Do obsługi umów zlecenia i o dzieło służą opcje systemowe dostępne w menu:

Obszar zawiera dedykowane okna służące do wprowadzania i rozliczania przez użytkownika systemu: wniosków o umowę, umów zlecenia/o dzieło i rachunków do tych umów:

●Wnioski o umowę zlecenia/o dzieło – lista. Okno służy do dodawania nowych wniosków, podglądu, edycji i przekształcania wniosku w umowę oraz wydruku wprowadzonych wniosków, dodawania wykonawców umowy oraz wywoływania okien edycji i podglądu: Wniosek o umowę zlecenia/o dzieło, Wniosek o umowę zlecenia/o dzieło – wykonawca.

●Umowy zlecenia/o dzieło – lista. Okno służy do dodawania nowych umów, podglądu, edycji, rozliczania i wydruku wprowadzonych umów, dodawania wykonawców umowy oraz wywoływania okien edycji i podglądu: Umowa zlecenia/o dzieło, Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca, a także dodawania rachunków do tych umów.

●Rachunki do umów – lista. Okno służy do podglądu, edycji, rozliczania i wydruku wprowadzonych rachunków do umów.

●Źródła finansowania umów. Okno służy do edycji i podglądu źródeł finansowania umów. Lista zdefiniowanych źródeł finansowania jest wyświetlana w oknach podpowiedzi przy dodawaniu źródeł finansowania we wniosku, umowie lub rachunku do umowy.

W poszczególnych oknach edycji wniosku, umowy, wniosku i umowy wykonawcy oraz rachunku istnieje możliwość dodawania wykonawcy lub wykonawców, źródeł finansowania oraz szablonu kosztów, załączników, danych ubezpieczeniowych, komórek organizacyjnych i funkcji. Służą do tego odrębne zakładki w oknach dokumentów:

●Lista wykonawców

●Źródła finansowania

●Szablon kosztów

●Załączniki

●Dane ubezpieczeniowe w oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca i Rachunek do umowy

●Przypisanie do komórki organizacyjnej w oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca

●Funkcje w umowie w oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca

●Umowy do wniosku w oknie Wniosek do umowy zlecenia/o dzieło

●Lista rachunków i Dane adresowe w oknie Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca

●Powiązane korekty w oknie Rachunek do umowy

Dane są przenoszone z wniosku do umowy, która powstała w wyniku jego przekształcenia, z umowy do umowy wykonawcy, z umowy wykonawcy do rachunku do umowy. Jeżeli we wniosku i/lub umowie jest w zakładkach wpisane wiele pozycji źródeł finansowania i szablonów kosztów, to zostaną one przeniesione z wniosku do umowy i do umowy wykonawcy oraz rachunku. W przypadku wielu umów wykonawców do jednej umowy i wielu rachunków do umowy wykonawcy, kwoty w dokumentach zostaną we wszystkich dokumentach podzielone w takich samych proporcjach. Przeniesienie źródeł finansowania i szablonu kosztów z wniosku do umowy, z umowy do umowy wykonawcy i z umowy wykonawcy do rachunku nie wyłącza ich edycji w każdym z utworzonych dokumentów.

W przypadku zmian w źródłach finansowania i szablonie kosztów w dokumencie źródłowym już po utworzeniu z niego dokumentu, istnieje możliwość nadpisania danych w utworzonym dokumencie. Służą do tego polecenia pod prawym przyciskiem myszy w poszczególnych zakładkach utworzonego dokumentu:

●W oknie rachunku – polecenie Pobierz z umowy pracownika

●W oknie umowa wykonawcy – Pobierz z umowy

●W oknie umowa zlecenia/o dzieło – Pobierz z wniosku do nagłówka oraz Pobierz z wniosku do nagłówka i osób

Dane w dokumencie zostaną nadpisane aktualnymi danymi w dokumencie źródłowym. Przed zapisem jest wyświetlany informujący o tym komunikat.

Definiowanie sposobu obsługi umów zlecenia/o dzieło na etapie wdrożenia odbywa się w opcji Personel->Obiekty uzupełniające:

●Typy dokumentów:

oTypy wniosków o umowę

oTypy umów zleceń/o dzieło

oTypy rachunków do umów

oSzablon umowy zlec./o dzieło – lista

●Słowniki:

oSłowniki rozszerzone

Funkcje obliczeniowe adresowane do obsługi umów zlecenia/o dzieło:

czyt_param_rap_z_listy – odczytanie parametrów z listy płac

umcp_dopisz_rachunek_id - dodanie rekordu rachunku w oparciu o skojarzone w szablonie informacje z drzewka

umcp_dopisz_umowe_id - dodanie rekordu umowy głównej w module UMCP zwracając w wyniku identyfikator wewnętrzny dodanej umowy

umcp_dopisz_umowe_wyk_id - dodanie rekordu umowy w oparciu o skojarzone w szablonie informacje z drzewka

umcp_przelicz_rachunek_id - przeliczanie drzewka rachunku w oparciu o podany identyfikator wewnętrzny rachunku

umcp_przelicz_umowe_wyk_id - przeliczanie drzewka umowy wykonawcy w oparciu o podany identyfikator wewnętrzny umowy

umcp_rachunek_brak_doso_id - zapisywanie do tabeli informacji dotyczących rachunków obecnych w drzewkach danych ale nieobecnych w module UMCP

umcp_rachunek_d – odczytanie daty z rachunku wykonawcy w rejestrze

umcp_rachunek_id – podanie unikalnego identyfikatora numerycznego rachunku wykonawcy w rejestrze

umcp_rachunek_k – odczytanie kodu z rachunku wykonawcy w rejestrze

umcp_rachunek_o – odczytanie opisu z rachunku wykonawcy w rejestrze

umcp_rachunek_storno_dan - wykonanie storna na wskazanej danej rachunku-korekty UMCP

umcp_rachunek_szabl_koszt - odczytanie danych z zakładki szablon kosztów rachunku umowy

umcp_rachunek_w – odczytanie wartości z rachunku wykonawcy w rejestrze

umcp_rachunek_zus_info - odczytanie danych ubezpieczeniowych przypisanych do rachunku umowy

umcp_status_dok_ustaw – ustawianie statusu wskazanego dokumentu (wniosku/umowy/rachunku)

umcp_sync_rachunek_id - synchronizacja danych rachunku w module UMCP

umcp_sync_umowa_wyk_id -  synchronizacja danych umowy w module UMCP z możliwością synchronizacji danych rachunków w niej zawartych

umcp_umowa_brak_doso_id - zapisywanie do tabeli informacji dotyczących umów wykonawcy obecnych w drzewkach danych ale nieobecnych w module UMCP

umcp_umowa_d – odczytanie daty z umowy w rejestrze

umcp_umowa_id – podanie unikalnego identyfikatora numerycznego umowy głównej zlecenia/o dzieło rejestrze

umcp_umowa_k – odczytanie kodu z umowy w rejestrze

umcp_umowa_o – odczytanie opisu z umowy w rejestrze

umcp_umowa_prac_d – odczytanie daty z umowy wykonawcy w rejestrze

umcp_umowa_prac_k – odczytanie kodu z umowy wykonawcy w rejestrze

umcp_umowa_prac_o – odczytanie opisu z umowy wykonawcy w rejestrze

umcp_umowa_prac_w – odczytanie wartości z umowy wykonawcy w rejestrze

umcp_umowa_szabl_koszt - odczytanie danych z zakładki szablon kosztów umowy

umcp_umowa_w – odczytanie wartości z umowy w rejestrze

umcp_umowa_wyk_id – podanie unikalnego identyfikatora wewnętrznego umowy wykonawcy

umcp_umowa_zus_info - odczytanie danych ubezpieczeniowych przypisanych do umowy wykonawcy

umcp_wniosek_d – odczytanie daty z wniosku w rejestrze

umcp_wniosek_id – podanie unikalnego identyfikatora numerycznego wniosku wykonawcy w rejestrze

umcp_wniosek_k - odczytanie kodu z wniosku w rejestrze

umcp_wniosek_o - odczytanie opisu z wniosku w rejestrze

umcp_wniosek_prac_d - odczytanie daty z wniosku wykonawcy w rejestrze

umcp_wniosek_prac_k - odczytanie kodu z wniosku wykonawcy w rejestrze

umcp_wniosek_prac_o - odczytanie opisu z wniosku wykonawcy w rejestrze

umcp_wniosek_prac_w - odczytanie wartości z wniosku wykonawcy w rejestrze

umcp_wniosek_w - odczytanie wartości z wniosku w rejestrze

W systemie jest możliwość synchronizacji danych osobowych (nazwisko, imię, nr PESEL) wykonawców umów zlecenia/o dzieło i w rachunkach do tych umów z danymi historycznymi w teczkach osób w zadanej dacie, w tym:

●w umowach – w dacie od umowy,

●w rachunkach – w dacie wystawienia rachunku.

Opcja jest dostępna w bazach, w których zmapowano dane historyczne: Imię, Nazwisko, Nr PESEL i zmiana tych danych w teczkach osób nastąpiła w trybie synchronizacji. Funkcjonalność jest dostępna z menu Lokalne->Synchronizuj dane osobowe w oknach:

●Umowy zlecenia/dzieło – lista.

●Umowa zlecenia/o dzieło.

●Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca.

●Rachunek do umowy.

●Rachunki do umów – lista.

Polecenie wywołuje okno Synchronizacja danych osobowych w umowach cyw. praw. i rachunkach. W oknie są wyświetlane umowy/rachunki wybrane w oknie startowym, które wymagają synchronizacji (updatu) danych, tj. dane: nazwisko, imię, nr PESEL w zależności od kontekstu – w wybranej umowie/rachunku albo w umowach/rachunkach zaznaczonych w oknach, różnią się od danych historycznych lub w teczce.

Rysunek 1473:  Okno Synchronizacja danych osobowych w umowach zlecenia/o dzieło i w rachunkach

Okno synchronizacji zawiera bloki danych (plusikiem można je zwijać/rozwijać), w tym wiersz nagłówkowy (wyboldowany) z informacją o umowie, który grupuje dane dotyczące jednej umowy i rachunków do tej umowy. Po rozwinięciu są wyświetlane wiersze:

●z informacją do synchronizacji danych w umowie,

●z informacją do synchronizacji danych w rachunkach do umowy.

Wiersz nagłówkowy służy 'tylko' do lepszej wizualizacji/przejrzystości danych, wiersze z informacjami o umowach i rachunkach - do wskazania co synchronizować, tj., które umowy/rachunki oraz, które dane (nazwisko i imię lub nr PESEL) będą synchronizowane. Pola wyboru (checkbox’y) pozycji do synchronizacji zamieszczone są z lewej strony okna.

Z prawej strony okna znajduje się kolumna Źródło synchronizacji, w której są zmieszczone trzy znaki dotyczące źródła informacji o nazwisku, imieniu i nr PESEL. Jeżeli dana w umowie lub rachunku różni się:

●od danych z historii – w kolumnie wyświetla się litera H (historyczna dana),

●od danych w teczce – litera T (teczka),

●nie różni się – podkreślnik.

Przykładowo:

H_T – oznacza, że nazwisko jest inne w historii niż w umowie/rachunku, imię nie różni się, nr pesel jest inny w teczce.

W parach kolumn: Nazwisko<->Nazwisko synchr., Imię<->Imię synchr., Pesel<-> Pesel synchr. są wyświetlane wartości danych w umowie/rachunku oraz danych do synchronizacji. Synchronizacji podlegają dokumenty, które w dacie Od mają inne wartości danych niż w danych osoby.

Naciśnięcie przycisku Synchronizuj spowoduje aktualizację danych w wybranych (zaznaczonych pozycjach). Na koniec wyświetli się okno z informacją o przebiegu synchronizacji – OK lub błędy.

Uwaga

Do synchronizacji danych umowy i rachunku do umowy służą funkcje obliczeniowe umcp_sync_umowa_wyk_id oraz umcp_sync_rachunek_id.

W trakcie realizacji procesu obsługi kolejnych etapów umowy istnieje możliwość nadawania statusów dokumentom z tym związanym: Wniosek do umowy, Umowa, Rachunek do umowy. Tuż po utworzeniu, dokumenty te mają domyślny status R (roboczy).

Dokument o statusie R (roboczy) jest dostępny do edycji. Zmiana statusu wyłącza dokument z edycji na danym etapie i oznacza przejście do kolejnego etapu obsługi.

Określony status dokumentu ma przypisane dostępne statusy do zmiany. I tak dla dokumentu o poszczególnych statusach są dostępne statusy zmian:

●Roboczy (R):

oKompletny (Rk) – zakończenie edycji dokumentu,

oSprawdzony (Rs) – przekazanie do zatwierdzenia,

oZatwierdzony do wypłaty (Z) – zatwierdzenie dokumentu. Status dostępny dla roboczego rachunku do umowy,

oAnulowany (Zn) – anulowanie dokumentu, dokument wyłączony z edycji.

●Kompletny (Rk):

oRoboczy (R) - powrót do edycji dokumentu,

oSprawdzony (Rs) – przekazanie do zatwierdzenia,

oZatwierdzony do realizacji/do wypłaty (Z) – zatwierdzenie dokumentu,

oOdrzucony (Oz) – odrzucenie w trakcie opracowywania i odmowa zatwierdzenia.

●Sprawdzony (Rs):

oRoboczy (R) – powrót do edycji dokumentu,

oKompletny (Rk) – zakończenie edycji dokumentu,

oZatwierdzony do realizacji/do wypłaty (Z) – zatwierdzenie dokumentu,

oOdrzucony (Oz) – odrzucenie w trakcie opracowywania i odmowa zatwierdzenia.

●Anulowany (Zn):

oRoboczy (R) - powrót do edycji dokumentu.

●Odrzucony (Oz):

oRoboczy (R) - powrót do edycji dokumentu.

●Zatwierdzony do realizacji (Z):

oRoboczy (R) – powrót do edycji dokumentu,

oPrzekształcony w umowę/Częściowo rozliczony (Zc) – dokument w rozliczeniu, w przypadku rachunku – przypisany do listy płac,

oZrealizowany/Zakończony (Zz) – wniosek zamknięty (przekształcony w umowę, która została zamknięta) lub umowa zamknięta lub rachunek przypisany do listy wypłaconej.

●Przekształcony w umowę/Częściowo rozliczony (Zc):

oZrealizowany/Zakończony (Zz) – wniosek zamknięty (przekształcony w umowę, która została zamknięta) lub umowa zamknięta lub rachunek przypisany do listy wypłaconej,

oZrealizowany/Zakończony (Zz) – brak możliwości zmiany statusu.

Dokumenty o statusie innym niż roboczy są zablokowane do edycji w pełnym lub częściowym zakresie, np.:

●Dla Wniosku o umowę zlecenia/o dzieło o statusie innym niż Roboczy jest zablokowana możliwość użycia przycisku wyliczającego daty rozpoczęcia i zakończenia umowy.

●Umowa zlecenia/o dzieło o statusie innym niż Roboczy ma włączoną blokadę edycji wszystkich pól oraz kontrolę istnienia co najmniej jednego wykonawcy, tj.: nie można zmienić statusu umowy z roboczego na inny, jeżeli do umowy nie zostanie dodany wykonawca.

●Z Umowy zlecenia/o dzieło i Wniosku do umowy zlecenia/o dzieło nie można usunąć wykonawcy, jeżeli status dokumentu jest inny niż Roboczy.

●Zablokowana możliwość usunięcia Umowy zlecenia/o dzieło, do której został wystawiony i wypłacony rachunek.

●Nie można zmienić statusu rachunku na Częściowo rozliczony lub Rozliczony bez wskazania listy płac, na której ma być rozliczony.

●Istnieje możliwość zmiany statusu rachunku z Częściowo rozliczony na Roboczy w sytuacji gdy lista płac, na której są pobrane wartości z rachunku nie została jeszcze wypłacona. Po wyborze zmiany statusu takiego rachunku wyświetli się komunikat: Zmiana statusu rachunku z Częściowo rozliczony na Roboczy spowoduje zmianę statusu składników na liście płac na nieprzeliczone, czy kontynuować i zapisać zmianę? Po wyborze TAK, rachunek zostanie odblokowany do edycji, a składniki na liście płac zmienią się na nieprzeliczone. Jeśli lista płac została wypłacona, to nie ma możliwości zmiany statusu o czym użytkownik jest informowany komunikatem: Nie można zmienić statusu rachunku z Częściowo rozliczony na Roboczy, ponieważ lista płac jest Wypłacona.

●W oknach: Umowy zlecenia/o dzieło – lista i Wnioski do umów zlecenia/o dzieło – lista nie ma możliwości edycji/usuwania wykonawców w celu zabezpieczenia przed usunięciem wykonawcy z dokumentu o statusie innym niż Roboczy.

●W oknach Umowy zlecenia/o dzieło – lista i Rachunki do umów zlecenia/o dzieło – lista jest zabezpieczenie przed usuwaniem rachunków o innym statusie niż Roboczy.

Uprawnienia użytkownika do zmiany wskazanych statusów dokumentów (Wniosków o umowę, Umów zlecenia/o dzieło, Rachunków do umowy) można ograniczyć w opcji Użytkownik z menu Lokalne za pomocą funkcji: Role użytkownika->Edycja praw do zasobów.

Ponadto, w celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem dokumentu lub niepotrzebnym wprowadzeniem zmian albo dodaniem dokumentu, w oknach:

●Wnioski do umowy zlecenia/o dzieło – lista, Umowy zlecenia/o dzieło – lista i Rachunki do umów zlecenia/o dzieło – lista.

●Wniosek o umowę zlecenia/o dzieło, zakładka:

oLista wykonawców – polecenie Dodaj.

oUmowy do wniosku – polecenie Utwórz umowę z wniosku.

●Umowa zlecenia/o dzieło->zakładka Lista wykonawców – polecenie Dodaj.

●Umowa zlecenia/o dzieło wykonawca->zakładka Lista rachunków – polecenie Dodaj,

są inicjowane okienka z pytaniami potwierdzenia operacji.

Uwaga

Do zmiany statusu wniosków, umów i rachunków umów zlecenia/o dzieło można wykorzystać procedurę SQL kp_umcp_status_dok_ustaw.sql.

Istnieje możliwość podglądu historii zmian statusu dokumentu w oknach edycji:

●Umowy zlecenia/o dzieło

●Rachunku do umowy

Podgląd historii zmian statusu uruchamia się przyciskiem obok pola zmiany statusu. Funkcjonalność wymaga włączenia śledzenia zmian na odpowiednich tabelach. Jeżeli zapis zmian statusów dokumentu nie został włączony, to po naciśnięciu przycisku wyświetli się informacja o tym, w jaki sposób zapis zmian można włączyć.

Rysunek 1474. Informacja o możliwości włączenia zapisu zmian statusu dokumentu

Opcja edycji (włączenia lub wyłączenia) zapisu historii modyfikacji statusu dokumentu jest dostępna również z menu Funkcje specjalne->Audyt danych->Zarządzanie audytem danych->Tabele->wybór tabeli: kp_umcp_rachunek (historia modyfikacji statusu umowy) lub kp_umcp_umowa (historia modyfikacji statusu rachunku do umowy).

W oknach: Umowa zlecenia/o dzieło - lista, Umowa zlecenia/o dzieło, Umowa zlecenia/o dzieło – wykonawca oraz Rachunki do umów – lista i Rachunek do umowy jest dostępna opcja otwarcia rozdzielnika dokumentu kontrolingowego dla danych kadrowych typu 'W', które posiadają rozdzielnik kontrolingowy. Przy wartości takiej danej jest zamieszczona ikona .

Otwarcie okna Rozdzielnik kontrolingowy jest dostępne zarówno z menu kontekstowego na danej w oknach Przelicz umowę, Przelicz rachunek oraz na formatkach danych w oknie Dane osobowe>wybór opcji Rozdzielnik kontrolingowy poprzez dwuklik na ikonę przy danej, jak również z menu Lokalne>Dokument kontrolingowy lub z ikony na górnym pasku narzędziowym.