświetli się bezpośrednio po wykonaniu raportu i będzie zawierało listę utworzonych dokumentów oraz domyślne parametry ich wysyłki. W oknie można:

●Zmienić profil wysyłkowy w polu wyboru Profil wysyłkowy e-mail.

●Zmienić domyślne hasło szyfrowania raportów w polu Hasło jeżeli nie ma w danych odbiorcy.

●Ustawić wysłanie hasła osobnym e-mail zaznaczając pole Czy wysłać hasło osobnym e-mail:. Adresat dostanie dwa e-mail: jeden z dokumentem, drugi z hasłem do jego otwarcia.

●Wysłać kopię wiadomości do innych adresatów wypełniając adresami pola UD lub UDW w zależności od tego, czy nazwa odbiorców ma być widoczna dla innych adresatów, czy nie.

●Wyświetlić na ekranie wybrany dokument zaznaczając przycisk zamieszczony obok pola UDW.

●Nadpisać domyślny temat wiadomości oraz treść dołączonej informacji wstawiając odpowiedni tekst w dwóch polach edycji na dole okna. Zmiana domyślnie wpisanego tematu i treści wiadomości może dotyczyć:

opojedynczej wiadomości – wpisanie tekstów w polach poniżej pól DW i UDW,

owszystkich wiadomości – zaznaczenie pola Czy nadpisać treści wiadomości i wpisanie odpowiednich tekstów w polach Wprowadź temat wiadomości oraz Wprowadź treść wiadomości. Teksty wpisane w polach nadpiszą domyślne w temacie i treści wysłanych wiadomości.

Uwaga

Domyślną treść e-maila dołączonego przy wysyłce dokumentu do pracownika na pocztę elektroniczną można zmienić za pomocą procedur nadrzędnych, które są zapisywane w tabeli rap_szl_eksport_custom dla danego szablonu. Opis jest zamieszczony w punkcie: Zmiana domyślnej treści e-maila za pomocą procedur nadrzędnych.

●Wybrać ostateczny zestaw dokumentów do wysłania zaznaczając lub odznaczając pola w kolumnie Czy wysłać? Dotyczy to pozycji, które w kolumnie Adres Ok? mają literkę T i domyślnie są zaznaczone. Pola w wierszach z dokumentami o niekompletnym adresie e-mail mają literkę N i są nieaktywne do zaznaczenia. Takie dokumenty nie mogą być wysłane.

Rysunek 1675.  Okno Parametry wysyłki e-mail

Po określeniu lub akceptacji domyślnych parametrów wysyłki i wciśnięciu przycisku zostanie uruchomiony proces wysyłki. Na zakończenie akcji wysyłania wyświetli się okno ze statusem wysyłki, w którym będą pozycje dokumentów wybrane do wysyłki oraz informacje o wysłaniu lub przyczynie nie wysłania. Użytkownik może zapisać log z wysyłki do pliku albo zamknąć okno bez zapisu. Jeżeli takie okno się nie wyświetli to znaczy, że nie było żadnych wiadomości do wysłania.

Rysunek 1676.  Okno Status wysyłki e-mail

Uwaga

1.Wysyłka dokumentów e-mailem działa niezależnie od wyboru zapisu na dysk, tzn. utworzone dokumenty można tylko wysłać e-mailem bez zapisywania na dysk, tylko zapisać bez wysyłki albo wysłać i zapisać na dysku.

2.Po zaznaczeniu pól: Czy łączyć w jeden dokument, Zapisz dokument wynikowy w pliku, Czy wysłać pocztą elektroniczną, połączone raporty zostaną zapisane na dysku w jednym pliku i zabezpieczone hasłem wskazanym w polu Domyślne hasło. Natomiast do wysyłki na adresy e-mail będą przygotowana i wysłane pojedyncze raporty dla każdej osoby i zabezpieczone hasłami z teczek osób, a w przypadku braku hasła w teczce, hasłem domyślnym.

3.Raport opatrzony hasłem (zaszyfrowany) jest pakowany do zip. Przy próbie otwarcia raportu, bądź wypakowania na dysk wyświetli się pytanie o hasło. Raport może zostać wypakowany, bądź otwarty po podaniu hasła wpisanego w polu Hasło domyślne. Nie dotyczy to raportów syncf w formacie PDF z opcją zabezpieczenia hasłem, które są wysyłane w formacie natywnym zamiast ZIP.

4.Szyfrowanie działa dla każdego formatu pliku: pdf, doc, rtf itp.

5.Wysyłka i szyfrowanie dotyczy generowania dokumentów. Po wyborze generowania szablonu pola w zakładce dotyczące wysyłki oraz szyfrowania znikają.

6.W bazie jest obligatoryjnie odnotowywana rejestracja przekazania i treść dokumentu o czym świadczy zaznaczone pole Czy zarejestrować przekazanie. Odznaczenie pola jest zablokowane.

Domyślną treść e-maila dołączonego przy wysyłce dokumentu do pracownika na pocztę elektroniczną, np. do Pasków płacowych PDF można zmienić za pomocą procedur nadrzędnych, które są zapisywane w tabeli rap_szl_eksport_custom dla danego szablonu.

Poniżej kroki do ręcznej zmiany domyślnej treści e-maila:

1.Utworzenie treści nadrzędnej procedury getmailinfo dla wybranego szablonu korzystając z domyślnej procedury kp_syncf_getmailinfo jako wzór, tj. zapis procedury jako nowej, np: up_paski_lpl_proc_getmailinfo;

2.Zmiana treści e-maila w utworzonej nowej procedurze nadrzędnej;

3.Skojarzenie nowej nadrzędnej procedury z szablonem raportu w ERP w oknie Definiuj raport, tj. sprawdzenie szl_eksport_id szablonu raportu i wykorzystanie poniższego skryptu w celu aktualizacji/dodania nowej procedury nadrzędnej, podając jako argumenty szl_eskport_id oraz nazwę tej procedury nadrzędnej getmailinfo z pkt 1

declare @szl_eksport_id numeric(10,0) = 14711

,@custom_proc_getmailinfo varchar(100) = 'up_paski_lpl_proc_getmailinfo'

UPDATE rap_szl_eksport_custom

set proc_getmailinfo = @custom_proc_getmailinfo

where szl_eksport_id = @szl_eksport_id

-- jesli wiersza nie było w tabelce rap_szl_eksport_custom to dodaję

if @@ROWCOUNT = 0

INSERT INTO rap_szl_eksport_custom(szl_eksport_id, proc_getmailinfo)

select @szl_eksport_id, @custom_proc_getmailinfo

Rysunek 1577. Dodawanie procedury nadrzędnej