PIT-11 od wersji 25, PIT-R od wersji 9, PIT-8C od wersji 10, PIT-4R od wersji 12, PIT-8AR od wersji 11 i IFT-1/IFT-1R od wersji 16 posiadają odrębne okno Podgląd dokumentów PIT zapisanych w bazie w formacie PDF. Okno jest wywoływane poleceniem pod prawym przyciskiem myszy Wyświetl dokument z bazy i dotyczy dokumentów zaznaczonych w oknie startowym: Emisja dokumentów elektronicznych, Podpisywanie cyfrowe PIT lub Wysyłka PIT na portal., przy czym:
●Polecenie wywołane z okna Emisja dokumentów elektronicznych może dotyczyć całej paczki dokumentów, jeżeli zostanie wywołane na podświetlonej paczce dokumentów albo dokumentów zaznaczonych w paczce po wywołaniu polecenia na liście dokumentów.
●Polecenie wywołane z okna Podpisywanie cyfrowe PIT lub Wysyłka PIT na portal dotyczy dokumentów zaznaczonych w oknie. W przypadku, gdy wśród dokumentów PIT wybranych do podglądu są różne rodzaje formularzy PIT i/lub formularze te są sporządzone w różnych wersjach oraz będzie wśród nich co najmniej jeden dokument w nowej wersji, to wyświetli się okno Podgląd dokumentów PIT tylko z tymi formularzami. Do wyświetlenia do podglądu i wydruku PIT 4R, PIT-8AR, IFT-1/IFT-1R oraz PIT-11, PIT-8C i PIT-R w poprzednich wersjach wymagane jest, aby w dokumentach zaznaczonych były tylko te wersje.
Rysunek 1410. Okno Podgląd dokumentów PIT
Po wywołaniu polecenia wyświetli się okno Podgląd dokumentów PIT zawierające listę zaznaczonych PIT w oknie startowym.
W poszczególnych kolumnach są zamieszczone informacje o PIT:
●W – kolumna do wyboru dokumentów do wyświetlania, aktualizacji i wysyłki do podatnika.
●Kod formularza – kod i wersja formularza PIT zapisanego w bazie w formacie PDF.
●K-ta – oznaczenie czy dokument to korekta.
●Nr teczki, Imię, Nazwisko, Data zak. stos.pracy, Komórka org. – podatnika, z teczki w której jest zapisany dokument.
●Data utworz. – data utworzenia paczki PIT, w której znajduje się dokument.
●Status – status wysyłki PIT na portal MF.
●Identyfikator paczki – nr paczki PIT, w której znajduje się dokument
●PDF – flaga informująca czy PIT jest zapisany w bazie w formacie PDF.
●Wysłany e-mail – flaga informująca czy PIT został wysłany do podatnika na jego adres e-mailowy.
●Forma wysyłki – w kolumnie są zamieszczone dwuliterowe symbole oznaczające formę wysyłki (przekazania) PIT podatnikowi:
oPO – pisemna – odbiór osobisty,
oPL – Pisemna – listownie,
oEP – Elektroniczne – poczta,
oPP – Elektroniczna – portal pracowniczy,
oPM – Elektroniczna – aplikacja mobilna.
●Data wysyłki – data wysyłki (przekazania) PIT podatnikowi.
●Forma potwierdzenia – w kolumnie są zamieszczone dwuliterowe symbole oznaczające formę potwierdzenia odbioru PIT przez podatnika:
oPO – pisemna – odbiór osobisty,
oPL – Pisemna – listownie,
oEP – Elektroniczne – poczta,
oPP – Elektroniczna – portal pracowniczy,
oPM – Elektroniczna – aplikacja mobilna.
●Data potwierdzenia – data potwierdzenia odbioru PIT przez podatnika.
W oknie użytkownik może:
●Podglądać podświetlane pozycje dokumentu. Dokumenty PDF podświetlonej pozycji będą wyświetlane po zaznaczeniu pola Pokaż okienko podglądu zamieszczone w prawym dolnym rogu okna. Dokumenty wyświetlają w takiej kolejności jak zostały uporządkowane w oknie podglądu. Po pierwszym wyświetleniu okna podglądu dokumentu PDF należy ustawić odpowiedni jego rozmiar i położenie na ekranie. Ostatnie ustawienie jest w systemie zapamiętywane.
●Sortować kolejność pozycji.
Uwaga
W oknie podglądu PDF jest skalowanie wydruku na tryb dostosowania do wielkości strony drukarki w celu zabezpieczenia przed obcięciem wydruku w przypadku ustawieniu na drukarce zbyt dużego lewego marginesu strony lub marginesu do bindowania dokumentu. W wypadku usunięcia PIT z paczki z innej końcówki wyświetla się strona z napisem "Brak dokumentu w bazie".
●Wywoływać funkcjonalności dostępne z okna przy pomocy przycisków zamieszczonych w dolnej lewej części okna:
oWyślij e-mailem do podatników – wysyłanie dokumentu PIT do podatnika na adres e-mailowy.
oZarejestruj wysyłkę pisemną – opcja rejestracji wysyłki pisemnej PIT.
oAktualizuj PIT do podglądu – aktualizowanie PIT w zakresie statusu przetworzenia i wysyłki na portal MF, szablonu dokumentu oraz adresu do wysyłki PIT do podatnika. W zależności od ustawienia w zakładce Emisja, aktualizowany dokument może być zapisany do bazy z nadpisaniem w całości dotychczasowego pliku PDF, zapisany na dysku użytkownika wskazanej przez niego lokalizacji, zapisany do bazy i na dysku użytkownika. Dokument zapisany na dysku użytkownika nie będzie systemowo zaktualizowany, ani usunięty w przypadku usunięcia go z bazy. W dokumencie wysłanym na portal podatkowy, który ma pobrany status 200 Przyjęty po aktualizacji będzie miał na ostatniej stronie informację o wysyłce elektronicznej, datę przyjęcia oraz nr referencyjny i stempel czasu.
oWyświetl – wyświetlanie zaznaczonych dokumentów zapisanych w bazie w formacie PDF z możliwością wydruku wyświetlonych dokumentów PIT oraz zapisu na dysku użytkownika. Ostatnie ustawienie rozmiaru i położenia okna podglądu dokumentów PIT w PDF jest zapamiętywane przez system.
oZapisz do pliku – zapisanie zaznaczonych dokumentów PIT do pliku XML. Po wywołaniu polecenia podniesie się okno wyboru miejsca zapisu pliku na dysku użytkownika wraz z domyślną nazwą zbiorcze_zestawienie_rr-mm-dd_gg-mm-ss z możliwością edycji. Po wyborze miejsca zapisu, pozostawieniu domyślnej nazwy na ostatniej stronie pliku lub wpisaniu własnej i wciśnięciu przycisku 
wybrane PIT zostaną zapisane w pliku XML we wskazanej lokalizacji.
Uwaga
Istnieją ograniczenia technologiczne (komunikacja baza-system ERP) przy zapisie do pliku dużej ilości dokumentów PIT. W celu umożliwienia takiego zapisu dodano parametr techniczny Max l.dok. PIT eksport. do XLS w menu: Repozytorium->Obsługa repozytorium danych->Simple System->Parametry systemu->Parametry modułu PERSONEL. Parametr powoduje dzielenie w bazie wybranych dokumentów na paczki o ilości w nim określonej (wartość parametru domyślna i zalecana przez SIMPLE wynosi 600 dok.), co umożliwia bezbłędny zapis dużej ilości PIT do jednego pliku. Zbyt niska wartość parametru wydłuży czas zapisu, zbyt wysoka lub "0" może powodować błędy w utworzonym pliku XML.
Funkcjonalności dotyczą pozycji zaznaczonych w oknie. Domyślnie po otwarciu okna wszystkie pozycje są zaznaczone. Użytkownik może odznaczać i zaznaczać pozycje wszystkie lub zaznaczone przy pomocy poleceń pod prawym przyciskiem myszy na liście PIT lub pojedynczo.
Wyślij e-mailem do podatników
Wysyłka PIT-11, PIT-8C i PIT-R na adres e-mailowy podatnika w wersji obowiązującej od początku 2020 roku jest dostępna z okna Podgląd dokumentów PIT. Po wciśnięciu przycisku Wyślij do podatników wyświetli się okno definiowania parametrów wysyłki.  Rysunek 1411. Okno Parametry zapisu i wysyłki PIT na adres e-mail podatnika Okno zawiera listę podatników, których PIT zostały wybrane do wysyłki w oknie Podgląd dokumentów PIT oraz adresy e-mailowe zamieszczone w danych podatnika, w przypadku ich wcześniejszego skonfigurowania i uzupełnienia w danych kadrowych. Szczegóły w rozdziale Przygotowanie środowiska do wysyłki PIT-11 w pliku PDF. Jeżeli dane są poprawne,to w kolumnach obok nazwiska podatnika: ●Adres OK? będzie literka T, ●Adres będzie wpisany adres e-mail podatnika, ●Czy wysłać? będą aktywne pola do zaznaczenia pozycji do wysyłki. Po zaznaczeniu pozycji do wysyłki: ●W polach Treść i Podpis można wpisać odpowiedni tekst do zamieszczenia w e-mailu. ●Należy zaznaczyć pole Czy wysłać pocztą elektroniczną. ●Zaznaczyć pole Czy zarejestrować przekazanie w celu odnotowania przesłania PIT e-mailem w oknie Podgląd dokumentów PIT w kolumnie Wysłano e-mail oraz w oknie Przekazanie PIT podatnikowi. ●Można wypełnić sekcję Zapis do pliku PDF i Hasło, jeżeli nie ma w danych kadrowych. Wstawienie miejsca zapisu pliku do pliku oznacza, że wysłany plik zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej przez użytkownika. Ścieżka zapisu i nazwa pliku będą zamieszczona w oknie Emisja dokumentów elektronicznych w zakładce Eksporty do pliku. Po wpisaniu wszystkich parametrów i wciśnięciu przycisku OK, wybrane pliki PIT zapisane w bazie w formacie PDF zostaną wysłane na adresy e-mailowe podatników. Dane o wysyłce PIT, w tym adres e-mailowy zostaną zapisane przy PIT w oknie Emisja dokumentów elektronicznych zakładka Eksporty do pliku. Jeżeli w oknie Parametry zapisu i wysyłki będzie zaznaczone pole Czy zarejestrować przekazanie, to lista wysłanych PIT będzie widoczna w oknie Przekazanie PIT i potwierdzenie odbioru przez podatnika ze statusem przekazania EP – Elektroniczna poczta. |
Zarejestruj wysyłkę pisemną
– nastąpi zapisanie wprowadzonych parametrów lub 
– zamknięcie okna bez zapisu. Aktualizuj PIT do podglądu
Aktualizacja PIT do podglądu dotyczy jednego rodzaju formularza. Po wywołaniu opcji następuje sprawdzenie czy warunek jest spełniony. Jeżeli nie, to wyświetli się okno z informacją o tym i należy zmienić wybór pozycji w oknie Podgląd dokumentów PIT. Jeżeli warunek jest spełniony to otworzy się okno Parametry wydruku PIT danego rodzaju z dwoma zakładkami zawierającymi parametry wydruku formularza PIT dostępne do modyfikacji: ●Parametry – zakładka zawiera parametry (domyślnie zaznaczone) dotyczące zamieszczenia na formularzu PIT: oAdresu podatnika na szablonie PIT z adresem oraz danych osoby wystawiającej PIT. Dane osoby wystawiającej PIT zostaną zamieszczone na formularzu, jeżeli zostały pobrane do PIT na etapie generowania wydruku. oWydruku UPO – parametr dotyczy PIT wysłanych na portal MF. Po zaznaczeniu pola, na dole ostatniej strony dokumentu PIT zostaną zamieszczone informacje o numerze referencyjnym i statusie wysyłki PIT. ●Emisja – zakładka zawiera pola do definiowania sposobu emisji zaktualizowanego dokumentu PDF oraz miejsca jego zapisu. Znaczenie poszczególnych pól jest takie jak w oknie generowania wydruku i szczegółowo zostało omówione w rozdziale PIT-11 w wersji 25. Jedyną różnicę stanowi możliwość wyboru miejsca zapisu zaktualizowanego PDF. Przy generowaniu wydruku PIT, plik PDF jest obligatoryjnie zapisywany w bazie. Pole Czy zapisać podgląd w bazie jest zaznaczone bez możliwości zmiany przez użytkownika. W oknie wywołanym z Podgląd dokumentów PIT użytkownik decyduje gdzie zapisać zaktualizowany PDF – w bazie czy na własnym dysku albo i w bazie i na dysku. Pole Czy zapisać podgląd w bazie jest domyślnie zaznaczone z możliwością zmiany przez użytkownika. Obligatoryjny jest wybór jednego z miejsc zapisu, przy czym: oJeżeli dokument zaktualizowany zostanie zapisany w bazie to, aby go obejrzeć przed zamknięciem okna, należy odświeżyć dane w oknie klawiszem F5 lub ikoną oPrzy zapisie na dysku użytkownika, dokumenty PIT będą w wersji po aktualizacji i w tej wersji zostaną wyświetlone na ekranie, jeżeli będzie zaznaczone pole Czy otworzyć plik. Po kolejnej aktualizacji dokument zapisany na dysku użytkownika nie zostanie zmieniony. Może być zapisany w kolejnym pliku.  Rysunek 1413. Parametry w zakładkach okna Parametry wydruku PIT uruchomionego z okna Podgląd dokumentów PIT |
Odśwież dane w oknie w górnym pasku narzędziowym i wcisnąć przycisk Wyświetl. Dokument wyświetlany po raz kolejny będzie w tej wersji wyświetlany do czasu jego nadpisania po kolejnej aktualizacji.