Na poniższym rysunku przedstawiono, w jaki sposób jest zbudowane okno do tworzenia formatek.

Rysunek 545. Widok okna formatki danych

W prawym górnym rogu umieszczone jest pole Grupa z rozwijalną listą wyboru obszarów: Prywatny, Kadrowy, Płacowy oraz Wszystkie. Dzięki temu można utworzoną formatkę przechowywać w obszarze dostępnym tylko dla danego użytkownika, albo udostępnić ją dla innych użytkowników.

Poniżej znajduje się lista formatek danych – wszystkich lub dostępnych dla wybranej grupy (Prywatne, Kadrowe, Płacowe). Wykaz jest domyślnie uporządkowany wg nazw użytkowników i nr formatek; kolejność formatek można zmienić przez naciśnięcie kursorem myszy na nagłówku określonej kolumny. Okno z listą formatek jest wyposażone w pola szybkiego wyszukiwania formatki wg użytkownika, numeru formatki lub nazwy. Obok nazwy formatki widnieją pola z jej atrybutami.

W środkowej części okna są wyświetlane informacje o podświetlonej formatce: nazwa użytkownika, numer i nazwa formatki oraz znajdują się pola do przypisywania parametrów dla podświetlonej formatki. Poszczególne parametry oznaczają:

●Do listy teczek – formatka z zaznaczonym parametrem jest widoczna w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych.

●Widoczny przeł. – parametr do wykorzystania w HCM. Formatka danych z zaznaczonym parametrem jest widoczna dla przełożonego.

●Widoczny prac. – parametr do wykorzystania w HCM. Formatka danych z zaznaczonym parametrem jest widoczna dla pracownika.

●Blok. wszy. brak. - parametr włączający/wyłączający dodawanie wszystkich brakujących danych z formatki w menu podręcznym na formatce danych w oknie Dane osobowe. Domyślnie atrybut nie jest zaznaczony - dodawanie wszystkich danych z formatki jest aktywne.

Dolna część okna zawiera:

●Wykaz danych kadrowych wchodzących w skład podświetlonej formatki.

●Kolumny z polami do definiowania atrybutów danych w formatce. Atrybuty: Lista teczek, Usuń daty, Usuń opis, Usu kodu dotyczą danych w formatkach z parametrem Do listy teczek i oznaczają:

oLista teczek – dana z zaznaczonym parametrem będzie widoczna na liście teczek w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych.

▪Usuń daty – jeżeli dana z zaznaczonym atrybutem Lista teczek będzie miała zaznaczony atrybut Usuń daty, to w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych na liście teczek/danych będzie wyświetlana w jednej kolumnie; kolumny z datą od i datą do nie będą wyświetlane.

▪Usuń opis – jeżeli dana z zaznaczonym atrybutem Lista teczek będzie miała zaznaczony atrybut Usuń opis, to w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych na liście teczek/danych teczek będzie wyświetlany tylko kod, kolumna z opisem kodu nie będzie wyświetlana.

▪Usuń kod – po zaznaczeniu pola przy danej w formatce z atrybutem Lista teczek, w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych na liście teczek/danych teczek będzie wyświetlany tylko opis, kolumna z kodem nie będzie wyświetlana.

●Ostatnie wystąp. – zaznaczenie pola spowoduje ograniczenie w oknie Dane osobowe – szybkie wyszukiwanie oraz w oknie Analiza Danych Osobowych listy Teczek/Danych wyłącznie do OSTATNICH WYSTĄPIEŃ tych danych w teczce.

●Atrybuty Widocz. przeł., Widocz. prac. dotyczą danych w formatkach odpowiednio: z parametrem Widoczny przeł. i Widoczny prac. Zaznaczenie przy danej pola z atrybutem Widocz. przeł. w formatce z atrybutem Widoczny przeł. oznacza, że ta dana będzie widoczna dla przełożonego, zaznaczenie przy danej pola z atrybutem Widocz. prac. w formatce z atrybutem Widoczny prac. oznacza, że ta dana będzie widoczna dla pracownika.

●Po prawej stronie – obszar do przypisywania grup pracowników lub grup zawodowych, przy których formatka będzie inicjowana automatycznie w momencie zakładania nowego pracownika w tej grupie. Oczywiście grupy pracowników i grupy zawodowe muszą być wcześniej zdefiniowane w systemie. Formatki, mogą mieć skojarzone jedną lub wiele:

oGrup zawodowych i grup pracowników

oTylko grup zawodowych

oTylko grup pracowników

Uwaga

Skojarzenie w formatce określonych grup zawodowych i/lub pracowników oznacza, że będą one inicjowane automatycznie w momencie przypisywania nowemu pracownikowi grupy zawodowej i/lub grupy pracowników, która została skojarzona na formatce. Jest to czynność jednorazowa.

Przykładowo, gdy w systemie jest 5 formatek, które mają skojarzoną grupę zawodową ADMINISTRACJA, to przy dodawaniu nowego pracownika w tej grupie zawodowej będzie on miał dodane wszystkie 5 formatek bez względu na to, do jakiej grupy pracowników zostanie przypisany.

Formatki, które będą miały skojarzoną grupę zawodową ADMINISTRACJA i grupę pracowników UMOWA O PRACĘ, będą dodane nowemu pracownikowi przypisanemu do grupy zawodowej ADMINISTRACJA i grupy pracowników UMOWA O PRACĘ.

Dopisanie nowej formatki powinno rozpocząć się od wybrania obszaru, do którego będzie przypisana. Formatkę można uczynić prywatną, czyli dostępną tylko dla jednego użytkownika albo umieścić ją w obszarze kadrowym lub płacowym – wspólnym dla innych użytkowników. Dostęp do tych obszarów jest obwarowany "prawami dostępu".

Kolejnym krokiem jest przez naciśnięcie przycisku Dodaj z paska narzędziowego lub naciśnięcie na wykazie formatek prawego przycisku myszy i wybranie polecenia Wstaw lub Dodaj. Zostanie dodana formatka w wybranym obszarze. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może zmienić grupę na etapie dodawania formatki. Formatka dodana w grupie Wszystkie lub Prywatne będzie przypisana do użytkownika i widoczna w grupie Wszystkie lub tylko Prywatne użytkownika, jeżeli nie posiada on uprawnień użytkownika do wszystkich formatek danych.

Następnie należy:

●Wpisać numer i nazwę formatki.

●Ustawić kursor w dolnej części okna – lewa strona, nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj lub Wstaw. Po wykonaniu tej akcji zostanie podniesiona podpowiedź danych kadrowych, które można umieścić na formatce. Wybraną daną należy podświetlić. Aby wybrać kilka danych trzeba klikając na nie myszą nacisnąć CTRL. Po dokonaniu wyboru należy nacisnąć OK. Dodawanie danych do formatki zostało omówione w punkcie Dodawanie danych do formatki.

●W celu usunięcia danej z formatki, należy ustawić kursor na danej, nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać opcję Usuń. Po wyborze OK na okienku z pytaniem Czy usunąć wiersz? System usunie daną kadrową z formatki.

●Zapamiętać zmiany przyciskiem Zapisz z paska narzędziowego.

Do każdej ze zdefiniowanych formatek można przypisać parametr jej inicjowania przy zakładaniu nowego pracownika. Służy do tego sekcja w prawej dolnej części okna.

W celu dodania parametru należy ustawić kursor w okienku Formatka inicjowana przy zakładaniu nowego pracownika, nacisnąć prawy przycisk myszy i wybrać polecenie Dodaj lub Wstaw. Po wykonaniu tej akcji w dolnej części okienka zostaną wyświetlone dwie pozycje: Grupa zawodowa i Grupa pracowników z rozwijalnym menu podpowiedzi grup zdefiniowanych w systemie, spośród których można wybrać właściwe i umieścić je w formatce. Jedna formatka może mieć przypisaną jedną lub wiele grup zawodowych i/lub pracowników. Przypisanie formatce określonych grup oznacza, że nowemu pracownikowi zostaną dodane automatycznie formatki, które mają przypisaną grupę zgodną z przyporządkowaniem nowego pracownika.

Aby przenieść formatkę prywatną do innego użytkownika, należy:

●Zmienić grupę formatek na wszystkie,

●W wykazie formatek podświetlić żądaną pozycję,

●W polu Użytkownik wybrać tego, któremu ma być dopisana formatka,

●Nadać formatce nowy unikalny numer i ewentualnie nową nazwę. Jeżeli w bazie istnieje formatka o podanym numerze, przy zatwierdzaniu zmian pojawi się odpowiedni komunikat o zmianie jej numeru na inny,

●Zapamiętać zmiany przyciskiem Zapisz z paska narzędziowego.

Usunięcie formatki z wykazu można wykonać przez podświetlenie jej w wykazie i naciśnięcie przycisku Usuń z paska narzędziowego lub wybór polecenia Usuń z podręcznego menu, wywołanego prawym przyciskiem myszy.

Funkcjonalność kopiowania formatek danych kadrowych i zarządzania powiązanymi formatkami jest dostępna w oknie Formatki danych na liście formatek przy pomocy poleceń wywoływanych pod prawym przyciskiem myszy:

●Kopiuj formatkę:

oU tego samego użytkownika

oWybranym użytkownikom

●Zarządzaj powiązanymi formatkami

Rysunek 546. Okno edycji formatek danych

Wybór polecenia Kopiuj formatkę->U tego samego użytkownika spowoduje powielenie formatki z danymi, jako kolejnej u aktualnego właściciela. Jeżeli formatka należy do grupy Płacowe lub Kadrowe, pozostanie w tej samej grupie.

Wybór polecenia Kopiuj formatkę->Wybranym użytkownikom spowoduje podniesienie okna z listą użytkowników SIMPLE.ERP. Domyślnie widoczni są użytkownicy Uprawnieni, tj. tacy, którzy mają prawo dostępu do swoich formatek prywatnych i których konta są aktywne. W górnej części okna można zmienić zakres widocznych użytkowników. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w punkcie Kopiowanie formatek wybranym użytkownikom.

Dla formatek skopiowanych wybranym użytkownikom i powstałych w wyniku takiego kopiowania jest dostępna opcja zarządzania powiązanymi formatkami. Opis znajduje się w punkcie Zarządzanie powiązanymi formatkami.

Użytkownik formatki może ją zablokować do edycji i odblokować edycję zablokowanej formatki. Podobnie jak przy innych funkcjonalnościach w tym oknie, polecenia Zablokuj edycję/Odblokuj edycję formatki są dostępne pod prawym przyciskiem myszy i dotyczą formatki zaznaczonej. Opcja służy do zablokowania lub odblokowania edycji wskazanej formatki w celu zabezpieczenia przez użytkownika własnej formatki przed przypadkowymi zmianami.

Nazwa formatki zablokowanej do edycji użytkownika jest na liście formatek przekreślona oraz dodatkowo po jej podświetleniu, w środkowej części okna Formatki danych jest tekst w kolorze czerwonym Edycja zablokowana.

Rysunek 547. Fragment okna edycji formatek danych – widok formatki zablokowanej do edycji użytkownika