Import danych polega na wprowadzaniu danych do bazy z przygotowanych wcześniej plików.

Poprawny przebieg importu warunkuje m. in. właściwe przygotowanie zestawu danych. Zestaw danych powinien:

●Być zakodowany w UTF-8. Import plików zakodowanych inaczej niż w UTF-8 zadziała tylko w przypadku plików zawierających wyłącznie angielskie litery.

●Odpowiadać strukturze i zawartości merytorycznej danych zdefiniowanych w bazie, tj:

oNumery danych w pliku do importu muszą być zdefiniowane z bazie,

oTypy i formaty danych w pliku zgodne z typami i formatami danych w bazie.

●Posiadać odpowiednią wewnętrzną strukturę, co oznacza, że powinien zawierać w kolejności:

oOpis sposobu formatowania danych w pliku,

oOpis trybu aktualizacji/dopisywania danych,

oOpis pól – numery, typy i formaty danych,

oNumery ewidencyjne i wartości danych zgodne z ich strukturą.

Zestaw danych może się składać z jednego pliku zawierającego wszystkie elementy w wyżej omówionej kolejności lub z kilku plików zamieszczonych w zestawie w kolejności odpowiadającej strukturze danych wejściowych.

W plikach do importu mogą być zamieszczane komentarze.

Do opisu sposobu formatowania danych, trybu aktualizacji i pierwszego numeru ewidencyjnego dla nowych pracowników służą słowa kluczowe (dyrektywy) poprzedzone znakiem %.

Tabela 14. Zestawienie słów kluczowych (dyrektyw) opisujących pliki do importu i tryb aktualizacji danych

Komentarz – jest to linia tekstu zaczynająca się od znaku #; komentarz można zamieścić w dowolnym miejscu w pliku.

Przykład

Przykładowy komentarz.

#-----------------------------------------------------------

#Lista pol (format =

#numer_danej_kadrowej [kolumna_startowa, liczba_kolumn]

# <typ_danej_kadrowej, format>)

Do opisu sposobu formatowania danych w pliku służą dwa słowa kluczowe:

●%SEPAR – %SE (separator) sposób formatowania z separatorami – po spacji należy podać znak, który będzie oddzielał dane elementarne w pliku, np.: %SE ; dane oddzielone średnikiem. Znak oddzielający dane elementarne bez spacji należy umieścić również w przypadku, gdy dana nie ma wartości lub wartość danej wynosi zero.

●%POZYCYJNIE – %PO opis pliku pozycyjny oznacza, że w opisie pól, po nr danej należy w nawiasach kwadratowych podać nr kolumny początkowej (nr kolejny znaku licząc od 0 od lewej strony), od której rozpoczyna się wpisywanie wartości danej w pliku i po przecinku liczbę znaków (kolumn) zarezerwowanych dla wartości tej danej, np.: [5,15]; ważne jest, aby liczba znaków zarezerwowanych dla wartości danej i liczba znaków wartości danej w pliku były zgodne z definicją danej w bazie.

W przypadku braku słowa kluczowego program zakłada, że dane będą pojawiać się w stałych pozycjach podanych w opisie danej, tj. pozycyjnie. W takim przypadku w opisach pól należy w nawiasach kwadratowych podać: [nr kolumny początkowej, liczba znaków].

Do opisu trybu aktualizacji danych służą słowa kluczowe/dyrektywy:

●%TRYB DOPISYWANIA – %TRYB DO dopisywanie danych za danymi istniejącymi

●%TRYB MODYFIKACJI – %TRYB MO dopisywanie danych w miejsce istniejących

●%TRYB TWORZENIA – %TRYB TW tworzenie nowych pracowników

●%TRYB NAGLOWKOWE – %TRYB NA dopisywanie danych w miejsce istniejących włącznie z danymi podstawowymi/nagłówkowymi (nr danych 100000 – 100006)

●%DOPISUJ PRACOWNIKOW – %DO dopisywanie nowych pracowników

●%NIE DOPISUJ PRACOWNIKOW – %NI dane o numerach ewidencyjnych niewystępujących w bazie kadrowo-płacowej zostaną pominięte

●%NUMER – %NU numer, od którego ma się rozpocząć dopisywanie nowych pracowników; jeśli podany nr ewidencyjny jest zajęty, zostanie nadany pierwszy wolny po podanym numerze.

W przypadku, gdy w trybie dopisywania pracowników nie zostanie podany numer początkowy, system rozpocznie nadawanie numerów ewidencyjnych od pierwszego wolnego numeru w bazie.

Uwaga

Opis trybu aktualizacji nie jest konieczny przy uruchamianiu importu z opcji PERSONEL->IMPORT DANYCH KADROWYCH, gdyż w przypadku braku trybu aktualizacji danych w pliku, zostanie wyświetlone okno zawierające menu wyboru.

Opis pól – opis numerów, typów i formatów danych do importu

Początek i koniec sekwencji opisu pól składni (pierwsza i ostatnia linia) zbioru oznacza znak @ – po tym znaku może występować dowolny komentarz, np.:

●"@Start opisu pol" na początku sekwencji opis pól

●"@Koniec opisu pol" na końcu sekwencji opis pól

●"Opis linii danych" – maksymalna długość linii wynosi 280 znaków.

Linia zaczyna się od numeru danej z katalogu danych kadrowych w bazie.

Następnie w nawiasach [...] podaje się kolumnę początkową informacji i po przecinku jej długość; jeżeli zostało użyte słowo kluczowe %SE(PAR) ta informacja jest zbędna.

W nawiasach <...> podaje się "typ danej" i po przecinku "format danej".

Dopuszczalne typy danych:

●WARTOŚĆ – W

●DATA – D

●KOD KADROWY – K

●KOD SYSTEMOWY – S

●OPIS – O

●PYTANIE – L

●TYTUŁ – T

●LMD Z KODEM (KOD) – X (X opis importu kodu danej typu X)

●LMD Z KODEM (LMD) – XL (XL opisu importu wartości danej(LL.MM.DD) typu X)

●LMD (LMD) – Y

●LMD Z DATAMI (KOD) – Z (import kodu oraz dat DP, DK; wartość LL.MM.DD dla tego typu danej nie może być importowana; po zaimportowaniu dat DP i DK, wartość LL.MM.DD zostanie wyliczona po przeklikaniu myszką lub klawiszem Enter)

●DATA POCZĄTKOWA – DP

●DATA KOŃCOWA – DK

●P – dana typu dokument zawierająca długi tekst

●RK – rozdzielnik kontrolingowy

Znaki określające formaty danych:

●X – oznacza dowolny znak,

●U – oznacza dowolną cyfrę bez znaku,

●! – oznacza dowolny znak, ale litery wyświetlają się, jako wielkie,

●A – oznacza dowolną literę,

●9 – oznacza dowolną cyfrę ze znakiem "+" lub "–",

●# – oznacza dowolną cyfrę,

●. – oznacza kropkę dziesiętną stałą,

●@ – oznacza kropkę dziesiętną zmienną,

●inny znak zostanie zaimportowany, jako znak.

Formaty okresów czasu (LMD) i dat zawierają symbole:

●Y – rok

●M – miesiąc

●D – dzień

Dana typu P może być w następującym formacie:

●H – hexa: wartość danej musi być podana w postaci binarnej,

●T – tekst: wartość danej musi być ujęta w cudzysłowie ("Ala") oraz znak nowej linii wyłącznie w postaci ~n,

●X – format xml: wartość danej musi być ujęta w znaczniki <dokxml></dokxml> (<dokxml>Ala</dokxml>) – kodowanie na sposób xml.

Uwaga

Przy opisie danych w wypadku danych typu data (D, DP, DK), separatory oddzielające rok (YYYY), miesiąc (MM) i dzień (DD) są fakultatywne, musi być jednak zachowana zgodność z podanym wcześniej formatem. W wypadku danych LMD (XL, Y), poszczególne segmenty (YY rok, MM miesiąc, DD dzień) muszą być oddzielone znakiem różnym od cyfry.

Typy, formaty oraz wartości danych muszą być zgodne z ich strukturą zdefiniowaną w bazie dla danych w KADRACH I PŁACACH.

Dane nagłówkowe/podstawowe są zdefiniowane przez system i w każdej bazie mają identyczny nr, typ i format.

Format i wartość danej typu T – tytuł jest określona spacją.

Przy imporcie danych w drzewku ważna jest kolejność danych w pliku do importu; jako pierwsza powinna być dana nagłówkowa i pod nią dane w drzewku w kolejności występowania.

W plikach z wartościami danych do importu każdy wiersz zaczyna się od cyfr określających numer pracownika, wartości pozostałych danych powinny być zgodne z ich strukturą i w kolejności określonej w opisie danych w pliku.

Uwaga

Przy imporcie pracowników do pustej bazy konieczne jest:

●W pliku z opisem sposobu formatowania – zamieszczenie, jako pierwszej danej, danej nr 100000 (numer pracownika),

●W pliku z wartościami danych każdy wiersz powinien mieć powtórzony nr ewidencyjny pracownika.

Tabela 15. Przykładowe opisy pól w pliku importu danych

Po zakończeniu opisu pól składni danych oznaczonego znakiem @, należy zamieścić dane do importu.

Linie danych – muszą zaczynać się od numeru pracownika i zawierać wszystkie wymienione (opisane) wcześniej dane, jeśli brak wartości danej to przy formatowaniu danych %SE powinny być separatory, przy %PO puste pole.

Dane mogą być zamieszczone w pliku opisującym sekwencje danych lub w odrębnym pliku zapisanym w zestawie plików do importu. Ważne jest, aby dane do importu były zamieszczone po opisach: sposobu ich formatowania, trybu importu, ewentualnie początkowego nr ewidencyjnego i składni pól.

Przykład

Przykładowe pliki zawierające komplet informacji do importu.

Nr 1

Opis i plik do importu danych nagłówkowych/podstawowych do bazy, w której nie występują jeszcze nr pracowników (pusta baza) – pierwsza dana, to nr pracownika; w pliku z wartościami nr pracownika występuje podwójnie – jako pierwszy (tak jak w innych plikach) i jako wartość danej opisanej w pliku.

@START

%SE ;

100000<W,999999->

100001<O,!XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100002<O,!XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100003<S,XXXXXXXXXX->

100004<K,XXXXXXXXXX->

100005<D,YYYY-MM-DD->

100006<K,XXXXXXXXXX->

@KONIEC

1;1;Zbigniew;Kowalski;Kadry;R;;P

2;2;Wiesław;Nowak;Kadry;R;;P

3;3;Andrzej;Bielecki;Kadry;R;;P

4;4;Wiesława;Rybak;Kadry;R;;P

Nr 2

Opis i plik do importu danych nagłówkowych/podstawowych; formatowanie danych przy pomocy separatora (,), tryb dopisywania danych – modyfikacja.

%SE ,

%TRYB MO

@

100001<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100002<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100003<S,XXXXXXXXXX->

100004<K,XXXXXXXXXX->

100005<D,YYYYMMDD->

100006<K,XXXXXXXXXX->

@

1002,Jan,Wpisany,ADM,nier,,Pracownicy,

1003,Zenon,Nowy,PROD,rob,20100831,Pracownicy

#--------------------------------------------------

Nr 3

Opis i plik do importu danych nagłówkowych/podstawowych; formatowanie danych pozycyjnie, tryb dopisywania danych – tworzenie nowych pracowników.

%PO

%TRYB TW

@

100001[6,30]<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100002[38,30]<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100003[70,10]<S,XXXXXXXXXX->

100004[82,10]<K,XXXXXXXXXX->

100005[94,8]<D,YYYYMMDD->

100006[104,10]<K,XXXXXXXXXX->

@

1002 Jan                             Wpisany                         ADM         nier                  Pracownicy

1003 Zenon                           Nowy                            PROD        rob         20100831  Pracownicy

#--------------------------------------------------

Nr 4

Opis i plik do importu danej typu Y określonej zakresem dat; formatowanie danych przy pomocy separatora (;), tryb dopisywania danych – modyfikacja.

%SE ;

%TRYB MO

@

600<Y,YY.MM.DD->

600<DP,YYYY.MM.DD->

600<DK,YYYY.MM.DD->

@

678;02.10.22;2008.06.15;2010.09.28;

1012;10.01.00;;2009.12.12;

1200;;;;

1260;;2010.05.15;;

#--------------------------------------------------

Nr 5

Opis i plik do importu danej typu Y określonej zakresem dat; formatowanie danych pozycyjnie, tryb dopisywania danych – modyfikacja.

%PO

%TRYB MO

@

600[6,8]<Y,YY.MM.DD->

600[18,10]<DP,YYYY.MM.DD->

600[30,10]<DK,YYYY.MM.DD->

@

678  02.10.22    2008.06.15  2010.09.28

1012 10.01.00                2009.12.12

1200                                    

1260             2010.05.15            

#--------------------------------------------------

Nr 6

Opis i plik do importu danej typu O określonej zakresem dat oraz danej typu W; formatowanie danych przy pomocy separatora (|), tryb dopisywania danych – dopisywanie.

%SE |

%TRYB DO

@

16504<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

16504<DK,YYYYMMDD->

16506<W,########@##->

@

1078|Opis|20000101|20101231|3400,00|

1267||19991028|20081215|500,50|

1380|Nowy opis|||1250,89|

1500|||||

#--------------------------------------------------

Nr 7

Opis i plik do importu danej typu Y określonej zakresem dat; formatowanie danych pozycyjnie, tryb dopisywania danych – modyfikacja.

%PO

%TRYB DO

@

16504[6,30]<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

16504[38,8]<DP,YYYYMMDD->

16504[48,8]<DK,YYYYMMDD->

16506[58,11]<W,########@##->

@

1078 Opis                            20000101  20101231  3400,00    

1267                                 19991028  20081215  500,50      

1380 Nowy opis                                           1250,89    

1500                                                                

#--------------------------------------------------

Nr 8

Opis i plik do importu danej typu XL określonej zakresem dat; formatowanie danych pozycyjnie.

@Start opisu pol

400[10,8]<XL,YY.MM.DD->

400[20,8]<DP,YYYYMMDD->

400[30,8]<DK,YYYYMMDD->

@Koniec opisu pol

2        2.01.01   19920101  19921231

#--------------------------------------------------

Nr 9

Opis i plik do importu danej typu Y określonej zakresem dat; formatowanie danych przy pomocy separatora.

@Start opisu pol

600<Y,YY.MM.DD->

600<DP,YYYY.MM.DD->

600<DK,YYYY.MM.DD->

@Koniec opisu pol

2,20.11.12,1992.01.01,1992.12.31,

#--------------------------------------------------

Nr 10

Opis i plik do importu danej typu Z określonej zakresem dat; formatowanie danych przy pomocy separatora.

@Start opisu pol

500<Z,!->

500<DP,YYYYMMDD->

500<DK,YYYYMMDD->

@Koniec opisu pol

2,Z,19920101,19921231,

#--------------------------------------------------

Nr 11

Opis i plik do importu danych powtarzalnych typu W, jedna z danych określona zakresem dat; formatowanie danych przy pomocy separatora (,).

@Start opisu pol

%SE ,

100<W,##@##->

100<DP,YYYY.MM.DD->

100<DK,YYYY.MM.DD->

200<W,##@##->

300<W,##@##->

@Koniec opisu pol

2,1.50,1999.01.01,1999.01.31,0.10,19.1,

2,2.50,1999.02.01,,0.20,19.2,

#--------------------------------------------------

Uwaga

Dane do importu typu P – długi tekst muszą być przygotowane w jednym z następujących formatów: H – hexa, T – tekst, X – XML. Można też taką daną podzielić na 30-znakowe dane typu O i po imporcie połączyć te dane w jedną nową daną typu P.

Przykładowe pliki do importu zawierające daną typu P

Nr 12

Dana typu P w formacie H:

%SEPARATOR ;

@START OPISU

522 <L,X->

28<P,H->

9020 <W,##->

@KONIEC OPISU

111;0;0x416C61206D61206B6F7461200D0A202077206472756769656A206C696E696920707361;6;

#--------------------------------------------------

Nr 13

Dana typu P w formacie X:

%SEPARATOR ;

@START OPISU

522 <L,X->

28<P,X->

9020 <W,##->

@KONIEC OPISU

111;0;<dokxml->Ala ma kota&amp; i&#x0D;&#x0a;w drugiej linii psa</dokxml->;34;

#--------------------------------------------------

Nr 14

Dana typu P w formacie T:

%SEPARATOR ;

@START OPISU

522 <L,X->

28<P,T->

9020 <W,##->

@KONIEC OPISU

111;0;"Ala ma kota~nw dr;ugi;ej linii psa";4;

#--------------------------------------------------

Nr 15

Przykładowy opis i plik do importu danej typu P, podzielonej na dwie dane typu O – dana typu P (adres) została podzielona na dwie dane typu O:

@START

%SE ;

399<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

401<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

@KONIEC

3;ul. Nowogrodzka 1/4, 16-315 Limanowa;

6;ul. 11 Listopada 9, 26-202 Dąbrowa Białostocka;

#--------------------------------------------------

Nr 16

Przykładowy plik do importu z dyrektywą %PRZEPISANIE_W_DRZEWKU $ umożliwiającą import powielonych drzewek/gałęzi:

%SEPARATOR ;

%PRZEPISANIE_W_DRZEWKU $

%IM 

@START OPISU

430<P,X->

430<DP,YYYY-MM-DD->

430<DK,YYYY-MM-DD->

440<Z,XXXXXXXXXX->

440<DP,YYYY-MM-DD->

440<DK,YYYY-MM-DD->

443<L,!->

444<L,!->

454<L,!->

447<L,!->

648<L,!->

459<L,!->

445<Z,XXXXXXXXXX->

445<DP,YYYY-MM-DD->

445<DK,YYYY-MM-DD->

@KONIEC OPISU

#--------------------------------------------------

W bazach z włączonym trybem teczkowym istnieje możliwość dodawania z pliku teczek dla wskazanej osoby fizycznej. Odbywać się to może na dwa sposoby:

●Poprzez wskazanie w pliku podstawowej danej kadrowej do wyszukiwania osoby fizycznej – dodawanie teczki osobie, która ma taka samą daną podstawową.

●Poprzez użycie w pliku do ładowania danej skojarzonej z daną: Dana do grup. osob. – dodawanie teczki osobie, która ma taką samą daną do grupowania osób.

Dodawanie teczki osobie, która ma taką samą daną podstawową

W pliku z danymi do dodawania należy w danych nagłówkowych opisujących tryb ładowania wprowadzić dyrektywę: %TECZKI i po spacji numer danej kadrowej podstawowej identyfikującej osobę. Powinna to być dana podstawowa typu O – Opis. Wartość danej wskazanej w dyrektywie musi wystąpić w pliku do ładowania, np. jeżeli w dyrektywie będzie wskazana dana nr 800, to wśród danych do ładowania musi wystąpić wartość tej danej.

Dodawanie teczki osobie, która ma taką samą daną do grupowania osób

W pliku do ładowania danych w takim trybie należy zamieścić daną, która w bazie jest zmapowana z daną: Dana do grup. osob. Plik zawierający taką daną zostanie załadowany w taki sam sposób jak plik zawierający dyrektywę %TECZKI.

Opis

Zarówno przy dodawaniu nowej teczki z pliku, w którym użyto dyrektywę %TECZKI w danych nagłówkowych jak i w pliku zawierającym daną skojarzoną z daną: Dana do grup. osob system sprawdzi czy w bazie jest osoba z wartością danej odpowiednio wskazanej w dyrektywie lub danej do grupowania taką jak w pliku do importu:

●Jeżeli tak to osobie o takiej samej wartości danej w zależności od zestawu słów kluczowych (dyrektyw) użytych w pliku do opisania trybu aktualizacji danych:

oZostanie dodana nowa teczka,

oLub do wskazanej teczki zostaną dodane z pliku,

oLub dane w teczce zostaną nadpisane danymi z pliku.

●Jeżeli nie ma takiej osoby – zostanie dodana nowa osoba i teczka dla tej osoby pod warunkiem, że format pliku jest w trybie dopisywania (%DO). Przy dodawaniu nowej osoby zostanie również dodana unikalna dana grupująca.

Użytkownik może wskazać w zestawie danych w pliku do ładowania informacje o teczce: Czy teczka główna, Czy teczka aktywna.

Służą do tego dane systemowe nr:

●200000<W,#> – o wartości 1,0 zawiera informacje Czy teczka główna.

●200001<W,#> – o wartości 1,0 zawiera informacje Czy teczka aktywna.

W przypadku braku tych danych w pliku zostaną dodane wartości domyślne:

●Czy teczka główna: 0 – teczka nie jest teczką główną dla kolejnej teczki, 1 – teczka główna dla pierwszej teczki,

●Czy teczka aktywna: 1 – teczka aktywna.

Przykład

Plik z dyrektywą %TECZKI:

%SEPARATOR ;

%TECZKI 800

@START OPISU

800<O,XXXXXXXXXXX->

200000<W,#->

100001<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

100002<O,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX->

522 <L,X->

9020 <W,##->

@KONIEC OPISU

302;55101133311;1;HANNA;HANNA;1;4;

Do osoby z nr PESEL 55101133311 zostanie dodana teczka o numerze 302 z wartościami danych: nr 800 – 55101133311, flaga 1 – teczka główna, nr 100001 – HANNA, 100002 – HANNA, 522 – NIE, 9020 – 4. Przy braku takiej osoby – zostanie dodana osoba i teczka z danymi z pliku.