Wywołanie okna Struktura organizacyjna odbywa się z menu SIMPLE ERP->Firma->Struktura organizacyjna.

Rysunek 1644.  Widok okna Struktura organizacyjna

Okno Struktura organizacyjna składa się z dwóch części.

●Górna część okna zawiera pola wyboru wersji oraz o aktualnie wyświetlonej wersji struktury organizacyjnej. W tej części okna zapisane są między innymi takie dane dotyczące wersji, jak: Nazwa, Status: Zatwierdzona / Robocza, Okres jej obowiązywania, Opis, Powód utworzenia, Data modyfikacji itp.

●Poniżej znajdują się dwa obszary:

oW lewej części wyświetla się aktualnie wybrana wersja struktury organizacyjnej w formie drzewka zawierającego takie gałęzie jak: Oddziały, Komórki, Stanowiska/funkcje, Magazyny, Stanowiska sprzedaży, Stanowiska dostaw. Na zakładce przy pomocy przycisków zamieszczonych w jej górnej części można:

▪W szybki sposób wyszukać element struktury przy pomocy pola oznaczonego ikoną . W pole należy wpisać wyszukiwaną nazwę, np. nazwę komórki i kliknąć w przycisk ENTER. Jeśli wpisana nazwa komórki występuje w strukturze kursor się na niej ustawi.

▪Rozwinąć drzewko struktury poprzez kliknięcie w przycisk Rozwiń wszystkie.

▪Przechodzić pomiędzy wyświetlonymi elementami na tym samym poziomie struktury klikając w przyciski: Wybierz następny element, Wybierz poprzedni element – kursor ustawi się odpowiednio na następnym lub poprzednim elemencie struktury.

oPrawa część zawiera zakładki z danymi informacyjnymi o aktualnie podświetlonym elemencie struktury (oddziału, komórce, stanowisku itd.).

▪W zakładce Dane są wyświetlane informacje identyfikujące element struktury organizacyjnej; w zakładce tej jest ponadto informacja o kodzie rodzaju działalności pobieranym do raportów zbierających dane do GUS oraz dokumentów do ZUS.

▪Adres – zakładka zawierająca dane adresowe, dane osoby do kontaktu oraz dane o faktycznym miejscu pracy wykorzystywane przy sporządzaniu raportu zbierającego dane do sprawozdania GUS Z-06.

▪Pozostałe zakładki: Obszary obrotu, Parametry Firmy, Konta bankowe, Obroty w UE, Dane dodatkowe nie zawierają informacji, z których korzysta obszar PERSONEL.

Ilość zakładek oraz informacji w zakładce zależy od podświetlonego w lewej części okna poziomu struktury organizacyjnej, np. na poziomie firmy są wszystkie zakładki z maksymalną ich zawartością, na poziomie komórki organizacyjnej są wyświetlane trzy zakładki.

W każdym z dwu obszarów na dole oka jest przełącznik "Informacje o wersji" do wyświetlenia informacji o statusie, okresie obowiązywania, powodzie utworzenia wersji, dacie modyfikacji i operatorze, który jej dokonał. Informacje o wersji w lewej części okna – "Struktura" dotyczą wersji struktury organizacyjnej, w prawej części – aktualnie podświetlonego elementu struktury.

Podstawowymi elementami struktury organizacyjnej są oddziały i komórki. W trakcie działalności organizacji ilość oddziałów i komórek się zmienia (tworzone są nowe, część jest przekształcana bądź zamykana). Użytkownik może definiować oddziały i komórki na potrzeby wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej.

Otwieranie okna Struktura organizacyjna ze zdefiniowanymi oddziałami/komórkami odbywa się z menu Firma->Struktura organizacyjna. Z tego okna przy pomocy ikony na pasku narzędziowym Komórki i ich wersje – edycja można przejść do podglądu i edycji struktury w oknie Komórki i wersje. W oknie tym można przeglądać wszystkie zdefiniowane w systemie oddziały/komórki oraz ich wersje. Wersjonowanie ma postać drzewka.

Rysunek 1645.  Widok okna Komórki i wersje

Aby zobaczyć ile wersji ma dany oddział/komórka trzeba rozwinąć drzewko klikając w zaznaczony przycisk ze znakiem "+" po lewej przy nazwie komórki.

Nowy oddział/komórkę można dodać korzystając z polecenia Dodaj z menu pod prawym przyciskiem myszy bądź z ikony Dodaj na pasku narzędzi po ustawieniu kursora na liście komórek.

Po wyborze polecenia na ekranie wyświetli się okienko wyboru elementu struktury do dodania.

Rysunek 1646.  Okno wyboru elementu struktury

W oknie tym użytkownik określa czy definiowany element struktury będzie oddziałem, komórką czy wersją zaznaczając odpowiednie pole. Po zaznaczeniu i kliknięciu w przycisk OK w oknie Komórki i wersje zostaną udostępnione do edycji (wypełnienia): zakładka Dane oraz w zależności od wybranego elementu inne zakładki do wprowadzenia odpowiednich wartości. Wprowadzone wartości dla Oddziału/Komórki/Wersji należy zapisać korzystając z ikony Zapisz, która znajduje się na pasku narzędzi.

W SIMPLE.ERP może być tylko jedna robocza struktura. Jeśli użytkownik chce stworzyć nową strukturę organizacyjną musi zatwierdzić istniejącą roboczą. Status struktury jest wyświetlany w oknie struktura organizacyjna przy polu Szukaj a także na zakładce Informacje o wersji.

Aby zatwierdzić strukturę organizacyjną należy:

●W oknie Struktura organizacyjna->zakładka Struktura zaznaczyć pole wyboru Wersja robocza.

●Kliknąć na pasku narzędzi w ikonę Zatwierdź.

Po kliknięciu w ikonę pojawi się okno Struktura organizacyjna – zatwierdź z polami tekstowymi, w których należy wpisać m.in. datę początku obowiązywania, opis, powód utworzenia wersji struktury i w celu zapisania wcisnąć przycisk . Po wyborze przycisku, wyświetli się okienko z pytaniem:

Czy chcesz zatwierdzić wersję struktury organizacyjnej? Tak/Nie. Po wyborze Tak struktura zostaje zatwierdzona.

Kliknięcie w przycisk w oknie Struktura organizacyjna – zatwierdź spowoduje zamknięcie okna bez zmiany statusu struktury.

W celu zdefiniowania nowej struktury organizacyjnej w systemie SIMPLE.ERP należy:

●Zatwierdzić istniejącą strukturę roboczą (dozwolone jest funkcjonowanie tylko jednej struktury roboczej).

●Otworzyć okno Struktura organizacyjna z menu: Firma->Struktura organizacyjna.

●Wybrać ikonę Dodaj na pasku narzędzi. Wyświetli się okno Struktura organizacyjna, dodaj nową. W oknie należy uzupełnić pola:

oNazwa – nazwa dla nowej struktury (pole wymagane),

oOpis – miejsce na dodatkowy opis (nie wymagane),

oPowód utworzenia nowej struktury – podać krótkie uzasadnienie utworzenia nowej wersji (pole wymagane).

Nową strukturę można utworzyć korzystając z poprzednich wersji struktur jako wzór. Aby to wykonać należy po prawej stronie okna:

●Zaznaczyć strukturę, na której będzie wzorowana nowa struktura.

●Zaznaczyć pole wyboru Wykorzystaj wersję jako wzór.

●Określić czy w nowej wersji mają zostać skopiowane wyłącznie komórki czy również stanowiska i funkcje poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru.

●Wcisnąć przycisk – wyświetli się okienko z pytaniem: Czy chcesz dodać roboczą wersje struktury organizacyjnej? Tak/Nie.

Rysunek 1647.  Okno dodawania nowej struktury organizacyjnej

Po wyborze Tak zostanie utworzona nowa wersja struktury organizacyjnej.

Domyślnie okno Struktura organizacyjna, dodaj nową otwiera się z zaznaczonym polem wyboru Wykorzystaj wersję jako wzór.

Jeśli użytkownik chce utworzyć strukturę bez wzorowania się na istniejących w bazie wersjach musi odznaczyć pole Wykorzystaj wersję jako wzór. Odznaczenie pola skutkuje ukryciem listy istniejących wersji struktur.

Struktura utworzona bez wzorowania nie ma oddziałów i komórek. Użytkownik sam musi je dodać do struktury.

Jeśli w bazie istnieje robocza struktura organizacyjna to przy próbie dodania nowej na oknie Struktura organizacyjna, dodaj nową jest informacja "Jest już robocza wersja struktury, nie można dodać następnej".

Roboczą strukturę organizacyjną można edytować tzn.: dodawać/usuwać oddziały/komórki, przypisywać oddziałom stanowiska/funkcje, przypisywać teczki itp.

Aby przejść do edycji struktury organizacyjnej należy:

●Otworzyć okno Struktura organizacyjna z menu: Firma->Struktura organizacyjna,

●W oknie zaznaczyć pole wyboru Wersja Robocza,

●Na pasku narzędzi kliknąć w ikonę Edytuj strukturę,

Kliknięcie w ikonę otwiera okno Struktura organizacyjna – edycja.

Rysunek 1648.  Fragment okna Struktura organizacyjna – edycja, zakładka Komórki

Okno składa się z dwóch części.

●Lewa część okna zawiera drzewko ze strukturą.

●Prawa część okna zawiera dane, z których może być budowana struktura organizacyjna. Dane te są zawarte na trzech zakładkach:

oKomórki – jest to lista oddziałów, komórek zdefiniowanych w SIMPLE.ERP,

oFunkcje, stanowiska – lista zdefiniowanych stanowisk i funkcji w SIMPLE.ERP,

oUmowy – lista pracowników zdefiniowanych w SIMPLE.ERP.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmodyfikować roboczą strukturę organizacyjną poprzez dodanie bądź usunięcie oddziału/komórki i/lub funkcji/stanowiska i/lub umowy.

Aby dodać oddział do struktury oddział należy:

●Ustawić kursor na drzewku struktury na poziomie firma (najwyższy poziom struktury,

●W zakładce Komórki, zaznaczyć właściwe pozycje, które będą dodane do struktury jako oddziały,

●Kliknąć w przycisk Przenieś.

Po wykonaniu powyższych operacji zaznaczone oddziały zostaną dodane struktury organizacyjnej.

Aby do struktury organizacyjnej dodać komórkę należy:

●Ustawić kursor na drzewku struktury na oddziale, do którego będzie dodawania komórka,

●W zakładce Komórki, zaznaczyć właściwe komórki, które będą dodawane do wybranego (zaznaczonego) w strukturze oddziału,

●Kliknąć w przycisk Przenieś.

Po wykonaniu powyższych operacji zaznaczone komórki zostaną dodane do wskazanego w strukturze oddziału.

Aby usunąć oddział/komórkę ze struktury organizacyjnej należy:

●Ustawić kursor na wybranym oddziale\komórce,

●Kliknąć w prawy przycisk myszy i z menu wybrać polecenie Kasuj.

Po wykonaniu powyższych czynności wybrany (zaznaczony) oddział\komórka zostanie usunięty ze struktury organizacyjnej.

Aby dodać funkcje, stanowisko do struktury należy:

●Ustawić kursor na drzewku struktury na oddziale, do którego użytkownik chce dodać funkcje lub stanowiska,

●Na liście stanowisk, na zakładce Funkcje, stanowiska zaznaczyć stanowiska i/lub funkcje które należy dodać do wybranego w strukturze oddziału,

●Kliknąć w przycisk Przenieś.

Po wykonaniu powyższych czynności zaznaczone stanowiska zostaną dodane do wskazanego w strukturze oddziału.

W drzewku struktury do wskazanego oddziału zostanie dodana gałąź Stanowiska/Funkcje.

Usuwanie ze struktury Stanowisk/funkcji odbywa się analogicznie jak w przypadku usuwania oddziałów i komórek (polecenie pod prawym przyciskiem myszy).

W strukturze organizacyjnej do stanowiska/funkcji w wybranym oddziale można przypisać umowy (teczki pracowników). Zakładka z listą umów zawiera zestawienie wszystkich umów możliwych do dodania do struktury organizacyjnej i jest wyposażona w sekcję filtrów umożliwiającą ograniczenie widoku listy umów poprzez wypełnienie odpowiednich pól i wciśnięciu przycisku :

●Nazwa definicji - ograniczenie listy do nazwy stanowiska wpisanego w polu.

●Imię, Drugie imię, Nazwisko - lista zostanie ograniczona do odpowiedniego imienia lub nazwiska wpisanego w polu.

●Nr ewid. od do - pola do wpisania zakresu numerów teczek do wyświetlenia w oknie.

●Zakresu dat - po zaznaczeniu pola należy wypełnić datę od i do. Zostaną wyświetlone dane z umów aktywnych w zakresie tych dat.

●Aktywne dzisiaj - po zaznaczeniu pola zostaną wyświetlone umowy aktywne w dacie bieżącej.

●Brak - zaznaczenie pola wyłącza ograniczenie zakresu dat aktywności umów.

●Kategorie umów - pole wyboru rodzaju umów z listy zdefiniowanych do wyświetlenie w oknie:

oUmowy o pracę - po zaznaczeniu na liście będą wyświetlone umowy stanowiska i funkcje.

oUmowy zlecenia/o dzieło - zaznaczenie pola ograniczy listę do funkcji.

oUmowy z osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą.

oWszystkie.

W celu przypisania umowy do komórki organizacyjnej należy:

●Ustawić kursor na pozycji stanowiska w wybranym oddziale po lewej stronie okna – lista pracowników na zakładce Umowy zostanie zawężana do stanowiska, na którym jest ustawiony kursor w strukturze.

●Na liście umów w zakładce Umowy - zaznaczyć umowy pracowników, które należy przypisać do wybranego miejsca w strukturze firmy.

●Kliknąć w przycisk Przenieś.

Po wykonaniu powyższych czynności wskazane umowy zostaną przypisane do wskazanego stanowiska/funkcji w strukturze oddziału.

W drzewku struktury w oddziale dla gałęzi Stanowiska/Funkcje zostanie dodany kolejny poziom.

Usuwanie ze struktury umowy pracownika odbywa się analogicznie jak w przypadku usuwania oddziałów i komórek, stanowisk/funkcji (polecenie pod prawym przyciskiem myszy).

Opcja grupowego przenoszenia teczek osób do innej jednostki organizacyjnej jest dostępna w bazach z włączoną wersjonowaną strukturą organizacyjną z menu: Firma->Struktura organizacyjna->okno Struktura organizacyjna – edycja->polecenie pod przyciskiem myszy Przenieś. Wybranie polecenia pozwala na masowe przenoszenie do innych komórek organizacyjnych stanowisk/funkcji lub teczek przypisanych do funkcji.

Plecenie jest dostępne po ustawieniu kursora na gałęzi drzewka struktury w pozycji zawierającej grupę stanowisk/funkcji, numerów teczek, pojedyncze stanowisko/funkcję lub teczkę osoby.

Rysunek 1649.  Grupowe przenoszenie stanowisk/funkcji do do komórek organizacyjnych

Po wyborze polecenia wyświetli się okno zawierające pole wyboru docelowej komórki organizacyjnej, do której mają być przeniesione wybrane stanowiska/funkcje lub numery teczek oraz pola wstawiania dat od do - od kiedy do kiedy ma być przypisana nowa komórka.

Poniżej znajduje się lista stanowisk/funkcji przypisanych do wybranej pozycji i nr teczek osób przypisanych do tych Stanowisk/Funkcji .

Jeżeli kursor był ustawiony na grupie stanowisk/funkcji lub stanowisku, któremu przypisano wiele teczek, to poniżej Stanowiska/Funkcji z umów o pracę będzie lista numerów teczek z możliwością wyboru do przeniesienia stanowiska razem ze wszystkimi teczkami do niego przypisanymi lub konkretnych teczek poprzez zaznaczenie pól przy wybranych pozycjach lub przy pomocy przycisków na górze listy.

Rysunek 1650.  Okno wyboru stanowisk i komórek do przeniesienia

Wciśnięcie przycisku Przenieś spowoduje uruchomienie akcji przenoszenia w wyniku, której wybrane pozycje Stanowisk/funkcji lub Numery teczek zostaną przeniesione do wskazanej komórki docelowej.

Przenoszenie pojedynczych teczek jest też dostępne po ustawieniu kursora na numerze konkretnej teczki i wyborze polecenia Przenieś. Wyświetli się okno z polem wyboru komórki docelowej. Po wyborze odpowiedniej komórki docelowej należy wcisnąć przycisk Przenieś. Nr teczki zostanie przeniesiony do wybranej komórki docelowej.