Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr polega na transferze informacji, które powinny się znaleźć na formularzach zgłoszeniowych z obszaru Danych osobowych do tabel ZUS. Pobrane informacje są zapisywane z datą wskazaną przez użytkownika. Jest to data generowania dokumentu. Takie rozwiązanie pozwala na większą elastyczność wyboru danych umieszczanych na formularzach i zapewnia ich powtarzalność. W trakcie pobierania danych jest przeprowadzana analiza tych danych u poszczególnych osób w kontekście formularzy, które będą utworzone.
Uruchomienie operacji przebiega w następujący sposób:
●Wywołanie okna pobierania danych.
●Wybranie osób, dla których mają być sporządzone dokumenty zgłoszeniowe z zakresu osób wybranych lub wszystkich dostępnych poprzez zaznaczenie ich. Można to wykonać:
oPoprzez naciśnięcie klawiszy CTRL A – zaznaczą się wszystkie osoby w oknie,
oTrzymając klawisz SHIFT, zaznaczenie obszaru pracowników lewym przyciskiem myszy,
oTrzymając klawisz CTRL, zaznaczenie pojedynczych pracowników lewym przyciskiem myszy.
●Wywołanie funkcji pobierania danych o ubezpieczeniach z kadr przy użyciu przycisku 
Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr lub z górnego paska menu: Lokalne–>Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr, co spowoduje pojawienie się poniższego okna:
Rysunek 1293. Widok okna Pobierania danych o ubezpieczeniach z kadr
W oknie należy określić:
●Zakres wartości danych kadrowych – obszar czasowy, w ramach którego przeszukiwana będzie baza danych osobowych oraz dane płatnika, do którego jest przyporządkowany ubezpieczony. Należy wpisać zakres dat pozwalający wybrać odpowiednie wystąpienia danych kadrowych mających podane daty początkową i/lub końcową oraz dane płatnika.
●Datę wygenerowania danych – pozwala wpisać datę, pod którą dane zostaną umieszczone w tabeli danych do ZUS. Przy generowaniu pliku do PROGRAMU PŁATNIK wpisany tam zakres dat będzie powodował pobranie tych danych ubezpieczonego, dla których data ta była najpóźniejszą wśród dat mieszczących się w podanym zakresie.
●Tryb pobierania danych – z nadpisaniem danych istniejących w kartotece ZUS lub nie – zaznaczenie flagi w oknie, spowoduje nadpisanie poprzednich danych pracownika w kartotekach obszaru ZUS pobranych z tą samą datą.
●Rodzaj dokumentów – służy do określenia jaki typ i rodzaj dokumentu ZUS ma być utworzony. Wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiedniego typu i rodzaju dokumentu, z tym że dokumenty zgłoszeniowe ZUA, ZZA i wyrejestrowujący ZWUA zostaną utworzone wówczas gdy w danych kadrowych będzie wprowadzona data ubezpieczenia, zakres i tytuł ubezpieczenia (ZUA, ZZA) lub data i kod przyczyny wyrejestrowania (ZWUA) i zakres dat przy danych zgłoszeniowych lub wyrejestrowania będzie w zakresie wartości danych kadrowych wpisanym w oknie pobierania danych. Dokumenty zmiany i/lub korekty danych tworzone w bazach Wg parametrów w oknie Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr powstaną po zaznaczeniu ich w oknie pod datą wygenerowania i będą zawierać ostatnie dane ubezpieczonego, a w bazach gdzie jest ustawiony na tak parametr pobierania informacji Z danych kadrowych osoby ubezpieczonej zostaną utworzone dla tych osób zaznaczonych, które będą miały dane sterujące z zakresem dat wchodzącym w zakres wartości danych kadrowych wpisanym w oknie pobierania danych.
●Wyświetlania listy brakujących danych – zaznaczenie spowoduje, że w raporcie generowania danych wypisane będą listy uwag i informacje o ewentualnie brakujących danych kadrowych.
●Identyfikator zgłoszenia ZSWA – dotyczy sporządzenia dokumentu ZSWA dla wybranego przez użytkownika roku. Pierwszy dokument w danym roku należy sporządzić z nr 1, w przypadku generowania kolejnego dokumentu w roku, należy wpisać nr kolejny. Dokument pobiera informacje:
oZ danych kadrowych nadzorowanych lub skojarzonych w bazach nienadzorowanych: Praca w szczególnych warunkach i Praca o szczególnym charakterze – o okresie zatrudnienia w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze.
oZ dokumentów ZUS RSA lub Z dokumentów nieobecności – o okresach przerw pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze z powodu urlopów bezpłatnych, niezdolności i innych nieobecności powodujących przerwy w opłacaniu składek. Do wyboru źródła informacji służy parametr Pobieranie okresów nieskładkowych: Zaznaczenie Z dokumentów ZUS RSA oznacza, że z tych dokumentów będą pobierane informacje z możliwością ich aktualizacji po zaznaczeniu aktywnego pola Czy wygenerować RSA dla podanego roku? Zaznaczenie Z dokumentów nieobecności oznacza, że informacje będą pobierane z wprowadzonych dokumentów nieobecności o statusie rozliczenia innym niż R -Roboczy. Parametr dotyczy baz pracujących w trybie nadzorowanym, w danych nienadzorowanych dane są zbierane z dokumentów RSA; klient sam uzupełnia dokumenty wykonując raport definiowany, który zbiera dane do RSA.
Określenie parametrów i naciśnięcie przycisku Start, spowoduje uruchomienie pobierania danych. Po wykonaniu operacji wyświetlony zostanie raport operacji i ewentualnie uwagi o brakujących informacjach. Na etapie pobierania jest kontrola kompletności danych tak jak przy tworzeniu pliku XML do płatnika.
Rysunek 1294. Okno raportu generowanie danych ZUS
Powtórne wykonanie operacji Pobierania danych o ubezpieczeniach z kadr
●Z podaniem innej daty niż poprzednio w polu Data wygenerowania danych spowoduje dopisanie nowej kopii danych pracownika w kartotekach obszaru ZUS z podaną ostatnio datą.
●Z podaniem tej samej daty jak poprzednio w polu Data wygenerowania danych spowoduje nadpisanie poprzedniej kopii danych pracownika w kartotekach obszaru ZUS utworzonej na podaną datę pod warunkiem, że w oknie pobierania danych zostanie zaznaczone nadpisać istniejące dane, w przeciwnym razie dokument nie zostanie wygenerowany.
Po zakończeniu pobierania danych z kadr i odświeżeniu okna przyciskiem 
Odśwież dane w oknie z górnego paska narzędzi, informacje pobrane pojawią się w poszczególnych zakładkach okna Obsługa danych ubezpieczeniowych.
Użytkownik może obejrzeć dane zgromadzone w kartotekach ZUS wraz z datą ich utworzenia, skasować, wygenerować plik do Płatnika. Służą do tego specjalne opcje w systemie.
W celu zmiany kodu tytułu ubezpieczenia i konieczności wygenerowania dwu dokumentów jednocześnie dla tego samego numeru pracownika i z taką samą datą, tj. wyrejestrowania z dotychczasowym kodem (ZWUA) i zarejestrowania z nowym kodem (ZUA) należy:
●Zamknąć datami drzewko dotychczasowego kodu tytułu ubezpieczenia.
●Dodać i wypełnić drzewko wyrejestrowania z ubezpieczeń.
●Dodać nowe drzewko zgłoszenia do ubezpieczeń i wypełnić nowy kod tytułu ubezpieczenia.
●Wpisać aktualne daty rozpoczęcia ubezpieczeń z nowym kodem.
Uwaga
Na etapie sporządzania pliku dokumentów zgłoszeniowych do PROGRAMU PŁATNIK dane pracowników nie są pobierane bezpośrednio z obszaru Danych osobowych, lecz z wewnętrznych kartotek napełnionych wcześniej w trakcie operacji Pobierania danych o ubezpieczonych z kadr.