Po dodaniu nowej formatki, trzeba ją wypełnić danymi. Dopiero wtedy formatka jest kompletna i może być wykorzystana do dodawania danych do teczek pracowników.
W celu dodania danych do formatki należy na liście formatek zaznaczyć tę, do której będą dodawane dane. Następnie umieścić kursor w dolnej części okna, jeżeli w formatce są już dane i jest dodawana kolejna, kursor należy ustawić na dowolnej danej, z tym, że jeżeli dane są w drzewku kursor należy ustawiać na danej nadrzędnej. Po czym należy wcisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj – dodanie danej lub drzewka danych na końcu zestawu danych w formatce lub Wstaw – dodanie danej lub drzewka danych przed zaznaczoną daną. Jeżeli kursor zostanie ustawiony na danej podrzędnej w drzewku danych, polecenia Wstaw, Dodaj, Usuń są nieaktywne.
Rysunek 551. Dodawanie danych do formatki
Wyświetli się okno z listą danych zdefiniowanych w bazie, które można dodawać do formatki. W oknie z listą danych należy zaznaczyć dane do dodania (jedną lub wiele) i wybór zaakceptować przyciskiem OK, przy czym:
●Dane w formatce nie mogą być powielone, tj. do jednej formatki można dodać jedną daną lub zestaw wielu różnych danych.
●Jedna dana może być użyta w wielu formatkach danych.
●W przypadku danych w drzewku – zostanie dodane całe drzewko danych, nawet jeżeli na liście danych będzie zaznaczona tylko jedna dana w drzewku.