Po wyborze ręcznej edycji, należy w aktywnych okienkach określić parametry wprowadzania danych, tj.:

●W polach Bilans urlopu i Rodzaj bilansu wybrać z listy odpowiednio rodzaj wymiaru dla którego będą dodawane bilanse oraz rodzaj bilansu.

●W polach:

oZ rozliczenia: Dni, Godziny – wpisać właściwą liczbę dni i godzin z rozliczenia jeżeli takie przysługują wybranej grupie pracowników.

oWymiar: Dni, Godziny – dni i godziny wymiaru urlopu.

oRazem do wykorzystania: Dni, Godziny – pola zostaną wypełnione sumą wartości Z rozliczenia i Wymiar.

oW tym na żądanie – liczbę dni urlopu na żądanie w przypadku urlopu wypoczynkowego.

Wpisywanie liczby godzin i zakresu dat od do nie jest obligatoryjne, przy czym:

●Niewypełnienie liczby godzin jest dopuszczalne wówczas gdy wybrani pracownicy będą rozliczani tylko z liczby dni danego rodzaju urlopu,

●Daty od do w bilansie rocznym są podpowiadane jako od 01-01 do 31-12 bieżącego roku. Pozostawienie niewypełnionego zakresu dat od do dotyczy urlopu jednorazowego i oznacza, że wprowadzony bilans urlopu obowiązuje pracownika w całym okresie zatrudnienia.

Rysunek 957. Fragment okna grupowego dodawania bilansów urlopów – parametry ręcznej edycji danych

Po wpisaniu danych o wprowadzanym bilansie urlopu, należy:

●Określić tryb wprowadzania danych:

oNadpisywanie istniejących danych – w ramach tego samego rodzaju urlopu, wcześniej wprowadzone dane zostaną nadpisane aktualnymi pod warunkiem, że zakresy dat od do wcześniejsze i obecne nakładają się w co najmniej jednym dniu.

oDopisywanie danych – dopisanie jak brak wprowadzonych danych lub dopisanie z zamknięciem dat datą poprzedzającą w gdy wcześniej wprowadzona dana nie ma wpisanej daty do.

●Dodać pracowników, dla których ma być dopisywany bilans urlopu – polecenie Dodaj pracowników dostępne pod prawym przyciskiem myszy po ustawieniu kursora w części okna przeznaczonej dla listy osób.

●Wprowadzić parametry dodawania danych dla wybranych pracowników przy pomocy przycisków:

oUzupełnij – wpisanie parametrów dla osób, które ich nie mają, np. nowa lista osób lub dodanie osób do listy.

oNadpisz – nadpisanie wcześniej wprowadzonych parametrów, np. po ich zmianie w górnej części okna.

●U poszczególnych pracowników na liście można ręcznie dodać lub zmienić wprowadzone wartości. Po umieszczeniu kursora w polu w zależności od rodzaju wartości, w polu edycji należy wpisać odpowiednią lub wybrać z listy.

Po określeniu parametrów należy wcisnąć przycisk Wprowadź dane – zostanie uruchomiony proces grupowego dopisywania danych.

Bilanse urlopów zostaną wprowadzone dla tych osób, u których były spełnione warunki ich wprowadzenia.

W kolumnach Status wykonania wyświetli się informacja o statusie wykonania operacji:

●W kolorze czarnym, że dane zostały dodane – status 0,

●W kolorze czerwonym o przyczynie nie dodania danych – status -1, np. dane o bilansie nie zostaną dodane, jeżeli u wybranego pracownika brak wymiaru danego rodzaju urlopu.

Operacja zbiorczego wyliczania i dodawania wymiarów i bilansów urlopów jest obsługiwana w oknie Bilanse urlopów – grupowe dopisywanie wywoływanym z okna Urlopy należne – lista po wciśnięciu ikony Grupowe wprowadzanie bilansów urlopów lub poleceniem z menu w górnym pasku narzędziowym Lokalne->Grupowe wprowadzanie bilansów urlopów.

Funkcjonalność dostępna po zaznaczeniu pola Wyliczenie na podstawie danych pracownika w sekcji Metoda dodawania bilansów zamieszczonej w lewym górnym rogu okna umożliwia dodanie wymiarów i bilansów urlopów dla wszystkich lub wybranej grupy pracowników na podstawie danych kadrowych w teczce pracownika i parametrów ustawionych w bazie.

Rysunek 958.  Widok okna Bilanse urlopów – grupowe dopisywanie

Po wyborze metody Wyliczenie na podstawie danych pracownika należy określić.

●W polu Bilans urlopu – wybrać jeden lub wszystkie trzy rodzaje urlopów, które są wyliczane systemowo: Urlop wypoczynkowy (w tym na żądanie), Opieka nad dzieckiem (art. 188 – 2 dni w roku) lub Urlop dodatkowy osoby niepełnosprawnej. Domyślnie są zaznaczone wszystkie trzy rodzaje bilansów. Grupowe wyliczanie bilansów będzie dotyczyło tych, które zostały zaznaczone.

●W polu Teczki wybrać listę teczek, w których mają być dodane bilanse: Wszystkie lub Wybrane, przy czym:

oPo wyborze teczek wybranych otworzy się okno Podpowiedź pracowników, w którym należy zaznaczyć teczki do dodawania bilansów i wcisnąć przycisk OK. W oknie Bilanse urlopów – grupowe dopisywanie wyświetli się lista wybranych teczek.

●W polu Bilans dla roku – wpisać rok, dla którego będą wyliczone bilanse.

Po określeniu parametrów i listy osób należy wcisnąć przycisk Wprowadź dane. Spowoduje to uruchomienie akcji wyliczania wymiarów i bilansów dla wybranego rodzaju urlopu na podstawie danych kadrowych i dodawania ich do teczek (wszystkich lub wybranych), w których dane spełniają warunek dodania wybranego rodzaju urlopu w danym roku. W oknie wyświetla się pasek postępu oraz aktywny przycisk Przerwij, którego użycie pozwoli przerwać akcję w dowolnym momencie. W trakcie wyliczania bilansu urlopu:

●System sprawdza i aktualizuje drzewka danych nr 022000 z wymiarem tego rodzaju urlopu oraz dopisuje drzewka w przypadku ich braku gdy z danych kadrowych wynika uprawnienie do danego rodzaju urlopu.

●Przelicza bilanse dotyczące okresu bezpośrednio poprzedzającego datę od i wynik rozliczenia przenosi do aktualnie wyliczanego bilansu. Dotyczy to bilansów niezarchiwizowanych lub o statusie R (roboczy). Jeżeli bilans poprzedzający jest zarchiwizowany lub ma status Z (zatwierdzony), to wartości z takiego bilansu są pobierane bez przeliczenia.

●Dodaje do danych pracownika wyliczone drzewka wymiarów i bilansów urlopów.

●Po zakończeniu wprowadzania danych w oknie wyświetli się lista osób z numerami teczek, w których dodano bilanse wraz z informacją o wprowadzonych wartościach oraz możliwością wydruku danych z okna.

Uwaga

Dodane bilanse mają status Roboczy. Bilanse o statusie Roboczy są edytowalne, tj.: przeliczane po wprowadzeniu nieobecności lub zmianie wartości danych kadrowych, które mają wpływ na wymiar i bilans tego rodzaju urlopu oraz edytowane ręcznie. Po zmianie statusu na Zatwierdzony – przeliczanie i edycja danych w bilansie jest wyłączona.