Rozliczenie z ZUS dla prowadzących działalność gospodarczą

       Gdy z jedną osobą zawarto więcej niż jedną umowę o pracę (ten sam tytuł ubezpieczenia i kilka nr ewidencyjnych/teczek)

       Gdy pracownik ma kody tytułu ubezpieczenia wynikające z umowy o pracę i spoza umowy

       Obsługa kodów ubezpieczenia doktorantów i wolontariuszy

       Parametr nie tworzenia zerowego RCA dla niektórych kodów tytułu ubezpieczenia oraz pobierania składek osób na urlopach wychowawczych

Nie tworzeniem zerowego RCA dla niektórych kodów tytułu ubezpieczenia oraz pobieraniem składek osób na urlopach wychowawczych sterują parametry dostępne z okna Obsługa danych ubezpieczeniowych w menu: Lokalne>Parametry: ●Brak zerowego RCA dla kodów tytułu ubezpieczenia, które mają aktywne zgłoszenie tylko do składki zdrowotnej - wg wykazu ZUS od stycznia 2023 ●Pobieranie podstaw i składek ZUS z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym według dat nieobecności Nie tworzenie zerowego RCA Zgodnie z wymaganiami ZUS, istnieje możliwość nie tworzenie zerowych dokumentów ZUS RCA dla wytypowanych kodów tytułu ubezpieczenia: 2510, 2520, 1110, 2110, 0911, 0940, 0941, 1811, 1812, 2210, 2110. O tworzeniu, lub nie dokumentu zerowego decyduje wartość parametru: Brak zerowego RCA dla kodów tytułu ubezpieczenia, które mają aktywne zgłoszenie tylko do składki zdrowotnej - wg wykazu ZUS od stycznia 2023: Tak/Nie. Domyślna wartość parametru jest ustawiona na Tak. Wartość parametru Tak oznacza, że zerowy dokument ZUS RCA nie zostanie utworzony; po przestawieniu na Nie - dokument powstanie. Pobieranie składek osób na urlopach wychowawczych Składki osób przebywających na urlopach wychowawczych są wykazywane w dokumentach rozliczeniowych ZUS RCA z kodem 1211xx. Przy braku składek, RCA z kodem 1211xx nie jest generowane. Składki z tytułu urlopu wychowawczego są pobierane według zasad ogólnych, tj. z listy wypłaconej według daty rozliczenia ZUS. W firmach, gdzie listy są wypłacane z opóźnieniem, w celu wykazywania składek z tytułu urlopu wychowawczego w miesiącu nieobecności, należy ustawić wartość Tak dla parametru Pobieranie podstaw i składek ZUS z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym według dat nieobecności. Domyślnie parametr ma wartość Nie. Po przestawieniu parametru na Tak składniki płacowe zdefiniowane jako podstawy i składki osób przebywających na urlopie wychowawczym będą wykazywane w dokumentach rozliczeniowych ZUS według dat nieobecności pod warunkiem, że wystąpią na liście płacy, na którą pobrano nieobecność. Rysunek 1297. Okienko edycji parametrów tworzenia dokumentów ZUS

       Obsługa kodu 0411xx RCA i pracowniczego RCA w trakcie trwania urlopu macierzyńskiego i/lub rodzicielskiego

       Generowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS dla członków rady nadzorczej i osób powołanych do pełnienia funkcji

       Podwójne zgłoszenie zleceniobiorcy ZUA i ZZA

       Zmiana dwóch ostatnich znaków kodu tytułu ubezpieczenia w trakcie miesiąca

Do pliku są pobierane dane z kartotek ubezpieczonych, które zostały pobrane z danych kadrowych w opcji Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr. Wybór typów dokumentów zgłoszeniowych i parametrów ich generowania odbywa się w sekcji Dokumenty zgłoszeniowe:

●Dane przygotowane w okresie od/do – wpisanie daty początkowej i końcowej okresu, generowania dokumentów (pobierania danych z kadr). Do pliku zostaną pobrane dokumenty zgłoszeniowe ZUS, które mają datę generowania w zakresie wpisanych dat.

●W kolumnie Typ dokumentu zaznaczenie tych, które mają być pobrane do pliku.

Wciśnięcie przycisku Start uruchomi pobieranie i zapis do pliku zaznaczonych typów dokumentów zgłoszenia, zmiany danych lub wyrejestrowania, które zostały przygotowane w zakresie dat od do wpisanych w oknie.

Grupa dokumentów rozliczeniowych miesięcznych obejmuje imienne raporty o należnych składkach – RCA i RZA*), o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – RPA, o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek – RSA oraz deklarację rozliczeniową DRA.

Proces przygotowania dokumentów rozliczeniowych do płatnika odbywa się w dwóch etapach:

●Zbieranie danych – w bazach nienadzorowanych dane są zbierane raportem definiowanym. W bazach nadzorowanych dane mogą być zbierane:

oW oknie generowania pliku KEDU bezpośrednio z list wypłaconych z datą rozliczenia ZUS zawierającą miesiąc i rok zgodny z wpisanym w oknie identyfikatorem raportu, na których znajdują się składniki płac zdefiniowane jako określonego rodzaju składki, okresy i kwoty świadczeń oraz okresy przerw w opłacaniu składek bez konieczności zbierania danych raportem definiowanym.

oRaportem definiowanym dla osób, które w danych kadrowych mają aktywną daną nadzorowaną typu L Dok.rozl.ZUS rap.def (dokumenty rozliczeniowe ZUS tworzone raportem definiowanym) z wartością danej Tak w co najmniej jednym dniu okresu rozliczeniowego (miesiąca), za który jest tworzony plik do płatnika. Dla takich osób zostaną pobrane tylko dane przygotowane raportem i pobieranie danych bezpośrednio z kartoteki nie nadpisze danych przygotowanych raportem definiowanym.

oRaportem definiowanym również dla ubezpieczonych nie posiadających danej nadzorowanej typu L Dok.rozl.ZUS rap.def lub gdy wartość danej jest Nie, z tym że dla takich osób nie należy uruchamiać zbierania danych bezpośrednio z kartoteki, gdyż napiszą one dane przygotowane raportem definiowanym.

●Zapis do pliku – na tym etapie następuje zapisanie przygotowanych danych zarówno raportem definiowanym jak i pobranych bezpośrednio z kartoteki. Dane spełniające warunki ich pobrania do płatnika zostaną zapisane w lokalizacji wskazanej przez użytkownika, w pliku zgodnym z wymaganiami ZUS i gotowym do zaimportowania go do PŁATNIKA. M.in. zapis do pliku nie jest możliwy w przypadku braku w danych płatnika informacji o terminie przesyłania deklaracji (pole Termin przesyłania deklaracji).

W oknie Generowanie pliku KEDU należy zaznaczyć pole Dokumenty rozliczeniowe, w sekcji o takiej samej nazwie określić identyfikator zestawu dokumentów rozliczeniowych oraz zaznaczyć typy dokumentów i parametry ich generowania, tj.:

●Identyfikator – wpisanie identyfikatora zestawu dokumentów rozliczeniowych: nr deklaracji (pozwala określać, czy jest to pierwszy zestaw dokumentów za dany miesiąc, czy korekta poprzednich), miesiąc i rok, których dotyczy zestaw dokumentów.

●Zaznaczenie jednego lub obydwu pól: Zbieranie danych i/lub Zapis do pliku:

oZbieranie danych – dotyczy przygotowania dokumentów rozliczeniowych dla wybranych osób w wersjach nadzorowanych. W wersjach nienadzorowanych i w nadzorowanych dla osób z aktywną daną Dok.rozl.ZUS rap.def, do dokumentów indywidualnych (RCA, RZA*), RPA, RSA) dane powinny być przygotowane raportem definiowanym. Zaznaczenie pola Zbieranie danych jest wymagane dla dokumentu zbiorczego DRA.

oZapis do pliku – oznacza, że zaznaczone dokumenty dla osób wybranych, które zostały wcześniej przygotowane poprzez Zbieranie danych w bazach nadzorowanych lub przy pomocy raportu definiowanego w bazach nienadzorowanych zostaną pobrane i zapisane w pliku KEDU.

oZaznaczenie obydwu pól w bazach nadzorowanych uruchomi proces przygotowania wybranych dokumentów rozliczeniowych (jeżeli u wybranych osób były przygotowane wcześniej dokumenty z takim samym identyfikatorem, to zostaną one nadpisane) i zapis do pliku W bazach nienadzorowanych – przygotowanie dokumentu DRA i zapis do pliku dokumentu DRA oraz zapis do pliku innych dokumentów przygotowanych raportem definiowanym.

●Nie dołączaj osób wg danej grupującej. Domyślnie pole nie jest zaznaczone. Oznacza to, że w bazach gdzie jest ustawione grupowanie danych (w Repozytorium->Grupowanie wg danej kadrowej->TAK i w opcji Kojarzenie danych kadrowych skojarzona dana w polu Dana grupująca), w dokumentach rozliczeniowych ZUS będą grupowane dane osób zaznaczonych w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych oraz zostaną dołączane do nich dane osób z poza listy osób zaznaczonych, które mają taką samą daną grupującą. Po zaznaczeniu pola wyboru Nie dołączaj wg danej grupującej, dane osób nie zaznaczonych nie będą dołączane.

●Typ dokumentu i nazwa – zaznaczenie pola przy typie dokumentu oznacza jego wybór do pobrania i/lub zapisu do pliku.

Wciśnięcie przycisku Start uruchomi:

●Zbieranie (przygotowanie) danych i zapis do pliku z identyfikatorem raportu wpisanym w oknie generowania pliku KEDU, jeżeli w oknie zaznaczono Zbieranie danych i Zapis do pliku.

●Zapis do pliku KEDU przygotowanych wcześniej danych z identyfikatorem wpisanym w oknie lub danych przygotowanych raportem definiowanym w bazie nienadzorowanej, jeżeli w oknie zaznaczono Zapis do pliku.

●Zbieranie (przygotowanie) danych, które mogą być zapisane do pliku KEDU w terminie późniejszym, jeżeli w oknie zaznaczono Zbieranie danych.

W systemie zastosowano "zabezpieczenia przed wartościami ujemnymi" w dokumencie rozliczeniowym gdyż przy zaczytywaniu do płatnika takich dokumentów wystąpi błąd krytyczny – dokumenty nie zostaną zaczytane.

Zabezpieczenie polega na tym, że jeżeli suma danego rodzaju podstaw, składek lub świadczeń ubezpieczonego jest wartością ujemną, to dokument nie zostanie dla niego sporządzony, system wyświetli informację o ujemnych wartościach, użytkownik powinien sprawdzić i skorygować dane ubezpieczonego.

Uwaga

Wygenerowanie deklaracji DRA w bazach nienadzorowanych wymaga uprzedniego skojarzenia składników, które stanowią składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych w firmach gdzie występuje praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

       Warunki utworzenia dokumentu rozliczeniowego dla osoby zaznaczonej

Raport ZUS RPA dotyczy wszystkich ubezpieczonych, którzy otrzymali przychód spełniający warunki zamieszczenia go w formularzu. Zerowych RPA nie wystawia się.

Systemowo raport jest tworzony w danych nadzorowanych i wypełniany wartościami składników z list płac i z danych kadrowych ubezpieczonego. W danych nienadzorowanych do tworzenie RPA służą funkcje obliczeniowe.

Generowanie raportu ZUS RPA w trybie nadzorowanym

Do RPA są zbierane wartości składników z tych list płac, które spełniają kryteria ich pobrania do dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc. Przy wyliczaniu wartości do poszczególnych pól raportu RPA, w pierwszej kolejności jest sprawdzenie czy na poszczególnych listach płac występują składniki z atrybutami. Jeżeli tak, to do raportu są pobierane wartości składników z atrybutem. W przypadku braku atrybutów następuje sprawdzenie parametrów w definicji składników i parametrów list płac.

Opis pobierania wartości:

Jeżeli na liście płacy znajdzie się co najmniej jeden składnik z atrybutem, to do raportu RPA blok: III.B., III.C., III.D. i III.E. będą pobierane tylko wartości składników z atrybutami. Atrybuty odpowiadające poszczególnym blokom w raporcie RPA nadaje się w oknie Definicja składników płacowych, zakładka Atrybuty składnika płacowego->wybór atrybutu z listy Dostępne i przeniesienie na listę Przypisane przy pomocy strzałek zamieszczonych pomiędzy tymi listami. Wartości składników z atrybutami są pobierane w następujący sposób:

●Do bloku III.B. – kwota składnika z atrybutem Przych.nal.za inny rok p.s.E-R i numer roku poprzedniego w stosunku do roku w dacie rozliczenia ZUS.

●Do bloku III.C. – kwota składnika z atrybutem Przych.nal.za inny rok p.s.Wyp i numer roku poprzedniego w stosunku do roku w dacie rozliczenia ZUS.

●Do bloku III.D. – kwota składnika z atrybutem Przych.wypł.obok zas.za dany R.

●Do bloku III.E. – kwota składnika z atrybutem Przych.wypł.obok zas.za inny R i numer roku poprzedniego w stosunku do roku w dacie rozliczenia ZUS.

Jeżeli na liście płacy brak składnika z atrybutem, to do raportu RPA pobiera się:

●Do bloku III.B i III.C.:

oSkładniki miesięczne z list, które w dacie sporządzenia mają inny numer roku niż w dacie rozliczenia ZUS oraz składniki z list z miesiącem sporządzenia 01., które w definicji mają parametr przesunięcia względem daty sporządzenia listy.

oSkładniki z parametrem daty Do, które numer roku w dacie Od lub Do mają inny niż w dacie rozliczenia ZUS, przy czym w przypadku różnych numerów roku w datach Od i Do – kwota składnika jest rozdzielana, proporcjonalnie do liczby miesięcy danego roku w ramach okresu, którego składnik dotyczy.

oO wstawieniu kwoty do bloku III.B. lub III.C. decydują wartości składników na liście płacy skojarzone jako podstawy składek emerytalno-rentowej i wypadkowej w zakładce Obsługa ZUS->Składnik a składki ZUS w taki sposób, że gdy:

▪kwoty podstaw są równe – suma składników z tej listy i rok, którego dotyczą jest wpisywana do bloku III.B.,

▪brak podstawy składek emerytalno-rentowej – suma składników z tej listy i rok, którego dotyczą jest wpisywana do bloku III.C.,

▪podstawa składek emerytalno-rentowej mniejsza od podstawy składki wypadkowej – kwoty składników z listy płac są dzielone proporcjonalnie i w pierwszej kolejności ustala się wartości składników w podziale na lata, których dotyczą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a następnie sumuje się je dla każdego roku i sumę mnoży przez sumę składników będących podstawą składek emerytalno-rentowej oraz dzieli przez sumę składników będących podstawą składki wypadkowej. Zaokrągloną kwotę do dwóch miejsc po przecinku oraz numer roku wstawia się do bloku III.B., a do bloku III.C – numer roku i kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą przypadającą na dany rok a kwotą wstawioną do bloku III.B.

●Do bloku III.D i III.E – składniki, które w definicji, mają zaznaczone pole Składnik wypłacany za okres pobierania i co najmniej jeden rodzaj zasiłku. Informacja, którego roku składnik dotyczy pochodzi z daty sporządzenia listy płac. Jeżeli w dacie sporządzenia listy płac jest ten sam rok co w dacie rozliczenia ZUS, kwota jest wstawiana do bloku III.D., jeżeli inny, to numer roku i kwota jest wstawiana do bloku III.E. Ponadto w przypadku gdy na liście płacy występuje Składnik wypłacany za okres pobierania zasiłku i jest rozliczony okres niezdolności dotyczący innego roku niż data sporządzenia listy, to kwota składnika jest przypisywana do roku, którego dotyczy niezdolność, a w przypadku gdy niezdolność dotyczy przełomu roku kwota przychodu jest rozdzielana proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych niezdolności przypadającej na rok poprzedni i na rok bieżący i wykazywana odpowiednio w pkt D lub E dokumentu ZUS RPA.

●Wypełnianie bloku III.F – Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej. Daty od do są pobierane z danej nadzorowanej typu L nr 001100 – Okres wyk.pr.naucz. w taki sposób, że jeżeli dana obowiązuje w całym okresie rozliczeniowym, to są wpisywane daty początku i końca miesiąca, którego dotyczy raport RPA. Jeżeli data Od lub Do przy danej jest z miesiąca rozliczeniowego, to w raporcie odpowiednio w polu Od lub Do jest wpisywana ta data, a w polu Do lub Od – data początku lub końca okresu rozliczeniowego. W polu wymiar zajęć jest wpisywana wartość danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod.

●Blok III. G - Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej - Karata nauczyciela. Daty od do są pobierane z danej nadzorowanej typu L nr 018520 – Okres wyk.pr.naucz.KN, według takich samych zasad jak w bloku III.F. W polu wymiar zajęć jest wpisywana wartość danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod.

Generowanie raportu RPA w trybie nienadzorowanym

Do przygotowanie danych do raportu RPA w bazach nienadzorowanych służą funkcje obliczeniowe w grupie Obsługa ubezpieczeń->Dokumenty rozliczeniowe:

●zus_rpa_kasuj() – funkcja do kasowania informacji z raportu ZUS RPA zapisanych funkcjami z grupy zus_rpa_wpisz_...().

●zus_rpa_wpisz_podstawy() – funkcja do zapisywania informacji do raportu ZUS RPA. Funkcja dokonuje wpisu do kartoteki ubezpieczonego w module OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ kwot przychodów wypłaconych w danym miesiącu wg daty rozliczenia ZUS, ale należnych za inny rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub na ubezpieczenie wypadkowe oraz roku, którego dotyczą. Kwoty przychodów oraz numer roku, którego dotyczą są pobierane do pliku służącego do generowania raportów ZUS RPA do programu PŁATNIK. Kwoty przychodu, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i numer roku są wstawiane do bloku III.B., kwoty przychodu, które stanowiły podstawę wymiaru tylko składki wypadkowej – do bloku III.C.

●zus_rpa_wpisz_wypl_obok() – funkcja do zapisywania informacji do raportu ZUS RPA blok III.E. Funkcja dokonuje wpisu do kartoteki ubezpieczonego w module OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ kwot przychodów wypłaconych w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Kwoty przychodów są pobierane do pliku służącego do generowania raportów ZUS RPA do programu PŁATNIK.

●zus_rpa_wpisz_wypl_obok_inny_rok() – funkcja do zapisywania informacji do raportu ZUS RPA blok III.E. Funkcja dokonuje wpisu do kartoteki ubezpieczonego w module OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ kwot przychodów wypłaconych w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i jest należny za inny rok kalendarzowy. Kwoty przychodów oraz numer roku, którego dotyczą są pobierane do pliku służącego do generowania raportów ZUS RPA do programu PŁATNIK.

●zus_rpa_wpisz_owpn() – funkcja do zapisywania informacji do raportu ZUS RPA blok III.F. Funkcja dokonuje wpisu do kartoteki ubezpieczonego w module OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ okresu wykonywania pracy nauczycielskiej oraz wymiaru zajęć w okresie wykonywania tej pracy. Informacje o okresie wykonywania pracy nauczycielskiej są pobierane do pliku służącego do generowania raportów ZUS RPA do programu PŁATNIK.

●zus_rpa_wpisz_owpn_kn() – funkcja do zapisywania informacji do raportu ZUS RPA blok III.G. Funkcja dokonuje wpisu do kartoteki ubezpieczonego w module OBSŁUGA UBEZPIECZEŃ okresu wykonywania pracy nauczycielskiej - karta nauczycielska oraz wymiaru zajęć w okresie wykonywania tej pracy. Informacje o okresie wykonywania pracy nauczycielskiej są pobierane do pliku służącego do generowania raportów ZUS RPA do programu PŁATNIK

Zbieranie danych i zapis do pliku deklaracji rozliczeniowej DRA odbywa się w czasie generowania pliku z dokumentami rozliczeniowymi. Warunkiem sporządzenia dokumentu DRA jest zaznaczenie go w oknie generowania dokumentów. Do deklaracji DRA zostaną zebrane informacje osób zaznaczonych w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych:

●W bazach nadzorowanych – składniki z wypłaconych list płac z datą rozliczenia ZUS zawierającą miesiąc i rok zgodny z identyfikatorem raportu wpisanym na filtrze, które w definicji są skojarzone z odpowiednimi rodzajami składek ZUS i zdrowotnych oraz kwoty świadczeń ZUS.

●W bazach nienadzorowanych – dane zebrane raportem definiowanym z identyfikatorem zgodnym z wpisanym na filtrze oraz składniki z wypłaconych list płac z datą rozliczenia ZUS zawierającą miesiąc i rok zgodny z identyfikatorem raportu wpisanym na filtrze, które zostały skojarzone w opcji Obsługa danych ubezpieczeniowych->Wybór składników do zestawienia należnych składek na FP, FGŚP i FEP.

Liczba ubezpieczonych

W liczbie ubezpieczonych są uwzględniane osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego, tj. te, za które w pliku do płatnika utworzono dokument ZUS RCA z wyjątkiem ubezpieczonych:

●przebywających cały miesiąc na urlopie bezpłatnym w miesiącu za który jest sporządzana deklaracja, również tych, które w tym samym miesiącu otrzymały wynagrodzenie za inny miesiąc,

●korzystających z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego wtedy, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS; jeżeli płatnikiem świadczeń jest pracodawca, wówczas taka osoba jest uwzględnienie w liczbie ubezpieczonych,

●przebywających na urlopie wychowawczym, które nie spełniają warunków do objęcia ubezpieczeniem z tytułu tego urlopu, czyli mają inny tytuł do objęcia ubezpieczeniami społecznymi lub zdrowotnymi,

●wykazanych na raporcie RCA z kodem 3000, tj.:otrzymujących wypłatę w miesiącu następującym po miesiącu wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Uwaga

W trybie nadzorowanym sporządzenie deklaracji DRA nie wymaga dodatkowych ustawień. Definiowanie składników płacowych względem ZUS w bazach nadzorowanych zostało omówione w rozdziale Obsługa ZUS.

       Przygotowanie danych do deklaracji DRA w bazach nienadzorowanych

W trybie nienadzorowanym należy dokonać wyboru składników, które są składkami na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i na Fundusz Emerytur Pomostowych, w przeciwnym razie składki te nie zostaną wykazane w dokumencie DRA. Do kojarzenia składników służy opcja wywoływana z okna Obsługa danych ubezpieczeniowych przy pomocy przycisku Wybór składek FP, FGŚP i FEP do DRA w górnym pasku narzędziowym albo z menu Lokalne->Wybór składek FP, FGŚP i FEP do DRA. Rysunek 1298. Wybór składników do deklaracji DRA Okno zawiera trzy pola dedykowane do poszczególnego rodzaju składek. W celu skojarzenia składnika płacowego, należy umieścić kursor w polu odpowiedniego rodzaju składek, wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj. Wyświetli się okno Podpowiedź z listą zdefiniowanych w bazie składników płacowych, spośród których należy wybrać (zaznaczyć) odpowiedni i zaakceptować wybór przyciskiem OK. Wybrany składnik pojawi się w polu kojarzenia. W celu usunięcia składnika z pola należy zaznaczyć składnik, wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Usuń oraz potwierdzić wybrane polecenie w okienku Czy usunąć wiersz?. Składniki skojarzone w oknie zostaną pobrane z list wypłaconych z datą rozliczenia ZUS zawierającą miesiąc i rok zgodny z identyfikatorem deklaracji DRA wpisanym na filtrze generowania pliku i wykazane w odpowiednich polach deklaracji jako należne składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Dokumenty ZUS zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – ZSWA oraz Informacja ZUS o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – IWA są sporządzane raz do roku.

Wybór dokumentu, określenie jego identyfikatora i parametrów generowania odbywa się w sekcji Dokument ZSWA/IWA po zaznaczeniu pola o takiej samej nazwie w prawej górnej części okna:

●Dokument ZSWA – tworzenie i generowanie pliku do płatniku odbywa się w dwu etapach. W pierwszym etapie w opcji Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr są pobierane i zapisywane do pliku dane kadrowe o okresie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze z danych ubezpieczonego oraz dane o nieobecnościach w danym roku powodujących przerwy w opłacaniu składek ZUS. W zależności od zaznaczenia w oknie pobierania danych, informacje o nieobecnościach mogą być pobierane z dokumentów rozliczeniowych RSA z możliwością ich aktualizacji lub z dokumentów nieobecności. W drugim etapie jest generowany dokument do pobrania go w Płatniku w formacie zgodnym z wymaganiami ZUS. Identyfikatory przygotowanych (pobranych) wcześniej danych muszą być zgodne z wpisanymi w oknie generowania dokumentu do płatnika. Wpisanie Nr deklaracji i Roku, którego dotyczy oraz zaznaczenie pola przy opisie ZUS ZSWA i wciśnięcie przycisku Start uruchomi pobieranie przygotowanych danych z identyfikatorem wpisanym w oknie i zapis do pliku KEDU.

●Dokument IWA – pobieranie informacji. Po zaznaczeniu pola ZUS IWA będą aktywne pola dotyczące parametrów przygotowania tego dokumentu.

oPodobnie jak przy określaniu parametrów generowania dokumentu ZSWA, należy wpisać nr kolejny informacji w danym roku i rok, którego dotyczy generowany dokument.

oLiczba ubezpieczonych – wartość wyliczana z liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA. Liczba osób jest pobierana z tabeli systemowej LICZBA_UBEZP dla danego roku (zakres dat od do tabeli z roku, dla którego jest wykonywany dokument IWA) skojarzonej w oknie Płatnik. Systemowo jest dostarczana struktura tabeli. Użytkownik powinien na każdy rok kalendarzowy założyć nową tabelę poprzez jej powielenie: Powiel strukturę tabeli/Powiel strukturę tabeli wraz z danymi. W przypadku wielu płatników należy utworzyć tabelę dla każdego płatnika poprzez wybór polecenia Zapisz jako. Wartości w tabeli dla każdego miesiąca mogą być wprowadzane ręcznie lub z danych kadrowych – przy pobieraniu danych do IWA. Liczba ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach jest sumowana i suma podzielona przez 12, a wynik zaokrąglany do liczby całkowitej według zasady: w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 9,49 ~ 9; 9,5 ~ 10). Wartości do tabeli będą pobierane i aktualizowane z danych kadrowych gdy w oknie generowania pliku zostanie zaznaczone pole Czy zaktualizować liczbę ubezpieczonych?; pole nie zaznaczone - zostaną pobrane te, które znajdują się już w tabeli (zostały wpisane ręczne przez użytkownika lub systemowo przy wcześniejszym wykonaniu IWA). Osoba zgłoszona do ubezpieczenia wypadkowego to taka osoba, która ma wartość TAK danej nadzorowanej nr 006550 Ubezpieczenie wypadkowe i zakres dat danej nadrzędnej nr 006500 Obow.ubezp.społeczne pokrywa się co najmniej jeden dzień z datami miesiąca, który jest wypełniany. W danych nienadzorowanych – wartość TAK danej skojarzonej z daną Ubezp.wypadkowe i zakres dat przy danej skojarzonej z daną Obow.ubezp.społeczne. W przypadku kodu tytułu ubezpieczenia z umowy o pracę czyli zaczynającego się od 01XXXX, okres obowiązywania danej o ubezpieczeniu wypadkowym powinien pokrywać się z okresem obowiązywania danej nadzorowanej nr 000468 Rodzaj umowy o pracę, w danych nienadzorowanych – z okresem obowiązywania danej skojarzonej z daną Rodzaj umowy o pracę. Z liczby ubezpieczonych są wyłączane osoby, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, tj. maja rozliczone nieobecności z kodem ZUS RSA: 111, 121, 122, 311, 319, 325, 327, 337, 3358, 341.

oRodzaj działalności wg PKD – 5 znakowy kod cyfrowy z danych płatnika – Kod rodzaju działalności. Wartość w polu Kod rodzaju działalności w oknie Struktura organizacyjna, zakładka Dane firmy lub oddziału będącego płatnikiem.

oLiczba wypadków i zagrożeń – wartości są pobierane z tabeli systemowej WYPADKI_ZAGROZENIA. Wartości do tabeli są wprowadzane ręczne przez użytkownika. Systemowo jest dostarczana struktura tabeli. Użytkownik powinien na każdy rok kalendarzowy założyć nową tabelę poprzez jej powielenie: Powiel strukturę tabeli/Powiel strukturę tabeli wraz z danymi. W przypadku wielu płatników należy utworzyć tabelę dla każdego płatnika poprzez wybór polecenia Zapisz jako.

oKod terytorialny jednostki terenowej ZUS – wartość wpisana w oknie Płatnik.

oWpisanie Nr deklaracji i Roku, którego dotyczy oraz zaznaczenie okienka wyboru przy opisie ZUS IWA uaktywni pole wyboru Czy zaktualizować liczbę ubezpieczonych, które użytkownik może zaznaczyć co spowoduje ponowne wyliczenie ubezpieczonych lub pozostawić niezaznaczone – liczba ubezpieczonych zostanie pobrana z tabeli skojarzonej. Wciśnięcie przycisku Start uruchomi proces pobierania danych i zapis do pliku KEDU z identyfikatorem wpisanym w oknie.

oPo zaznaczeniu pola Pokaż listy osób uwzględnionych w ZUS IWA zostanie wygenerowana i wyświetlona z możliwością wydruku lista osób ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach.

Podczas operacji pobierania i zapisu danych do pliku KEDU jest wyświetlany pasek postępu, a na koniec podsumowanie wykonanych operacji. Plik zapisany w miejscu wskazanym w polu nazwa pliku KEDU jest gotowy do pobrania go do programu PŁATNIK.

Uwaga

Jeżeli w generowanym pliku nie pojawią się spodziewane dane, to może to być spowodowane niewykonaniem wcześniej operacji "Pobierania danych o ubezpieczonych z kadr" dla dokumentów zgłoszeniowych lub w przypadku pracy systemu w trybie nienadzorowanym – niewykonaniem raportu definiowanego, wpisującego dane płacowe.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy przychodów i warunków zatrudnienia za okres 01.01.1999 r. – 31.12.2018 r. i jest wystawiany po złożeniu do ZUS Oświadczenie OSW dla wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczeń w okresie 01.01.1999 r. – 31.12.2018 r.:

●Z którymi rozwiązano umowę o pracę lub, którym zakończył się okres ubezpieczenia społecznego z innych tytułów niż umowa o pracę i zostały wyrejestrowane z ubezpieczeń przed złożeniem OSW – w terminie roku od jego złożenia.

●Wraz z rozwiązaniem umowy/wyrejestrowaniem z ubezpieczenia dla pozostałych ubezpieczonych.

Za osoby zgłoszone tylko do ubezpieczenia zdrowotnego nie składa się informacji ZUS RIA.

Dane dotyczące: daty złożenia OSW, daty zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz obowiązku stosowania wykazów pracy w szczególnych warunkach w oparciu o przepisy resortowe są wprowadzane i przechowywane w danych płatnika->sekcja Dane do ZUS RIA. Okno Płatnik jest uruchamiane z górnego paska narzędziowego okna Struktura organizacyjna.

Proces przygotowania pliku z dokumentami RIA jest dostępny w opcji Personel->ZUS->Obsługa danych ubezpieczeniowych->okno Generowanie pliku KEDU wywoływane z menu Lokalne w górnym pasku narzędziowym lub z ikony Generowanie pliku do Płatnika.

W oknie należy zaznaczyć pole Dokumenty RIA oraz odpowiednie pola (parametry) zbierania danych i/lub zapisu do pliku KEDU.

Domyślnie RIA będzie generowane jako informacja składana pierwszorazowo, w przypadku informacji składanej po raz kolejny (korekty), należy na filtrze zaznaczyć pole Korekta.

W bazach pracujących w trybie nadzorowanym etap zbierania danych i zapisu do pliku jest obsłużony systemowo i może być wykonany jednocześnie, natomiast w bazach nienadzorowanych dane powinny być przygotowane raportem definiowanym przy pomocy funkcji obliczeniowych:

zus_ria_kasuj() 

zus_ria_wpisz_dane_ident() 

zus_ria_wpisz_kwoty() 

zus_ria_wpisz_owpn() 

zus_ria_wpisz_owpszw() 

zus_ria_wpisz_owpszw_ep() 

Generowanie raportu ZUS RIA w trybie nadzorowanym

Do RIA są pobierane informacje z okresu 1999 r. – 2018 r. (wartości danych kadrowych nadzorowanych identyfikujące ubezpieczonego, o historii jego zatrudnienia i sposobie rozwiązania umowy o pracę, składniki z list płac spełniające kryteria określone w ich definicji) dotyczące osób zaznaczonych w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych:

●W przypadku umów o pracę – z wszystkich umów trwających w okresie 1999-2018, które zakończyły się do daty do wstawionej w sekcji Data zakończenia stosunku pracy/ubezpieczenia włącznie z tą datą.

●Dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych z innych tytułów niż umowa o pracę, np. zleceniobiorców – z ostatniego okresu ubezpieczenia zakończonego do daty do na filtrze włącznie z tą datą.

Przy czym:

●W przypadku pracownika wymagane jest wypełnienie pól w blokach: I, II, III i IV. Informacje w pozostałych blokach są wstawiane, jeżeli wystąpią.

●W przypadku zatrudnienia wyłącznie na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w ZUS RIA wymagane jest wypełnienie pól w blokach I, II, III. Za zleceniobiorcę nie wypełnia się bloków: IV, VIII, IX, X i XI.

●Dane w bloku IV o rozwiązaniu umowy są wypełniane "wyłącznie” w raporcie informacyjnym ZUS RIA za ubezpieczonego, który był pracownikiem. Informacja o sposobie zakończenia stosunku pracy jest pobierana z drzewka wyrejestrowania z ubezpieczenia najpóźniejszego w stosunku do daty do wstawionej w oknie generowania RIA w sekcji Data zakończenia stosunku pracy/ubezpieczenia. Przy wypełnianiu bloku IV. system sprawdza, czy pola w 01., 02., 03 i 05 są wypełnione łącznie według takich zasad jak w dokumencie ZUS ZWUA.

●Blok V. i VI: – Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe. Kwoty dotyczą tych samych składników płac i są wstawiane na takich samych zasadach jak do bloku III.B i III.C. raportu ZUS RPA. Opis w niniejszym rozdziale, podpunkt: Zasady wypełniania raportu ZUS RPA – Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej.

●Przy wypełnianiu bloku VII. – Kwota przychodu za lata kalendarzowe wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne są uwzględniane te same składniki płacowe i według takich samych zasady jak do bloku III.D i III.E. raportu ZUS RPA. Opis w niniejszym rozdziale, podpunkt: Zasady wypełniania raportu ZUS RPA – Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej.

●Dane w bloku VIII. – Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 22.05.2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 do 31.12.2018 r. są pobierane z danej nadzorowanej nr 001100 typu L – Okres wyk.pr.naucz. W polu wymiar zajęć jest wpisywana wartość danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod.

●Dane w bloku IX. – Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 28.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2023 r. poz. 984, z późn. zm.) - od 01.01.1999 r. są pobierane z danej nadzorowanej nr 018520 typu L – Okres wyk.pr.naucz.KN. Zaznaczenie pola o wykonywaniu pracy w szkolnictwie specjalistycznym, o którym mowa w art. 88 Karty Nauczyciela nastąpi jeżeli w okresie, którego dotyczy blok IX. wystąpi wartość TAK w danej nr 018525, okres jej wykonywania zostanie pobrany z zakresu dat od do przy danej. W polach wymiar zajęć jest wpisywana wartość danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod obowiązująca w okresie, którego dotyczy dany punkt.

●Blok X. – Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 Ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych od 01.01.1999 do 31.12.2008 r., tj. wg przepisów branżowych.

oPunkt jest wypełniany, jeżeli w danych płatnika nie jest zaznaczone pole: Pracod. od dnia powstania posiada status podmiotu prywatnego i nie ma obowiązku stosowania wykazów pracy w szczególnych warunkach stanowiących załącznik do zarządzeń i uchwał resortowych.

oDane wstawiane w punkcie o okresie i kodzie pracy w tych warunkach pochodzą z danych nadzorowanych typu K nr 018570 P.w Sz.Char.do 2008r i nr 0185580 P.w Sz.War.do 2008r. z wyłączeniem okresów nieskładkowych. Słowniki oraz kody pracy w szczególnych warunkach i w szczególnym charakterze, z których korzystają dane są definiowane przez użytkownika i powinny być zgodne z zasadami opisanymi przez ZUS, tj. kod pracy w szczególnym charakterze powinien składać się z 9 cyfr (999999999), kod pracy w szczególnych warunkach – również z 9 znaków (!99999999), z tym że pierwszym znakiem powinna być litera A lub B.

oW polach dotyczących wymiaru czasu pracy jest wpisywana wartość danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod obowiązująca w okresie, którego dotyczy dany punkt, a w przypadku pełnego wymiaru etatu jest zaznaczane pole Praca wykonywana była stale i w pełnym wymiarze czasu pracy.

oW przypadku kodu pracy w szczególnych warunkach rozpoczynającego się od litery A, dział 14, poz. 24 lub 25, w dokumencie jest wymagana nazwa stanowiska i w danych pracownika powinna być wypełniona dana nadzorowana nr 018585 Nazwa stanow.pracy. Opis danej o długości do 36 znaków będzie pobrany do dokumentu ZUS RIA, blok X.

oJeżeli nazwa stanowiska, na którym wykonywano pracę w szczególnych warunkach nie odpowiada ściśle pracy z wykazu resortowego, to należy wypełnić daną nadzorowana nr 018590 Zm.nazwa stanowiska. Do RIA zostanie pobrany opis danej o długości do 36.

oJeżeli w okresie, którego dotyczy dokument, pracownik był zatrudniony na kolei i przysługiwał mu deputat węglowy i/lub był zatrudniony na kolei na stanowisku nieobjętym wykazem prac w szczególnych warunkach, to należy wypełnić dane nadzorowane nr 018530 Dep.węgl.pr.na kolei i/lub nr 018535 Pr.na kol.poza w.res. W przypadku wystąpienia danych zostaną w RPA zaznaczone odpowiednie odpowiadające im pola.

●Blok XI. – Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 Ustawy z dnia 19.12.2018r. o emeryturach pomostowych od 01.01.1999 do 31.12.2008 r. Kody i okresy pracy wstawiane do bloku XI. pochodzą z danych, które są pobierane do dokumentu ZUS ZSWA: nr 018550 Praca w szczeg.warun i nr 018560 Praca o szczeg.char. Informacje z wyłączeniem okresów nieskładkowych zostaną wstawione do bloku XI. jeżeli w okresie, którego dotyczy RIA będą u pracownika aktywne powyższe dane. W polach dotyczących wymiaru czasu pracy zostaną wstawione wartości danej nr 001010 – Wymiar etatu-kod obowiązujące w okresie, którego dotyczy dany punkt.