Obszar dostępny jest z menu:
Opcja Obsługa danych ubezpieczeniowych służy do:
●Pobierania informacji o ubezpieczonych z obszaru Danych osobowych, List płac i Zasiłków, automatycznego przygotowywania dokumentów ZUS zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Informacje są zapisywane w bazie pod określoną datą.
●Przeglądania historii dokumentów ZUS z dokładnością do typu dokumentu i daty jego utworzenia.
●Generowania plików do Płatnika w formacie XML zgodnie z wymaganiami Płatnika, zawierających dane zgłoszeniowe i rozliczeniowe wg formularzy ZUA, ZZA, ZIUA, ZCNA, ZCZA*), ZWUA, ZSWA, RIA, RCA, RZA*), RSA, RPA, RGA*), DRA, IWA.
●Sporządzania raportów i wydruków przechowywanych dokumentów ZUS (zgłoszeniowych i rozliczeniowych) oraz kartoteki zasiłkowej Z-17 i zaświadczenia płatnika składek Z-3, Z-3a, z tym że raporty Z-17, Z-3 i Z-3a są dostępne tylko w bazach pracujących w trybie nadzorowanym.
Dokumenty zgłoszeniowe ZUA, ZZA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZSWA są tworzone w dwu etapach.
●W pierwszym etapie jest pobranie informacji o ubezpieczonych z danych kadrowych. W zależności od wersji aplikacji dane są pobierane zapisywane w danych ubezpieczonego w sposób automatyczny lub ręczny.
oAutomatycznie dane do dokumentów ZUS są pobierane po ich wprowadzeniu lub zmianie w teczce osoby i wykazywane w oknie Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS eksport danych. Opis znajduje się w rozdziale Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS eksport danych.
oRęczne przygotowanie danych odbywa się w oknie Pobieranie danych o ubezpieczeniu z kadr. Pobrane dane są zapisywane w danych ubezpieczonego i w przypadku wystąpienia danych u osób wybranych w zakresie dat wpisanych w oknie uruchomienia pobierania danych tworzy się dokument zgłoszeniowy z datą generowania dokumentu. Opis jest zamieszczony w rozdziale Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr.
●W drugim etapie jest przygotowanie pliku do płatnika. Na tym etapie jest sprawdzana kompletność danych tak aby przygotowane dane spełniały warunki pobrania do płatnika i w płatniku nie było błędów krytycznych uniemożliwiających przekaz do ZUS.
Do dokumentów rozliczeniowych są pobierane informacje z danych kadrowych o ubezpieczonych oraz informacje z list płac o składkach i przerwach w opłacaniu. Istnieją dwa sposoby sporządzania dokumentów rozliczeniowych ZUS:
●W trybie nadzorowanym, gdzie warunkiem pobrania kwot podstaw i składek jest wypłacenie listy płac i zaznaczenie osób dla których będą wygenerowane dokumenty – pobranie danych i przygotowanie pliku do płatnika można rozdzielić na dwa etapy lub wykonać wszystko w jednym, etapie.
●W trybie nienadzorowanym, gdzie w pierwszym etapie trzeba wykonać raport definiowany zbierający dane do dokumentów z list płac – zostaną utworzone dokumenty z datą generowania. Po przygotowaniu danych raportem, należy wygenerować plik KEDU do Płatnika. Po jego wygenerowaniu, przy dokumentach pobranych do pliku pojawi się data wypełnienia.
Uwaga
Na każdym etapie przygotowania dokumentów i zapisu do pliku jest sprawdzana kompletność danych. Dokumenty niekompletne, niespełniające warunku przekazania ich do ZUS, czyli z błędami krytycznymi, np. pozbawione części identyfikującej ubezpieczonego, posiadające niekompletne adresy albo brak co najmniej jednego adresu, nie zostaną zapisane do pliku do płatnika. Informacje z tworzenia pliku do płatnika są zapisywane w systemie i wyświetlane w oknie Dokumenty rozliczeniowe/zgłoszeniowe ZUS – podgląd informacji.
Przygotowanie do pracy w obszarze ZUS
Rozpoczęcie pracy w obszarze ZUS->Obsługa danych ubezpieczeniowych wymaga odpowiedniego sparametryzowania systemu. Jako czynności przygotowawcze należy wykonać: ●Zdefiniować płatnika lub płatników składek (gdy system obsługuje więcej niż jednego płatnika) w menu Firma->Struktura organizacyjna. Szczegółowy opis w rozdziale Struktura organizacyjna. ●Zdefiniować odpowiednie dane kadrowe w opcji Definicja danych, tj. takie, których wartości są wymagane na formularzach ZUS. ●Dokonać skojarzenia danych kadrowych z danymi systemowymi w menu Personel->Obiekty uzupełniające->Kojarzenie danych kadrowych w celu umożliwienia pobierania wartości tych danych do odpowiednich pól formularzy ZUS. Dane te odpowiednio skojarzone w systemie, przepisywane są z odpowiednią datą do kartotek ZUS, skąd są pobierane do formularzy ZUS zgłoszeniowych i rozliczeniowych. ●Zdefiniować składniki płac i nieobecności oraz zamieścić je w szablonach list płac, na których będą wyliczane, a po wypłaceniu listy – wykazywane w dokumentach rozliczeniowych ZUS. Przygotowywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS oraz plików do PŁATNIKA wymaga uprzedniego wypełnienia danych u osób wprowadzonych do systemu, w tym: ●W zakresie danych zgłoszeniowych należy wypełnić dane wymagane do ZUS w kartotekach osób wprowadzonych w obszarze Personel->Dane kadrowo-płacowe->Dane osobowe. ●W zakresie danych rozliczeniowych należy sporządzić i wypłacić listy płac dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń, które będą zawierały kwoty podstaw naliczenia składek i kwoty naliczonych składek wynikające z rodzajów ubezpieczeń wraz z podziałem na źródła finansowania składek, a także kwoty świadczeń i nieobecności powodujące przerwy w opłacaniu składek.
Dane płatnika oraz kojarzenie danych kadrowych dotyczy również obszaru Podatek. |
Opis danych kadrowych pobieranych do dokumentów ZUS, które powinny być skojarzone z danymi systemowymi
Przykładowa struktura danych kadrowych
Poniżej zamieszczono informację o sposobach uzyskania odpowiednich formularzy zgłoszeniowych przez odpowiednie wpisy do danych sterujących. Tabela 25. Wykaz wymaganych danych do poszczególnych formularzy ZUS
W bazach pracujących w trybie nadzorowanym do odpowiednich dokumentów rozliczeniowych są pobierane składniki z list wypłaconych według daty rozliczenia ZUS, które w definicji zostały skojarzone z pozycjami podstaw lub składek ZUS. Szczegóły w rozdziale Obsługa ZUS. W bazach pracujących w trybie nienadzorowanym przed wygenerowaniem pliku do płatnika z dokumentami rozliczeniowymi należy przygotować dane wykonując zdefiniowany w tym celu raport. |
Opis okna Obsługa danych ubezpieczeniowych
Wszystkie funkcje Obsługi danych ubezpieczeniowych wywoływane są z jednego okna, którego wygląd przedstawia poniższy rysunek.  Rysunek 1280. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych. Górna część okna zawiera listę osób oraz przyciski do wyboru osób i wywoływania funkcji pobierania danych z kadr i generowania dokumentów do PŁATNIKA. Użytkownik ma możliwość wyświetlania osób wszystkich, bądź wybranych. Wyszukiwanie, czy też porządkowanie listy osób w oknie odbywa się za pomocą przycisków nagłówka listy albo wpisania znaków początkowych zawartości poszczególnej kolumny z Nr, Imię, Nazwisko itd. w pustym okienku nad kolumną. W ramach opcji wyróżniono na pasku narzędzi szereg przycisków. Mają one następujące znaczenie:
Użycie przycisku uruchamia wydruku raportu.
Użycie przycisku uruchamia podgląd wydruku raportu.
Użycie przycisku spowoduje otwarcie okna edytora skryptów dołączonych do tej opcji.
Użycie przycisku spowoduje odświeżenie informacji umieszczonej w oknie; może przydać się w przypadku równoległej pracy w innych opcjach systemu, które przekazują informacje oknu bieżącemu.
Użycie przycisków umożliwia przemieszczanie się po pozycjach danych w oknie według układu pierwszy, poprzedni, następny, ostatni.
Użycie przycisku uruchamia akcję pobierania danych o ubezpieczeniach z danych osobowych Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr.
Użycie przycisku uruchamia akcję generowania plików KEDU do płatnika.
Użycie przycisku spowoduje otwieranie okna Dokumenty rozliczeniowe/zgłoszeniowe – podgląd informacji.
Użycie przycisku spowoduje otwarcie okna Lista dokumentów DRA/IWA.
Użycie przycisku umożliwia wybór sposobu tworzenia dokumentów zmiany/korekty danych ubezpieczonego Zmiana/korekta danych osoby ubezpieczonej. *) – informacje, które obecnie nie obowiązują, w systemie przechowywane są ze względów historycznych. Odpowiednikami niektórych ikon są polecenia dostępne z menu Lokalne o takiej samej nazwie, a ponadto tylko z menu Lokalne są dostępne opcje: ●Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS - wywołanie okna Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS/eksport danych. W oknie jest wyświetlana lista dokumentów zgłoszenia i wyrejestrowania oraz zmiany/korekty danych zgłoszeniowych do ZUS ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA, które zostały utworzone w sposób automatyczny. ●Parametry... - po wyborze pozycji zostanie wyświetlone okienko Parametry - Obsługa danych ubezpieczeniowych zawierające parametr: Brak zerowego RCA dla kodów tytułu ubezpieczenia, które mają aktywne zgłoszenie tylko do składki zdrowotnej - wg. wykazu ZUS od stycznia 2023: Tak/Nie. Domyślna wartość parametru jest ustawiona na Tak. Parametr steruje tworzeniem zerowego dokumentu ZUS RCA dla kodów tytułu ubezpieczenia: 2510, 2520, 1110, 2110, 0911, 0940, 0941, 1811, 1812, 2210, 2110, jeżeli w miesiącu rozliczeniowym brak składki zdrowotnej. Wartość parametru Tak oznacza, że zerowy dokument ZUS RCA nie zostanie utworzony, wartość Nie - dokument powstanie. Dolna część okna zawiera sześć zakładek, w których zamieszczone są informacje o danych ubezpieczonego przeniesionych z kadr oraz utworzonych i umieszczonych w kartotekach dokumentach ZUS wraz z datą ich utworzenia. |
Przeglądanie danych ubezpieczonego
Dane ubezpieczeniowe zgromadzone są w sześciu zakładkach. Po otwarciu zakładki istnieje możliwość przeglądania określonego rodzaju danych ubezpieczonego, danych zebranych w dokumentach ZUS pod określoną datą lub w przedziale czasowym. Po otwarciu zakładki wyświetlają się dane wybranego ubezpieczonego (podświetlonego) w górnej części okna. Gdy żadne dane nie zostały przeniesione, zakładki pozostają puste. Niżej przedstawiono zawartość poszczególnych zakładek. ●Dane podstawowe – zakładka zawiera dane identyfikacyjne osoby zgłoszonej do ubezpieczeń wygenerowane (pobrane) z danych osobowych oraz datę generowania danych. W zakładce domyślnie wyświetla się ostatnia data generowania dokumentu i dane identyfikacyjne ubezpieczonego pobrane z tą datą z kadr. Rozwijalny przycisk Data generowania danych, daje możliwość wyboru odpowiedniego zestawu danych. Dane nie są przechowywane w sposób ciągły, a jedynie pod datą, w której zostały przeniesione. Nie mniej w momencie wykonywania dokumentów do ZUS, ten obszar udostępnia informacje na zasadzie „ostatnich ważnych".  Rysunek 1281. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dane podstawowe. ●Ewidencyjne – zakładka zawiera zestaw aktualnych danych ewidencyjnych osoby zgłoszonej do ubezpieczeń.  Rysunek 1282. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Ewidencyjne. ●Adresowe – zakładka zawiera ostatnie ważne dane adresowe osoby ubezpieczonej pobrane do dokumentu. Jeżeli w danych osobowych są wprowadzone i skojarzone adresy: zameldowania, zamieszkania, do korespondencji – to po pobraniu danych do ZUS wszystkie te adresy pojawią się w zakładce Adresowe.  Rysunek 1283. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Adresowe. ●Dane ubezpieczeniowe – zakładka zawiera zestaw informacji o ubezpieczeniu, takich jak: tytuł ubezpieczenia, rodzaj ubezpieczenia, data rozpoczęcia i nazwa kasy chorych oraz kod wykonywanego zawodu.  Rysunek 1284. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dane ubezpieczeniowe. ●W zakładkach Dokumenty zgłoszeniowe i Dokumenty rozliczeniowe są wyświetlane dokumenty wygenerowane dla ubezpieczonego. Zakładki są podzielone na dwie części: lewa część – sekcja Wybór dokumentu oraz część prawa – sekcja Dane, w której wyświetla się lista wybranych dokumentów w lewej części okna, które zostały wygenerowane dla ubezpieczonego. W celu wyświetlenia określonego typu dokumentu należy: oW sekcji Wybór dokumentu odznaczyć właściwy typ dokumentu. oW sekcji Dane wyświetli się lista wygenerowanych dokumentów odznaczonego typu pod warunkiem, że w kartotece ubezpieczonego zostały utworzone dokumenty tego typu. Jeżeli ma być wyświetlona lista wszystkich wygenerowanych dokumentów, należy w części okna Wybór dokumentu zaznaczyć wszystkie typy dokumentów. Dodatkowo w zakładce Dokumenty rozliczeniowe znajdują się dwa filtry, po włączeniu których istnieje możliwość ograniczenia listy wyświetlonych dokumentów rozliczeniowych do określonych dat lub identyfikatorów. Lista wyświetlonych dokumentów zawiera nr kolejny, określenie typu dokumentu, datę generowania oraz identyfikator – dla dokumentów rozliczeniowych lub datę wypełnienia w przypadku dokumentów zgłoszeniowych. Kliknięcie prawym lub lewym klawiszem myszy na nagłówku kolumny, spowoduje zmianę sortowania całej listy. Na wykazie dokumentów widoczny jest także przycisk Niżej zostały przedstawione rysunki z przykładową zawartością zakładek: dokumenty ZUS oraz zawartością danych w przykładowych dokumentach.  Rysunek 1285. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dok. zgłoszeniowe.  Rysunek 1286. Okno Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dok. rozliczeniowe.  Rysunek 1287. Podgląd dokumentu ZUS ZUA z okna Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dok. zgłoszeniowe  Rysunek 1288. Podgląd dokumentu ZUS RCA z okna Obsługa danych ubezpieczeniowych->Dok. rozliczeniowe |
, który służy do wyświetlania zawartości dokumentu. Jest to podgląd indywidualny, czyli dotyczy wybranego pracownika i wybranego rodzaju dokumentu.Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS eksport danych
Dane do zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS
Pobieranie danych o ubezpieczeniach z kadr
Generowanie plików do Płatnika
Kasowanie danych wygenerowanych do ZUS
Dokumenty rozliczeniowe/zgłoszeniowe – podgląd informacji