Dodawanie rachunków do umowy odbywa się w oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca po umieszczeniu kursora w polu zakładki Lista rachunków i wyborze polecenia Dodaj pod prawym przyciskiem myszy.

Rysunek 1501.  Okno Umowa zlecenie – o dzieło – wykonawca. Dodawanie rachunku do umowy

Wybór polecenia Dodaj uruchomi okienko dodawania rachunków, w którym wyświetlone są wartości z umowy wykonawcy. Domyślnie cała kwota umowy wykonawcy jest przypisana do jednego rachunku i rachunek dotyczy jednego miesiąca. Użytkownik może zaakceptować wyświetlone wartości albo je zmienić wpisując nowe w edytowalnych okienkach. Dotyczy to wynagrodzenia i okresu rachunku. Edytowalność pola Liczba rachunków zależy od rodzaju maski numeracji przypisanej do typu dodawanego rachunku, który jest sprawdzany podczas tworzenia nowego rachunku.

●Jeżeli maska jest całkowicie nieedytowalna (numer rachunku jest nadawany automatycznie, np. TYP/ROK/LICZNIK RD/2022/0001), jest możliwość utworzenia kilku rachunków (pole Liczba rachunków jest edytowalne). Po naciśnięciu OK system wygeneruje tyle rachunków, ile wpisano w polu Liczba rachunków nadając im z automatu numery i zamyka okno Dodaj rachunki. Ponadto przy dodawaniu rachunków do umów, w których rodzajem stawki jest Miesiąc lub Dzień i odpowiednio w polu Okres rachunku są "miesiące" lub "dni", w polu Liczba jednostek będzie ustawiana wartość odpowiadająca wartości podanej w polu Okres rachunku. Po zmianie liczby rachunków, wynagrodzenie można zmodyfikować ręcznie albo automatycznie wciskając przycisk Rozdysponuj automatycznie. Spowoduje to proporcjonalny podział kwoty umowy na wszystkie dodane rachunki, przy czym:

oW przypadku tworzenia rachunków dla ułamkowej liczby jednostek, kwota rachunku wyliczona z liczby jednostek i stawki jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku według zasad ogólnych.

oJeżeli w wyniku podziału kwoty umownej powstanie różnica pomiędzy kwotą umowną, a sumą wystawionych rachunków (wartość (+/-) w polu Kwota pozostała po wykonaniu operacji), to w przypadku zaznaczenia pola Czy dodać tę kwotę do ostatniego rachunku? (parametr domyślnie nie jest zaznaczony), kwota ta zostanie dodana do ostatniego dodawanego rachunku; pole nie zaznaczone, kwoty w rachunkach pozostaną bez zmiany.

●Jeżeli w dodawanym typie rachunku jest maska umożliwiająca edycję części lub całego numeru rachunku, system pozwala na wygenerowanie tylko jednego rachunku (pole Liczba rachunków jest zablokowane do edycji). Po kliknięciu OK na dodanym rachunku otworzy się okno Rachunek do umowy – ZMIANA IDENTYFIKATORA DOKUMENTU!, w którym można nadać w niebieskim polu własny numer rachunku w części numeru, gdzie w masce numeracji występuje składowa opisana symbolem X i dyskietką zapisać zmiany. W przypadku maski składającej się z części edytowalnych i nadawanych automatycznie, np.: TYP/MM/ROK/XXXX, w trybie edycji numeru rachunku będzie aktywny fragment numeru rachunku XXXX, a zmiana daty w polu Data wystawienia spowoduje zmianę fragmentów numeru rachunku MM/ROK. Wpisany numer rachunku powinien być unikalny w ramach wszystkich rachunków. Jeżeli warunek nie jest spełniony pojawi się stosowny komunikat. Rachunkowi należy nadać unikalny numer w oknie Rachunek do umowy - ZMIANA IDENTYFIKATORA DOKUMENTU! używając polecenia Zmiana identyfikatora. Dla typu rachunku z maską edytowalną nie ma możliwości powielania rachunku.

Jeżeli wartości wprowadzone w oknie dodawania rachunku są kompletne i właściwe, należy je zaakceptować wciskając przycisk OK. Zostanie dodany rachunek lub rachunki z wpisanymi wartościami oraz wyliczone saldo umowy wykonawcy.

Lista dodanych rachunków wyświetli się w zakładce Lista rachunków w oknach: Rachunki do umów – lista oraz Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca, a informacja o liczbie wystawionych rachunków do umowy wykonawcy – w zakładce Lista wykonawców w oknie Umowy zlecenia/o dzieło, Umowy zlecenia/o dzieło – lista, Wnioski do umów zlecenia/o dzieło.

Warunkiem dodania rachunku do umowy zlecenia/o dzieło wykonawcy są kompletne dane w umowie, w tym wpisany Rodzaju osoby.

W oknie Rachunek do umowy jest dostępna funkcja walidacji (blokowania) zapisów. Blokada może być całkowita - uniemożliwiająca wprowadzenie zapisu dokumentu, np. z datą wsteczną lub "miękka" umożliwiająca wprowadzenie zapisu po wpisaniu prawidłowego hasła. Reguły kontroli i kody odblokowania zapisu mimo braku spełnienia warunków definiowane są w trybie wdrożeniowym.

Funkcjonalność jest dostępna z menu:

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (administrator).

●Narzędzia->Konfiguracja walidacji (użytkownik).

Istnieje również możliwość dodania reguł kontroli zapisów w oknie Dodaj rachunki do umowy. Opcje konfiguracji walidacji dla tego okna można wywołać z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy.

Szczegóły zostały omówione w rozdziale Umowy o pracę osoby.

Wywoływanie okna podglądu i edycji rachunku odbywa się:

●W oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca oraz Rachunki do umów – lista poprzez:

oDwuklik na podświetlonej pozycji,

lub

oWybór polecenia Edytuj pod prawym przyciskiem myszy po ustawieniu kursora na podświetlonym dokumencie, przy czym edycji podlegają oraz rachunki o statusie roboczym (R, Rk, Rs). Jeżeli rachunek ma status inny niż roboczy, czyli Zc - Częściowo rozliczony lub Zz - Rozliczony, edycja jest zablokowane, o czym użytkownik jest informowany komunikatem Edycja zablokowana - rachunek/umowa nie ma statusu Roboczy.

●Z okna Dane osobowe zakładka Dane teczki na formatce danych rachunku po dwukliku na wartość danej powiązanej z obiektem w szablonie umowy zlecenia/o dzieło i wyborze polecenia Otwórz w wywołanym okienku wyboru.

Edycja jest dostępna dla rachunku o statusie Roboczy i polega na wypełnieniu lub zmianie zawartości aktywnych pól w oknie dokumentu lub wywołaniu jednej z dostępnych funkcji z menu Lokalne:

●Przelicz rachunek - polecenie uruchamia okno z drzewkiem danych do przeliczenia rachunku. Przeliczaniu podlegają rachunki o statusie roboczym (R, Rk, Rs) i częściowo rozliczone (Zc). W przypadku, gdy kwoty z rachunku zostały pobrane na listę płacy, rachunek zostanie przeliczony pod warunkiem, że lista płacy nie została jeszcze wypłacona. Jeżeli rachunek ma status Zz - Rozliczony, przeliczanie jest zablokowane, o czym użytkownika informuje odpowiedni komunikat. Miejsce przeliczania danych w rachunku zależy od definicji danej w szablonie rachunku do umowy zlecenia/o dzieło (szczegóły w rozdziale Szablon umowy zlecenia/o dzieło – lista), gdzie przy danych skojarzonych w szablonie są dostępne pola wyboru edycji danej "na formatce" lub "w drzewku". Jeżeli miejsce edycji ma wskazanie "w drzewku", to edycja na formatce jest niedostępna - pola edycji wyszarzone, a wartości danych wyliczone w drzewku wypełniają pola na formatce. Po wskazaniu miejsca edycji danej "na formatce" - edycja jest dostępna w oknie rachunku do umowy i wartości wprowadzone na formatce powinny wypełniać dane w drzewku. Dane, które w szablonie nie mają pola wyboru miejsca edycji są edytowane w oknie rachunku. Przeliczanie rachunku zostało omówione w rozdziale Przeliczanie umów i rachunków. Przed zapisem rachunku do umowy zlecenia/o dzieło nastąpi sprawdzenie, czy wybrana lista płac, na którą mają być pobrane kwoty z rachunku nie została usunięta i w przypadku usunięcia listy wyświetli się odpowiedni komunikat oraz pytanie czy mimo to zapisać rachunek. W przypadku zapisu, pole Lista płac pozostanie puste.

●Drukuj rachunek - polecenie wywołuje okno wydruku rachunku. Omówienie funkcji znajduje się w rozdziale Wydruk dokumentu Wniosek/Umowa/Rachunek.

●Zmiana identyfikatora - możliwość zmiany identyfikatora rachunku, którego licznik jest edytowalny. Polecenie dostępne również z górnego paska narzędziowego przy pomocy ikony Zmiana identyfikatora. Sposób numeracji rachunku zależy od maski numeracji dokumentu zdefiniowanego w typie rachunku.

●Zmiana statusu rachunku - w polu Status jest dostępna opcja zmiany statusu rachunku:

oz Roboczy na Roboczy kompletny/sprawdzony/anulowany,

oze statusu Sprawdzony na Zatwierdzony/Odrzucony,

oze statusu Zatwierdzony na Częściowo rozliczony/Rozliczony,

oze statusu Częściowo rozliczony na Roboczy w sytuacji gdy lista płac, na której są kwoty rachunku nie została jeszcze wypłacona; po wyborze zmiany statusu wyświetli się komunikat: Zmiana statusu rachunku z Częściowo rozliczony na Roboczy spowoduje zmianę statusu składników na liście płac na nieprzeliczone, czy kontynuować i zapisać zmianę? Po wyborze TAK, rachunek zostanie odblokowany do edycji, a składniki na liście płac zmienią się na nieprzeliczone; jeśli lista płac została wypłacona, to nie ma możliwości zmiany statusu o czym użytkownik jest informowany komunikatem: Nie można zmienić statusu rachunku z Częściowo rozliczony na Roboczy, ponieważ lista płac jest Wypłacona.

Rysunek 1502. Okno Rachunek do umowy

W oknie Rachunek do umowy zlecenia/o dzieło można dodawać, usuwać lub modyfikować zawartości zakładek:

●Dane adresowe – podgląd danych adresowych wraz z możliwością zmiany rodzaju adresu i odświeżenia informacji z danych osobowych po wciśnięciu przycisku Odśwież z danych osobowych.

Rysunek 1503. Fragment okna Rachunek do umowy – widok zakładki Dane adresowe

●Źródła finansowania – podgląd źródeł finansowania z możliwością dodawania nowych lub pobierania ich z umowy wykonawcy oraz usuwania istniejących w rachunku źródeł finansowania.

Rysunek 1504.  Fragment okna Rachunek do umowy – widok zakładki Źródła finansowania

●Szablon kosztów - podobnie jak w zakładce Źródła finansowania dostępne operacje, to podgląd szablonu kosztów z możliwością dodawania nowych lub pobierania ich z umowy wykonawcy oraz usuwania istniejących w rachunku szablonów kosztów, z tym że zakładka szablon kosztów składa się z dwu segmentów definiowania szablonu: lewa strona zawiera sekcję wyboru systemu kont i ewidencji, prawa strona – sekcję zależną od wyboru dokonanego po lewej stronie, w której wybiera się numery kont i dokonuje podziału kwoty rachunku na poszczególne konta. Usunięcie sekcji po lewej stronie skutkuje usunięciem numerów kont z prawej strony.

Rysunek 1505.  Fragment okna Rachunek do umowy – widok zakładki Szablon kosztów

●Powiązane korekty - w zakładce są wyświetlane rachunki: źródłowy i korekty utworzone do tego rachunku oraz z podsumowanie kwot z tych dokumentów.

Rysunek 1506.  Fragment okna Rachunek do umowy – widok zakładki Powiązane korekty

●Dane ubezpieczeniowe - zakładka obsługi i podglądu danych ubezpieczeniowych.

oW zakładce pod prawym przyciskiem myszy są dostępne polecenia:

▪Przypisz do rachunku - po wyborze polecenia w zakładce rachunku zostanie dodany rekord z aktywnym polem wyboru ubezpieczenia z umowy wykonawcy. Na liście wyboru znajdują się kody tytułów ubezpieczenia w umowie, których daty obowiązywania, są aktywne w co najmniej jednym dniu w przedziale dat okresu rozliczenia rachunku.

▪Odepnij od rachunku - odpięcie od rachunku wybranego rekordu tytułu ubezpieczenia.

oInformacje o kodzie tytułu ubezpieczenia znajdującego się przy rachunkach/umowach są uwzględniane podczas tworzenia dokumentów ZUS RCA w taki sposób, że po pobraniu danych z list płac z odpowiednią datą rozliczenia ZUS następuje sprawdzenie, czy na tych listach są kwoty z rachunków/umów do UMCP. Jeżeli tak, to jest sprawdzenie, czy na poziomie rachunku/umowy jest podany kod tytułu ubezpieczenia:

▪Tak - przy tworzeniu dokumentu ZUS RCA zostaną uwzględniane informacje z tego rachunku, przy czym dla rachunku, który w zakładce ma wypełnione pole końca ubezpieczenia z datą wcześniejszą od miesiąca rozliczenia ZUS RCA, powstanie dokument z kodem tytułu ubezpieczenia 3000xx.

▪Nie – dokumenty ZUS RCA zostaną utworzone z uwzględnieniem danych na poziomie osoby/teczki.

Rysunek 1507.  Fragment okna Rachunek do umowy – widok zakładki Dane ubezpieczeniowe

●Załączniki - obszar dodawania i podglądu dodanych załączników w postaci dokumentów, adresów URL, skrótów do dokumentów oraz przeglądania oraz modyfikacji widoku dodanych załączników.

Akcje dostępne z okna Rachunek do umowy zlecenia o dzieło z menu Lokalne

Rysunek 1508. Akcje dostępne z okna Rachunek do umowy zlecenia o dzieło z menu Lokalne

Uwaga

W oknie edycji rachunku do umowy zlecenia/o dzieło pole Opis czynności jest wypełniane z umowy zlecenia/o dzieło wykonawcy lub wpisywane ręcznie. Pole to może być synchronizowane z daną typu P – Dokument umieszczoną w drzewku rachunku po odpowiednim skojarzeniu w opcji Szablon umowy zlec/o dzieło. Szczegóły w rozdziale Szablon umowy zlecenia/o dzieło – lista.

Funkcjonalność umożliwia utworzenie dokumentu korekty z wartościami ujemnymi do istniejącego rachunku o statusie Zz przypisanego do wypłaconej listy płac.

Obiekty w szablonie umowy i rachunku dotyczące korekty rachunku

Korekty umowy rachunku dotyczą dwie dane w szablonie umowy i rachunku – Czy korekta? oraz Identyfikator rachunku źródłowego. Dane obsługiwane są przez system i nie mogą być edytowane w drzewkach kadrowych. Ich głównym przeznaczeniem jest możliwość obsłużenia w formułach obliczeniowych agregowania informacji z powiązanych dokumentów.

Rysunek 1509.  Dane w szablonie umowy i rachunku dotyczące korekty rachunku

Dane skojarzone są inicjowane przez system w oknie i w drzewku korekty rachunku.

Korekta rachunku

Korekty rachunków tworzy się w oknie Rachunki do umów – lista przy pomocy polecenia Koryguj rachunek dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Korekcie podlegają wyłącznie zaznaczone na liście rachunki źródłowe o statusie Zz (Rozliczony przypisany do wypłaconej listy płac). Nie tworzy się korekty do korekty rachunku.

Rysunek 1510.  Polecenie Koryguj rachunek

W wyniku uruchomienia funkcji zostanie utworzony rachunek korygujący:

●Z własnym identyfikatorem.

●Pola w rachunku są wypełnione takimi samymi wartościami jak w rachunku korygowanym, z tym że kwoty wynagrodzenia i pochodnych od niego mają wartości ujemne i taką samą wartość bezwzględną. Są to:

oLiczba jednostek – jeżeli w rachunku korygowanym wynagrodzenie było ustalone na podstawie liczby jednostek.

oWynagrodzenie.

oSkładki ZUS, zdrowotna, podatek i kwota do wypłaty.

oKwoty w zakładkach: Źródła finansowania i Szablon kosztów.

W oknie rachunku skorygowanego wyświetli się napis "SKORYGOWANY" w kolorze czerwonym, w oknie rachunku korekty – napis "KOREKTA" oraz identyfikator rachunku źródłowego (korygowanego).

Rysunek 1511.  Rachunek do umowy i korekta rachunku

Edycja rachunku korekty (na formatce lub w drzewku) odbywa się według reguł zapisanych w szablonie umowy i rachunku powiązanym z typem dokumentu.

Identyfikator korekty

Identyfikator korekty jest tworzony wg maski numeracji wpisanej w typie dokumentu rachunku korekty przypisanego w typie dokumentu z którego był utworzony rachunek źródłowy w polu Typ rachunku korygującego. Domyślnie w polu Typ rachunku korygującego jest wstawiony typ rachunku źródłowego, co oznacza, że przy tworzeniu korekty do rachunku utworzonego na tym typie dokumentu powstanie rachunek korygujący z identyfikatorem utworzonym wg takiej samej maski numeracji jak rachunek źródłowy.

W celu numerowania rachunków korekty według własnej maski należy zdefiniować typ rachunku korekty w opcji Typy dokumentów->Typy rachunków do umów zlecenia/o dzieło, a następnie w definicji typu rachunku wstawić go w polu Typ rachunku korygującego. Wtedy identyfikator korekty rachunku będzie utworzony według maski numeracji właściwej dla typu rachunku korekty.

Rysunek 1512.  Typ rachunku korygującego w oknie definicji typu rachunku

Kontrola kwot w rachunkach

W trakcie edycji roboczych rachunków korekt nie jest weryfikowana suma kwot rachunku źródłowego i korekt. Kontrola następuje dopiero przy zapisie dokumentu rachunku korekty, po zmianie jego statusu na Zatwierdzony (jeżeli w typie umowy, której dotyczą rachunki zaznaczono opcję Czy kontrola kwot). Kontrola polega na sprawdzeniu czy suma kwot w danej pozycji z rachunku źródłowego i korekt jest większa lub równa zeru.

Rachunki do umów – lista

Pola wyboru na filtrze dokumentów:

●Wszystkie/Korygowane/Niekorygowane.

●Po wyborze Wszystkie lub Korygowane – aktywne jest pole wyboru Zagregowane źródłowe. Zaznaczenie pola powoduje, że w kolumnie Identyfikator dokumentu są wyświetlone tylko identyfikatory rachunków źródłowych, wartości z rachunków korekt są zsumowane w pozycji rachunku korygowanego. Kolumna Identyfikator źródłowy dokumentu nie jest wypełniona.

Dwie kolumny na liście rachunków:

●Kolumna K z wartościami: S – skorygowany, K – korekta.

●Identyfikator źródłowy dokumentu – kolumna zawiera identyfikator dokumentu, a dla dokumentów korekty – identyfikator dokumentu, którego dotyczy korekta.

Zakładka Powiązane korekty w dolnej części okna, w której są wyświetlane: dokument źródłowy i dokumenty korekty utworzone do tego dokumentu wraz z podsumowaniem kwot z tych dokumentów.

Na liście rachunków pozycje rachunku skorygowanego są w kolorze niebieskim, pozycje korekt są napisane kursywą.

Rysunek 1513.  Widok okna Rachunki – lista, w którym są korekty

Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca

W zakładce Lista rachunków – dwie kolumny: kolumna korekty K z wartościami: S – skorygowany, K – korekta i kolumna Identyfikator źródłowy.

Raporty

W raportach Rejestr rachunków/Podstawowy i Rejestr rachunków/Rozszerzony w kolumnie K dla rachunków skorygowanych wyświetla się litera S, dla korekt litera K.

Na filtrze uruchomienia raportu jest możliwość zaznaczenia pola Zagregowane źródłowe. Zaznaczenie spowoduje umieszczenie w wykazie wyłącznie rachunków źródłowych, w kolumnach z kwotami będą uwzględnione ewentualne korekty.