Okno Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS/eksport danych jest wywoływane w trakcie uruchamiania opcji Obsługa danych ubezpieczeniowych oraz na otwartym oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych z menu Lokalne->Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS.
W oknie jest wyświetlana lista dokumentów zgłoszenia i wyrejestrowania oraz zmiany/korekty danych zgłoszeniowych do ZUS ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA, które zostały utworzone w sposób automatyczny w okresie +/- 30 dni względem aktualnej, bez konieczności pobierania danych z kadr. Przy analizie danych w oknie istnieje możliwości zmiany liczby dni w polu Liczba dni uwzględniana przy analizie wartości danych kadrowych: +/- do 365, poprzez wybór z listy podpowiedzi lub wpisanie innej liczby z zakresu do 365. Użyta wartość jest zapamiętywana i podpowiadana przy kolejnym otwieraniu okna.
Informacje o dokumencie są zamieszczone w poszczególnych kolumnach. Dokumenty z błędami mają status 2 i są wyświetlone w kolorze czerwonym. Dokumenty zgłoszenia lub wyrejestrowania są tworzone i odkładane w bazie w momencie wypełniania danych zgłoszenia lub wyrejestrowania z ZUS, dokumenty zmiany lub korekty danych powstają w wyniku porównania aktualnych danych z danymi w poprzednim dokumencie, w tym dokumenty:
●Zgłoszenia do ZUS ZUA i ZZA są przygotowywane po wpisaniu danych w oknie Dane osobowe->zakładka Dane ubezpieczeniowe.
●Zgłoszenia i wyrejestrowania członków rodziny do/z ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA - po wypełnieniu odpowiednich danych w drzewku nr 007210 Rodzina do ubezpieczenia.
●Zgłoszenia zmiany/korekty danych ewidencyjnych ubezpieczonego: ZUS ZUA, ZZA są przygotowywane, jeżeli w teczce ubezpieczonego nastąpią zmiany danych ewidencyjnych lub adresowych w stosunku do wcześniej zapisanych w dokumentach ZUS, przy czym dokumenty:
oZmiany danych zostaną przygotowane po dodaniu nowego rekordu co najmniej jednej z danych ubezpieczonego wykazywanych jako dane ewidencyjne i/lub drzewka danych adresowych.
oKorekty danych – gdy zostanie zmieniona wartość aktualnej danej ewidencyjnej i/lub adresowej ubezpieczonego i w wyniku tej zmiany dane w ostatnio utworzonym pliku XML będą inne niż aktualnie wprowadzone.
●Zgłoszenia zmiany/korekty danych identyfikujących ubezpieczonego ZUS ZIUA są przygotowywane, jeżeli w teczce ubezpieczonego nastąpią zmiany danych historyzowanych: Imię Nazwisko, nr PESEL i/lub danych w dokumentach identyfikujących ubezpieczonego nieposiadającego nr PESEL albo w dacie urodzenia w stosunku do wcześniej zapisanych w dokumentach ZUS, przy czym dokumenty:
oZmiany danych zostaną przygotowane po dodaniu nowego rekordu co najmniej jednej z danych identyfikujących ubezpieczonego, np. danej historyzowanej: Imię Nazwisko, nr PESEL.
oKorekty danych – gdy zostanie zmieniona wartość aktualnej danej identyfikującej ubezpieczonego i w wyniku tej zmiany dane w ostatnio utworzonym pliku XML będą inne niż aktualnie wprowadzone.
●Wyrejestrowania z ZUS ZWUA – po wstawieniu daty Do w danych zgłoszenia do ubezpieczeń w zakładce Dane ubezpieczeniowe i wypełnieniu danych w drzewku nr 007590 Wyrejestr. z ubezp., przy czym:
oPrzy wyrejestrowaniu - data wyrejestrowania powinna przypadać na dzień następny po dacie Do w danych ubezpieczonego.
oPrzy zmianie kodu tytułu ubezpieczenia, np. z powodu uzyskania lub utraty stopnia niepełnosprawności, prawa do renty/emerytury, zgłoszenia z błędnym kodem tytułu ubezpieczenia - data wyrejestrowania powinna przypadać na dzień równy dacie Do w danych ubezpieczonego.
●Korekta wyrejestrowania z ZUS ZWUA – po zmianie w drzewku danych o wyrejestrowaniu: daty wyrejestrowania z ubezpieczeń albo kodu przyczyny wyrejestrowania, jeżeli wcześniej powstał dokument wyrejestrowania. W przypadku zmiany daty wyrejestrowania należy sprawdzić czy w danych ubezpieczonego jest odpowiednia data Do.
Opcja automatycznego przygotowania dokumentów korzysta z tych samych danych kadrowych, które są pobierane do dokumentów zgłoszenia, wyrejestrowania oraz zmiany/korekty danych tworzonych z menu: Obsługa danych ubezpieczeniowych->Pobieranie danych o ubezpieczeniu z kadr i nie wyklucza tej możliwości przygotowania dokumentów.
Opis okna
W oknie wyświetla się lista dokumentów utworzonych w sposób automatyczny. Jeden dokument tworzy w oknie jeden wiersz, natomiast informacje zawarte w dokumencie są zamieszczone w poszczególnych kolumnach. Inicjalnie w oknie wyświetlają się dokumenty przygotowane o statusie:
●1 przygotowane, gotowe do zatwierdzenia i zapisu do pliku XML z domyślnym zaznaczeniem w pierwszej kolumnie.
●2 dokumenty z błędami w danych wyświetlone w kolorze czerwonym.
Na liście osób przy pomocy poleceń pod prawym przyciskiem myszy można:
●Przejść do okna Dane osobowe - polecenie Pokaż dane osobowe ubezpieczonego.
●Zaznaczać i odznaczać pozycje w oknie przy pomocy poleceń: Zaznacz/Odznacz, Zaznacz/Odznacz wszystkie.
●Włączać i wyłączać filtrowanie a'la Excel - polecenia Pokaż/Ukryj filtrowanie.
Przygotowany dokument użytkownik może:
●Podejrzeć po dwukliku na wybranej pozycji.
●Poprawić, jeżeli zawiera błędy poprzez przejście do danych w teczce osoby przy pomocy polecenia pod prawym przyciskiem myszy Pokaż dane ubezpieczonego, a następnie nacisnąć przycisk Odśwież dane lub klawisz F5 w oknie Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS/eksport danych. Nastąpi ponowne naczytanie danych.
●Zatwierdzić poprawnie przygotowane dokumenty (status 1) i zapisać do pliku XML we wskazanej lokalizacji. Do zatwierdzania i zapisu do XML zaznaczonych dokumentów służą przyciski zamieszczone nad etykietami kolumn: Zatwierdź i zapisz do pliku XML, Zatwierdź, Zapisz do pliku XML.
●Usunąć używając przycisku Usuń.
Dokumenty zapisane do XML mają zaznaczenie w kolumnie P i są gotowe do pobrania do programu PŁATNIK. Dokumenty przygotowane automatycznie są widoczne w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych, a po ich zapisie do pliku XML mają wpisaną datę w kolumnie Data wypełnienia.
Okno zawiera w górnej części pola do filtrowania widoku danych oraz poniżej listę osób spełniających kryteria filtrowania. W poszczególnych kolumnach są wyświetlane następujące informacje:
●W pierwszej kolumnie od lewej są zaznaczenia dokumentów wybranych do dalszych operacji przy pomocy polecenia Zaznacz. Kolumna zaznaczona domyślnie po otwarciu okna przy dokumentach o statusie 1.
●W kolumnie Numer znajduje się numer teczki, w której przygotowano dokument.
●W kolejnych kolumnach: Nazwisko, Imię, Komórka znajdują się dane osoby i symbol komórki organizacyjnej, do której jest przypisana teczka.
●Data gen. dok. - data wygenerowania dokumentu, która znajduje się również w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych w kolumnie o takiej samej nazwie. Datą tą jest data bieżąca, a w przypadku, gdy w danych data rozpoczęcia ubezpieczenia lub data wyrejestrowania z ubezpieczeń jest późniejsza niż data bieżąca plus siedem dni, przy dokumentach zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA jest wstawiana data rozpoczęcia ubezpieczenia, przy dokumentach wyrejestrowania ZUS ZWUA - data wyrejestrowania.
●Dok. - symbol dokumentu ZUS.
●P - pole w kolumnie zostanie zaznaczone po zapisie dokumentu do pliku XML.
●Tyt.ub. - pełny sześciocyfrowy kod tytułu ubezpieczenia.
●Stat. - kod statusu przygotowania dokumentu:
o1 - Przygotowany dokument, który nie zawiera błędów i jest gotowy do zatwierdzenia i zapisu w pliku XML.
o2 - Przygotowany dokument zawierający błędy w danych. Pozycja dokumentu wyświetlona na czerwono.
o3 - Dokument zatwierdzony, gotowy do zapisu w XML.
o4 - Dokument zapisany do XML. Przy takim dokumencie jest zaznaczone pole w kolumnie P.
o5 - Wszystkie dokumenty. Status nie dotyczy konkretnego dokumentu. Pozycja jest dostępna do wyboru w okienku filtrowania Status przygotowania. Po jej wyborze, w oknie wyświetla się dokumenty o wszystkich statusach.
●Informacja - szczegółowy opis statusu dokumentu.
●Data przyg. dok. - data zapisu dokumentu do pliku XML. Ta sama dat jest wyświetlana w oknie Obsługa danych ubezpieczeniowych w kolumnie Data wypełnienia.
●Płatnik - nr NIP płatnika składek ZUS, do którego jest przypisana teczka osoby z dokumentem ZUS.
Rysunek 1289. Okno Przygotowane dokumenty zgłoszenia do ZUS/eksport danych