Przed przystąpieniem do wysyłki należy m.in. zdefiniować dane: Poczta elektroniczna, Hasło pliku PDF z PIT, Czy zweryfikowany e-mail i skojarzyć je z danymi systemowymi w opcji Dane nadzorowane – konfiguracja. Przed wysyłką PIT jest sprawdzany adres e-mail podatnika. Jeśli w danych nie ma zdefiniowanego drzewka z daną nadzorowaną nr 018020, wtedy do weryfikacji są pobierane dane skojarzone w opcji Kojarzenie danych kadrowych - Poczta elektroniczna, Czy zweryfikowany e-mail. Adres e-mail wyświetlony w oknie przed wysyłką jest adresem, na który zostanie wysłany PIT.
Wysyłka e-mailem PIT zależy od rodzaju formularzy, na których je sporządzono:
●Dokumenty IFT-1/IFT-1R oraz PIT-11, PIT-8C i PIT-R na formularzach obowiązujących do końca 2019 roku są wysyłane z okna Podgląd wydruku – formularz do wysyłki i dotyczy PIT wyświetlonych w oknie.
●Wysyłka PIT-11, PIT-8C i PT-R w wersjach obowiązujących od początku 2020 roku odbywa się z okna Podgląd dokumentów PIT i dotyczy PIT zaznaczonych w oknie.
Okna te wraz z listą PIT zaznaczonych w oknie startowym są wywoływane z opcji:
●Wydruki PIT – dotyczy PIT IFT-1/IFT-1R oraz PIT-11, PIT-8C i PIT-R na formularzach obowiązujących do końca 2019 roku wyświetlonych w oknie po ich wygenerowaniu.
●Emisja dokumentów elektronicznych – dla całej paczki lub PIT zaznaczonych w paczce po wyborze polecenia pod prawym przyciskiem myszy Wyświetl dokument z bazy.
●Podpisywanie cyfrowe, Wysyłka PIT na portal MF – dla PIT zaznaczonych w oknie po użyciu polecenia Wyświetl dokument z bazy.
W przypadku IFT-1/IFT-1R oraz PIT-11, PIT-8C i PIT-R na formularzach obowiązujących do końca 2019 roku, na wyświetlonych dokumentach PIT do wysyłki należy uruchomić proces wysyłki poprzez wciśnięcie ikony w górnym pasku narzędziowym  Wyślij dokumenty do podatników jako PDF.
Rysunek 1463. Fragment okna Parametry zapisu i wysyłki PIT w formacie PDF
Wyświetli się okno Parametry zapisu i wysyłki, w którym należy:
●W sekcji Zapis do pliku PDF – wskazać miejsce zapisu PIT w PDF w polu Folder oraz podać hasło do odczytu pliku jeżeli nie zostało wstawione w danych kadrowych podatnika. Miejsce zapisu i nazwa pliku zostaną zapisane przy PIT w oknie Emisja dokumentów elektronicznych zakładka Eksporty do pliku.
●Określić parametry wysyłki i zapisu zaznaczając:
opole Czy wysłać PIT pocztą elektroniczną – wybór wysyłki PIT na adres e-mailowy,
oCzy zarejestrować przekazanie – zaznaczenie pola spowoduje, że wysłane PIT będą widoczne w oknie Przekazanie PIT i potwierdzenie odbioru przez podatnika.
●W polach Treść i Podpis jest możliwość załączenia tekstu i podpisu (maksymalnie 2048 znaków), które zostaną zamieszczone w treści korespondencji.
W dolnej części okna jest wyświetlona lista osób, których dokumenty PIT zostały wybrane do wysyłki oraz ich adresy e-mailowe, na które będą wysyłane dokumenty i domyślnie zaznaczone pola w kolumnie Czy wysłać? Wybrane pozycje można wyłączyć z wysyłki poprzez odznaczenie pola wyboru Czy wysłać?.
Po zapisie pliku PDF na dysku i uruchomieniu operacji wysyłki przyciskiem OK, w oknach śledzenia zmian będzie widoczny postęp procesu wysyłki, a na koniec zostaną wyświetlone rezultaty operacji. Dane o wysyłce PIT, w tym adres e-mailowy zostaną zapisane przy PIT w oknie Emisja dokumentów elektronicznych zakładka Eksporty do pliku.
Jeżeli w oknie Parametry zapisu i wysyłki będzie zaznaczone pole Czy zarejestrować przekazanie, to lista wysłanych PIT będzie widoczna w oknie Przekazanie PIT i potwierdzenie odbioru przez podatnika ze statusem przekazania EP – Elektroniczna poczta.
Rysunek 1464. Okno Przekazanie PIT i potwierdzenie odbioru przez podatnika
|
, albo wyjść bez zapisu używając przycisku 
.
